Hotelverwaltungssoftware: Grundlagen, Zweck und Vorteile

  In Hoteltechnologie veröffentlicht

Wie in anderen Branchen entwickeln sich Technologien im Hotelgewerbe mit zunehmender Geschwindigkeit. Hoteliers stehen heute eine große Auswahl an Programmen zur Verwaltung ihrer Betriebe zur Verfügung. Eine Hotelverwaltungssoftware gibt Gastwirten mehr Zeit, sich ihren Gästen zu widmen, indem sie bestimmte Aufgaben des täglichen Managements automatisiert.

Da sich sowohl Hotels wie auch Softwareprogramme von einander unterscheiden, ist es wichtig, dass man sich für eine Technologie entscheidet, die auf die Bedürfnisse eines bestimmten Gastbetriebs abgestimmt ist. Man muss sich also mit den Grundlagen und Vorteilen verschiedener Produkte vertraut machen, bevor man das richtige Programm für sein Hotel auswählen kann.

Was ist eine Hotelverwaltungssoftware? 

Technologie sollte Ihnen Arbeit abnehmen. Programme zur Verwaltung von Gastbetrieben übernehmen gewisse Aufgaben, die sich automatisieren lassen, aber das ist nicht ihre einzige Funktion. Zusätzlich führen sie zu mehr Buchungen und schlussendlich höheren Einnahmen.

Sobald Sie eine bestimmte Software eingerichtet haben und tagtäglich anwenden, wird sie nicht nur Einfluss auf die Verwaltung, sondern auch die Gestaltung des Kundenerlebnisses Ihrer Gäste haben, wie zum Beispiel die Qualität des Buchungsvorgangs und die Handhabung von Bewertungen und Erfahrungsberichten im Netz. Das bedeutet, dass Hotelverwaltungssoftware im Endeffekt zur Erstellung Ihres Markenbildes beiträgt.

Man kann als Hotelier im globalen Reisemarkt nicht mehr konkurrenzfähig bleiben, wenn man sich nicht auf bestimmte Technologien verlässt. Wie schon gesagt, geht es vor allem darum zu wissen, welche Software die richtige ist.

Hotelmanagementsoftware beeinflusst das Kundenerlebnis von A bis Z.

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Der Zweck von Hotelverwaltungssoftware 

Diese Programme sind ausgeklügelt und komplex. Sie haben mehr als nur eine Funktion oder einen Zweck. Sie übernehmen oder erleichtern die folgenden Aufgaben:

Die Verwaltung von Buchungen 

Der Hauptzweck einer Hotelverwaltungssoftware ist das effiziente Management von Reservierungen. Es kostet viel zu viel Zeit und Aufwand, Verfügbarkeiten und Preise jedes Mal von Hand auf verschiedenen Buchungsportalen zu aktualisieren, wenn jemand eine Buchung abschließt oder storniert. Das richtige Programm hält alle Angaben fehlerfrei auf dem neuesten Stand. Automatisierung erspart Ihnen auch unangenehme Erlebnisse wie zum Beispiel Überbuchungen, die in der Regel als Folge von Fehlern bei der manuellen Aktualisierung von Verfügbarkeiten auftreten.

Zusätzlich automatisiert es den Buchungsvorgang, damit Sie sich nicht mit diesem Aspekt des Gastaufenthalts abgeben müssen, sondern sich um Ihre Kunden im Hotel kümmern können.

Die Steigerung von Direktbuchungen

Wenn Sie den Buchungsvorgang auf der Webseite Ihres Hotels mit Hilfe solcher Software optimieren, werden Sie häufiger direkt dort gebucht und müssen sich dadurch weniger auf die Zusammenarbeit mit Reisevermittlern und Drittanbieten verlassen.

Da man für Direktbuchungen keine Vermittlungsgebühren bezahlen muss, erzeugen sie den größten Umsatz. Um ein Programm zur Hotelverwaltung zur Steigerung von Direktbuchungen verwenden zu können, sollte man sich für eine Software entscheiden, die sich mit einem Buchungssystem integrieren lässt.

Die Verwaltung von Buchungskanälen 

Online-Reisevermittler und globale Distributionssysteme gehören zu den wichtigsten Vertriebskanälen, die Hoteliers heutzutage zur Verfügung stehen. Eine Software zur Hotelverwaltung muss es Ihnen erlauben, sich mit verschiedenen solcher Portale zu verbinden.

Hoteliers sollten sich daher für eine Technologie entscheiden, die ein Programm zur Verwaltung von Buchungskanälen beinhaltet, damit sie ihre Vertriebsstrategien diversifizieren und höhere Einnahmen erzielen können.

Die Gestaltung der Hotelwebseite

 Abgesehen vom Buchungsvorgang auf Ihrer Webseite sollte die richtige Hotelsoftware Ihnen bei der Gestaltung dieser Seite behilflich sein, damit Sie sich nicht an einen teuren Webdesigner wenden müssen.

Wenn Ihnen eine Software ein Programm zur Erstellung Ihrer Webseite bietet, übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihren Auftritt im Netz und können Gästen einen angenehmen und benutzerfreundlichen Buchungsvorgang bieten.

Hotel erstellt Webseite mit Canvas von SiteMinder

Die Vorteile von Hotelverwaltungssoftware

Welche Vorteile muss Ihnen jedes Programm zur Verwaltung Ihres Hotels bieten?

Zeit sparen 

Wie jede Technologie sollte eine Hotelverwaltungssoftware Ihnen gewisse Aufgaben entweder erleichtern oder ganz abnehmen. Zusätzlich sollte sie Ihnen Daten über die Leistung Ihrer Angestellten geben, damit Sie immer darüber im Bild sind, wie gut Ihr Betrieb funktioniert und in welchen Bereichen Sie sich verbessern können.

Zeit ist Geld, wie man so schön sagt. Aus diesem Grund ist eine gute Software, die Ihnen Zeit spart, so wichtig.

Optimierter Online-Vertrieb 

Wenn sich Ihr Programm zur Hotelverwaltung mit einem Web-Editor integrieren lässt, dann werden Sie eine Webseite erstellen können, auf der Kunden schnell und einfach eine Buchung abschließen können. Wenn Sie zusätzlich dafür sorgen, dass Ihre Seite schön, funktionell und benutzerfreundlich ist, werden Sie weiter oben in den Ergebnislisten von Suchmaschinen erscheinen, was wiederum dazu führt, dass Sie öfter gefunden und gebucht werden.

Bessere Kundenbeziehungen

Die richtige Software versorgt Sie mit Daten über Ihre Kunden, was Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Zielgruppe gibt und Ihnen dabei hilft, neue interessante Märkte ausfindig zu machen. Mit diesen Informationen kann man Kundenbeziehungen besser aufbauen und pflegen und mehr über die Marktsegmente lernen, die man bisher noch nicht in seiner Vertriebsstrategie anvisiert.

Diversifizierter Vertrieb

Wenn sich Ihr Verwaltungssystem mit einem Channel Manager integrieren lässt, werden Sie mehr Reisende als zuvor ansprechen, da Sie Ihre Zimmer auf so vielen Buchungsportalen und globalen Distributionssystemen wie Sie möchten anbieten können.

Revenue Management

Wenn Sie Zugang zu Daten über die Preisstrategien Ihrer Konkurrenten haben, werden Sie saisonbedingte und andere Schwankungen in der Nachfrage besser ausnutzen und den Umsatz pro Zimmer steigern können.

Der Erfolg Ihres Hotels hängt davon ab, ob Sie in der Lage sind, Zimmerpreise zur richtigen Zeit zu reduzieren oder zu erhöhen.

Mehr Buchungen

Schlussendlich ist Ihnen die richtige Hotelverwaltungssoftware dabei behilflich, häufiger gebucht zu werden.

Sie werden Kontrolle über Ihre Vertriebsstrategie übernehmen und Ihre Einnahmen durchs ganze Jahr hindurch dank höheren Buchungsraten steigern können.

Hotelier benutzt den Channel Manager von SiteMinder, um den Vertrieb auf verschiedenen Buchungsportalen zu verwalten

Verschiedene Arten von Verwaltungssoftware 

Eine umfassende technologische Lösung zur Hotelverwaltung beinhaltet verschiedene Programme. Die wichtigsten sind:

  • Programme zur Verwaltung eines Hotels übernehmen vor allem alltägliche Aspekte der Führung eines Hotels, wie zum Beispiel die Verarbeitung von Buchungen, Stornierungen und die Erstellung von Reports.
  • Ein Channel Manager ermöglicht es Ihnen, Ihre Zimmer auf so vielen Buchungskanälen wie Sie möchten anzubieten. Verfügbarkeiten und Preise werden im Verwaltungssystem und den Portalen automatisch und in Echtzeit aktualisiert.
  • Wenn Sie ein Buchungssystem benutzen, werden Gäste direkt bei Ihnen auf der Webseite eine Reservierung abschließen können, wodurch Sie mehr gebührenfreie Direktbuchungen erhalten.
  • Unter einer Business Intelligence versteht man ein Programm, dass Ihnen Zugang zu Daten über die aktuelle Marktsituation gibt, mit denen Sie Ihr Revenue Management strategisch anpassen können und dadurch mehr Umsatz erzeugen.
  • Ein Programm zur Erstellung von Hotelwebseiten hilft Ihnen dabei, eine schöne und funktionelle Webseite zu gestalten, die Ihre Zielgruppe anspricht und auf der man schnell und einfach eine Buchung abschließen kann. Zusätzlich sollte es Ihre Seite für Suchmaschinen optimieren, damit Sie häufiger auf Seiten wie Google gefunden werden.

Wie wählt man die richtige Software aus? 

Es ist ganz einfach. Welche Eigenschaften und Funktionen sind für Ihren Betrieb am wichtigsten? Das ist die Hauptfrage, die Sie sich bei der Auswahl stellen müssen. Jedes Hotel hat eigene Bedürfnisse und Anforderungen und nur Sie können entscheiden, welche den größten Einfluss auf den Erfolg Ihres Hotels haben. Egal wofür Sie sich entscheiden, Sie sollten darauf achten, dass die verschiedenen Programme, die wir oben aufgeführt haben, in der Software beinhaltet sind und dass sich diese miteinander integrieren lassen.

Außerdem sollte das ganze nicht zu teuer sein. Schließlich geht es darum, mehr Umsatz zu erzeugen. Obwohl Ihnen die richtige Software das Leben leichter machen kann, lohnt es sich nur, Geld dafür auszugeben, wenn Sie im Endeffekt höhere Einnahmen erzielen als zuvor.

Wenn Sie das alles etwas abstrakt finden, dann sollten Sie verschiedene Produkte ausprobieren. Wenn man eine Software eine Zeit lang kostenlos testen kann, sieht man sofort, ob sie in einem bestimmten Hotel funktioniert. Im Idealfall zeigt es sich sofort, dass sie Ihnen gewisse Aufgaben abnimmt und Ihnen die Gelegenheit gibt, sich auf das Kundenerlebnis Ihrer Gäste zu konzentrieren.

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