Contabilidade hoteleira: o guia abrangente para o seu estabelecimento

O que é a contabilidade hoteleira?

A contabilidade hoteleira é o processo de registar e manter registos financeiros e o desempenho da sua atividade hoteleira. Uma contabilidade em dia facilita a compreensão das finanças do seu hotel pela administração e por outras partes interessadas, o que lhes permitirá tomar decisões informadas.

A contabilidade também pode envolver a prática de corrigir um desempenho negativo e a oferta de conselhos sobre os planos financeiros do seu hotel.

Sem uma contabilidade de qualidade, será muito difícil para o seu hotel alcançar uma estratégia de gestão de receitas de sucesso ou uma atividade comercial sustentável.

Neste artigo de blogue, vamos explicar tudo o que precisa de saber sobre a contabilidade para o setor hoteleiro.

Que tipos de contas dos hotéis existem?

Geralmente, existem três tipos de contas, ou livros-mestres, que um hotel mantém. São os seguintes:

• Contas dos hóspedes – registo de transações ocorridas entre um hóspede e o hotel. Por exemplo, quando o hóspede pede serviço de quartos.
• Contas não relacionadas com os hóspedes – transações que ocorrem entre o hotel e terceiros, como fornecedores.
• Contas de gestão – relatório que demonstra a gerentes, proprietários e partes interessadas a situação geral do hotel, geralmente de forma trimestral ou duas vezes por mês. Pode utilizar este processo para criar uma série de demonstrações financeiras importantes que ajudarão a gerir as suas operações.

Naturalmente, dentro destes três grupos gerais pode existir uma ampla gama de diferentes livros-mestres e métricas a manter.

Por exemplo, o seu hotel poderá utilizar diferentes livros-mestres para vendas de bar, vendas de restaurante, serviço de quartos, alugueres de quartos e contratação de comodidades. Isto possibilita uma criação de relatórios mais precisa e uma visibilidade mais fortes aquando da avaliação do desempenho.

O que é o plano de contabilidade do hotel?

O plano de contabilidade lista as contas financeiras que estão definidas para o seu hotel. É uma forma de documentar os registos que mantém e controla de forma a assegurar uma boa situação financeira da sua empresa.

Geralmente, o plano de contabilidade inclui:

• Receitas/rendimentos – dinheiro recebido pelos serviços que presta (p. ex., reservas de quartos).
• Despesas – dinheiro gasto para pagar a manutenção e a reparação do seu estabelecimento e dos serviços (p. ex., salários dos funcionários).
• Ativos – bens da sua propriedade ou da sua gestão que asseguram receitas futuras (p. ex., comodidades).
• Passivos – bens que exigem que pague dinheiro por eles (p. ex., fornecedores).
• Capital próprio – no fundo, o valor da sua atividade comercial.

De forma nenhuma esta é uma representação de como deve configurar o seu hotel. O seu plano de contabilidade dependerá sempre dos aspetos específicos da sua empresa, bem como das suas prioridades. Ainda assim, estas métricas são um bom ponto de partida.

Verá que, para cada uma das contas indicadas acima, poderá ter um plano de contabilidade diferente para alcançar o máximo de clareza e facilitar o aprofundamento dos detalhes sobre o desempenho do seu hotel.

Porque é tão importante a contabilidade hoteleira?

A contabilidade hoteleira é extremamente importante para compreender a situação geral e a trajetória das finanças do seu hotel. Permite-lhe saber mais sobre as suas receitas e a sua rentabilidade, bem como todos os fatores financeiros que influenciam as operações do seu estabelecimento. Seja orçamentação, seja previsão ou planeamento de custos, a contabilidade torna qualquer uma destas tarefas muito mais eficaz.

Sem uma contabilidade hoteleira adequada, não saberá quanto dinheiro está a receber e quanto está a gastar, onde está a gastar demasiado e que oportunidades não está a aproveitar.

Basicamente, sem uma boa contabilidade, o seu hotel pode ficar preso num ciclo de endividamento, quase não conseguindo sair do sufoco. Pior ainda, a sua empresa pode falir e só se aperceberá disso quando for tarde demais.

Com o conhecimento de que as receitas do setor hoteleiro nos EUA estão previstas para alcançar os 408,80 mil milhões de USD em 2023, a contabilidade é importante para ajudar a assegurar que minimiza a perda de receitas e maximiza os seus lucros.

Como se faz a manutenção de contas no setor hoteleiro?

Alguns aspetos de uma contabilidade hoteleira de sucesso não são negociáveis. Se o seu estabelecimento tiver de funcionar sem problemas de mês a mês e ano a ano, as suas finanças têm de estar em ordem.

Manter contas organizadas e adequadas implica:

• manter uma demonstração financeira atualizada – esta descreve os ativos, passivos e capital próprio da sua marca num determinado momento;
• utilizar demonstrações de resultados – é essencial compreender se está a perder ou a ganhar dinheiro e quanto, de forma a fazer ajustes estratégicos;
• utilizar relatórios de fluxo de caixa – o fluxo de caixa é essencial para assegurar que não se embrenha em dívidas. Os seus rendimentos e as suas despesas têm de estar sincronizados, caso contrário, corre o risco de comprometer partes do seu negócio;
• fornecer formação avançada aos funcionários – ter um departamento contabilístico interno é o ideal, caso em que precisa de garantir que os funcionários são adequadamente qualificados e também utilizam o melhor software disponível. Caso contrário, pode adjudicar a sua contabilidade a uma equipa de profissionais na área;
• implementar uma estratégia de gestão de receitas efetiva – monitorizar os KPI e as métricas ajudará no seu desempenho geral e a tornar a contabilidade muito menos stressante;
• utilizar software para ajudar a gerir a contabilidade – um software contabilístico automatizado pode facilitar muito as tarefas de todos. Isto poupa tempo, fornece dados mais precisos e torna as informações mais fáceis de analisar.

Tudo isto é válido e muito mais, tendo em mente que alguns aspetos da contabilidade no setor hoteleiro são completamente únicos em comparação com outros setores (debateremos este assunto em breve).

É muito importante ter um protocolo contabilístico no meu hotel?

Ter um protocolo implementado para a contabilidade do seu hotel é muito importante. Ao ter um processo em curso que inclui a análise e a criação de relatórios regulares, conseguirá manter uma imagem mais precisa da posição financeira do seu hotel.

Principais procedimentos contabilísticos para hotéis

Quando começar a trabalhar com um contabilista ou com a sua equipa financeira interna, deve definir alguns objetivos fundamentais sobre os seguintes aspetos:

• Quantas contas e quantos livros-mestres pretende gerir
• Que dados pretende controlar
• Como pretende registar os dados
• Que relatórios devem ser utilizados
• Com que frequência os relatórios devem ser realizados
• Os objetivos que pretende monitorizar

Recolher estas informações e documentá-las ajudará a estabelecê-las como um procedimento operacional padrão na sua empresa e, em última análise, traduzir-se-á num maior sucesso da sua parte.

Cargos e funções comuns na contabilidade hoteleira

Como mencionado anteriormente, a contabilidade no caso dos hotéis pode ser única e variada, pois os hotéis podem ter muitos departamentos diferentes com diversas contas e transações várias.

Tudo isto pode influenciar a contabilidade, incluindo:

• auditorias noturnas – um auditor noturno tem o cargo de assegurar que todos os dias começam sem problemas, com uma transição precisa de dados e números do dia anterior. Isto inclui o fornecimento de um relatório para análise de um contabilista, de forma a assegurar que tudo está correto;
• gestão de vendas – obviamente, o número de quartos reservados e a forma como são reservados têm impacto nas receitas e nas transações. Se os quartos forem muito reservados e houver reservas duplas e cancelamentos, verifica-se um efeito negativo nas receitas gerais;
• gestão de receitas – com pacotes, promoções, suplementos e extras e uma grande variedade de tipos de quarto, os preços dos quartos podem variar muito. Maximizar o valor de cada quarto e hóspede acabará por influenciar as contas do hotel;
• equipa de primeira linha – sejam os funcionários da receção, sejam os do bar, do restaurante ou de outras comodidades, é importante que todas as transações sejam contabilizadas e que o número de erros seja o menor possível;
• limpeza e manutenção – assegurar um horário preenchido, manter a qualidade elevada do trabalho e fazer com que as tarefas sejam realizadas de forma eficiente é crucial não só para a eficácia de custos, como também para a experiência dos hóspedes e os resultados finais;
• funcionários administrativos – aspetos como o processamento da folha de pagamentos e a criação da escala de serviço dos funcionários têm de ser cumpridos com precisão e eficiência para garantir que não há custos desnecessários.

Não devemos esquecer a contabilidade em si, de que já falámos, na qual são essenciais relatórios financeiros, orçamentação e previsão adequados.

A importância de um software contabilístico para o hotel

A boa notícia é que um software contabilístico para hotéis pode simplificar muito tudo aquilo de que falámos.

Os softwares online têm tido um enorme impacto no setor hoteleiro em todos os aspetos, incluindo ao permitir reservar mais quartos em mais locais, gerir reservas e receitas mais facilmente, aumentar a eficiência, melhorar os lucros e tornar a experiência dos hóspedes melhor.

Na contabilidade hoteleira em particular não é diferente. Existem muitos softwares no mercado que podem permitir que os hoteleiros façam a gestão das suas contas sem precisarem de ser contabilistas ou cientistas de dados.

Quais são os principais benefícios de utilizar um sistema contabilístico para hotéis?

Os benefícios de utilizar um sistema contabilístico para hotéis geralmente coincidem com as vantagens de utilizar um sistema de gestão hoteleira automatizado. Este permite que:

• poupe tempo em tarefas manuais (acabando a frustração com as folhas de cálculo);
• reúna os dados fragmentados numa localização mais fácil de gerir;
• agilize a recolha de dados e a torne mais analisável;
• gere relatórios quase instantaneamente;
• faça relatórios mais precisos;
• melhore a sua capacidade de tomar decisões em tempo real com resultados mais rápidos;
• tenha um maior controlo da sua empresa e mais flexibilidade.

Ao trabalhar mais depressa e de forma mais precisa do que um ser humano, o software dá-lhe mais tempo para se focar na estratégia em vez de fazer com que se emaranhe em todos os detalhes pequeninos. Ainda assim, os detalhes pequeninos são importantes. O software tem a vantagem de os tornar imediatamente acessíveis e os apresentar de uma forma que seja fácil de compreender e conciliar.

Tipos de software contabilístico para gestão hoteleira

Quando se trata de tipos de software a utilizar em contabilidade, o ideal será um software online ou baseado na nuvem, que funciona apenas com uma ligação à Internet.

Isto permite que os seus dados possam ser constantemente sincronizados e estejam sempre atualizados, para além de precisos. Isto também permite que trabalhe à distância, em vez de estar dependente do escritório, dentro das suas quatro paredes. Desde que tenha um computador portátil ou um dispositivo móvel e uma ligação estável à Internet, deverá conseguir gerir a sua contabilidade a partir de qualquer lugar.

Os softwares contabilísticos para hotéis mais comuns são os seguintes:

• Freshbooks – software contabilístico para pequenas e médias empresas, incluindo hotéis;
• QuickBooks – está repleto de funcionalidades inteligentes e tem uma elevada taxa de satisfação dos clientes, além de tarifários flexíveis;
• Sage Business Cloud Accounting – a Sage utiliza a IA e tem um elevado nível de interatividade, o que permite aos hoteleiros utilizar a função contabilística em tempo real;
• Xero – bem conhecido e amplamente utilizado por pequenas empresas em diversos setores, incluindo no setor da restauração;
• M3 – software contabilístico para hotéis criado e desenvolvido especificamente para hoteleiros, o que o torna uma opção atrativa.

E agora, como escolher?

Qual é o melhor software contabilístico para back-office de hotel?

No que diz respeito a escolher o melhor software contabilístico de back-office para o seu hotel, será sempre uma boa ideia pesquisar algumas opções diferentes. Faça uma lista dos potenciais fornecedores para que possa comparar funcionalidades, modelos de preços e de que forma cada produto se alinha com as suas preferências.

Pretende um software contabilístico básico que seja superfácil de utilizar? Ou pretende um software mais poderoso que possa simplificar tarefas complexas? Quanto gastará e o que considera ser um retorno sobre o investimento saudável? Existem muitas perguntas que deve colocar-se quando se debruçar sobre a decisão de compra.

Certamente também ajudará se procurar avaliações e agregadores. Um dos sites mais fiáveis para consultar software hoteleiro é o HotelTechReport. Este recolhe centenas de avaliações de dezenas de fornecedores e é regularmente atualizado de forma a refletir os dados mais recentes. Também existem outras fontes para ver avaliações e comparar fornecedores, como Software Advice e Capterra.

Se basear a sua decisão nos dados do HotelTechReport, que inquiriu mais de 600 hoteleiros, o melhor software contabilístico para hotéis é o seguinte:

• Maior pontuação do HotelTech – M3
• Mais recomendado – M3
• Para hotéis de luxo – Aptech Computer Systems Inc

Verá que existem diversas categorias, incluindo diferentes tipos de estabelecimentos, dimensões e localizações. Consecutivamente, o M3 e o Aptech são os dois fornecedores que surgem no topo da lista.

Tenha mais controlo da contabilidade do seu hotel com a ajuda da plataforma da SiteMinder

A SiteMinder é conhecida como a plataforma de comércio hoteleiro líder a nível mundial. A SiteMinder facilita a gestão do seu hotel online e o alcance do sucesso como negócio moderno.

Embora não possamos fazer a contabilidade do seu hotel por si, podemos ajudar a melhorar o aspeto dos relatórios financeiros a longo prazo.

A nossa poderosa tecnologia ajudará a reunir todas as suas operações cruciais num hub central sob o seu controlo, o que lhe permite:

• ganhar mais visibilidade online e obter mais reservas;
• potenciar as reservas diretas e aumentar os lucros;
• otimizar o seu website para conversões;
• expandir os seus fluxos de receitas com metapesquisa;
• atribuir preços de forma estratégica e competitiva para maximizar as receitas;
• ligar-se a um ecossistema maior para melhorar a sua capacidade e eficiência.

Tal como um software de contabilidade hoteleira automatizada, a SiteMinder permite-lhe automatizar e acelerar o desenvolvimento da sua empresa, dando-lhe mais tempo e liberdade para tomar as melhores decisões para o seu negócio.

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