Cos’è il budget alberghiero?
Il budget alberghiero è un piano finanziario che delinea le entrate e le spese previste in un determinato periodo, solitamente un anno fiscale. Funge da modello finanziario, che specifica varie fonti di ricavo come prenotazioni delle camere, vendite di cibo e bevande e servizi supplementari. Il budget tiene inoltre in considerazione tutti i tipi di spese, tra cui i costi operativi, le spese di capitale e i budget destinati al marketing. È quindi un modello completo che si allinea agli obiettivi strategici dell’hotel, guidando le decisioni manageriali e l’assegnazione delle risorse.
Contenuti
Quando viene stabilito il budget di un hotel?
Il periodo in cui si definisce il budget di un hotel solitamente va da ottobre a dicembre. Questo intervallo di tre mesi rappresenta una fase importante per gli albergatori, in quanto viene definito il modello finanziario e operativo per tutto l’anno successivo. Le decisioni prese durante in questa fase hanno implicazioni nel lungo termine, coinvolgendo ogni aspetto della gestione di un hotel: dai livelli di personale, agli investimenti di capitale, alle aree in cui investire per aumentare le vendite delle camere.
Perché è importante il budget di un hotel?
Il budget è molto più di un registro delle entrate e delle uscite. È uno strumento strategico che svolge più funzioni. Permette, infatti, di stabilire i parametri di riferimento per i ricavi, controllare le spese operative, distribuire oculatamente le risorse e prepararsi agli imprevisti come le recessioni economiche o i problemi di manutenzione straordinaria.
Senza un budget ben ponderato, raggiungere gli obiettivi a lungo termine diventa una sfida e aumenta anche il rischio di instabilità finanziaria.
Come definire il budget di un hotel
Il processo per definire il budget di un hotel è un approccio sistemico che richiede una pianificazione e un’esecuzione accurata. Di seguito identifichiamo i passaggi:
1. Raccolta dei dati
Inizia raccogliendo dati granulari degli anni precedenti. Questi includono i tassi di occupazione delle camere, le tariffe medie giornaliere (Average Daily Rate, ADR), i ricavi per camera disponibile (Revenue per Available Room, RevPAR) e i costi di acquisizione dei clienti. Per capire in quali aree investire, raccogli anche i punteggi sulla soddisfazione degli ospiti, le recensioni online e i feedback ricevuti.
2. Definizione degli obiettivi
Imposta obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e basati sul tempo (SMART) per l’anno che viene. Ad esempio, puoi decidere di aumentare il RevPAR del 10% oppure ridurre i consumi energetici del 15%. Ogni obiettivo dovrebbe allinearsi con la strategia a lungo termine del tuo hotel.
3. Previsione dei ricavi
Crea una previsione dettagliata dei ricavi che includa un’analisi mensile e trimestrale e che si basi su dati storici, tendenze di mercato ed eventuali promozioni o iniziative di vendita pianificate. Sebbene possa essere difficile prevedere con precisione i ricavi, per definire un budget alberghiero è fondamentale gestire i ricavi in modo efficace.
4. Distribuzione delle risorse
Identifica le aree operative principali che richiedono un investimento. Suddividi la distribuzione in sotto categorie come marketing (SEO, PPC, social media), migliorie alla struttura (ristrutturazioni, nuovi servizi) e aggiornamenti tecnologici (nuovi PMS, software CRM).
5. Monitoraggio e adattamento
I budget non sono documenti statici, ma richiedono monitoraggio e adattamenti continui. Esegui revisioni mensili o trimestrali per valutare le prestazioni rispetto agli obiettivi prestabiliti. Se alcune strategie non producono i risultati sperati, ridistribuiscile, secondo le esigenze.
6. Finalizzazione e attuazione
Dopo aver effettuato tutti gli adattamenti necessari, finalizza il budget e distribuiscilo ai responsabili dei dipartimenti per l’esecuzione. Assicurati che tutti comprendono quali sono le loro responsabilità rispetto al budget e quali sono i parametri delle prestazioni.
Come preparare un budget alberghiero
Per preparare un budget alberghiero completo, devi analizzare nel dettaglio quali sono le fonti di ricavo e le spese e creare un formato di budget.
Dal punto di vista dei ricavi, dividi i ricavi nelle seguenti categorie: prenotazioni, vendita di cibo e bevande, servizi spa, spazi per conferenze ed eventuali altri servizi supplementari. Per ogni categoria, proietta i ricavi previsti in base alle prestazioni passate, le tendenze di mercato e le prossime campagne marketing.
Dal punto di vista delle spese, elenca tutti i costi fissi e variabili. I costi fissi includono gli stipendi, gli affitti, le utenze e l’assicurazione, mentre i costi variabili comprendono le spese di marketing, il personale stagionale, la manutenzione e i costi dei beni venduti (cost of goods sold, COGS). Dopo aver completato la panoramica, assegna i fondi ai vari reparti in base alle priorità strategiche e il ROI previsto.
Una nota per gli hotel stagionali. I criteri del budget annuale da applicare agli hotel stagionali possono differire da quelli degli hotel che sono aperti tutto l’anno. Tieni in considerazione il periodo in cui il tuo hotel sarà aperto, pensando al trimestre in cui concentrare maggiormente il budget.
Lista di verifica del budget alberghiero
Per un approccio strutturato al budget, considera quanto segue come lista completa di suggerimenti per definire il budget:
- Ricavi dalle camere: include proiezioni dettagliate per i tassi di occupazione, ADR e RevPAR. Considera anche eventuali adeguamenti di tariffa pianificati, promozioni speciali o programmi fedeltà.
- Ricavi da cibo e bevande: calcola i guadagni previsti in base alla spesa media per ospite, l’affluenza prevista ed eventuali promozioni o eventi stagionali.
- Spese operative: suddividi i costi operativi in categorie granulari come utenze, manutenzione, pulizie, operazioni di reception e sicurezza.
- Spese di capitale: distribuisci il budget per i principali progetti capitali come ristrutturazioni, nuovo mobilio o aggiornamenti tecnologici. Includi le tempistiche e il ROI previsto per ogni progetto.
- Vendite e marketing: specifica l’assegnazione del budget per ogni canale marketing, come pubblicità PPC, campagne social media, e-mail marketing e collaborazioni con influencer. Ricorda di includere le spese per creare o aggiornare il sito web dell’hotel.
- Servizi per gli ospiti: includi i costi per i servizi per gli ospiti come la colazione gratuita, l’intrattenimento in camera, i programmi fedeltà ed eventuali aggiornamenti pianificati o nuovi servizi.
- Pagamenti di prestiti: contabilizza il rimborso mensile o trimestrale dei prestiti, compresi capitale e interessi e qualsiasi altro obbligo finanziario come i contratti di leasing o i contratti con i fornitori.
- Investimenti tecnologici: assegna il budget per strumenti tecnologici essenziali come PMS, CRM e sistemi di gestione dei ricavi per automatizzare le attività e migliorare l’efficienza.
- Formazione e sviluppo del personale: stanzia i fondi per i programmi di formazione del personale incentrati sull’assistenza clienti, l’adozione della tecnologia e la conformità al settore.
- Iniziative di sostenibilità: incorpora gli stanziamenti di budget per iniziative ecocompatibili, come apparecchi a basso consumo energetico e sistemi di gestione dei rifiuti.
- Pianificazione degli imprevisti: includi un fondo per gli imprevisti per affrontare situazioni inattese come manutenzioni straordinarie o recessioni economiche.
Aree a cui destinare il budget in modo efficace (secondo gli albergatori)
Da un sondaggio di SiteMinder è emerso che gli albergatori ritengono che sia necessario migliorare il marketing digitale e la propria presenza online e investire denaro per riuscire a fare progressi nel finanziamento del proprio hotel.
I risultati hanno mostrato che aumentare i ricavi investendo sulla gestione strategica era al primo posto con una preferenza del 50%, seguito a ruota dalle attività di marketing digitale.
Gli albergatori hanno affermato che assegnano un budget inferiore alla formazione del personale e al recruiting (28%), indicando la necessità di investire maggiormente su nuove competenze come la SEO.
