De ser una cabaña familiar de vacaciones a convertirse en un exclusivo y codiciado retiro boutique en La Fortuna, Costa Rica, Cabañas Kwepal ha transformado sus operaciones con un ecosistema tecnológico integrado de HostXpertz (anteriormente Centauro Solutions). Esta combina la plataforma hotelera Hotel Link con el reconocido channel manager de SiteMinder en una sola experiencia conectada.
Lo que comenzó como una escapada personal rápidamente se convirtió en un próspero negocio de hospitalidad. Ubicado en La Fortuna de San Carlos, con impresionantes vistas del Volcán Arenal, Cabañas Kwepal ofrece cabañas privadas con jacuzzis individuales, diseñadas para parejas y pequeñas familias que buscan privacidad y momentos memorables, desde escapadas de aniversario hasta propuestas de matrimonio.
A medida que la demanda crecía, también lo hacía la complejidad operativa. Para escalar con confianza y evitar errores costosos, la propietaria Natascha Maldonado sabía que necesitaba pasar de procesos manuales a un sistema profesional y conectado. Esto fue lo que llevó a Natascha a implementar HostXpertz, que combina lo mejor de la tecnología de Centauro y SiteMinder.
El desafío: gestionar reservas “al estilo Picapiedra”
Cabañas Kwepal abrió oficialmente en 2022, durante un período de fuerte recuperación de viajes nacionales e internacionales. Inicialmente, las reservas se manejaban manualmente a través de múltiples OTAs (agencias de viajes en línea) y canales directos.
Cada vez que llegaba una reserva, Natascha tenía que iniciar sesión en cada plataforma individualmente para verificar la disponibilidad antes de confirmar.
“Básicamente, estaba volando por todas las plataformas para asegurarme de que todo estuviera bien antes de confirmar una reserva”, explica. “Era muy ‘al estilo Picapiedra’. Y de los Picapiedra, ahora me he mudado a la era moderna que tanto buscaba”.
Esta configuración fragmentada creó varios desafíos:
- Revisiones manuales que consumían tiempo en todas las OTAs.
- Mayor riesgo de sobreventas.
- Flexibilidad limitada en los precios.
- Falta de una vista de calendario centralizada.
- Dificultad para planificar promociones estratégicamente.
Al mismo tiempo, Natascha estaba haciendo crecer activamente el negocio: creando paquetes de propuestas de matrimonio, decoraciones de temporada y campañas en redes sociales. Sin la base tecnológica adecuada, escalar más allá habría significado mayor complejidad y estrés.
Necesitaba una solución profesional y totalmente integrada que pudiera unificarlo todo: centralizar las reservas, sincronizar automáticamente la disponibilidad y darle control total sobre precios flexibles. Igualmente importante, tenía que manejar los pagos de forma segura y contar con soporte local confiable en español, asegurando que pudiera administrar su negocio con confianza y facilidad.
La solución: una plataforma conectada, impulsada por HostXpertz y SiteMinder
Cabañas Kwepal implementó un ecosistema tecnológico conectado que combinaba la solución Hotel Link y un motor de reservas integrado con la plataforma de distribución de SiteMinder, votada como el mejor channel manager durante 5 años consecutivos, para distribuir tarifas y disponibilidad a través de múltiples OTAs. Gracias a esta integración, todas las reservas de OTA fluyen automáticamente a Hotel Link, donde también se gestionan las reservas directas. Esto le proporciona a la propiedad un sistema único y centralizado para supervisar la disponibilidad, precios y reservas en un solo lugar.
“La conexión ahora es perfecta, con las reservas de OTA llegando a través de SiteMinder, simplemente entramos en la plataforma Hotel Link y todo está ahí. Lo que se reserva se sincroniza y aparece allí”.
El nuevo sistema permite a Cabañas Kwepal:
- Fijar diferentes precios para el sitio web y las OTAs.
- Crear promociones de temporada con anticipación.
- Cerrar fechas específicas o aplicar estancias mínimas.
- Gestionar depósitos y estructuras de pago flexibles.
- Evitar automáticamente las dobles reservas.
Más allá de la funcionalidad, la capacitación local y el soporte en español fueron factores decisivos.
“Para mí, el soporte es lo más importante. No es solo que nos entreguen un sistema y desaparezcan. Nos llevan de la mano”.
Las capacitaciones en vivo por Zoom, sesiones grabadas y el soporte constante hicieron que la transición fuera sencilla, incluso para alguien que se describe como una antigua “escéptica de la tecnología”.
Una plataforma, todos los canales, cero sobrerreservas
El gestor de canales de SiteMinder conecta todas las OTA en las que vende, sincronizando tarifas y disponibilidad de forma automática para que pase menos tiempo gestionando plataformas y más tiempo haciendo crecer su negocio.
Más información
El impacto: tiempo ahorrado, control ganado, confianza para crecer
El paso a un sistema conectado ha cambiado fundamentalmente la forma en que opera Cabañas Kwepal.
En lugar de hacer malabares con múltiples plataformas diariamente, Natascha ahora comienza cada mañana con una única rutina: abrir el panel de control, revisar el calendario y confirmar que todo está en orden.
“Esa rutina, tomar mi café y abrir el calendario para ver que todo está bien, no tiene precio”.
Los resultados clave incluyen:
- Gestión centralizada de reservas.
- Reducción significativa de las revisiones manuales.
- Menor riesgo de sobreventas.
- Mayor control de precios e ingresos.
- Más tiempo para enfocarse en la experiencia del huésped y el marketing.
Con la automatización de precios y las actualizaciones de disponibilidad en tiempo real a través de SiteMinder, la propiedad ahora puede distribuir con confianza a través de múltiples canales sin fricciones operativas.
HostXpertz ofrece la flexibilidad de vender más que solo alojamiento, ya que el PMS de Hotel Link incluye no solo un calendario centralizado de recepción, sino también un sitio web integrado y un motor de reservas con pagos incorporados, lo que permite a los usuarios ofrecer tours, decoraciones y paquetes de experiencias, aumentando las oportunidades de ingresos por huésped.
Es importante destacar que la tecnología ha permitido una planificación proactiva de los ingresos. Mientras muchas propiedades se centran solo en la próxima festividad, Cabañas Kwepal planea campañas con meses de anticipación.
“Mientras otros piensan en Navidad, yo ya estoy pensando en San Valentín. Diciembre debe estar listo con tiempo”.
Esta mentalidad proactiva, apoyada por la tecnología integrada, permite al negocio capturar la demanda temprano y competir eficazmente en un destino altamente competitivo.
Una alianza que impulsa el crecimiento
Para Natascha, la combinación de SiteMinder y Hotel Link y el soporte personalizado de HostXpertz no se trata solo de software, sino de tener un ecosistema confiable.
“Es como hornear un pastel. Necesitas azúcar, sal, harina, todo funcionando en conjunto. El sistema y el soporte son parte de la receta”.
Ahora recomienda SiteMinder y HostXpertz como una configuración integrada de channel manager y PMS a cualquier propiedad con más de dos unidades, o cualquier propiedad listada en múltiples plataformas.
“Si tienes más de dos o tres unidades, necesitas una configuración profesional. De lo contrario, tu operación será un desastre”.
Su consejo para otros hoteleros es claro:
“Para los propietarios de alquileres vacacionales y hoteleros que dudan en implementar tecnología para gestionar sus operaciones, no sabrás si es difícil hasta que lo intentes. Si no funciona, no has perdido nada. Pero si funciona, has ganado algo valioso que puedes hacer crecer”.
Con las operaciones centralizadas, los pagos optimizados y la distribución automatizada, Cabañas Kwepal está bien posicionada para un crecimiento continuo, impulsada por un ecosistema tecnológico integrado que ofrece control, eficiencia y tranquilidad.
HostXpertz by Centauro Solutions fue finalista de Revendedor del Año en los premios anuales para socios de SiteMinder en 2025.