Was ist ein Hotel-PMS?
Ein Hotel-Property Management System (Englisch für Haus-, bzw. Hotelverwaltungssystem, kurz PMS) ermöglicht es Hotelbetreibern und Eigentümern, ihre Verwaltungsaufgaben effizienter zu organisieren und gleichzeitig Buchungen sowohl kurzfristig als auch langfristig zu steigern.
Ihr Hotel-PMS ist nicht nur für Ihren täglichen Betrieb von Bedeutung, sondern auch für die Verbesserung des allgemeinen Gästeerlebnisses.
Vom Beginn der Online-Buchung bis zum Ende des Aufenthalts und dem Feedback nach Rückkehr ihrer Gäste ist Ihr Hotelverwaltungssystem da, um deren Erlebnis zu verbessern.
Wir stellen Ihnen alle wichtigen Informationen zum Thema Hotel-PMS zur Verfügung, damit Sie die bestmögliche Entscheidung für Ihr Hotel treffen können.
Inhaltsverzeichnis
PMS in der Hotellerie
Die Technologie in der Hotelbranche entwickelt sich weiterhin rasant und Hotelverwaltungssoftware (PMS) ist für Hoteliers, die ihre Geschäftsabläufe verbessern möchten, unverzichtbar.
Die Vorteile eines effektiven Hotelverwaltungssystems zu nutzen, beginnt damit, das richtige System zu wählen. Es ist von Bedeutung, dass Sie genau wissen, was Hotelmanagementtechnologie ist und warum dessen Einsatz in Ihrem Hotel für Sie von Bedeutung ist.
Alle Hotels benötigen ein Property-Management-System, jedoch sind nicht alle PMS-Systeme gleich und es kann verwirrend sein, zu entscheiden, welches für Ihr Haus am besten geeignet ist.
Um Ihr Hotel im globalen Wirtschaftsklima effizient zu verwalten, müssen Sie ein System finden, das die Funktionen bietet, die Sie benötigen und wünschen.
Cloudbasierte Hotel-Property-Management-Systeme
Cloudbasierte PMS-Lösungen sind eine hervorragende Möglichkeit, alle wichtigen Prozesse in Ihrem Hotel zu automatisieren und zu beschleunigen, darunter:
- Annahme und Bestätigung von Buchungen,
- Verwaltung von Reservierungen,
- Erstellung von Rechnungen und Berichten,
- Check-in/-out,
- Zimmertransfers,
- Überprüfung/Bearbeitung von Verfügbarkeit,
- Gästekommunikation.
Cloudbasierte Technologie kann all diese Aufgaben problemlos bewältigen, weil sie sich tief in Channel-Management, Buchungssysteme und Revenue Management-Systeme integrieren lässt. Trotzdem bestehen bisweilen Bedenken hinsichtlich der Gültigkeit und Kosteneffizienz von cloudbasierten PMS-Tools, wie z. B.:
Ist Hotel-PMS-Software wichtig?
Für jedes Unternehmen, das seine täglichen Aufgaben optimieren möchte, ist PMS-Hotelsoftware unverzichtbar. Von der Erfassung von Daten an einem Ort bis hin zu automatisierten Prozessen – diese sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass zeitaufwändige Aufgaben schnell erledigt und die Gesamteffizienz gesteigert werden kann. Das bedeutet, dass Sie sich auf die wichtigeren Hotelabläufe konzentrieren können.
Vorteile von Hotelverwaltungssystemen
In der heutigen schnelllebigen Welt des Reisens ist es wichtig, dass Sie so viele Aufgaben wie möglich automatisieren. Ein PMS kann Ihnen dabei enorm helfen. Die Implementierung eines Hotel-PMS bietet weitere Vorteile:
Reduzieren Sie den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben
Das richtige Hotelverwaltungssystem sollte Ihnen einiges an Arbeit abnehmen und den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben minimieren, sodass Sie Ihre Bemühungen und Energie auf das große Ganze konzentrieren können. Die Software sollte Ihnen auch wertvolle Daten zur Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit und -produktivität liefern.
Steigern Sie Ihre Online-Präsenz
Eine in einen Website-Builder integrierte Verwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, direkte Online-Buchungen zu akzeptieren und eine benutzerfreundliche Website zu erstellen. Das kann Ihre Relevanz in den Suchmaschinenergebnissen und Ihre Online-Präsenz erhöhen, sodass mehr Reisende Ihr Haus bei der Online-Suche entdecken.
Bauen Sie Beziehungen zu Gästen auf
Entwickeln Sie eine bessere Beziehung zu Ihrem Zielmarktsegment. Treue Gäste, die schon ein paar Mal in Ihrem Haus übernachtet haben, werden das verbesserte Erlebnis zu schätzen wissen.
Hotelmanagement-Software kann nicht nur wiederkehrenden Gästen zugutekommen, sondern auch neue Märkte erschließen.
Hotelvertriebsverwaltung
Ein PMS, das in einen Channel-Manager integriert ist, ermöglicht es Ihnen, über viele Kanäle zu werben und gleichzeitig die Preisparität zu gewährleisten. Von den großen OTAs und GDS-Anbietern bis hin zu einzelnen Reisebüros können Sie Ihren Agenten sofort Buchungsinformationen in Echtzeit bereitstellen, und so Buchungen steigern.
Hotelumsatz optimieren
Mit innovativen Preistools, mit denen Sie eine flexible Zimmerpreisstrategie entwickeln können, können Sie den Umsatz pro Zimmer jederzeit maximieren.
Die richtige Preisgestaltung Ihrer Zimmer ist der Schlüssel zum Erfolg in dieser wettbewerbsintensiven Branche, und diese Tools zur Hand zu haben, kann den Erfolg Ihres Hotels erheblich steigern.
Buchungen steigern
Letztendlich besteht der Sinn jeder Funktion Ihrer Hotelmanagement-Suite darin, die Buchungen für Ihr Haus zu steigern.
Egal ob Sie Ihre Buchungen außerhalb der Saison oder Ihr Angebot auf neue Marktsegmente ausweiten möchten, die richtige Hotelmanagement-Software kann den Erfolg Ihres Hotels steigern.
Funktionen eines Hotel-PMS
Verwaltungssysteme sind sowohl für die Betreiber großer Hotelketten als auch für unabhängige Hoteliers wichtig. Sie bieten mehrere Funktionen, darunter:
PMS-Funktion 1: Reservierungen
Ihr PMS sollte Ihnen dabei helfen, Ihre Reservierungen effizient zu verwalten, indem es den Prozess automatisiert. So können Sie sich mehr auf die Interaktion mit Ihren Gästen konzentrieren. Ein PMS reduziert das Risiko einer Überbuchung Ihrer Zimmer deutlich und verbessert so direkt das Gästeerlebnis in Ihrem Hotel.
Und da Reisende heute eher online buchen als per Telefon oder im Reisebüro, müssen Sie sowohl Direktbuchungen als auch Buchungen über Dritte in Betracht ziehen. Auf diese Weise können Sie den Umsatz pro Buchung maximieren. Erwägen Sie eine Software, die in ein Online-Buchungssystem integriert ist.
PMS-Funktion 2: Rezeptionsbetrieb
Mit dieser Funktion kann ein Rezeptionsmanager Zimmerreservierungen anzeigen und aktualisieren, Gäste ein- und auschecken und Zahlungen verarbeiten. Gäste möchten ein reibungsloses Check-in-Erlebnis. Komfort ist das A und O. Ein System, das die Prozesse verbessert, sorgt also dafür, dass Ihre Gäste zufrieden sind und Ihr Personal mehr Zeit hat, sich um die Gäste zu kümmern.
PMS-Funktion 3: Channel Manager
Mit einer Software, die Channel Management unterstützt, ist es Ihnen möglich, eine umfassende Vertriebsstrategie zu entwickeln und umzusetzen, die kontinuierlich Buchungen generiert. Um in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich zu sein, ist es notwendig, Partnerschaften mit verschiedenen Arten von Agenten in der Branche aufzubauen, von OTAs bis hin zu GDS-Anbietern.
PMS-Funktion 4: Revenue Management
Ein Revenue Management System (RMS) ermöglicht es einem Hotelmanagementteam, Prozesse anzupassen und zu optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen und die Finanzen zu optimieren. Wichtige Managementindikatoren wie Belegung, RevPAR (Revenue Per Available Room, Umsatz pro verfügbarem Zimmer) und GOPAR (Gross Operating Profit Per Available Room, Bruttogewinn pro verfügbarem Zimmer) sind allesamt Kennzahlen, die berücksichtigt werden, um Preisstrategien zu verbessern und mehr Zimmer zum optimalen Preis zu verkaufen.
PMS-Funktion 5: Kundendaten und CRM-Integration
Für jeden Hotelier spielt die Sammlung und Verwaltung von Gästedaten eine entscheidende Rolle. Ein CRM-System muss in die Rezeption und das Reservierungssystem integriert werden, um Gästedaten aus jeder Quelle zu kombinieren. Dadurch erhalten Sie im Management eine leistungsstarke Datenbank, mit der Sie während und nach dem Check-out mit den Gästen in Kontakt bleiben können. Dies hilft Ihnen, Ihre Marketingaktivitäten zu teilen und das Feedback der Gäste zu erhalten. Stammkunden können durch Treueprogramme belohnt werden, die besonders für große Hotelketten und Resorts wichtig sind.
PMS-Funktion 6: Housekeeping
Ein Housekeeping-Modul in Ihrem PMS-System kann das Housekeeping-Personal mit dem Front-Office-Team verbinden. Die Hauptfunktion des Housekeeping-Moduls ist die Instandhaltung des Hauses, z. B. die Verwaltung des Zimmerstatus, die Zuweisung von Reinigungskräften und Aufgaben für das Housekeeping. Wenn Sie ein cloudbasiertes PMS verwenden, können die Housekeeping-Mitarbeiter den Status der Aufgaben einfach über ein digitales Gerät aktualisieren.
PMS-Funktion 7: Mobile Funktionen
Mobile Optimierung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Hoteltechnologie und umfasst die Prozesse eines PMS wie das mobile Einchecken und die Kommunikation mit dem Personal.
PMS-Funktion 8: Point-of-Sale-Dienste
Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Hotel mehrere Point-of-Sale-Kontaktpunkte (oder Verkaufsorte). Ob Rezeption, Hotelrestaurant oder Spa, ein Point-of-Sale-Modul in Ihrem PMS-System ist unverzichtbar, wenn es um die Abwicklung von Transaktionen geht. Es dient der Automatisierung und Sicherung von Finanzdaten an einem Ort. Dies verbessert das Gasterlebnis, unter anderem wenn Produkte und Dienstleistungen auf das Zimmer geschrieben werden, indem es ein nahtloses Erlebnis gewährleistet.
PMS-Funktion 9: Rechnungs- und Zahlungsoptionen
Wenn Ihr Hotel-PMS-System in Ihr Zahlungssystem integriert ist, profitieren Sie von schnelleren Zahlungen, weniger Fehlern und mehr Optionen für automatisierte Zahlungsprozesse. Dies kann nicht nur für Ihre Gäste von Nutzen sein, sondern auch für Ihr Hotelpersonal. Diese Zahlungssysteme verarbeiten Karten- und Online-Zahlungen und können automatisch Rechnungen für Gäste erstellen.
PMS-Funktion 10: Leistungsberichte
Datengesteuerte Entscheidungen sind der Schlüssel zu Verständnis und Verbesserung Ihrer Geschäftsleistung. Mit Berichten und Analysen können Sie aktuelle Vorgänge überprüfen und feststellen, was gut funktioniert und was verbessert werden sollte. Ein effektiver Bericht von Ihrem PMS kann die strategische Planung verbessern und kann je nach PMS-Software Auditberichte, Housekeeping-Berichte und Ähnliches erstellen.
Was Sie bei der Auswahl eines Property-Management-Systems für Ihr Hotel beachten sollten
Wenn Sie ein Programm mit einem Webeditor oder Website-Ersteller wählen, können Sie eine übersichtliche, ansprechende und benutzerfreundliche Website erstellen, die Gäste dazu anregt, ihren Aufenthalt in Ihrem Hotel zu buchen. Einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Cloudbasiert
- Integration mit anderer Software
- Multifunktional
- Self-Service
- Einfache Reservierungs- und Upselling-Prozesse
- Unterstützung klassischer und dynamischer Preismodelle
- Hilfe bei der Erkennung von Stammkunden
- Vereinfachung des Tagesablaufs
Vorteile von cloudbasierten Property-Management-Systemen für Hotels
Daten belegen, wie cloudbasierte Property-Management-Systeme Ihnen insgesamt mehr Kontrolle über Ihr Hotelgeschäft geben können, in verschiedenen Bereichen. Dazu gehören:
- Ein zusätzlicher Grad an Anpassung,
- Berichts- und Datenanalysefunktionen,
- Integration mit anderen Systemen von Drittanbietern wie OTAs und Buchungssystemen,
- Einfacher Zugriff von jedem Standort und Gerät aus.
Übersicht von Property-Management-Systemen in der Hotellerie
Es gibt zahlreiche Anbieter von Property-Management-Systemen auf dem Markt. Der wichtigste Faktor bei der Auswahl ist, dass das System einfach zu bedienen ist, alle benötigten Funktionen bietet und sich in Ihre anderen wichtigen Systeme wie Ihren Channel Manager integrieren lässt.
Einige beliebte Beispiele, auf die Sie bei der Suche stoßen könnten, sind:
- Little Hotelier
- Sirvoy Reservation System
- Frontdesk Anywhere
- eZee Technosys
- OPERA
- Hotelogix
- Maestro PMS
- Avvio
Und das ist nur der Anfang einer langen Liste. Für die Suche nach einem PMS sind einige Recherchen und Bewertungen erforderlich.
Fragen, die Sie Anbietern von PMS-Lösungen stellen sollten
Die richtige Hotelsoftware ist entscheidend, insbesondere in einer Welt, in der sich Verbraucher täglich mehr auf ihre Geräte verlassen. Eine Investition in die richtige Software kann für Ihren Gesamterfolg als Hotelbetreiber entscheidend sein, erfordert jedoch einige Recherchen.
Folgende sieben Fragen sollten Sie Ihrem Hotelsystemanbieter so bald wie möglich stellen:
1. Wie behält das Produkt seine Relevanz in der Hotelbranche?
Während der Kern eines Technologiesystems gleich bleiben kann, muss sich das Produkt an die sich ändernden Trends und Vorlieben der Reisenden in der Hotelbranche anpassen. Sie müssen diese Frage stellen, damit Sie verstehen, wie Technologie das Wachstum Ihres Hotels im Gleichschritt mit der Branche unterstützen kann.
2. Wie oft wird die Plattform aktualisiert oder aufgerüstet?
Bei Software und Technologie gibt es immer Raum für Verbesserungen, und die besten Hotelsoftwareanbieter stellen sicher, dass ihren Kunden regelmäßige Updates und Upgrades zur Verfügung stehen. Es ist von Bedeutung zu wissen, wie häufig diese Upgrades verfügbar sein werden, wie Sie erfolgreich die Upgrades implementieren und welche Auswirkungen sie auf Ihre Vertriebskanäle oder Berichte haben können.
3. Welchen Kundenservice erhalten Sie vom Anbieter?
Leider konzentrieren sich zu viele Hoteltechnologieanbieter auf harte Verkaufsstrategien ohne viel Support nach dem Kauf. Sie sollten beim Anbieter nachfragen, ob ein Ansprechpartner zur Verfügung steht, der die Software unterstützt, Schulungen anbietet und nach der Installation der Technologie mit dem Personal zusammenarbeitet.
4. Ist die Hotelplattform sicher?
Sicherheit sollte bei Ihrem ausgewählten Hoteltechnologieanbieter oberste Priorität haben. Erkundigen Sie sich nach den Details zu den Sicherheitsfunktionen, da es unerlässlich ist, dass sowohl die Daten Ihres Hotels als auch die Ihrer Gäste sicher geschützt sind.
5. Wie einfach kann das System personalisiert werden?
Hoteltechnologieanbieter müssen ein vielseitiges System anbieten, das nicht nur allgemeine Funktionen enthält, die jedes Hotel benötigt, sondern auch anpassbare Funktionen, mit denen ein Unternehmen die Plattform markenspezifisch anpassen kann. Die Investition in Technologie muss zu einem System führen, das speziell für Ihr Hotel geeignet ist.
6. Welche Berichtsfunktionen sind verfügbar?
Zu den wichtigsten Funktionen einer Hotelmanagementsoftware gehören die Berichtsfunktionen. Es ist wichtig, dass Sie detaillierte Berichte mit Echtzeit-Daten erstellen können, da dies die einzige Möglichkeit darstellt, den Markt, Ihre Leistung und Ihre Konkurrenten beim Ausbau Ihrer Marke zu verstehen.
7. Wie kann ich nach der Implementierung auf das System zugreifen?
Stellen Sie sicher, dass Sie in ein System investieren, mit dem Sie Ihr Hotel von überall aus verwalten können. Sie brauchen Hoteltechnologie, die für alle Geräte optimiert ist, einschließlich Smartphones und Tablets.
Die Zukunft von Hotel-Property-Management-Systemen
Ein Hotel-PMS ist ein unverzichtbares Geschäftstool für jedes Haus. Technologie steht hinter fast allem alltäglichen Leben, weshalb die Verwendung von Software auf dem neuesten Stand Ihr Geschäftsmodell enorm verbessern kann. Hoteliers verlassen sich auf diese Technologie, um reibungslose Front-of-House-Abläufe, einschließlich der Verwaltung der Rezeption, und Back-of-House-Abläufe, wie z. B. die Berichterstattung, durchzuführen.
Durch die Aktualisierung Ihres PMS-Systems bleiben Sie auf dem aktuellen Stand der Technik und ermöglichen Ihrem Unternehmen, die Anforderungen der heutigen Reisenden zu erfüllen. Die Erwartungen von Gästen und Personal entwickeln sich ständig weiter, und dabei muss Ihre Hotelsoftware mithalten können. In der Hotellerie sind flexible Zahlungsmethoden, schlüsselloser Zugang und Self-Service-Check-ins nur einige der jüngsten Entwicklungen.
