Den Hotel Check-in einfach und angenehm gestalten
Die Ankunft und der Hotel Check-in gehören zu den wichtigsten Erlebnissen Ihrer Hotelgäste. Diese sollten sich beim Betreten der Unterkunft direkt willkommen fühlen und einen guten ersten Eindruck erhalten. Denn wenn der Empfang stimmt, betreten die Gäste ihr Zimmer mit einem guten Gefühl und sind in der Regel den gesamten Aufenthalt über zufriedener, da sie wissen, dass sie hier gut aufgehoben sind.
Auch wenn die Bedürfnisse der Gäste stets im Vordergrund stehen sollten, muss die Wirtschaftlichkeit des Hotels beachtet werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Hotel Check-in optimieren und die neuesten Hotellerie-Trends umsetzen können.
Inhaltsverzeichnis
Ein typischer Hotel Check-in
Der Check-in im Hotel hat sich in den letzten Jahrzehnten nur wenig verändert. Folgendermaßen läuft ein typischer Check-in im Hotel ab:
- Die Gäste betreten das Hotel und begeben sich zur Rezeption.
- Identifizierung der Gäste und Überprüfung der Angaben.
- Das Personal informiert die Gäste über den Aufenthalt.
- Annehmlichkeiten und Vorschriften werden erläutert.
- Die Gäste stellen eventuelle Fragen zur Unterkunft und Umgebung.
- Die Schlüssel oder Schlüsselkarten werden übergeben.
- Das Gepäck wird von den Gästen oder Personal aufs Zimmer gebracht.
- Die Gäste betreten ihr Zimmer und machen es sich gemütlich.
Flexible Hotel Check-in Zeiten
Normalerweise wird den Gästen noch vor Abschluss der Buchung der Zeitraum mitgeteilt, in dem der Check-in sowie der Check-out stattfinden, da die Rezeption in der Regel nur tagsüber besetzt und nicht 24 Stunden verfügbar ist. Allerdings gibt es Gäste, deren Flugzeiten bzw. deren Ankunftszeit am Hotel sich nicht mit den Hotel-Check-in Zeiten vereinbaren lässt.
Wenn Sie Gästen erlauben, für einen Aufpreis auch außerhalb der eigentlichen Rezeptionszeiten einzuchecken, kann dies ein entscheidender Vorteil sein und für mehr Direktbuchungen sorgen. Die meisten Gäste bevorzugen zusätzlichen Spielraum für Ihre Buchung.
Vorteile eines Online-Check-in im Hotel
Sie können nichts falsch machen, indem Sie Ihren Gästen einen Online-Check-in ermöglichen. Dazu kommen gleich mehrere Vorteile für den Hotelbetrieb und auch für Ihre Gäste. Denn mit einem Self-Check-in im Hotel spart Ihr Personal Zeit und der Check-in geht bedeutend schneller.
Besonders zu Stoßzeiten kann der Online-Check-in dafür sorgen, dass Sie buchungsintensive Zeiten besser handhaben und gleichzeitig können Sie den Vorgang dazu nutzen, Ihren Gästen spezielle Angebote zu unterbreiten. Viele Reisende bevorzugen einen Pre-Check-in, der mehr Flexibilität und Bequemlichkeit bietet.
Aus folgenden Gründen sollten Sie einen Online-Check-in in Erwägung ziehen:
- Reduzierung der Warteschlange zu Stoßzeiten.
- Entlastung des Personals.
- Komfort für die Gäste.
- Zusätzliche Einnahmequelle durch spezielle Angebote für Gäste.
Vorteile eines 24 Stunden Check-ins
Ein 24 Stunden Check-in im Hotel eröffnet Ihren Gästen ganz neue Möglichkeiten. Das gilt besonders für Reisende, die erst spät abends oder nachts ankommen und natürlich nicht bis zum nächsten Morgen warten möchten. Dadurch erhalten Sie nicht nur mehr Buchungen von Geschäftsreisenden, sondern auch von Urlaubern, deren Flüge spätabends oder nachts ankommen.
Ein weiterer Vorteil entsteht für Gäste die morgens ankommen, die nicht mehr bis zum Nachmittag warten müssen, um ihr Zimmer zu beziehen. Ein Check-in im Hotel, der rund um die Uhr verfügbar ist, sorgt so in der Regel für mehr Direktbuchungen und entlastet gleichzeitig das Personal.
Zusätzlich können Sie durch einen durchgehend verfügbaren Check-in Ihren RevPAR (Revenue Per Available Room) steigern. Denn dadurch verbessern Sie automatisch den Kundenservice und können Ihren Gästen ganz nebenbei Angebote für zusätzliche Serviceleistungen oder Exkursionen anbieten, für die Sie eine Provision bekommen.
Außerdem ist es für die meisten Reisenden kein Problem, für den Check-in nach den offiziellen Hotel-Check-in-Zeiten und die gebotene Flexibilität etwas extra zu zahlen. Folgende Arten von Gästen werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie einen 24 Stunden Hotel Check-in anbieten:
- Geschäftsreisende, die bis abends arbeiten müssen oder sehr früh ankommen.
- Gäste, deren Flug sehr früh landet oder sich verspätet hat.
- Internationale Reisende aus anderen Zeitzonen.
Aber wie lässt sich ein Hotel Check-in einrichten, der immer verfügbar ist? Es bieten sich mehrere Methoden an:
- Ein Pförtner, der Nachts anwesend ist.
- Ein Schließfach für die Gäste.
- Ein Safe mit Tastenfeld oder QR-Code, der den Zimmerschlüssel enthält.
- Ein Check-in Automat.
Self-Check-in für Ihr Hotel
Ein Self-Check-in bedeutet nicht, dass die Gäste weniger Service erfahren. Ganz im Gegenteil – durch den selbstständigen Hotel-Check-in wird den Gästen die Flexibilität geboten, die sie benötigen. Denn nicht alle Gäste möchten nach einer langen und anstrengenden Reise mit dem Personal interagieren.
Durch den selbstständigen Check-in im Hotel sind Ihre Mitarbeiter nicht ständig mit manuellen Arbeitsvorgängen an der Rezeption beschäftigt. Sie können sich dadurch besser um Gäste kümmern, die Unterstützung benötigen oder sich beispielsweise mit den Kindern Ihrer Gäste beschäftigen, während deren Eltern den Self-Check-in nutzen.
Ob über eine Website, App oder Automat – Sie sollten den Self-Check-in nutzen, um Gästen zusätzliche Angebote zu präsentieren. Dieser Prozess sollte gut in den Check-in-Vorgang integriert sein, sodass sich zusätzliche Optionen und Services mit einem Knopfdruck buchen lassen.
Natürlich sollten Sie darauf achten, dass der eigenständige Hotel-Check-in in Ihr Hotel-Buchungssystem integriert ist. Wenn ein Zimmer für den Gast bereit ist, sollte es direkt über die App oder den Automaten für den Self-Check-in verfügbar sein. Zudem müssen die Daten ja auch in das Hotelverwaltungssystem (PMS) gespeist werden, weshalb eine gute Integration unerlässlich ist.
Die richtige Software für den Check-in
Sie sollten darauf achten, den Hotelbetrieb einfach zu halten und so wenige verschiedene Programme wie möglich zu verwenden. Die Verwaltung in einer Anwendung mit allen Prozessen an nur einem einzigen Ort, wird Ihnen auf lange Sicht viel Zeit und Kosten sparen.
Deshalb ist es ratsam, nicht nach einer speziellen Software für den Check-in zu suchen, sondern alles in einer einzigen Hotel-Commerce-Plattform wie beispielsweise von SiteMinder zu vereinen.
Mit Siteminder haben Sie den Vorteil, dass nicht nur der Check-in, sondern auch ihr gesamter Hotelbetrieb abgedeckt sind. Es handelt sich dabei um die weltweit führende Hotel-Commerce-Plattform, die mit der größten Anzahl von Partnern wie Booking-com, Expedia oder Airbnb verbunden ist und Ihren Hotelbetrieb stark vereinfachen und auf das nächste Level bringen wird.
Mit einer guten Plattform als Grundstein können sie alles an einem Ort erledigen und den ganzen Betrieb erheblich vereinfachen. Und ein reibungsloser Hotelbetrieb ist nicht nur gut, um Kosten zu sparen und das Personal zu entlasten, sondern steigert gleichzeitig auch die Zufriedenheit der Gäste.
Mit einem guten PMS können Sie aber nicht nur den Ablauf verbessern, sondern auch Ihre Direktbuchungen steigern. Da Ihre Unterkunft und freie Zimmer in Echtzeit bei zahlreichen Partnern verfügbar sind, erhöht sich natürlich auch die Anzahl der Buchungen.
Und auch die Verwaltung wird dadurch schön unkompliziert. Wenn Sie Informationen oder Zimmerpreise ändern möchten, können Sie dies an einem Ort tun und die Änderungen werden sofort auf den Partnerseiten und Apps aktualisiert.
Fazit
Der erste Eindruck ist entscheidend. Der Hotel-Check-in ist einer der wichtigsten Prozesse überhaupt und vermittelt Ihren Gästen einen ersten Eindruck von Ihrer Unterkunft. Wenn hier alles reibungslos abläuft, fühlen sich die Gäste von Anfang an willkommen.
Doch die Erwartungen Ihrer Gäste haben sich mit der Digitalisierung teilweise geändert, weshalb es wichtig ist, auch einen Online-Check-in oder einen Self-Check-in anzubieten, der rund um die Uhr verfügbar ist.
Durch einen Hotel-Check-in, der 24 Stunden verfügbar ist, können Sie auch Geschäftsreisende ansprechen, die erst spät abends einchecken können. Zudem bieten Sie Ihren Gästen genug Flexibilität, falls sich ein Flug verspätet oder wenn Reisende aus anderen Zeitzonen eintreffen.
Ebenso empfinden es viele Reisende als komfortabel, wenn Sie den Check-in einfach online erledigen können. Denn nach einer anstrengenden Reise haben nicht alle Gäste Lust, mit Hotelpersonal zu interagieren.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit zum Upselling. Nutzen Sie den Online-Check-in, um den Gästen gleichzeitig weitere Services oder Optionen anzubieten, die sie bequem dazu buchen können. Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie nach einem optimalen PMS suchen, das alle diese Aufgaben für Sie erledigt.
