¿Qué es un auditor nocturno de hotel?
Las funciones de auditor nocturno de hotel abarcan dos áreas principales: dirigir la recepción y ser la imagen del hotel durante la noche, al mismo tiempo que se cierran los libros del día, se elaboran informes y se prepara a los equipos de la mañana para que todo vaya bien.
Cualquier huésped que entre en un hotel después de las 23.00 horas, probablemente saludará a lo que se llama un “agente de recepción”, sin saber siquiera que probablemente esté hablando con el auditor nocturno del hotel. Una vez que el reloj marca la medianoche y, con suerte, los teléfonos han dejado de sonar, el auditor del hotel aprovecha este “tiempo de tranquilidad” para realizar tareas diarias cruciales. Éstas se centran en múltiples áreas empresariales, incluidas las finanzas y las operaciones.
¿Te parece sencillo? Imagina que están cerrando los libros del día que ha terminado a medianoche, y entonces entra un cliente de última hora a la 1 de la madrugada. El auditor nocturno del hotel es responsable de registrarlo y asegurarse de que la estancia se registra para la noche correcta, que cerró a medianoche.
En este post, te contamos qué hace un auditor nocturno de hotel y cuáles son las responsabilidades, funciones y las características de un buen auditor para tu hotel y cómo encontrarlo.
Índice
Descripción del puesto: ¿qué hace un recepcionista auditor nocturno?
Los auditores nocturnos de hotel pueden realizar las mismas tareas que el personal de recepción realiza a diario, desde el registro de entrada y salida hasta la gestión de las peticiones de los huéspedes y el seguimiento de los protocolos de emergencia. De hecho, en muchos hoteles pequeños, donde el auditor nocturno de hotel es el único miembro del personal presente, se espera que desempeñe estas funciones con más autoridad que los miembros del turno de día, que tienen un equipo de apoyo. Pero eso no es todo. Una parte fundamental de su función se realiza cuando los huéspedes no reclaman su atención.
Además de sus tareas de cara al huésped, los auditores nocturnos se encargan de los procedimientos diarios (o nocturnos) necesarios para mantener el negocio en funcionamiento. Los resultados son pagos procesados, cuentas conciliadas, hojas de huéspedes verificadas e informes de auditoría nocturna, incluidas las estadísticas de funcionamiento, para que la dirección los ponga en marcha al día siguiente.
Por tanto, la descripción del trabajo de un auditor nocturno de hotel suele combinar las cualidades de un buen empleado de recepción con la capacidad para seguir procedimientos estrictos de forma independiente, y la perspicacia para detectar cualquier incoherencia.
Los objetivos del proceso de auditoría nocturna son gestionar y registrar las transacciones con precisión y organizar y comunicar la información financiera y operativa.
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Funciones de auditor nocturno de hotel
Dependiendo de los sistemas que utilice un hotel, hoy en día el proceso de auditoría nocturna puede automatizarse en diversos grados. En el pasado, un aspecto a menudo temido de esta responsabilidad era la cantidad de trabajo manual que conllevaba cada tarea. Por suerte, el sector ha evolucionado y ha adoptado la tecnología para ayudarse.
Los pasos más comunes del proceso de auditoría nocturna garantizan que:
- Se completan las contabilizaciones pendientes en las cuentas de invitados.
- No hay discrepancias en ninguno de los sistemas, incluidos el estado de las habitaciones, las tarifas y las no comparecencias.
- Todas las cuentas departamentales y la información financiera están equilibradas, por lo que se puede cerrar la fecha.
- Se preparan y distribuyen informes financieros y operativos, o los llamados informes de auditoría nocturna.
- Se realizan copias de seguridad manuales o no automatizadas.
La mayoría de los sistemas de gestión hotelera modernos realizan por lo menos algunas de estas tareas automáticamente o es posible solicitarlo, con lo que aumentan la eficacia del auditor nocturno y le hacen ganar un tiempo muy valioso.
Horario del auditor nocturno del hotel
Normalmente, un auditor nocturno trabaja un turno estándar de 8 horas, aunque esto puede variar en función de las necesidades y políticas específicas del hotel. Las horas suelen abarcar desde las 11 de la noche hasta las 7 de la mañana, cubriendo el periodo más tranquilo del hotel y preparando al mismo tiempo el establecimiento para el día siguiente.
Durante este tiempo, el auditor nocturno conciliará las cuentas del día, registrará las llegadas tardías y resolverá cualquier duda que pueda surgir. El turno de noche puede plantear retos, como trabajar solo o gestionar situaciones imprevistas, pero es una función crítica que garantiza la continuidad de las operaciones del hotel.
Salario de auditor nocturno de hotel
Quizá te preguntes cuánto gana un auditor nocturno de hotel. De media, en Estados Unidos, un auditor nocturno de hotel puede ganar entre 27.500 y 33.000 dólares al año, aunque el nivel de experiencia y las cualificaciones del auditor nocturno también pueden influir significativamente en sus ingresos.
Algunos hoteles pueden ofrecer incentivos adicionales como:
- Prestaciones sanitarias
- Tiempo libre retribuido
- Descuentos en servicios hoteleros
En el resto del mundo, los salarios medios de los auditores nocturnos son:
- Reino Unido: 21.750 libras al año
- Australia: 52.500 dólares al año
- Nueva Zelanda: 42.250 dólares
- Canadá: 45.000 dólares al año
Qué buscar en una entrevista para el puesto de auditor nocturno de tu hotel
La tarea de realizar una entrevista a un auditor nocturno de hotel es casi tan variada como el propio puesto: la clave está en crear la oportunidad de que alguien brille en ambos aspectos del puesto. Para conseguirlo, las preguntas tienen que abarcar tanto su experiencia en responsabilidades generales de recepción como su perspicacia financiera.
Las áreas importantes que hay que cubrir en una entrevista son:
- Trabajar de forma independiente (o como parte de un equipo nocturno de X, definiendo claramente las circunstancias y expectativas del hotel).
- Comunicación con los miembros del equipo que no están en el turno de noche.
- Seguir los procedimientos de emergencia.
- Responsabilidades del jefe de turno (si procede).
- Situaciones y peticiones inusuales de los invitados.
- Ejemplos de auditorías nocturnas que se consideran estándar frente a noches más exigentes.
- Su nivel de conocimiento de los sistemas que utiliza actualmente el hotel.
- Su capacidad para realizar tareas manualmente si la tecnología fallara.
- Su capacidad para detectar incoherencias o errores potenciales, en caso de que falle un sistema o proceso.
Una estructura útil a seguir en cualquier entrevista consta de tres partes:
- La primera es abrir la conversación, de modo que la persona que entrevista habla primero del hotel, los valores, la historia, su propia historial con el hotel, según proceda, antes de preguntar al candidato sobre su historia o su vida fuera del trabajo.
- El segundo paso es hablar de su puesto actual, lo que ya puede dar una idea de su experiencia en un trabajo similar. Esto también debe aprovecharse como una oportunidad para comprender lo que le gustaba o no de su puesto actual o anterior. Como resultado, será más fácil dirigir a la persona adecuada cuando se incorpore y mantenerla contenta.
- El tercer paso consiste en preguntar sobre experiencias concretas, a menudo utilizando preguntas tipo escenario en las que se pide al candidato que te hable “de un momento en que”. Esto facilita la identificación de las diferencias entre los candidatos con respecto, por ejemplo, a la experiencia específica en sistemas.
Formación de auditor nocturno de hotel
La formación de un auditor nocturno de hotel es crucial, no sólo para dotarle de las habilidades necesarias, sino también para aclimatarlo a los retos únicos que plantea el turno de noche.
La formación debe abarcar una mezcla de:
- Conocimientos técnicos de contabilidad
- Operaciones de recepción
- Atención al cliente
- Un conocimiento profundo del software de gestión del hotel
También debe abarcar los protocolos de emergencia y la capacidad de tomar decisiones ante circunstancias imprevistas que puedan surgir durante las horas nocturnas, más tranquilas y sin supervisión. Familiarizar a los candidatos con el ritmo nocturno del hotel, y formarlos para gestionar la soledad y las distintas responsabilidades del turno de noche es clave.
La formación en habilidades sociales, como la comunicación interpersonal y la resolución de problemas, también es vital para garantizar que los auditores nocturnos puedan interactuar eficazmente con los clientes y abordar sus preocupaciones de forma competente. Dada la naturaleza solitaria del turno de noche, fomentar un sentido de independencia y confianza mediante una formación exhaustiva es primordial para garantizar que los auditores nocturnos estén bien preparados para gestionar eficazmente las operaciones del hotel y garantizar la satisfacción de los huéspedes incluso en ausencia de un personal de apoyo más numeroso.
No olvides que el puesto de auditor nocturno tiene un factor diferenciador importante con respecto a otros puestos para los que se contrata: trabajan de noche. Los candidatos suelen tener experiencia trabajando a esas horas o una razón clara por la que quieren pasar a trabajar de noche. Asegúrate de que entiendes el razonamiento por el que el candidato quiere trabajar ese turno y su experiencia al hacerlo en el pasado, sobre todo en torno a los retos a los que se ha enfrentado y cómo los ha superado (o debería haberlo hecho).
¿Qué tecnología ayuda a la función del auditor nocturno en los hoteles?
Cualquier tecnología empleada por un hotel que haga que sus operaciones vayan más allá de anotar manualmente los nombres en un libro, ayuda a los auditores nocturnos del hotel a realizar sus tareas más fácilmente, simplemente eliminando la necesidad de replicar y cuadrar la información manualmente.
Por tanto, una tecnología clave para facilitar la función del auditor nocturno es un PMS (sistema de gestión hotelera). Y aunque hoy en día muy pocos negocios de alojamiento pueden funcionar sin algún tipo de tecnología en la recepción, también es evidente que cuantas menos herramientas se empleen, menos incoherencias entre sistemas pueden producirse.
Hoy en día, los hoteleros disponen de una gran cantidad de herramientas tecnológicas. Muchas de estas tecnologías están basadas en la nube y se integran fácilmente entre sí: es decir, almacenan datos sin necesidad de discos duros locales ni copias de seguridad, y se comunican entre sí con reglas establecidas para determinar una fuente de verdad clara. Esto elimina, por ejemplo, dos tareas potencialmente engorrosas del auditor nocturno: tener que hacer manualmente copias de seguridad de los discos duros y comparar que la información de varios sistemas al final del día es la misma.
Además de facilitar sus tareas de auditoría nocturna, lo ideal es que cualquier tecnología empleada por tu hotel sea fácil de usar y tenga un equipo de asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, en caso de necesitar ayuda. Un auditor nocturno de hotel bien preparado siempre sabe dónde buscar información crucial o a quién llamar para pedir ayuda cuando ocurre algo inesperado.
