Calcola il tasso di occupazione del tuo hotel

Cos’è il tasso di occupazione?

Il tasso di occupazione corrisponde alla percentuale delle camere occupate nella tua struttura in un determinato momento. Si tratta di uno dei principali indicatori di successo e viene calcolato dividendo il numero di camere occupate per il numero di camere disponibili e moltiplicando il totale per 100, ottenendo ad esempio il 75% di occupazione.

Puoi valutare questo numero su base giornaliera, settimanale, mensile o anche su periodi più estesi. Il tasso sarà differente a seconda della durata del periodo preso in considerazione.

Ad esempio, il tasso di occupazione medio di un hotel potrebbe avvicinarsi al 100% il sabato sera ed essere invece intorno al 30% il martedì.

Analizzare con attenzione il tasso di occupazione può fornirti molte informazioni importanti sul tuo hotel. Se è più basso di quanto vorresti, potrebbe essere giunto il momento di apportare alcune modifiche.

Pensa al tasso di occupazione del tuo hotel come alla percentuale delle camere prenotate per una determinata notte. Quando hai molte camere prenotate, hai un tasso di occupazione alto. Se invece molte camere sono vuote, il tuo tasso di occupazione sarà più basso. Questo non è sempre un male ed è qualcosa che a un certo punto accade in ogni hotel, ma il tuo obiettivo è quello di avere il maggior tasso di occupazione possibile, il più spesso possibile.

Formula per calcolare il tasso di occupazione: come calcolare il tasso di occupazione del tuo hotel

Conoscere la definizione del tasso di occupazione è importante, ma è il suo miglioramento che richiede azioni strategiche. Fissare restrizioni sulla durata del soggiorno (Length of Stay, LOS) rappresenta una strategia efficace. Per gestire al meglio il turnover delle camere e ottimizzare l’occupazione, gli albergatori possono impostare un numero minimo o massimo di notti prenotabile, soprattutto in alta stagione o in occasione di eventi importanti.

Per esempio, impostare una durata minima del soggiorno quando in città si svolge un convegno importante consente di garantire l’occupazione delle camere per tutta la durata dell’evento, evitando così di avere camere vuote per via di soggiorni di una notte. Viceversa, impostare una durata massima del soggiorno consente di liberare le camere a favore di ospiti che le prenotano per un periodo di tempo più lungo.

Durata minima del soggiorno:

Accetta soggiorni di lunga durata e rifiuta quelli di breve durata quando prevedi di avere un periodo di maggiore domanda seguito da un periodo con domanda inferiore. In questo modo potrai aumentare l’occupazione durante i periodi più tranquilli.
Durata massima del soggiorno:

Non accettare prenotazioni a determinate tariffe per più notti se il soggiorno si estende fino a un periodo di alta domanda, ossia quando prevedi di vendere le camere a tariffe più alte. Agli ospiti che desiderano soggiornare per un periodo che supera la durata massima del soggiorno potrai applicare la tariffa rack per le notti successive.
Date di chiusura agli arrivi:

Quando la domanda è molto alta e prevedi di raggiungere l’occupazione massima grazie ai soggiorni in corso rispetto ai nuovi arrivi, è consigliabile non accettare prenotazioni per arrivi fissati nel giorno in questione e di consentire il soggiorno ai soli ospiti che si trovavano nella struttura dalle notti precedenti.

Esempio di calcolo del tasso di occupazione di un hotel

Puoi usare la formula seguente per calcolare il tasso di occupazione e determinare la percentuale delle camere occupate in un determinato periodo:

dividi il numero delle camere occupate per il numero totale delle camere, poi moltiplica il risultato per 100.

Per capire meglio, prendiamo in considerazione uno scenario pratico. Immagina di avere un hotel con una capacità di 50 camere e di averne 15 prenotate per una determinata notte:

15 diviso 50, moltiplicato per 100 corrisponde al 30%.

Ciò significa che in quella notte specifica il tuo hotel ha un tasso di occupazione del 30%. In base a molti standard del settore, la serata in questione potrebbe essere considerata piuttosto tranquilla. Questa percentuale indica un potenziale margine di miglioramento, poiché il numero delle camere vuote supera il numero di quelle occupate. Non bisogna però confondere il tasso di occupazione con il tasso di camere disponibili, che rappresenta un indicatore diverso che fornisce informazioni diverse. Il tasso di camere disponibili si calcola moltiplicando il numero di camere disponibili per 100 e dividendo il risultato per il numero totale delle camere.

Riprendendo lo stesso esempio di prima, se le camere occupate sono 15 su 50, allora quelle disponibili sono 35. Applichiamo la formula per calcolare il tasso di camere disponibili:

35 moltiplicato per 100 corrisponde a 3500.

3500 diviso 50 corrisponde a 70.

Ciò significa che l’hotel aveva un tasso di camere disponibili del 70% e un tasso di occupazione del 30%. Per un hotel, l’ideale sarebbe avere la situazione opposta, ossia un tasso di occupazione superiore a quello di camere disponibili.

Come e quando calcolare il tasso di occupazione di un hotel

Il tasso di occupazione dell’hotel è un buon indicatore dei livelli di occupazione per una determinata notte, che ti permette di capire quali sono i giorni della settimana e i periodi dell’anno migliori per il tuo hotel e quali invece sono quelli su cui devi lavorare.

Inoltre, puoi calcolare il tasso di occupazione medio per periodi più estesi rispetto a una sola notte, ad esempio per settimana, mese o per durate ancora maggiori. Per fare ciò prendi in considerazione il numero delle tue camere e il numero delle camere occupate ogni notte.

Se vuoi la media dell’occupazione per una settimana, addiziona il numero delle camere occupate per ciascuna notte, dividi questo numero per sette e quindi dividi il numero risultante per il numero totale delle camere che hai a disposizione.

Momenti migliori per calcolare il tasso di occupazione di un hotel

Giornalmente: una valutazione quotidiana consente di raccogliere le informazioni relative alle prestazioni giornaliere e capire, ad esempio, le tendenze dei giorni feriali rispetto al fine settimana e l’impatto che hanno gli eventi locali sull’occupazione.
Settimanalmente: per le strutture che si trovano in zone che ospitano attrazioni o eventi ogni settimana, effettuare un controllo settimanale può evidenziare tendenze di occupazione più ampie.
Mensilmente: questo periodo di tempo è fondamentale per la pianificazione strategica. Consente, infatti agli albergatori di individuare le tendenze stagionali e confrontare le prestazioni mensili nel corso degli anni.
Annualmente: un riepilogo annuale fornisce una panoramica completa delle prestazioni dell’hotel, contribuendo alla definizione del budget annuale, delle previsioni e delle strategie a lungo termine.

In occasione di eventi speciali: se il tuo hotel si trova nelle vicinanze di spazi adibiti a eventi o festival famosi, è utile calcolare il tasso di occupazione durante questi periodi. Dai dati che ne derivano è possibile capire quali prezzi e strategie applicare in caso di eventi simili nel futuro.

In seguito a iniziative di marketing: valutare il tasso di occupazione dopo una campagna di marketing può fornire un quadro chiaro del suo eventuale successo e mettere in luce le aree di miglioramento.

Qual è il tasso di occupazione medio degli hotel?

Tra il 2022 e il 2023, i tassi di occupazione degli hotel nel mondo sono rimasti tra il 50% e il 65%, con oscillazioni in linea con la stagionalità. In alcune occasioni, tuttavia, l’occupazione si è allontanata da questi margini. Nel gennaio 2022, per esempio, il tasso di occupazione degli hotel in Europa è crollato al 34%. Nell’agosto 2022, invece, gli hotel in Europa hanno raggiunto un tasso di occupazione del 74%, il più alto di tutti gli altri continenti nello stesso periodo.

Dai dati emerge che nell’agosto 2022 i tassi di occupazione nelle regioni chiave erano i seguenti:

Asia-Pacifico: 62% Americhe: 66% Europa: 74% Medio Oriente e Africa: 63%

Qual è un buon tasso di occupazione per un hotel?

In generale, un buon tasso di occupazione per un hotel dipende dai seguenti fattori:

il tipo di hotel,
la posizione,
il livello di soddisfazione e le recensioni degli ospiti,
la qualità e la varietà dei servizi.

Considerare il tasso di occupazione in maniera isolata è inutile. Bisogna, infatti, valutarlo in combinazione con altri indicatori per capire se aumentare (o diminuire) il tasso di occupazione è l’azione giusta da intraprendere.

In ogni caso, pensare di poter avere l’hotel sempre al completo non è un’aspettativa realistica. A volte, avrai delle camere vuote e, probabilmente, ciò accadrà nei giorni feriali. Potrebbero anche esserci periodi di stallo durante l’anno, in cui lavori poco e il tuo tasso di occupazione si fa decisamente più basso di quanto vorresti. Ad esempio, se il tuo hotel si trova in una popolare meta sciistica, potresti vedere un calo nell’occupazione durante i mesi estivi. Viceversa, per un hotel sulla spiaggia ci si aspetta tassi di occupazione più bassi in inverno.

Confrontare il tuo hotel con gli altri nella zona può aiutarti a stabilire se hai un tasso di occupazione competitivo. Un hotel nuovo in una posizione privilegiata avrà probabilmente tassi di occupazione più elevati, ma solo se ha costi ragionevoli e offre un buon servizio alla propria clientela.

Ricevi la formula per calcolare il tasso di occupazione e molto altro: scarica la scheda sugli indicatori

Fattori chiave che influenzano il tasso di occupazione di un hotel

L’occupazione di un hotel dipende da diversi fattori, ma ne esistono alcuni il cui impatto è decisamente maggiore rispetto ad altri. Capire questi fattori può essere fondamentale per trasformare un hotel che fa fatica a riempire le proprie camere in una struttura vivace. Ecco nel dettaglio quali sono questi elementi chiave:

Posizione

Potremmo adattare un vecchio proverbio al settore alberghiero: “Dimmi dove ti trovi e ti dirò che hotel sei”. Un hotel situato in una zona privilegiata, ad esempio in centro città oppure nei pressi di attrazioni turistiche o hub commerciali spesso ha più probabilità di avere un tasso di occupazione maggiore. Altri fattori importanti sono accessibilità, sicurezza e ambiente circostante.Gli hotel situati in contesti pittoreschi o unici possono trarre vantaggi dalla loro posizione, pur essendo più lontani dal centro.

Stagionalità

Nella maggior parte dei casi, il tasso di occupazione degli hotel oscilla a seconda delle tendenze stagionali. Un resort in una località di mare, ad esempio, potrebbe avere un’occupazione maggiore nei mesi estivi, mentre un rifugio sciistico durante l’inverno. Capire e gestire queste oscillazioni stagionali è essenziale per massimizzare l’occupazione in tutti i periodi dell’anno.

Prezzi

Trovare l’equilibrio giusto per i prezzi delle camere è una questione delicata. Prezzi troppo alti allontanano i potenziali ospiti, prezzi troppo bassi permettono di avere un’occupazione più alta, ma potrebbero compromettere la redditività. Grazie all’applicazione di prezzi dinamici, ossia prezzi variabili a seconda della domanda, degli eventi locali e di altri fattori, è possibile ottenere un vantaggio competitivo e ottimizzare l’occupazione del proprio hotel.

Concorrenza

Le azioni e le strategie intraprese da hotel e strutture simili vicine possono avere un impatto importante sul tasso di occupazione di un hotel. Se i tuoi concorrenti offrono promozioni o aggiungono nuovi servizi, gli ospiti potrebbero preferirli al tuo hotel. È di fondamentale importanza rimanere informati sulla concorrenza locale e sapersi adattare in qualsiasi momento.

Recensioni degli ospiti

Nell’era digitale in cui viviamo, le recensioni online giocano un ruolo importantissimo nel processo decisionale dei viaggiatori. Le recensioni positive possono rafforzare la reputazione del tuo hotel e farti ricevere più prenotazioni, mentre quelle negative possono distogliere l’interesse di potenziali ospiti. Gestire in maniera attiva le recensioni, rispondere ai commenti e offrire agli ospiti soggiorni di qualità sempre alta può avere un impatto positivo sul tasso di occupazione.

Come migliorare il tasso di occupazione del tuo hotel

Fortunatamente, ci sono molti modi per migliorare il tasso di occupazione di hotel che si trovano in difficoltà o che desiderano semplicemente aumentare l’occupazione poiché hanno molte camere vuote. La pulizia, i prezzi e la soddisfazione dei clienti sono tutti fattori importanti, ma ce ne sono molti altri su cui è possibile lavorare.

Ecco sei suggerimenti per migliorare il tuo tasso di occupazione attuale.

1. Crea pacchetti e promozioni

Se il tuo hotel ha qualcosa in più da offrire rispetto alla concorrenza, il tuo tasso di occupazione aumenterà. Questa è una cosa positiva e che vuoi che accada. Tuttavia, rifletti attentamente sui pacchetti e le promozioni che vuoi proporre.

Se per aumentare il tuo tasso di occupazione riduci i prezzi drasticamente, al punto da non ricavare più un profitto dai tuoi ospiti, i nuovi tassi non significano nulla. Proponendo prezzi stracciati, riuscirai probabilmente a riempire il tuo hotel ogni notte, ma continuerai a perdere terreno dal punto di vista finanziario.

Invece di fare tagli indiscriminati, offri pacchetti e promozioni di valore, che aiutino i clienti a risparmiare ma sempre nell’ottica di un pricing forte per il tuo hotel.

2. Rivolgiti ai mercati giusti

Se i tuoi tassi di occupazione sono inferiori rispetto alla concorrenza potrebbe significare che le tue iniziative di marketing non stanno raggiungendo le persone giuste.

Devi assicurarti che il tuo hotel stia raggiungendo le persone maggiormente propense a soggiornarvi. Potrebbero essere viaggiatori d’affari, giovani coppie con le rispettive famiglie o altri gruppi dalle caratteristiche ben specifiche.

Conoscere il tuo mercato target è importante, poiché ti permette di calibrare le tue strategie promozionali e di marketing per l’audience giusta, aiutandoti ad aumentare il tuo tasso di occupazione.

3. Sfrutta gli eventi

Se ci sono degli eventi culturali in corso nella tua città, perché non vedi un picco nell’occupazione? Perché le persone che partecipano a questi eventi non soggiornano da te?

Queste sono domande alle quali devi trovare una risposta se vuoi portare i tuoi tassi di occupazione al livello che desideri. Comunica con coloro che organizzano questo tipo di eventi nella zona per scoprire come prendere parte all’azione e all’entusiasmo.

Promuovi l’evento ai clienti che hanno soggiornato da te in precedenza e che potrebbero non esserne a conoscenza. L’obiettivo è quello di portare al tuo hotel coloro che partecipano all’evento in questione e, potenzialmente, ospitare anche degli eventi presso il tuo hotel.

4. Collabora con le imprese locali

Le aziende hanno spesso bisogno di appoggiarsi a un hotel quando i loro dipendenti fanno viaggi di lavoro (scopri come attirare i viaggiatori business nel tuo hotel qui). Le imprese locali potrebbero avere collaboratori che provengono da aree diverse, e le aziende che hanno diverse sedi nel Paese potrebbero invece organizzare incontri in luoghi specifici.

Puoi contattare facilmente queste aziende e i modi in cui collaborare con loro sono diversi. Ad esempio puoi fornire spazi per le riunioni, camere scontate e altri vantaggi e servizi allettanti. Se fai in modo che queste imprese prenotino delle camere presso il tuo hotel avrai davvero la possibilità di aumentare il tuo tasso di occupazione.

5. Aiuta le persone a dichiarare il loro amore

Celebrare matrimoni presso il tuo hotel può essere un ottimo modo per aumentare il tasso di occupazione. Infatti, anche se gli sposi sono della zona, probabilmente avranno amici e familiari che arrivano da fuori per partecipare all’evento.

Questi invitati avranno bisogno di un posto in cui soggiornare, e quale posto è migliore rispetto all’hotel dove si celebra il matrimonio? Non hai bisogno di una cappella dedicata a tale scopo. Puoi usare una sala riunioni decorata appositamente o altri luoghi che siano belli e romantici.

Gli sconti per i matrimoni infrasettimanali sono un altro ottimo modo per aumentare la tua occupazione nei giorni feriali. La coppia risparmierà rispetto a un matrimonio celebrato nel weekend e tu aumenterai il tuo tasso di occupazione proprio in uno dei momenti in cui sono generalmente più bassi.

6. Lavora con gli agenti immobiliari

Coloro che vengono in città alla ricerca di immobili da comprare o da affittare avranno bisogno di un posto dove soggiornare. Perché non il tuo hotel? Questo potrebbe essere un’ottima scelta, ma devi assicurarti che le persone ne siano a conoscenza.

Se sei in buoni rapporti con le agenzie immobiliari locali, gli agenti possono consigliare il tuo hotel a coloro con cui lavorano. Questo può aiutarti ad aumentare il tuo tasso di occupazione e, in alcuni casi, anche a guadagnare clienti abituali.

Ad esempio, quando le persone che sono alla ricerca di un immobile tornano per una seconda visita o rimangono nell’area in attesa di concludere le trattative per l’acquisto della casa che hanno scelto, avranno bisogno di un posto dove pernottare. Inoltre, far sentire queste persone accolte dalla comunità locale e dalle sue imprese è un ottimo modo per aiutare le persone ad apprezzare la nuova zona e tutto ciò che ha da offrire.

Analizzare il tasso di occupazione del tuo hotel potrebbe essere frustrante se è inferiore a quanto vorresti. Ma impiegando le giuste strategie per aumentarlo organicamente diventerà molto più facile per il tuo hotel avere successo e per te sentirti a tuo agio rispetto alle opzioni e alle scelte che hai a disposizione.

Con un più alto tasso di occupazione medio nel tuo hotel non solo aumenterà il numero dei tuoi clienti ma anche la pubblicità per passaparola. Potrai inoltre aiutare più persone e mostrare alla comunità locale che la valorizzi e desideri farne parte in maniera positiva.

Come migliorare il tasso di occupazione infrasettimanale

Spesso si pensa che per vendere più camere in settimana e aumentare i profitti sia sufficiente ridurre drasticamente le tariffe. Una strategia basata sugli sconti può certamente aiutarti a occupare alcune camere, ma difficilmente il venduto bilancerà la riduzione dei ricavi.

Ciò che bisogna tenere a mente infatti è che i prezzi scontati, da soli, non bastano a far aumentare la domanda. Anzi, rischiano di creare aspettative sbagliate nei tuoi clienti e minare la reputazione della tua struttura. Concentrati piuttosto su come sconfiggere quella malinconia infrasettimanale che suscita un albergo vuoto.

Ecco 11 strategie per aumentare l’occupazione infrasettimanale nel tuo hotel e i tuoi ricavi:

1. Crea e promuovi pacchetti speciali

Creare un pacchetto ti permette di celare le tariffe effettive, combinandole con servizi che aggiungano valore al soggiorno presso la tua struttura. Se hai la possibilità di offrire, insieme all’alloggio, corsi di fitness e trattamenti benessere, creerai dei pacchetti davvero convenienti, che incoraggeranno i clienti a utilizzare servizi che prima non avevano preso in considerazione.

2. Rivolgiti al pubblico giusto

Individua la tua clientela target per i soggiorni infrasettimanali e le aree geografiche di provenienza.

Inoltre, collaborando con gli enti turistici del luogo e inviando pubblicità o comunicati stampa ai giornali locali e ai siti web che promuovono il tuo territorio, potrai facilmente promuovere fughe infrasettimanali che comprendano escursioni, degustazioni o concerti.

3. Crea delle mailing list

Crea una mailing list che comprenda i tuoi migliori clienti del fine settimana e resta in contatto con loro inviando annunci mensili tramite email, che includano le tue offerte e promozioni speciali riservate ai soggiorni infrasettimanali. Sottolinea come in settimana i negozi e le attrazioni locali siano liberi dalla folla del weekend, permettendo ai tuoi ospiti di goderne appieno. Proponi anche dei voucher con sconti ad hoc per questi giorni.

4. Crea eventi della durata di una sola giornata

Dai sfogo alla tua creatività e crea eventi speciali, come convegni, letture di poesie, mostre d’arte o altri eventi culturali di richiamo che si svolgano durante la settimana.

Questi tipi di attività interessano particolarmente le persone nella fascia di età compresa tra 50 e 65 anni, che sono anche coloro che spesso hanno una maggiore disponibilità di spesa. Un’altra idea è quella di ospitare mostre con opere realizzate da studenti in collaborazione con le scuole e le università locali.

5. Apri il tuo hotel alle riunioni aziendali

Promuovi la tua struttura presso aziende locali, che potrebbero utilizzarla per riunioni ed eventi sociali.

Concentrati sulle aziende che hanno filiali o uffici altrove e i cui delegati in visita possano avere bisogno di un alloggio nelle vicinanze.

6. Offri tariffe pasto “2 per 1”.

Un’altra idea è quella di offrire bevande o dessert gratuiti per i visitatori infrasettimanali attraverso pubblicità sui giornali oppure post sui social.

7. Promuovi i matrimoni infrasettimanali

Con l’aumento degli orari flessibili e dei lavoratori freelance, il numero dei matrimoni celebrati durante la settimana sta aumentando, specialmente quando si tratta di seconde nozze o di coppie di età adulta, che apprezzano l’intimità di una cerimonia raccolta. Assicurati tuttavia che queste celebrazioni non si svolgano in concomitanza con eventi corporate o altri eventi, che potrebbero rovinarne l’atmosfera.

8. Promuovi i soggiorni lunghi

Invoglia i tuoi ospiti del fine settimana a estendere il soggiorno.

Ricorri a offerte scontate e assicurati che i tuoi ospiti ne siano al corrente. Menzionale nell’email che invii pre-soggiorno e al momento del check-in.

9. Collabora con le attività locali

Contatta i ristoranti a maggiore capienza della tua area.

Fallo nei mesi di ottobre e novembre e offri una tariffa speciale per gruppi a coloro che hanno programmato pranzi e cene natalizi durante la settimana in questi ristoranti.

10. Lavora con gli agenti immobiliari

Scopri chi sono gli esponenti di spicco del mercato immobiliare nella tua zona, sia per il commerciale che per il residenziale.

Ogni sera, in città, ci sono molte persone che vedono case o vagliano nuovi uffici e hanno bisogno di pernottare; proponi tariffe speciali per gli agenti immobiliari e offri pubblicità gratuite nella tua brochure.

11. Proponi mini fughe infrasettimanali come premio

Ad esempio, puoi utilizzarle come premio per i tuoi concorsi di Facebook, aumentando allo stesso tempo i tuoi “mi piace”.

In che modo la migliore tariffa disponibile (Best Available Rate, BAR) può aumentare l’occupazione del tuo hotel

Per migliore tariffa disponibile si intende la tariffa di dominio pubblico più conveniente per gli ospiti che vogliono prenotare una camera nel tuo hotel,escludendo gli eventuali sconti ricevuti dai clienti con l’utilizzo di punti fedeltà o codici promozionali.

Le BAR sono destinate al grande pubblico, non richiedono pagamenti anticipati e non prevedono penali e/o commissioni in caso di cancellazioni o modifiche oltre a quelle imposte ai sensi dei termini di cancellazione di un hotel.

Le BAR sono uno strumento pensato per ridurre la confusione degli ospiti di strutture alberghiere causata da strategie tariffarie complesse e, di conseguenza, una grande varietà di prezzi.

Ciò significa che l’ospite potrebbe pagare prezzi diversi per ogni pernottamento. La tariffa così distribuita sarà soggetta alle oscillazioni delle tariffe senza limitazioni disponibili pubblicamente su tutti gli altri canali, come negozi online, siti web di hotel e sistema di distribuzione globale (Global Distribution System, GDS).

Aumenta il tasso di occupazione del tuo hotel e genera più ricavi con SiteMinder

Il tasso di occupazione è uno degli indicatori più importanti all’interno del settore alberghiero. Un tasso di occupazione maggiore, infatti, non si traduce solo in un numero più alto di ospiti, ma anche in più ricavi. Per avere successo in un mercato competitivo come quello attuale, la vera sfida è mantenere costantemente alta l’occupazione delle camere. SiteMinder è la soluzione ideale, grazie a una piattaforma progettata per far crescere vertiginosamente il tasso di occupazione del tuo hotel e minimizzare il numero di camere vuote.

Strumenti di marketing mirato. La piattaforma di SiteMinder ti fornisce tutti gli strumenti di cui hai bisogno per raggiungere potenziali ospiti in maniera più efficace e ottimizzare le tue attività di marketing. Analizzando i dati demografici e le preferenze degli ospiti, puoi offrire promozioni e offerte su misura per ricevere più prenotazioni e aumentare l’occupazione.
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