พนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor : บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor คืออะไร?

พนักงานต้อนรับและตรวจสอบบัญชีภาคกลางคืนของโรงแรม หรือ Hotel Night Audtior เป็นตำแหน่งงานที่มี 2 หน้าที่หลัก คือ ดำเนินงานภายใต้หน้าที่ของแผนกต้อนรับพร้อมรับแขกหน้าเคาน์เตอร์ช่วงกลางคืนและปิดบัญชีประจำวัน จัดทำรายงาน การเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานภาคเช้าเพื่อความสำเร็จในวันถัดไป

แขกที่มาถึงโรงแรมหลังจากเวลา 23.00 น. มักจะทักทายและเรียกพวกเขาในฐานะ ‘พนักงานต้อนรับ’ โดยที่ไม่ทราบด้วยซ้ำว่าพวกเขากำลังพูดคุยอยู่กับ Night Auditor ของโรงแรมอยู่ และเมื่อผ่านพ้นช่วงเวลาเที่ยงคืนไปและคาดว่าเสียงเรียกโทรศัพท์มักจะเงียบลง พวกเขามักจะใช้ “เวลาอันเงียบสงบ” นี้ทำงานสำคัญอื่น ๆ ตำแหน่ง Night Audtior จึงเน้นความสามารถเชิงธุรกิจหลายด้าน รวมถึงการเงินและทักษะการดำเนินงานด้วย

ฟังดูเหมือนง่ายใช่ไหม? ลองคิดดูว่าพวกเขาต้องปิดบัญชีประจำวัน ณ เวลาเที่ยงคืนของวันนั้น ๆ แต่กลับมีแขก Walk-in มาเช็คอินตอนตี 1 พนักงาน Night Auditor ของโรงแรมต้องรับผิดชอบดำเนินการเช็คอินให้กับลูกค้าคนนั้นและบันทึกข้อมูลการเข้าพักให้ถูกต้องอีกครั้งหลังจากปิดบัญชีประจำวันไปแล้วตอนเที่ยงคืน

ในบล็อกนี้ เราจะตอบคำถามที่ว่า “พนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor ต้องทำอะไรบ้าง?” ก่อนจะไปเจาะลึกหน้าที่และคุณสมบัติของพนักงานตรวจสอบบัญชีของโรงแรมที่ยอดเยี่ยม และวิธีมองหาพนักงานตามคุณสมบัติดังกล่าวสำหรับโรงแรมของคุณ

รายละเอียดงานของพนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor

พนักงานต้อนรับและตรวจสอบบัญชีภาคกลางคืนในโรงแรมควรจะสามารถทำงานหน้าที่เดียวกับพนักงานต้อนรับได้ ตั้งแต่การเช็คอินและเช็คเอาท์ไปจนถึงรับมือกับคำขอจากแขกและปฏิบัติตามกฎระเบียบฉุกเฉิน ในความจริงแล้ว ตำแหน่ง Night Auditor ในโรงแรมขนาดเล็กมักจะมีพนักงานเพียงคนเดียวมโดยถูกคาดหวังให้มีความสามารถในการตัดสินใจมากกว่าพนักงานต้อนรับภาคกลางวันที่มีสมาชิกในทีมคอยช่วยเหลือ แต่ยังไม่หมดเพียงเท่านี้ พวกเขายังต้องทำอีกหนึ่งหน้าที่หลักเมื่อมีเวลาว่างจากการดูแลแขกด้วย

นอกเหนือจากการรับมือกับแขกแล้ว Night Auditor ยังต้องรับผิดชอบงานประจำวัน (หรือกลางคืน) ที่จำเป็นต่อการบริหารโรงแรมให้ราบรื่น ซึ่งดำเนินงาน เช่น ประมวลผลการชำระเงิน การกระทบยอดบัญชี การตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินของแขก และรายงานการตรวจสอบกะกลางคืน รวมถึงสถิติการดำเนินงาน เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถเริ่มทำงานได้ในวันถัดไป

ดังนั้น รายละเอียดงานของพนักงาน Night Auditor ในโรงแรมมักจะรวมคุณสมบัติของพนักงานต้อนรับที่มีความสามารถเข้ากับความสามารถในการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เข้มงวดได้อย่างอิสระและมีไหวพริบในการตรวจหาความข้อผิดสังเกตต่าง ๆ

เป้าหมายของการตรวจสอบภาคกลางคืน คือการจัดการและบันทึกธุรกรรมให้ถูกต้อง เพื่อจัดระเบียบและรายงานข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงานอย่างรอบคอบ

Hotel night auditing made simpler

What if you could boost your hotel's efficiency while also boosting revenue? Our smart hotel platform helps you do exactly that.

Learn more

หน้าที่ของพนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor

การทำงานของผู้ตรวจสอบบัญชีในปัจจุบันมีหลายระดับโดยหน้าที่ความรับผิดชอบขึ้นอยู่ระบบการบริการของโรงแรมนั้น ๆ หากเป็นเมื่อก่อน ความรับผิดชอบหลักที่คนไม่ค่อยชอบกันคือปริมาณงานที่ต้องลงมือทำเองในแต่ละงาน โชคดีที่ปัจจุบันมีการพัฒนาอุตสาหกรรมและนำเทคโนโลยีมาใช้ช่วยการดำเนินงานเหล่านี้ให้ราบรื่นยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการทำงานของ Night Auditor จะตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

• บันทึกรายการธุรกรรมหรือค่าใช้จ่ายที่ค้างอยู่ในบัญชีของแขกเสร็จเรียบร้อยแล้ว
• ไม่มีความคลาดเคลื่อนในระบบใดๆ เช่น สถานะห้องพัก ราคาห้องพัก และรายการแขกที่ไม่มาเข้าพัก
• บัญชีและข้อมูลทางการเงินทั้งหมดตรงกัน จึงสามารถปิดบัญชีสำหรับวันนั้นได้
• รายงานทางการเงินและการดำเนินงานหรือเรียกว่ารายงานตรวจสอบบัญชีภาคกลางคืนถูกเตรียมและแจกจ่ายไปยังแผนกต่าง ๆ
• จัดการสำรองข้อมูลแบบไม่อัตโนมัติหรืองานที่ต้องลงมือทำเองให้เรียบร้อย

ระบบบริหารจัดการทรัพย์สินเวอร์ชันใหม่ส่วนใหญ่สามารถดำเนินงานบางส่วนได้โดยอัตโนมัติหรือเมื่อได้รับชุดคำสั่ง ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Night Auditor และช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าได้มหาศาล

ชั่วโมงการทำงานของ Hotel Night Auditor 

โดยปกติแล้ว ชั่วโมงการทำงานของ Night Auditor คือ 8 ชั่วโมง แต่ก็ขึ้นอยู่กับความต้องการพิเศษหรือนโยบายของโรงแรม เวลาการทำงานจะเริ่มต้นจาก 23.00 น. ถึง 7.00 น. โดยรับผิดชอบในเวลาที่เงียบที่สุดของโรงแรมไปพร้อมกับการเตรียมสถานที่ให้พร้อมดำเนินการในวันถัดไป

ในช่วงเวลาดังกล่าว Night Auditor จะกระทบยอดบัญชีของวัน เช็คอินให้กับแขกที่มาถึงล่าช้า และจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในวันนั้น ๆ การทำงานกะกลางคืนอาจต้องเจอกับความท้าทายหลายอย่าง เช่น การทำงานคนเดียวหรือจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด แต่ถือเป็นบทบาทสำคัญที่ช่วยโรงแรมดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง

รายได้ของ Hotel Night Auditor 

คุณอาจสงสัยว่าพนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor มีรายได้เท่าไหร่? โดยเฉลี่ยแล้ว ตำแหน่งนี้ในประเทศสหรัฐอเมริกาอาจได้รับรายได้ระหว่าง 27,500 ดอลลาร์สหรัฐ ถึง 33,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี อย่างไรก็ตาม ประสบการณ์และระดับของทักษะการทำงานของ Night Auditor ก็เป็นตัวแปรสำคัญของรายได้ที่พวกเขาจะได้รับเช่นกัน

โรงแรมบางแห่งอาจมีข้อเสนอที่น่าสนใจเพิ่มเติม เช่น:

• สวัสดิการด้านสุขภาพ
• จ่ายค่าล่วงเวลา
• ส่วนลดพนักงานของโรงแรม:

และนี่คือรายได้ของ Hotel Night Auditor จากประเทศอื่น ๆ :

• สหราชอาณาจักร: 21,750 ปอนด์ต่อปี
• ออสเตรเลีย: 52,500 เหรียญสหรัฐต่อปี
• นิวซีแลนด์: 42,250 ดอลลาร์
• แคนาดา: 45,000 เหรียญสหรัฐต่อปี

ข้อควรพิจารณาเมื่อสัมภาษณ์รับสมัคร Hotel Night Auditor

การสัมภาษณ์ผู้สมัครตำแหน่ง Night Auditor ของโรงแรมมีหลายอย่างที่ควรพิจารณา: การสัมภาษณ์คือการสร้างโอกาสให้ผู้สมัครได้แสดงความสามารถในทั้งสองด้านของบทบาทนี้ เพื่อให้การรับสมัครประสบผลสำเร็จ คำถามสัมภาษณ์ต้องครอบคลุมเรื่องประสบการณ์ทำงานแผนกต้อนรับทั่วไปและทักษะความชำนาญด้านการเงินของผู้สมัคร

ส่วนสำคัญในการสัมภาษณ์ควรครอบคลุมหัวข้อ ดังนี้:

• การทำงานอย่างอิสระ (หรือเป็นหนึ่งในทีมงานกะกลางคืน จำนวน x คน โดยกำหนดสถานการณ์และความคาดหวังของโรงแรมอย่างชัดเจน)
• มีทักษะการสื่อสารกับสมาชิกในทีมที่ไม่ใช่ทีมงานภาคกลางคืน
• ปฏิบัติตามระเบียบการของนโยบายฉุกเฉิน
• รับผิดชอบหน้าที่ของผู้จัดการ (ถ้ามี)
• การรับมือกับเหตุการณ์และคำขอเฉพาะหน้า
• ตัวอย่างของการตรวจสอบบัญชีกลางคืนที่พวกเขามองว่าอยู่ในระดับมาตรฐานเทียบกับคืนที่ยุ่งมากกว่า
• ระดับความรู้ของระบบที่โรงแรมใช้อยู่ในปัจจุบัน
• ความสามารถในการทำงานระบบแมนนวลในกรณีที่เทคโนโลยีเกิดเหตุขัดข้อง
• ความสามารถในการสังเกตสิ่งผิดปกติหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ในกรณีที่ระบบหรือกระบวนการทำงานล้มเหลว

โครงสร้างในการสัมภาษณ์ที่มีประโยชน์ ประกอบด้วย 3 ส่วน

1. อันดับแรกคือการเปิดบทสนทนา โดยผู้สัมภาษณ์ ‘เป็นคนเริ่มก่อน’ โดยพูดเกี่ยวกับโรงแรม, คุณค่า, ประวัติความเป็นมา, ประสบการณ์ส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับโรงแรมตามเหมาะสม ก่อนที่จะถามผู้สมัครเกี่ยวกับเรื่องราวหรือชีวิตนอกจากการทำงานของพวกเขา
2. ขั้นตอนที่สองคือพูดถึงบทบาทหน้าที่ปัจจุบันของตำแหน่งนี้ ซึ่งอาจให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานของพวกเขาที่บทบาทคล้ายกัน นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสสร้างความเข้าใจว่าพวกเขาชอบหรือไม่ชอบสิ่งใดในบทบาทปัจจุบันหรือการทำงานที่ผ่านมา สิ่งเหล่านี้จะง่ายต่อการบริหารจัดการบุคลากรที่เหมาะสมเมื่อมีโอกาสร่วมงานกันและทำให้พวกเขามีความสุขในการทำงาน
3. ขั้นตอนที่สามคือสอบถามเกี่ยวกับประสบการณ์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมักใช้คำถามแบบสร้างสถานการณ์ให้ผู้สมัครเล่าเรื่องเกี่ยวกับ ‘เกิดเหตุการณ์ที่เคยเกิดขึ้น’ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการระบุความแตกต่างระหว่างผู้สมัคร เช่น ประสบการณ์การใช้ระบบเฉพาะกลุ่ม

การฝึกอบรมพนักงานโรงแรมตำแหน่ง Night Auditor

การฝึกอบรมพนักงาน Night Auditor สำคัญทุกกระบวนการ ไม่เพียงแค่เตรียมพร้อมด้วยทักษะจำเป็นแต่จะต้องทำความเข้าใจความท้าทายจากการทำงานกลางคืนด้วย

การฝึกอบรมตำแหน่งนี้ควรประกอบด้วย:

• ทักษะทางบัญชี
• ทักษะงานแผนกต้อนรับ
• ทักษะงานบริการลูกค้า
• ทักษะการใช้ซอฟต์แวร์ระบบบริการจัดการโรงแรม

นอกจากนี้ ควรครอบคลุมถึงนโยบายฉุกเฉินและทักษะการตัดสินใจในสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นตอนกลางคืนที่เงียบสงบและไม่มีผู้ช่วยดูแล เพราะการทำให้ผู้สมัครเข้าใจถึงกิจวัตรประจำวันของโรงแรมในช่วงกลางคืน พร้อมฝึกการรับมือกับความเงียบสงบและบทบาทหน้าที่ของงานภาคกลางคืนเป็นสิ่งสำคัญ

การฝึก Soft Skills หรือทักษะการสร้างปฏิสัมพันธ์ เช่น การสื่อสารระหว่างบุคคลและการแก้ไขปัญหาก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เพื่อให้ Night Auditor สามารถสร้างปฏิสัมพันธ์กับแขกและแก้ไขปัญหาให้พวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากลักษณะงานของตำแหน่งนี้ คือการทำงานเดี่ยวช่วงกลางคืน การส่งเสริมอิสระและความมั่นใจผ่านการฝึกอบรมอย่างครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อให้ Night Auditor มีความพร้อมเพียงพอในการจัดการงานของโรงแรมอย่างมีประสิทธิภาพ และให้ความพึงพอใจให้แก่แขกโดยไม่มีพนักงานคนอื่นเข้ามาช่วย

อย่าลืมว่าการทำงานของ Night Auditor แตกต่างจากตำแหน่งอื่น ๆ นั่นก็คือ พวกเขาต้องทำงานช่วงกลางคืน ผู้สมัครมักจะเคยทำงานในช่วงดังกล่าวหรือมีเหตุผลชัดเจนที่เลือกทำงานเวลานี้ คุณควรเข้าใจเหตุผลที่พวกเขาเลือกทำงานเวลากลางคืนและประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมทโดยเฉพาะปัญหาที่พวกเขาเคยเจอและสิ่งที่พวกเขาทำ (หรือควรทำ) ในการรับมือเหตุการณ์ต่าง ๆ

เทคโนโลยีตัวช่วยสำหรับ Hotel Night Auditor

เทคโนโลยีที่โรงแรมนำมาใช้เพื่อยกระดับการทำงานให้เหนือชั้นกว่าจดบันทึกลงในเอกสาร จะช่วยให้ Night Auditor สามารถทำหน้าที่ได้ง่ายขึ้น โดยการลดภาระงานซ้ำซ้อนและตรวจสอบข้อมูลด้วยตัวเอง

เทคโนโลยีสำคัญสำหรับช่วยงาน Night Auditor คือ ระบบบริการจัดการทรัพย์สิน แม้ว่าธุรกิจที่พักส่วนน้อยในปัจจุบันจะไม่ใช้เทคโนโลยีสำหรับแผนกต้อนรับ แต่ก็เห็นได้ว่ายิ่งใช้เครื่องมือน้อยลงเท่าไหร่ ความไม่เสถียรของระบบการทำงานต่าง ๆ ก็จะน้อยลงเท่านั้น

ทุกวันนี้มีเทคโนโลยีมากมายที่ให้ผู้ประกอบกิจการโรงแรมเลือกใช้ ซึ่งเทคโนโลยีเหล่านี้ทำงานในระบบคลาวด์และสามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างง่ายดาย: หมายความว่าระบบสามารถเก็บข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดไดร์ฟและการสำรองข้อมูล อีกทั้งยังสื่อสารกันด้วยชุดคำสั่งที่กำหนดขึ้นเพื่อระบุแหล่งข้อมูลที่ชัดเจน  ยกตัวอย่างเช่น ลดภาระงานอันยุ่งยากของ Night Auditor: การสำรองข้อมูลฮาร์ดไดร์ฟด้วยตัวเองและการเปรียบเทียบข้อมูลระบบหลายโปรแกรมว่าข้อมูลในแต่ละวันตรงกันหรือไม่

นอกจากจะช่วยให้งานของ Night Auditr ง่ายขึ้นแล้ว เทคโนโลยีที่ทางโรงแรมเลือกใช้ควรสะดวกต่อการใช้งานและมีทีมซัปพอร์ตคอยช่วยเหลือตลอด 24 ชั่วโมง Night Auditor ของโรงแรมที่มีทักษะพร้อมและเตรียมตัวมาอย่างดีจะสามารถรู้ได้ว่าควรดูข้อมูลจากจุดไหนหรือเลือกปรึกษาใครเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น