Gestire la contabilità della tua struttura alberghiera: la guida completa

Cos’è la contabilità alberghiera?

La contabilità alberghiera è il processo di documentazione e gestione dei registri finanziari e delle performance della tua attività alberghiera. Una buona gestione della contabilità aiuta i manager e gli altri stakeholder ad avere una visione più chiara delle finanze del tuo hotel, e di conseguenza a prendere decisioni informate.

Rientrano nella contabilità anche i provvedimenti da adottare per correggere eventuali performance negative e le attività di consulenza per i piani finanziari del tuo hotel.

Se non puoi contare su servizi contabili di alta qualità, avrai molta difficoltà a sviluppare una buona strategia di gestione dei ricavi e a rendere sostenibile la tua attività.

In questo blog troverai tutto ciò che devi sapere sulla contabilità alberghiera.

Quali sono i diversi tipi di registri contabili per hotel?

In linea di massima esistono tre tipi di registri contabili, o libri mastri, per un’attività alberghiera, e cioè:

• Registri degli ospiti, in cui sono archiviate le transazioni che avvengono tra gli ospiti e il tuo hotel, ad esempio gli ordini del servizio in camera.
• Registri conto terzi, che contengono le transazioni che avvengono tra il tuo hotel e terze parti, ad esempio i fornitori esterni.
• Registri di gestione. Si tratta di report utili a manager, proprietari e stakeholder per tenere sotto controllo lo stato di salute del tuo hotel, generalmente compilati a cadenza trimestrale o bimensile. Possono essere utilizzati per creare importanti documenti di rendicontazione finanziaria che ti aiutano nella gestione delle tue operazioni.

Ovviamente queste sono categorie generiche, ma esiste una grande varietà di libri mastri e misurazioni che rientrano nelle attività di contabilità.

Ad esempio, un hotel può servirsi di libri mastri diversi per le vendite del bar, quelle del ristorante, il servizio in camera, le camere prenotate, il noleggio di servizi extra ecc. In questo modo è possibile ottenere dati più precisi e una maggiore visibilità delle informazioni al momento della valutazione delle performance.

Cos’è il piano dei conti di un hotel?

Il piano dei conti riporta i conti finanziari relativi al tuo hotel. È uno strumento in cui vengono registrati tutti i conti di cui puoi tenere traccia per verificare lo stato di salute della tua attività.

In linea di massima include:

• Fatturato/Utile, ossia il denaro che guadagni con i servizi che offri (ad esempio la vendita delle camere).
• Spese, il denaro che spendi per il mantenimento e la gestione della tua proprietà e dei servizi offerti (ad esempio lo stipendio del personale).
• Asset, le fonti di guadagno futuro che possiedi o gestisci (ad esempio i servizi esclusivi).
• Passività, ossia ciò per cui devi pagare (ad esempio i fornitori esterni).
• Equity, sostanzialmente il valore della tua attività.

Questa non è assolutamente una lista esaustiva. La configurazione del piano dei conti per il tuo hotel dipende dalle caratteristiche della tua attività e dalle tue priorità, ma questi parametri costituiscono un buon punto di partenza.

Come avrai modo di capire in futuro, potresti tenere un piano dei conti separato per ogni registro di cui abbiamo parlato sopra. In questo modo puoi ottenere la massima chiarezza e facilitare l’interpretazione dei dati per valutare le performance del tuo hotel.

Perché la contabilità alberghiera è così importante?

La contabilità alberghiera è estremamente importante perché ti permette non solo di tenere sotto controllo lo stato di salute e lo sviluppo delle finanze del tuo hotel, ma anche di avere maggiori informazioni sui tuoi ricavi, sulla redditività e su tutti i fattori di natura finanziaria che influiscono sulle operazioni della tua struttura. Grazie alla contabilità puoi definire il budget, fare previsioni e pianificare i costi in maniera molto più efficace.

Al contrario, se non ti doti di servizi di contabilità adeguati, non puoi tenere sotto controllo entrate e uscite e non puoi accorgerti se stai spendendo troppo o se ci sono opportunità che non stai sfruttando a dovere.

In poche parole, senza una buona contabilità rischi di rimanere intrappolato in un ciclo di debiti e di non riuscire più a riprenderti. O peggio ancora, la tua attività potrebbe collassare e tu te ne accorgeresti solo quando sarà troppo tardi.

Tieni a mente che solo negli Stati Uniti si stima che i ricavi alberghieri raggiungeranno i 408,80 miliardi di dollari nel 2023 e la contabilità è fondamentale per permetterti di minimizzare i mancati guadagni e massimizzare i tuoi profitti.

Come si mantengono i registri contabili nel settore alberghiero?

Alcuni aspetti sono essenziali per tenere una buona contabilità del tuo hotel. Se vuoi che la tua struttura funzioni bene di mese in mese, di anno in anno, è fondamentale tenere i conti in ordine.

Mantenere registri ordinati e puliti significa:

• Mantenere aggiornato il bilancio. Il tuo bilancio fornisce una descrizione immediata di asset, passività ed equity del tuo brand.
• Predisporre conti economici. Capire se sei in perdita oppure quanto stai guadagnando è di vitale importanza per poter apportare eventuali modifiche alla tua strategia.
• Ricorrere a report sul flusso di cassa. Il flusso di cassa è fondamentale per non rischiare di indebitarsi troppo. I tuoi profitti e le tue spese devono essere in perfetta sintonia, altrimenti alcune parti della tua attività potrebbero risultarne compromesse.
• Fornire una formazione avanzata al tuo personale. L’ideale sarebbe avere un ufficio di contabilità interno, e in questo caso devi assicurarti di avere a disposizione personale adeguatamente qualificato e di fornire i software migliori sul mercato. In caso contrario, puoi anche far gestire la tua contabilità a un team di professionisti esterni.
• Implementare una strategia efficace di gestione dei ricavi. Tenere traccia dei più importanti parametri e indicatori chiave di prestazione (Key Performance Indicators, KPI) ti aiuterà a mantenere performance elevate e renderà molto meno faticoso gestire la contabilità.
• Utilizzare dei software di gestione della contabilità. Un software contabile automatizzato può semplificare la vita a tutti: fa risparmiare tempo, fornisce dati più precisi e produce resoconti molto più semplici da interpretare.

Tutto questo e molto altro. Tieni però sempre a mente che alcuni aspetti della contabilità alberghiera sono completamente unici rispetto agli altri settori. Ne parleremo a breve.

Quanto è importante avere un protocollo per la contabilità del mio hotel?

Impostare un protocollo per la contabilità del tuo hotel è estremamente importante. Stabilendo una procedura che includa funzionalità di analisi e produzione di report periodici, avrai a disposizione una panoramica più precisa della situazione finanziaria del tuo hotel.

Procedure di contabilità fondamentali per il tuo hotel

Quando inizi a lavorare con un contabile oppure con il tuo team finanziario interno, devi stabilire degli obiettivi a seconda di:

• Quanti registri e libri mastri vuoi gestire,
• Quali dati vuoi tenere sotto controllo,
• Come vuoi che vengano registrati i dati,
• Quali report vuoi che vengano prodotti,
• Quanto spesso devono essere prodotti i report,
• Gli obiettivi che vuoi monitorare.

Stabilire e documentare i diversi passaggi da seguire ti permetterà di mettere a punto un protocollo operativo standardizzato per la tua attività che ti aiuterà ad avere più successo.

Mansioni e ruoli di contabilità all’interno di un hotel

Come abbiamo già detto, i servizi di contabilità cambiano a seconda delle esigenze di ogni hotel, dal momento che ogni struttura alberghiera può avere al suo interno più reparti con diverse tipologie di registri contabili che tengono traccia di una varietà di transazioni.

Ecco cosa può incidere sulla contabilità:

• Audit notturno. Un auditor notturno si assicura che ogni nuova giornata inizi senza intoppi, garantendo una transizione precisa di cifre e dati dalla giornata precedente. Tra le sue mansioni rientra quella di fornire dei report che vengono poi revisionati ed eventualmente corretti dal personale dell’ufficio di contabilità.
• Sales management. Il numero di camere vendute e le modalità di vendita ovviamente hanno un impatto sui ricavi e sulle transazioni. Overbooking, doppie prenotazioni e cancellazioni influiscono negativamente sui tuoi ricavi.
• Gestione dei ricavi. Se offri pacchetti, promozioni, servizi aggiuntivi ed extra e un’ampia varietà di tipologie di camere, le tariffe possono variare enormemente. Massimizza il valore di tutte le camere e di ogni ospite e vedrai come miglioreranno i conti del tuo hotel.
• Personale in prima linea. È fondamentale che tutti i membri del personale di reception, bar, ristorante e degli altri servizi registrino tutte le transazioni e riducano al minimo gli errori.
• Servizi di pulizia e manutenzione. Stabilire un’agenda serrata, fornire un servizio di qualità sempre alta e lavorare in maniera efficiente sono aspetti cruciali non solo in rapporto all’economicità, ma anche per migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti e aumentare i tuoi profitti.
• Personale amministrativo. Mansioni come l’elaborazione delle buste paga e la gestione dei turni lavorativi devono essere eseguite in maniera precisa ed efficace per massimizzare la produttività.

Abbiamo infine già parlato della contabilità in sé, il cui personale deve produrre la rendicontazione finanziaria, definire il budget e fare previsioni in maniera ineccepibile.

L’importanza di un software contabile

Ti diamo una buona notizia: un software contabile per hotel può rendere molto più semplice tutto ciò di cui abbiamo parlato finora.

Dalla loro introduzione, i software online hanno avuto un impatto enorme sul settore alberghiero sotto tutti gli aspetti. Tra le altre cose, permettono di vendere più camere su più piattaforme, gestire in modo semplice le prenotazioni e i ricavi, lavorare con una maggiore efficienza, aumentare i profitti e migliorare l’esperienza degli ospiti.

Il discorso non cambia per la contabilità alberghiera. Sul mercato esistono tantissimi software che aiutano gli albergatori a mantenere i conti in ordine, senza per forza dover essere degli esperti contabili o analisti.

Quali sono i vantaggi principali che offre un sistema di contabilità alberghiera?

Molti dei vantaggi offerti da un sistema di contabilità alberghiera sono gli stessi di quelli offerti dai sistemi automatizzati di gestione alberghiera in generale. In particolare, un sistema di contabilità alberghiera ti permette di:

• Risparmiare tempo sulle attività manuali: niente più fogli di calcolo incomprensibili;
• Trasformare i dati frammentati in centralizzati e gestirli da un’unica piattaforma;
• Semplificare la raccolta di dati e renderla più accessibile;
• Generare report praticamente all’istante;
• Avere a disposizione report più precisi;
• Prendere decisioni migliori in maniera tempestiva e ottenere risultati più rapidi;
• Acquisire maggiore controllo sulla tua attività e gestirla in modo più flessibile.

Un software lavora in maniera più veloce e precisa rispetto a qualunque essere umano e ti lascia più tempo per concentrarti sulla tua strategia invece di farti perdere nei piccoli dettagli. I dettagli fanno la differenza, è vero, ma un software li rende immediatamente accessibili e più semplici da capire e interpretare.

Tipologie di software di gestione della contabilità alberghiera

Scegli un software contabile che sia online o basato su cloud e che quindi funzioni esclusivamente con una connessione a internet.

In questo modo sei sicuro che i tuoi dati siano costantemente sincronizzati e aggiornati, oltre che precisi, e puoi sempre lavorare da remoto, invece di essere incatenato su una sedia al chiuso di un ufficio. Ti basta avere un computer portatile o un dispositivo mobile con una connessione internet stabile per gestire la contabilità del tuo hotel dovunque ti trovi.

Ecco alcuni software contabili per hotel:

• FreshBooks, un software contabile per piccole e medie imprese, hotel inclusi.
• Quickbooks, che offre tante funzionalità intelligenti con piani tariffari flessibili e ha ottime recensioni da parte dei suoi clienti.
• Sage Business Cloud Accounting, che utilizza l’intelligenza artificiale e offre alti livelli di interattività per permettere agli albergatori di intervenire sulla contabilità in tempo reale.
• Xero, un software rinomato utilizzato da moltissime piccole imprese che operano in diversi settori, tra cui quello alberghiero.
• M3, un software contabile per hotel costruito e pensato nello specifico per gli albergatori, il che lo rende un’opzione molto allettante.

Quindi come si fa a scegliere?

Quale software contabile dovresti fornire al reparto amministrativo del tuo hotel?

Per scegliere il software contabile da fornire al personale amministrativo del tuo hotel è bene prendere in considerazione più opzioni. Fai una lista dei software che ti sembrano più adatti a te e confronta le funzionalità e i modelli di prezzo per scoprire quale prodotto è più in linea con le tue esigenze.

Sei alla ricerca di un software contabile che ti offra solo le funzioni di base e che sia semplicissimo da usare? Oppure hai bisogno di un software più potente con cui poter gestire le attività più complesse? Qual è il tuo budget e cosa consideri un buon ritorno sui tuoi investimenti? Queste sono solo alcune delle domande a cui devi rispondere prima di procedere all’acquisto.

Può essere certamente d’aiuto dare un’occhiata alle recensioni e agli aggregatori. Uno dei siti più affidabili per confrontare i software per hotel è HotelTechReport, che raccoglie al suo interno centinaia di recensioni per decine di prodotti diversi ed è costantemente aggiornato per mostrare i dati più recenti. Altre risorse utili per leggere recensioni e confrontare i diversi software sono ad esempio Software Advice e Capterra.

Se decidi di basare la tua decisione sui dati di HotelTechReport, che ha effettuato un sondaggio su più di 600 albergatori, i migliori software contabili sono:

• Punteggio più alto HotelTech: M3.
• Più consigliato: M3.
• Per gli hotel di lusso: Aptech Computer Systems Inc.

Il sito presenta una grande varietà di categorie, a seconda di tipologia, dimensioni, posizione delle strutture e molto altro. M3 e Aptech sono i due software che hanno le recensioni migliori su più categorie.

Ottieni il pieno controllo sulla contabilità del tuo hotel grazie alla piattaforma di SiteMinder

Noi di SiteMinder siamo conosciuti per aver sviluppato la piattaforma di commercio alberghiero leader del mercato mondiale. SiteMinder semplifica la gestione online del tuo hotel e aiuta la tua attività a modernizzarsi e a imboccare la strada del successo.

Non possiamo gestire la contabilità del tuo hotel al posto tuo, ma con la nostra piattaforma ti aiutiamo a rimettere in sesto i tuoi conti nel lungo termine.

La nostra potente tecnologia ti aiuta gestire tutte le operazioni importanti della tua attività da un’unica piattaforma centralizzata e ti permette di:

• Ottenere più visibilità online e ricevere più prenotazioni,
• Aumentare le prenotazioni dirette e guadagnare di più,
• Ottimizzare il tuo sito web e avere un tasso di conversione più alto,
• Assicurarti flussi di ricavi aggiuntivi grazie alla metaricerca,
• Impostare tariffe competitive in maniera strategica per massimizzare i profitti,
• Collegarti a un ecosistema enorme per garantirti più efficienza e grandi potenziali di guadagno.

Proprio come un software contabile automatizzato per hotel, SiteMinder ti permette di automatizzare e dare nuova vita alla tua attività, e allo stesso tempo di avere più tempo e libertà per prendere le decisioni migliori per la tua struttura.

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