¿En qué consiste la contabilidad hotelera?
La contabilidad hotelera es el proceso de registrar y llevar los registros financieros y el rendimiento de tu negocio hotelero. Una buena contabilidad hace que las finanzas de tu hotel sean fáciles de entender para la gerencia y otras partes interesadas, para que puedan tomar decisiones informadas.
La contabilidad también puede implicar la práctica de corregir el rendimiento negativo y ofrecer asesoramiento sobre los planes financieros de tu hotel.
Sin una contabilidad de calidad, será muy difícil para tu hotel lograr una buena estrategia de gestión de ingresos o un negocio sostenible.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la contabilidad del sector hotelero.
Contenido
¿Cuáles son los tipos de cuentas de los hoteles?
Los hoteles manejan tres tipos principales de cuentas: cuentas de huéspedes (transacciones entre huéspedes y hotel como servicio de habitaciones), cuentas de no huéspedes (transacciones con proveedores y terceros), y cuentas de gestión (informes trimestrales o bimensuales para gerentes y propietarios). Dentro de estos marcos, los hoteles pueden crear libros específicos para ventas del bar, restaurante, alquiler de habitaciones y servicios adicionales, permitiendo mayor precisión en los informes y mejor visibilidad del rendimiento operacional del hotel.
Por supuesto, dentro de estos tres marcos puede llevarse toda una amplia gama de libros de cuentas y métricas.
Por ejemplo, tu hotel puede usar diferentes libros de cuentas para las ventas del bar, las ventas del restaurante, el servicio de habitaciones, el alquiler de habitaciones, el alquiler de servicios y más. Esto hace que los informes sean más precisos y tengan una mayor visibilidad al evaluar el rendimiento.
¿Qué es el plan contable (COA, por sus siglas en inglés) de la contabilidad hotelera?
El plan contable incluirá las cuentas financieras creadas para tu hotel. Es una forma de documentar qué registros llevas y realizar un seguimiento para asegurar el estado de tu negocio.
Normalmente, el plan contable incluirá:
- Ingresos/ganancias: dinero procedente de los servicios que ofreces (p. ej., venta de habitaciones).
- Gastos: dinero que sale para pagar el mantenimiento de tu establecimiento y los servicios (p. ej., salarios del personal).
- Recursos: aquello que tienes o gestionas y que garantiza ingresos futuros (por ejemplo, los servicios).
- Responsabilidades: cuestiones que requerirán que pagues dinero (por ejemplo, proveedores).
- Capital: esencialmente el valor de tu negocio.
Esto no significa que tengas que configurar tu hotel así. Tu plan contable siempre dependerá de las características específicas de tu negocio y tus prioridades, pero estas métricas son un buen punto de partida.
Sin embargo, verás que, para cada una de las cuentas indicadas anteriormente, puedes llevar un plan contable independiente para maximizar la claridad y facilitar los detalles del rendimiento del hotel.
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¿Por qué es tan importante la contabilidad hotelera?
La contabilidad hotelera es extremadamente importante para entender el estado general y la trayectoria de las finanzas del hotel. Te permite entender mejor tus ingresos y rentabilidad, y todos los factores financieros que influyen en las operaciones de tu establecimiento.
Tanto si se trata de presupuestos, predicciones o planificación de costes, la contabilidad lo hace mucho más efectivo.
Sin una contabilidad hotelera adecuada, no sabrás cuánto dinero entra o sale, dónde gastas demasiado y las oportunidades que no estás capitalizando.
Básicamente, sin una buena contabilidad, tu hotel puede quedar atrapado en un ciclo de deudas y apenas mantenerse a flote. O peor aún, el negocio podría colapsar sin que te des cuenta hasta que es demasiado tarde.
Sabiendo que está previsto que los ingresos hoteleros en EE. UU. alcancen los 408 800 millones de USD en 2023, la contabilidad es importante para ayudar a minimizar la pérdida de ingresos y maximizar las ganancias.
¿Cómo se llevan las cuentas en el sector hotelero?
Algunos aspectos de una buena contabilidad hotelera no son negociables. Para que tu establecimiento funcione sin problemas mes a mes y año a año, tus finanzas deben estar en orden.
Llevar cuentas claras y bien significa:
- Llevar un balance contable actualizado: describe los recursos, las responsabilidades y el capital de tu marca en un momento dado.
- Usar informes de ganancias y pérdidas: es fundamental entender si estás perdiendo o ganando dinero, y cuánto, para que puedas hacer ajustes estratégicos.
- Usar informes de liquidez: la liquidez es esencial para asegurarte de que no te endeudas demasiado. Tus ingresos y gastos deben estar sincronizados; de lo contrario, corres el riesgo de comprometer partes de tu negocio.
- Proporcionar formación avanzada al personal: un departamento de contabilidad interno es ideal, en cuyo caso debes asegurarte de que el personal esté adecuadamente cualificado y que también utilice el mejor software disponible. De lo contrario, puedes subcontratar tu contabilidad a un equipo de profesionales de la zona.
- Implementar una estrategia efectiva de gestión de ingresos: el seguimiento de KPI y métricas clave ayudará a tu rendimiento general y hará que la contabilidad sea mucho menos estresante.
- Utilizar software para ayudar a gestionar la contabilidad: el software de contabilidad automatizado puede hacer que el trabajo de todos sea mucho más fácil. Ahorra tiempo, proporciona datos más precisos y hace que la información sea más asimilable.
Todo esto y más, teniendo en cuenta que algunos aspectos de la contabilidad en el sector hotelero son completamente únicos en comparación con otros sectores (hablaremos de esto pronto).
¿Hasta qué punto es importante tener un protocolo contable en mi hotel?
Tener un protocolo establecido para la contabilidad en tu hotel es muy importante. Al contar con un proceso que incluye análisis e informes regulares, podrás tener una imagen más precisa de la situación financiera de tu hotel.
¿Cuáles son los principales procedimientos de la contabilidad hotelera?
Cuando empiezas a trabajar con un contable o con tu equipo financiero interno, debes establecer algunos objetivos clave sobre:
- Cuántas cuentas y libros de cuentas deseas llevar.
- De qué datos quieres hacer seguimiento.
- Cómo deseas que se registren los datos.
- Qué informes se deben usar.
- Con qué frecuencia se deben realizar los informes.
- Los objetivos que deseas supervisar.
Organizar estos pasos y documentarlos ayudará a establecerlos como un procedimiento operativo estándar dentro de tu negocio y, en última instancia, hará que tengas más éxito.
¿Qué trabajos y roles son comunes en la contabilidad hotelera?
Como se ha mencionado anteriormente, la contabilidad de los hoteles puede ser única y variada, ya que estos pueden tener muchos departamentos distintos con diferentes cuentas y transacciones.
Todos ellos pueden afectar a la contabilidad, incluyendo:
- Auditoría nocturna: el trabajo de un auditor nocturno es garantizar que cada nuevo día comience sin problemas, con una transición precisa de hechos y cifras del día anterior. Esto incluye proporcionar un informe para que lo revise un contable y se asegure de que todo esté correcto.
- Gestión de ventas: obviamente, cuántas habitaciones se venden y cómo se venden afecta a los ingresos y transacciones. Si las habitaciones tienen un exceso de reservas y hay reservas duplicadas y cancelaciones, esto afecta negativamente a los ingresos en general.
- Gestión de ingresos: con paquetes, promociones, servicios adicionales, servicios complementarios y una gran variedad de tipos de habitación, el precio de las habitaciones puede variar mucho. Maximizar el valor de cada habitación y huésped al final influirá en las cuentas del hotel.
- Personal de primera línea: ya sea el personal de recepción, del bar, del restaurante o de otros servicios, es importante que se contabilicen todas las transacciones y que los errores se reduzcan al mínimo.
- Limpieza y mantenimiento: mantener un calendario apretado, garantizar una alta calidad del trabajo y hacer que las tareas se realicen de manera eficiente es fundamental no solo para la rentabilidad, sino también para la experiencia del huésped y el resultado final.
- Personal interno: cuestiones como el procesamiento de nóminas y los turnos del personal deben realizarse de manera precisa y eficiente para garantizar que no pierdas dinero.
Además, también está la contabilidad en sí misma, de la que hemos hablado, donde los informes financieros, el presupuesto y la previsión adecuados son fundamentales.
Matthias Gerber,
Co-owner
Town Hotel
¿Cuál es el valor del software de contabilidad hotelera?
El software en línea ha tenido un gran impacto en el sector hotelero en todos los aspectos, incluida la capacidad de vender más habitaciones en más lugares, gestionar las reservas y los ingresos más fácilmente, aumentar la eficiencia, impulsar los beneficios y mejorar la experiencia del huésped.
La contabilidad hotelera no es una excepción. Existe una gran cantidad de software en el mercado que permite a los hoteleros gestionar sus cuentas, sin necesidad de ser contables o científicos de datos.
La buena noticia es que el software de contabilidad hotelera puede hacer que todo lo que hemos comentado hasta ahora sea mucho más simple.
¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un sistema de contabilidad hotelera?
Las ventajas de usar un sistema de contabilidad hotelera a menudo se superponen con las ventajas de usar cualquier sistema automatizado de gestión hotelera. Te permite:
- Ahorrar tiempo en tareas manuales (no más hojas de cálculo frustrantes).
- Llevar los datos fragmentados a una ubicación manejable.
- Optimizar la recopilación de datos y hacerla más práctica.
- Generar informes casi al instante.
- Hacer que los informes sean más precisos.
- Mejorar tu capacidad para tomar decisiones en tiempo real con resultados más rápidos.
- Tener un mayor control sobre tu negocio y más flexibilidad.
Al trabajar más rápido y con mayor precisión que un ser humano, el software te proporciona más tiempo para concentrarte en la estrategia en lugar de quedar atrapado en los pequeños detalles. Los pequeños detalles son importantes, pero el software los hace inmediatamente accesibles y los muestra de una forma sencilla para entenderlos y cotejarlos.
¿Qué tipos de software de contabilidad de gestión hotelera existen?
Existen varios tipos de software de contabilidad hotelera basados en la nube: FreshBooks (para pequeñas y medianas empresas), QuickBooks (con funciones inteligentes y planes flexibles), Sage Business Cloud Accounting (utiliza IA con alta interactividad), Xero (popular entre pequeñas empresas de múltiples sectores), y M3 (diseñado específicamente para hoteleros). Según HotelTechReport, M3 obtiene la puntuación más alta y es el más recomendado para hoteles, especialmente cuando se integra con soluciones de gestión hotelera integral.
Entonces, ¿cómo eliges?
¿Cuál es el mejor software de contabilidad hotelera de gestión interna?
Cuando se trata de elegir el mejor software de contabilidad de gestión interna para tu hotel, siempre es una buena idea documentarse sobre las diferentes opciones. Haz una lista de posibles proveedores para que puedas comparar características, modelos de precios y cómo se alinea cada producto con tus preferencias.
¿Quieres un software de contabilidad básico que sea súper fácil de usar? ¿O quieres un software más potente que pueda simplificar tus tareas complejas? ¿Cuánto gastarás y qué consideras un buen retorno sobre la inversión? Hay muchas preguntas que debes hacerte a medida que tomas una decisión de compra.
Sin duda, también ayuda echar un vistazo a reseñas y agregadores. Uno de los sitios más fiables para comprobar el software del hotel es HotelTechReport. Recopila cientos de reseñas de docenas de proveedores y se actualiza regularmente para reflejar los datos más recientes. Otras fuentes para ver reseñas y comparar proveedores incluyen Software Advice y Capterra.
Si basas tu decisión en los datos de HotelTechReport, que encuestó a más de 600 hoteleros, el mejor software de contabilidad hotelera es el siguiente:
- Puntuación más alta de HotelTech: M3
- EL más recomendado: M3
- Para hoteles de lujo: Aptech Computer Systems Inc
Verás que hay varias categorías diferentes, incluidos diferentes tipos de establecimientos, tamaños y ubicaciones. Una y otra vez, M3 y Aptech son los dos proveedores que aparecen los primeros de la lista.
