Hotelbuchhaltung: Der umfassende Leitfaden für Ihre Unterkunft

Was ist Hotelbuchhaltung?

Hotelbuchhaltung bezeichnet den Prozess des Erfassens und Pflegens der Finanzdaten und des Ergebnisses Ihres Hotelunternehmens. Mit einer guten Buchhaltung können Management und andere Stakeholder die Finanzen Ihres Hotels leicht nachvollziehen und so fundierte Entscheidungen treffen.

Die Buchhaltung kann auch dazu dienen, negativen Ergebnissen gegenzusteuern. Und Sie kann Ratschläge zur Finanzplanung Ihres Hotels liefern.

Ohne qualitativ hochwertige Buchhaltung wird es für Ihr Hotel sehr schwierig, eine erfolgreiche Strategie für das Umsatzmanagement oder ein nachhaltiges Geschäft zu entwickeln.

In diesem Blog erläutern wir alles, was Sie über die Buchhaltung für Hotels wissen müssen.

Welche Arten von Hotelkonten gibt es?

In der Regel führt ein Hotel drei Kontentypen bzw. Anlagenbücher. Diese sind:

• Gästekonten – Eine Aufzeichnung der Transaktionen, die zwischen einem Gast und Ihrem Hotel stattfinden. Wenn ein Gast beispielsweise den Zimmerservice bestellt.
• Konten für Nicht-Gäste – Transaktionen, die zwischen Ihrem Hotel und anderen Parteien stattfinden, z. B. mit Lieferanten.
• Managementkonten – Dies ist ein Bericht, der Managern, Eigentümern und Stakeholdern die Gesamtsituation des Hotels aufzeigt, meist vierteljährlich oder alle zwei Monate. Damit können Sie eine Reihe wichtiger Finanzberichte erstellen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Abläufe unterstützen.

Innerhalb dieser drei Konten können natürlich diverse weitere Anlagenkonten und Kennzahlen erfasst werden.

Ihr Hotel kann beispielsweise unterschiedliche Konten für Barverkäufe, Restaurantverkäufe, Zimmerservice, Zimmervermietung, Vermietung von Einrichtungen und mehr führen. Dies liefert genauere Berichte und mehr Transparenz bei der Ergebnisbewertung.

Was ist der Kontenplan (COA) der Hotelbuchhaltung?

Im Kontenplan werden die für Ihr Hotel eingerichteten Finanzkonten aufgeführt. Damit können Sie dokumentieren, welche Zahlen Sie aufzeichnen und nachverfolgen, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu halten.

Der Kontenplan umfasst meist:

• Umsatz/Einnahmen – Geld, das Sie mit den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen einnehmen (z. B. mit der Zimmervermietung).
• Ausgaben – Geld, das Sie für die Instandhaltung und Unterhaltung Ihrer Immobilie und Dienstleistungen ausgeben (z. B. Gehälter des Personals).
• Vermögenswerte – Dinge, die Sie besitzen oder verwalten, um zukünftige Einnahmen zu erzielen (z. B. Ihre Ausstattung).
• Verbindlichkeiten – Dinge, für die Sie Geld zahlen müssen (z. B. Lieferanten).
• Eigenkapital – Im Wesentlichen der Wert Ihres Unternehmens.

Dies bedeutet aber nicht, dass Sie Ihr Hotel exakt so einrichten müssen. Ihr Kontenplan hängt von den Besonderheiten Ihres Unternehmens und Ihren Prioritäten ab. Diese Kennzahlen bilden jedoch einen guten Ausgangspunkt.

Sie werden jedoch sehen, dass Sie für jedes der oben aufgeführten Konten auch einen separaten Kontenplan führen können, um maximale Übersichtlichkeit zu erzielen und den Einblick in die detaillierten Ergebnisse Ihres Hotels zu erleichtern.

Warum ist die Hotelbuchhaltung so wichtig?

Die Hotelbuchhaltung ist extrem wichtig, um den Gesamtzustand und die Entwicklung der Finanzen Ihres Hotels nachzuvollziehen. Sie liefert Ihnen mehr Informationen zu Ihrem Umsatz und Ihrer Rentabilität und allen finanziellen Faktoren, die den Betrieb Ihrer Unterkunft beeinflussen. Budgetierung, Prognosen oder Kostenplanung werden durch die Buchhaltung sehr viel effektiver.

Ohne angemessene Hotelbuchhaltung wissen Sie nicht, wie viel Geld hereinkommt oder rausgeht, wo Sie zu viel ausgeben und welche Umsatzchancen Sie nicht nutzen.

Im Grunde genommen kann Ihr Hotel ohne gute Buchhaltung in einen Schuldenkreislauf geraten, den es kaum überleben kann. Oder noch schlimmer: Ihr Unternehmen scheitert und Sie bemerken dies erst, wenn es zu spät ist.

Angesichts der Tatsache, dass der Hotelumsatz in den USA im Jahr 2023 voraussichtlich 408,80 Milliarden US-Dollar erreichen wird, ist die Buchhaltung wichtig, weil Sie damit sicherstellen können, dass Umsatzeinbußen minimiert werden und Ihr Gewinn maximiert wird.

Wie werden Konten in der Hotelbranche geführt?

Einige Aspekte einer erfolgreichen Hotelbuchhaltung sind unverzichtbar. Damit Ihre Unterkunft von Monat zu Monat und Jahr zu Jahr reibungslos läuft, müssen Ihre Finanzen in Ordnung sein.

Eine gute und saubere Buchführung umfasst:

• Pflege einer aktuellen Bilanz – Diese beschreibt zu jedem Zeitpunkt die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihrer Marke
• Gewinn- und Verlustrechnungen – Entscheidend ist, dass Sie wissen, ob und wie viel Geld Sie verlieren oder verdienen, damit Sie strategische Anpassungen vornehmen können.
• Cashflow-Berichte – Der Cashflow ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass nicht zu viele Verbindlichkeiten anfallen. Ihre Einnahmen und Ausgaben müssen im Einklang sein, sonst geraten Teile Ihres Unternehmens in Gefahr.
• Fortbildung des Personals – Eine eigene Buchhaltungsabteilung ist ideal. In diesem Fall müssen Sie jedoch sicherstellen, dass das Personal ausreichend qualifiziert ist und die beste verfügbare Software verwendet. Andernfalls können Sie mit Ihrer Buchhaltung auch ein Team von Fachleuten in Ihrer Region beauftragen.
• Implementierung einer effektiven Umsatzmanagementstrategie – Die Nachverfolgung wichtiger KPIs und Kennzahlen hilft Ihnen, Ihre Gesamtleistung zu verbessern und macht die Buchhaltung deutlich weniger aufreibend.
• Einsatz von Software für die Buchhaltung – Automatisierte Buchhaltungssoftware kann die Arbeit aller Menschen erheblich erleichtern. Sie spart Zeit, liefert genauere Daten und liefert verständlichere Analysen.

All diese Punkte und mehr. Dabei muss berücksichtigt werden, dass einige Aspekte der Buchhaltung in der Hotelbranche im Vergleich zu anderen Branchen absolut spezifisch sind (darauf werden wir bald zu sprechen kommen).

Wie wichtig ist ein Buchhaltungsverfahren für mein Hotel?

Ein festgelegtes Verfahren für die Buchhaltung in Ihrem Hotel ist sehr wichtig. Indem Sie einen Prozess einführen, der regelmäßige Analysen und Berichte umfasst, erhalten Sie ein genaueres Bild der Finanzlage Ihres Hotels.

Wichtige Buchhaltungsverfahren für Hotels

Zu Beginn der Arbeit mit einem Buchhalter oder Ihrem internen Finanzteam sollten Sie einige wichtige Ziele festlegen:

• Wie viele Konten und Anlagenbücher Sie führen möchten
• Welche Daten Sie verfolgen möchten
• Wie die Daten aufgezeichnet werden sollen
• Welche Berichte verwendet werden
• Wie oft Berichte erstellt werden sollen
• Welche Ziele Sie überwachen möchten

Indem Sie diese Schritte zusammenfassen und dokumentieren, können Sie diese als Standardverfahren in Ihrem Unternehmen einführen und damit letztlich erfolgreicher werden.

Gängige Aufgaben und Rollen bei der Hotelbuchhaltung

Wie bereits angesprochen, kann die Buchhaltung für Hotels einzigartig und vielfältig sein, da Hotels womöglich viele verschiedene Abteilungen besitzen, die unterschiedliche Konten und Transaktionen erfordern.

All dies kann sich auf die Buchhaltung auswirken. Beispiele:

• Übernachtungsaudit – Die Aufgabe eines Night Auditors besteht darin, dafür zu sorgen, dass jeder neue Tag reibungslos beginnt und die Fakten und Zahlen des Vortages exakt übergeben werden. Dazu gehört auch die Bereitstellung eines Berichts, den ein Buchhalter prüft, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
• Verkaufsverwaltung – Wie viele Zimmer verkauft wurden und wie der Verkauf zustande kam wirkt sich natürlich auf den Umsatz und die Transaktionen aus. Wenn Zimmer überbucht werden und es zu Doppelbuchungen und Stornierungen kommt, wirkt sich dies insgesamt negativ auf den Umsatz aus.
• Umsatzverwaltung – Mit Paketangeboten, Sonderangeboten, Extras, Zusatzleistungen und unzähligen Zimmertypen kann die Gestaltung der Zimmerpreise äußerst variabel ausfallen. Die Maximierung des Werts der einzelnen Zimmer und Gäste wirkt sich letztendlich auf das Ergebnis des Hotels aus.
• Personal im Kundenkontakt – Ganz gleich, ob es sich um Mitarbeiter an der Rezeption, in der Bar, im Restaurant oder in anderen Angeboten handelt, wichtig ist, dass alle Transaktionen erfasst und Fehler auf ein Minimum eingeschränkt werden.
• Reinigung und Instandhaltung – Die Einhaltung eines straffen Zeitplans, die Aufrechterhaltung einer hohen Arbeitsqualität und die effiziente Erledigung der Arbeiten sind nicht nur für die Kosteneffizienz, sondern auch für das Gästeerlebnis und das Endergebnis von entscheidender Bedeutung.
• Personal im Backoffice – Dinge wie die Gehaltsabrechnung und die Personalplanung müssen präzise und effizient erledigt werden, um sicherzustellen, dass kein Geld verschwendet wird.

Dann ist da noch die Buchhaltung als solche, über die wir gesprochen haben, bei der eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung, Budgetierung und Prognosen von entscheidender Bedeutung sind.

Der Wert von Software für die Hotelbuchhaltung

Die gute Nachricht lautet, dass Hotelbuchhaltungssoftware alles, über das wir bisher gesprochen haben, stark vereinfachen kann.

Online-Software hatte in jeder Hinsicht einen enormen Einfluss auf die Hotelbranche. Dazu gehören auch die Möglichkeit, mehr Zimmer an mehr Standorten zu verkaufen, die einfachere Verwaltung von Reservierungen und Einnahmen, die Steigerung der Effizienz und des Gewinns sowie die Verbesserung des Gästeerlebnisses.

Bei der Hotelbuchhaltung sieht das nicht anders aus. Es gibt eine Vielzahl von Software auf dem Markt, mit der Hoteliers ihre Konten verwalten können, ohne dass sie dafür Buchhalter oder Datenwissenschaftler sein müssen.

Was sind die wesentlichen Vorteile eines Hotelbuchhaltungssystems?

Die Vorteile eines Hotelbuchhaltungssystems überschneiden sich häufig mit den Vorteilen eines Systems für die automatisierte Hotelverwaltung. Diese Vorteile sind:

• Sie sparen Zeit bei manuellen Aufgaben (keine frustrierenden Tabellenkalkulationen mehr)
• Sie bringen fragmentierte Daten an einem verwaltbaren Ort zusammen
• Sie optimieren die Datenerfassung und machen sie nachvollziehbarer
• Sie erstellen Berichte nahezu ohne Zeitverzögerung
• Sie sorgen für eine genauere Berichterstattung
• Sie verbessern Ihre Möglichkeiten, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen und schnellere Ergebnisse zu erzielen
• Sie verschaffen Ihnen mehr Kontrolle über Ihr Unternehmen und mehr Flexibilität

Da Software schneller und genauer arbeitet als ein Mensch, verschafft sie Ihnen mehr Zeit, sich auf die Strategie zu konzentrieren, statt sich an kleinen Details abzuarbeiten. Diese kleinen Details sind wichtig, die Software ermöglicht aber den sofortigen Zugriff und stellt diese leicht verständlich und abgestimmt dar.

Softwaretypen für das Management und die Buchhaltung von Hotels

Wenn es um die Softwaretypen geht, die Sie für die Buchhaltung nutzen, sollten Sie tatsächlich Online- oder Cloud-basierte Software nutzen, die allein über eine Internetverbindung läuft.

Dadurch sind Ihre Daten fortlaufend synchron und auf dem neuesten Stand, ganz zu schweigen davon, dass sie immer korrekt sind. Dies ermöglicht Ihnen auch Remote-Arbeit, ohne dass Sie an einen Schreibtisch oder das Backoffice gebunden sind. Solange Sie über einen Laptop oder ein Mobilgerät und eine stabile Internetverbindung verfügen, können Sie Ihre Buchhaltung an jedem Ort verwalten.

Gängige Buchhaltungsprogramme für Hotels:

• Freshbooks – Buchhaltungssoftware für kleine bis mittelgroße Unternehmen, einschließlich Hotels.
• QuickBooks – QuickBooks besitzt viele intelligente Funktionen, erzielt eine hohe Bewertung bei der Kundenzufriedenheit und bietet flexible Preispläne.
• Sage Business Cloud Accounting – Sage nutzt KI und bietet ein hohes Maß an Interaktivität, über die Hoteliers ihre Buchhaltungsfunktion in Echtzeit ausführen können.
• Xero – Xero ist bei kleinen Unternehmen vieler Branchen beliebt, auch im Gastgewerbe, und wird häufig eingesetzt.
• M3 – M3 ist eine Hotelbuchhaltungssoftware, die speziell für Hoteliers entwickelt wurde, was sie zu einer attraktiven Option macht.

Nach welchen Kriterien sollten Sie Ihre Wahl treffen?

Welche ist die beste Backoffice-Buchhaltungssoftware für Hotels?

Wenn es darum geht, die beste Backoffice-Buchhaltungssoftware für Ihr Hotel auszuwählen, empfiehlt es sich immer, mehrere Optionen zu prüfen. Erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter, damit Sie die Funktionen, die Preismodelle und die Übereinstimmung der einzelnen Produkte mit Ihren Bedürfnissen vergleichen können.

Möchten Sie eine einfache Buchhaltungssoftware, die sich extrem leicht bedienen lässt? Oder wünschen Sie sich eine leistungsfähigere Software, die Ihre komplexen Aufgaben vereinfacht? Wie viel können Sie ausgeben und wo erzielen Sie Ihrer Meinung nach eine gesunde Investitionsrendite? Bei Ihrer Kaufentscheidung müssen Sie sich viele Fragen stellen.

Es hilft sicherlich auch, einen Blick auf Bewertungen und Aggregatoren zu werfen. Eine der vertrauenswürdigsten Websites für die Prüfung von Hotelsoftware ist HotelTechReport. Sie sammelt Hunderte von Bewertungen für Dutzende Anbieter und wird regelmäßig aktualisiert, um die aktuellsten Daten zu berücksichtigen. Weitere Quellen für Bewertungen und den Anbietervergleich sind Software Advice und Capterra.

Wenn Sie Ihre Entscheidung auf die Daten von HotelTechReport stützen, das über 600 Hoteliers befragt hat, ist die beste Hotelbuchhaltungssoftware:

• Höchste HotelTech-Bewertung – M3
• Am häufigsten empfohlen – M3
• Für Luxushotels – Aptech Computer Systems Inc

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Kategorien, darunter verschiedene Immobilientypen, Größen und Standorte. M3 und Aptech sind die beiden Anbieter, die immer wieder ganz oben auf der Liste stehen.

Bessere Kontrolle über Ihre Hotelbuchhaltung erzielen Sie mit der SiteMinder-Plattform

SiteMinder ist bekannt als weltweit führende Hotel-Commerce-Plattform. SiteMinder erleichtert Ihnen die Online-Verwaltung Ihres Hotels, was Sie als modernes Unternehmen erfolgreich macht.

Auch wenn wir Ihnen Ihre Hotelbuchhaltung nicht abnehmen können, können wir dazu beitragen, dass Ihre Geschäftsberichte langfristig deutlich besser aussehen.

Unsere leistungsstarke Technologie hilft Ihnen, alle wichtigen Vorgänge in einem zentralen, von Ihnen kontrollierten Knotenpunkt zusammenzuführen. Dies ermöglicht Folgendes:

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Genau wie mit Software für die automatisierte Hotelbuchhaltung können Sie auch mit SiteMinder Ihr Geschäft automatisieren und beschleunigen – was Ihnen mehr Zeit und die Freiheit verschafft, die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

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