Cos’è un revisore notturno di un hotel?
I compiti del revisore notturno dell’hotel si estendono su due aree principali: gestire la reception ed essere il volto dell’hotel durante la notte, chiudendo anche i libri per la giornata, producendo rapporti e preparando i team mattutini al successo.
Qualsiasi ospite che entra in un hotel dopo le 23 circa probabilmente saluterà quello che chiamerebbero un “agente della reception”, senza nemmeno sapere che probabilmente sta parlando con il revisore notturno dell’hotel. Una volta che l’orologio segna la mezzanotte e, si spera, i telefoni hanno smesso di squillare, il revisore dell’hotel utilizza questo “momento tranquillo” per svolgere attività quotidiane cruciali. Questi sono focalizzati su molteplici aree di business, tra cui finanza e operazioni.
Sembra semplice? Considera che stanno chiudendo i libri per la giornata che si è conclusa a mezzanotte, e poi un check-in posticipato arriva all’una di notte. Il revisore notturno dell’hotel è responsabile del check-in e di garantire che il soggiorno venga registrato per la notte corretta, che chiude a mezzanotte.
In questo post, rispondiamo alla domanda “cosa fa un auditor notturno di hotel?”, prima di esplorare le sue responsabilità e le caratteristiche che rendono un ottimo auditor per il tuo hotel e come trovarli.
Indice
Descrizione del lavoro: cosa fa un auditor notturno?
Gli auditor notturni dell’hotel possono svolgere tutti gli stessi compiti che il personale della reception svolge quotidianamente, dal check-in e check-out alla gestione delle richieste degli ospiti e al rispetto dei protocolli di emergenza. Infatti, in molti hotel più piccoli, dove il revisore notturno dell’hotel sarà l’unico membro del personale presente, ci si aspetta che svolga questi compiti con maggiore autorità rispetto ai membri del team diurno, che hanno un team come backup. Ma non è tutto. Una parte fondamentale del loro ruolo viene svolta quando gli ospiti non richiedono la loro attenzione.
Oltre ai loro compiti rivolti agli ospiti, i revisori notturni sono responsabili delle necessarie procedure giornaliere (o notturne) essenziali per il mantenimento dell’attività. I risultati sono pagamenti elaborati, conti riconciliati, registri degli ospiti verificati e rapporti di audit notturni, comprese le statistiche operative, affinché la gestione possa iniziare il giorno successivo.
La descrizione del lavoro di un auditor notturno di un hotel quindi di solito combina gli attributi di un forte agente della reception con l’attitudine a seguire procedure rigorose in modo indipendente e l’acume per individuare eventuali incoerenze.
Gli obiettivi del processo di audit notturno sono gestire e registrare le transazioni in modo accurato e organizzare e riportare informazioni finanziarie e operative.
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Ulteriori informazioni
Compiti del revisore notturno dell’hotel
A seconda dei sistemi utilizzati da un hotel, oggigiorno il processo di audit notturno può essere automatizzato a vari livelli. In passato, un aspetto spesso temuto di questa responsabilità fondamentale era la quantità di lavoro manuale necessaria per ciascuna attività. Fortunatamente, l’industria si è evoluta e ha abbracciato la tecnologia per aiutare.
I passaggi più comuni nel processo di audit notturno assicurano che:
- Le registrazioni in sospeso sugli account ospite sono state completate.
- Non ci sono discrepanze tra i sistemi, inclusi lo stato delle camere, le tariffe e le mancate presentazioni.
- Tutti i conti dipartimentali e le informazioni finanziarie sono in pareggio, quindi la data può essere chiusa.
- Vengono preparati e distribuiti rapporti finanziari e operativi, i cosiddetti rapporti di audit notturno.
- Vengono eseguiti eventuali backup non automatizzati o manuali.
La maggior parte dei moderni sistemi di gestione della proprietà esegue almeno alcuni di questi compiti automaticamente o quando richiesto, aumentando così l’efficienza del revisore notturno e facendogli guadagnare tempo prezioso.
Orari del revisore notturno dell’hotel
In genere, un revisore dei conti notturno lavora su un turno standard di 8 ore, anche se questo può variare a seconda delle esigenze e delle politiche specifiche dell’hotel. Gli orari solitamente vanno dalle 23:00 alle 7:00, coprendo il periodo più tranquillo dell’hotel e preparando anche la struttura per l’attività del giorno successivo.
Durante questo periodo, il revisore notturno riconcilierà i conti del giorno, controllerà gli arrivi in ritardo e affronterà eventuali dubbi che potrebbero sorgere. Il turno notturno può comportare sfide come lavorare da soli o gestire scenari imprevisti, ma è un ruolo fondamentale che garantisce la continuità delle operazioni alberghiere.
Stipendio del revisore notturno dell’hotel
Forse ti starai chiedendo quanto guadagna un revisore dei conti notturno di un hotel. In media, negli Stati Uniti, un revisore dei conti notturno in albergo può guadagnare tra i $ 27.500 e i $ 33.000 all’anno, sebbene anche il livello di esperienza e le qualifiche del revisore dei conti notturno possano avere un impatto significativo sui suoi guadagni.
Alcuni hotel potrebbero offrire incentivi aggiuntivi come:
- Benefici sanitari,
- Ferie retribuite,
- Sconti sui servizi alberghieri.
In altre parti del mondo, gli stipendi medi dei revisori dei conti notturni sono:
- Regno Unito: £ 21.750 all’anno
- Australia: $ 52.500 all’anno
- Nuova Zelanda: $ 42.250 all’anno
- Canada: $ 45.000 all’anno
Cosa cercare quando si intervista il ruolo del revisore dei conti notturno di un hotel
Il compito di svolgere un colloquio per un auditor notturno in hotel è vario quasi quanto il ruolo stesso: l’arte è creare l’opportunità per qualcuno di brillare in entrambi gli aspetti del ruolo. Per raggiungere questo obiettivo, le domande devono coprire sia la loro esperienza nelle responsabilità generali della reception sia il loro acume finanziario.
Le aree importanti da trattare in un colloquio includono:
- Lavorare in modo indipendente (o come parte di un team notturno di x, definendo chiaramente le circostanze e le aspettative di un hotel)
- Comunicazione con i membri del team non impegnati nel turno di notte
- Seguendo le procedure di emergenza
- Responsabilità del duty manager (se applicabile)
- Scenari e richieste insolite degli ospiti
- Esempi di audit notturni considerati standard rispetto a notti più impegnative
- Il loro livello di conoscenza dei sistemi attualmente utilizzati dall’hotel
- La loro capacità di eseguire attività manualmente se la tecnologia dovesse fallire
- La loro capacità di individuare incoerenze o potenziali errori, nel caso in cui un sistema o un processo fallisca
Una struttura utile da seguire in qualsiasi intervista prevede tre segmenti.
- Il primo è aprire la conversazione, in cui la persona che intervista “va per prima” parlando dell’hotel, dei valori, della storia, della propria storia con la struttura, a seconda dei casi, prima di chiedere al candidato la sua storia o la vita al di fuori del lavoro.
- Il secondo passo è parlare del loro ruolo attuale, che potrebbe già fornire informazioni sulla loro esperienza in un ruolo simile. Questo dovrebbe anche essere usato come un’opportunità per capire cosa hanno fatto o non hanno apprezzato del loro ruolo attuale o precedente. Di conseguenza, sarà più facile gestire la persona giusta quando si iscriverà e renderla felice.
- Il terzo passaggio consiste nel chiedere informazioni su esperienze specifiche, spesso utilizzando domande tipo scenario che chiedono al candidato di raccontarti “di un momento in cui”. Ciò rende più semplice identificare le differenze tra i candidati per quanto riguarda, ad esempio, l’esperienza specifica del sistema.
Formazione per auditor notturni di hotel
La formazione per un auditor notturno di hotel è fondamentale non solo per dotarlo delle competenze necessarie, ma anche per abituarlo alle sfide uniche poste dal turno di notte.
La formazione dovrebbe comprendere un mix di:
- competenze tecnico-contabili,
- operazioni di reception,
- servizio clienti e,
- una conoscenza approfondita del software gestionale dell’hotel.
Dovrebbe inoltre coprire i protocolli di emergenza e le capacità decisionali per circostanze impreviste che potrebbero verificarsi durante le ore notturne più tranquille e senza supervisione. È fondamentale familiarizzare i candidati con il ritmo notturno dell’hotel e addestrarli a gestire la solitudine e le distinte responsabilità del turno di notte.
Anche la formazione su competenze trasversali come la comunicazione interpersonale e la risoluzione dei problemi sono fondamentali per garantire che gli auditor notturni possano interagire efficacemente con gli ospiti e affrontare le loro preoccupazioni in modo competente. Data la natura solitaria del turno di notte, promuovere un senso di indipendenza e fiducia attraverso una formazione completa è fondamentale per garantire che i revisori notturni siano ben preparati a gestire le operazioni dell’hotel in modo efficiente e garantire la soddisfazione degli ospiti anche in assenza di uno staff di supporto più numeroso.
Non dimenticare che il ruolo del revisore dei conti notturno ha un importante elemento di differenziazione rispetto agli altri ruoli per i quali recluti: lavorano di notte. I candidati di solito hanno esperienza di lavoro in quelle ore o hanno una ragione chiara per cui vogliono passare al lavoro notturno. Assicurati di comprendere il motivo per cui il membro del personale vuole lavorare in queste ore e la sua esperienza nel farlo in passato, in particolare riguardo alle sfide che ha affrontato e al modo in cui le ha (o avrebbe dovuto) superarle.
Quale tecnologia aiuta il ruolo del revisore notturno negli hotel?
Qualsiasi tecnologia utilizzata da un hotel che sposta le proprie operazioni oltre la firma manuale dei nomi in un registro, aiuta i revisori dei pernottamenti dell’hotel a svolgere i propri compiti più facilmente, semplicemente eliminando la necessità di replicare e bilanciare manualmente le informazioni.
Una tecnologia chiave per facilitare il ruolo del revisore notturno, quindi, è il Sistema di gestione della proprietà. E anche se oggi sono pochissime le strutture ricettive che possono funzionare senza una qualche forma di tecnologia alla reception, è anche evidente che meno strumenti vengono utilizzati, meno possono verificarsi incoerenze tra i sistemi.
Al giorno d’oggi gli albergatori hanno a disposizione una grande quantità di tecnologia. Molte di queste tecnologie sono basate su cloud e facilmente integrabili tra loro: nel senso che archiviano i dati senza la necessità di dischi rigidi locali e backup e comunicano tra loro con regole impostate per determinare una chiara fonte di verità. Ciò elimina, ad esempio, due compiti potenzialmente ingombranti del revisore notturno: dover eseguire manualmente il backup dei dischi rigidi e confrontare le informazioni su più sistemi alla fine della giornata.
Oltre a semplificare le attività di auditing notturno, idealmente, qualsiasi tecnologia utilizzata dal tuo hotel offrirà facilità d’uso e un team di supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, qualora fosse necessario. Un revisore dei conti notturno d’albergo ben preparato sa sempre dove cercare informazioni cruciali o chi chiamare per chiedere aiuto quando si verifica un imprevisto.
