¿Qué es el presupuesto de un hotel?
El presupuesto de un hotel es un plan financiero que detalla los ingresos y gastos previstos para un periodo concreto, normalmente un año fiscal completo. Sirve de guía para el alojamiento y abarca las distintas fuentes de ingresos, como las reservas de las habitaciones, la venta de comida y bebida o la prestación de servicios complementarios. El presupuesto también contempla todo tipo de gastos, incluidos los costes operativos, las inversiones en bienes de capital y los presupuestos de marketing.
Es un documento exhaustivo que se ajusta a los objetivos estratégicos del hotel y orienta la toma de decisiones a la hora de gestionar el negocio y asignar recursos.
Índice
¿En qué periodo del año se suelen elaborar los presupuestos de un hotel?
Normalmente, los presupuestos hoteleros se suelen preparar de octubre a diciembre. Este periodo de tres meses es crítico para los alojamientos, ya que es cuando se establece el plan financiero y operativo para el año siguiente. Las decisiones que se toman tienen un efecto a largo plazo que repercute en todos los aspectos del negocio, desde la contratación de personal hasta las inversiones de capital o qué aspectos concretos impulsar para generar más reservas.
¿Por qué son importantes los presupuestos para los hoteles?
Los presupuestos son mucho más que un simple registro de los ingresos y los gastos: son una herramienta estratégica que ayuda a determinar los ingresos de referencia, controlar los gastos operativos, asignar recursos de manera eficaz y afrontar cualquier imprevisto, como una recesión económica o problemas de mantenimiento.
Sin un presupuesto bien planificado, alcanzar los objetivos a largo plazo puede resultar complicado, y la inestabilidad financiera es mayor.
Los pasos del proceso de elaboración del presupuesto de un hotel
Crear un presupuesto requiere de una cuidadosa planificación y ejecución. A continuación, detallamos los pasos clave:
1. Recopila todos los datos necesarios
Empieza con información detallada de los últimos años, como las tasas de ocupación de las habitaciones, las tarifas medias diarias (ADR), los ingresos por habitación disponible (RevPAR) y los costes de adquisición de clientes. También debes contar con las puntuaciones de satisfacción de tus clientes, las valoraciones que dejan en internet y los comentarios que te hayan hecho llegar para identificar en qué aspectos puede ser necesario invertir.
2. Establece unos objetivos claros
Fija metas concretas, cuantificables, alcanzables, relevantes y acotadas en el tiempo (lo que en inglés se conoce con el acrónimo «SMART») para el próximo año. Por ejemplo, un objetivo podría ser aumentar el RevPAR un 10 % y otro reducir el consumo de energía un 15 %. Cada uno de ellos debe estar en consonancia con la estrategia del hotel a largo plazo.
3. Haz una previsión de los ingresos
Elabora una previsión de ingresos detallada que incluya un desglose por meses y trimestres. Debe basarse en los datos históricos, las tendencias del mercado y las iniciativas de marketing o de venta previstas. Aunque es difícil prever cifras concretas con precisión, es un paso esencial para lograr una gestión eficaz de los ingresos en cualquier negocio hotelero.
4. Asigna los recursos adecuados
Identifica las áreas operativas clave que necesitan inversión. Desglosa la asignación en categorías como marketing (SEO, PPC, redes sociales), mejoras en las instalaciones (renovaciones, nuevos servicios) y herramientas tecnológicas (por ejemplo, un nuevo sistema de gestión hotelera o programa de gestión de relaciones con los clientes).
5. Haz un seguimiento de los resultados y ajústalo
Los presupuestos no son documentos estáticos; requieren un seguimiento y pequeños ajustes de forma periódica. Realiza revisiones mensuales o trimestrales para evaluar los resultados según los objetivos fijados. Si algunas estrategias no están dando resultado, será necesario modificar la asignación de los recursos.
6. Formaliza y aplica el presupuesto
Una vez efectuados los cambios necesarios, cierra el presupuesto y distribúyelo a los responsables de los departamentos para que se ponga en práctica. Es importante asegurarse de que todas las partes entienden sus responsabilidades y los indicadores de rendimiento en relación al presupuesto.
Cómo elaborar un presupuesto para tu hotel
Para crear un presupuesto de hotel completo, hay que profundizar tanto en los flujos de ingresos como en los gastos.
Los ingresos se deben clasificar por reservas de habitación, venta de comida y bebida, servicios de spa, salas de conferencia y otros servicios complementarios. Para cada categoría, haz una previsión de los ingresos a partir del rendimiento en el pasado, las tendencias del mercado y las futuras campañas de marketing.
Detalla todos los gastos fijos y variables. Los gastos fijos incluyen los salarios, el alquiler, los servicios públicos y los seguros; los variables incluyen el marketing, el personal temporal, el mantenimiento y el coste de los bienes vendidos (COGS). Cuentas tengas una visión global, asigna recursos a los distintos departamentos según las prioridades estratégicas y el retorno de inversión previsto.
Un apunte para los hoteles de temporada: lo que sirve para los presupuestos anuales de los hoteles de temporada puede no ser válido para los hoteles que están activos todo el año. Procura tener en cuenta las condiciones específicas de la apertura de tu hotel, por ejemplo, el trimestre que acaparará la mayor parte del gasto presupuestario.
Aspectos básicos del presupuesto de un hotel
A continuación, presentamos los aspectos fundamentales para abordar la planificación del presupuesto:
- Ingresos por habitación: Incluye previsiones detalladas sobre las tasas de ocupación, ADR y RevPAR. Contempla cualquier cambio de tarifas previsto, promociones especiales o programas de fidelización.
- Ingresos por comida y bebida:
Calcula los ingresos previstos en función del gasto medio por cliente, la demanda prevista y las promociones o eventos de temporada. - Gastos operativos: Desglosa los costes operativos en categorías, como suministros, mantenimiento, servicio de limpieza, actividades de recepción y servicios de seguridad.
- Gastos de capital: Destina presupuesto a grandes proyectos de capital, como renovaciones de las instalaciones, mobiliario nuevo o actualizaciones de las herramientas tecnológicas. Especifica los plazos y el retorno de la inversión previsto para cada proyecto.
- Ventas y marketing: Indica el presupuesto para cada canal de marketing, como la publicidad PPC, las campañas en redes sociales, el marketing por correo electrónico y las colaboraciones con personas influyentes. También hay que incluir los costes para crear o actualizar la página web del hote.
- Servicios para los huéspedes: Incluye los gastos correspondientes a los servicios para los huéspedes, como el desayuno gratuito, el entretenimiento en la habitación, los programas de fidelización y cualquier mejora o nuevo servicio previsto.
- Pagos de préstamos: Contabiliza los pagos mensuales o trimestrales de los préstamos, incluyendo los intereses, así como cualquier otra obligación financiera, como alquileres o contratos con proveedores.
- Inversión en tecnología:
Asigna presupuesto a herramientas tecnológicas esenciales, como un sistema de gestión hotelera (PMS), un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o und sistema de gestión de ingresos para automatizar tareas y aumentar la productividad. - Formación y desarrollo del personal:
Destina presupuesto a programas de formación del personal centrados en el servicio al cliente, la incorporación de tecnología y el cumplimiento de las normativas del sector. - Iniciativas para la sostenibilidad:
Incorpora presupuesto para la implantación de medidas respetuosas con el medio ambiente, como el uso de electrodomésticos de bajo consumo y sistemas de gestión de residuos. - Plan de contingencias: Incluye un fondo de contingencia para hacer frente a situaciones inesperadas como emergencias de mantenimiento o recesiones económicas.
Cómo utilizar el presupuesto de tu hotel de forma eficaz (según los hoteleros)
En una encuesta de SiteMinder muchos hoteleros hablaron de la necesidad de mejorar su marketing digital y su presencia en internet, además de financiar estos esfuerzos para poder avanzar.
Los resultados mostraron que el aumento de los ingresos mediante la inversión en gestión estratégica se situó en primera posición, con un 50 %, seguido de cerca por las actividades de marketing digital.
En el otro extremo, con un 28 %, los hoteleros afirmaron que destinarían menos presupuesto a la formación y contratación de personal, lo que sugiere la necesidad de invertir más en nuevas competencias, como el posicionamiento en motores de búsqueda (SEO).
