O Hotel Hellsten é um hotel cosmopolita de 78 quartos, convenientemente localizado no coração de Estocolmo. Como um dos oito hotéis no The Hellsten Hotels Group, o estabelecimento se esforça para proporcionar uma atmosfera amigável e acolhedora pela qual o grupo é conhecido.
Mikael Larsson é gerente sénior de receita de Hellsten Hotels Sweden & Finland. Enquanto todos os hotéis estavam a trazer um fluxo constante de hóspedes, Larsson logo descobriu que o trabalho administrativo envolvido não era o ideal nem para a equipa do hotel nem para as receitas.
«Eu queria uma ferramenta que ajudasse a mim e à minha equipa a poupar tempo, mas também uma solução que me permitisse gerir o inventário de quartos do dia a dia, com uma visão geral rápida de todas as reservas numa plataforma. Em nossos hotéis, estávamos a atualizar manualmente entre 10 e 16 extranets diariamente. Era óbvio que precisávamos duma solução alternativa, já que esse processo levava muito tempo e não era economicamente rentável.»
Além disso, as reservas recebidas estavam a ser processadas manualmente, então Mikael viu-se obrigado a ajudar pessoalmente com o processo no departamento de reservas.
«Todas as manhãs, o departamento de reservas recebia uma série de reservas que deveriam ser introduzidas no nosso PMS antes que quaisquer decisões estratégicas reais pudessem ser tomadas. Isso significava que as primeiras horas do meu dia útil eram geralmente gastas ajudando o departamento de reservas a introduzir reservas no sistema.»
Mikael sabia que precisava encontrar uma solução para automatizar a gestão de tarifas e reservas em todos os oito hotéis do grupo.
Em março de 2014, Mikael e seu colega fizeram uma viagem à conferência ITB Berlim, uma das maiores feiras de viagens do mundo. Durante sua viagem, eles coletaram informações de muitos provedores de tecnologia de viagem, incluindo oito provedores de gestores de canais diferentes.
«A SiteMinder me permitiu implementar e alterar minha estratégia muito mais rápido do que antes. Desde que implementei o gestor de canais, estou a atualizar as tarifas com mais frequência.»
Ao selecionar um gestor de canais, um dos maiores requisitos é a facilidade de implementar mudanças de tarifas e adicionar novos canais de distribuição.
«Queríamos poder adicionar novos parceiros, tarifários e tipos de quartos por conta própria para que não tivéssemos que esperar de 4 a 6 semanas para lançar um novo canal.»
Depois de realizar uma extensa pesquisa, Mikael decidiu avaliar o gestor de canais da SiteMinder em conjunto com o seu sistema de reservas, para efetivamente impulsionar reservas diretas através de todos os canais on-line, incluindo o próprio website do hotel.
A avaliação começou em maio de 2014, apenas três meses depois de terem embarcado pela primeira vez numa pesquisa por uma solução de gestão de canais. Mikael ficou tão impressionado que ele o levou para mais hotéis no grupo.
«Dentro de duas semanas após o início da nossa avaliação, decidimos implementar as soluções da SiteMinder em outros três hotéis em Estocolmo. Nós as tínhamos em perfeito funcionamento antes do verão de 2014», diz ele.
Com a SiteMinder, o Hellsten Hotels Group funciona de forma muito mais eficiente e lucrativa.
Após seis meses a usar as soluções da SiteMinder, o gestor de canais e o sistema de reservas, Mikael decidiu que era hora de integrá-los com o PMS Opera. Com a integração PMS em execução, The Hellsten Hotels Group está muito mais conectado, e Mikael diz que está muito mais eficiente.
«A SiteMinder fez uma enorme diferença para os nossos processos do dia a dia. Com a entrega automática de reservas ao nosso sistema de gestão hoteleira (PMS), poupamos horas por dia», explica o gestor sénior de receita.
Essas horas poupadas são agora gastas em otimizar tarifas, previsões e outras análises estratégicas importantes de mercado.
«O processamento automático de reservas significa que sempre que eu iniciar sessão no PMS, ele estará sempre atualizado e poderei começar a trabalhar nas minhas tarefas de imediato», diz ele.
Mikael está tão feliz com as soluções da SiteMinder que planeia integrá-las num novo hotel que estão a inaugurar este ano.
«Durante o ano de 2015, vimos um aumento de 10% dos quartos reservados e nosso volume de negócios aumentou 15%. Nos primeiros 6 meses de 2016, vimos um aumento de 5% dos quartos reservados e nosso volume de negócios aumentou 16%. Agora estamos no processo de configurar outro hotel em Estocolmo, nosso mais recente complemento para a cadeia que irá abrir nos próximos meses!»