O que é um orçamento de hotel?
O orçamento de um hotel é um plano financeiro que descreve as receitas e despesas projetadas para um período específico, normalmente um ano fiscal. Funciona como um plano financeiro, descrevendo em pormenor vários fluxos de receitas, tais como reservas de quartos, vendas de alimentos e bebidas e serviços auxiliares. O orçamento também inclui todos os tipos de despesas, incluindo
É um documento abrangente que se alinha com os objetivos estratégicos do hotel, orientando as decisões de gestão e a atribuição de recursos.
Índice
Quando é o momento de elaborar o orçamento do hotel?
A época de elaboração do orçamento do hotel começa normalmente em outubro e decorre até dezembro. Esta janela de três meses é uma fase crítica para os gestores hoteleiros, uma vez que estabelece o plano financeiro e operacional para todo o ano seguinte. As decisões tomadas durante este período têm implicações duradouras, afetando tudo, desde o número de funcionários aos investimentos de capital, até onde pode investir para aumentar as vendas de quartos de hotel.
Porque é que um orçamento de hotel é importante?
Um orçamento é muito mais do que um registo de receitas e despesas; é um instrumento estratégico que cumpre diversas funções. Permite-lhe estabelecer referências de receitas, controlar as despesas operacionais, atribuir recursos de forma judiciosa e preparar-se para contingências, como recessões económicas ou problemas de manutenção inesperados.
Sem um orçamento bem elaborado, atingir objetivos a longo prazo torna-se um desafio e o risco de instabilidade financeira aumenta.
Etapas do processo de elaboração do orçamento de um hotel
O processo de elaboração do orçamento é uma abordagem sistemática que implica um planeamento e uma execução cuidadosos. Aqui estão as etapas envolvidas:
1. Recolher dados
Comece por recolher dados granulares dos anos anteriores. Estes dados devem incluir as taxas de ocupação dos quartos, as tarifas diárias médias (ADR), a receita por quarto disponível (RevPAR) e os custos de aquisição de clientes. Além disso, junte dados sobre as pontuações de satisfação do cliente, críticas online e feedback para compreender as áreas que podem necessitar de investimento.
2. Estabelecer objetivos
Estabeleça objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo (SMART) para o próximo ano. Estes objetivos podem ir desde o aumento da RevPAR em 10% até à redução do consumo de energia em 15%. Cada objetivo deve estar alinhado com a estratégia a longo prazo do seu hotel.
3. Técnica de previsão de receitas
Crie uma técnica de previsão detalhada das receitas que inclua uma análise mês a mês e trimestre a trimestre. Esta previsão deve sustentar-se nos seus dados históricos, tendências de mercado e quaisquer iniciativas de marketing ou vendas planeadas. Embora possa ser difícil prever com exatidão as receitas, uma gestão eficaz das receitas é uma parte essencial da criação de um orçamento hoteleiro.
4. Atribuir recursos
Identifique as principais áreas operacionais que necessitam de investimento. Divida a atribuição em subcategorias como marketing (SEO, PPC, redes sociais), melhorias na propriedade (renovações, novas comodidades) e atualizações de tecnologia (novo PMS, software CRM).
5. Monitorizar e ajustar
Os orçamentos não são documentos estáticos; requerem um acompanhamento e ajustamentos contínuos. Efetue revisões mensais ou trimestrais para avaliar o desempenho relativamente aos objetivos definidos. Se determinadas estratégias não estiverem a produzir os resultados esperados, redistribua os recursos conforme necessário.
6. Finalizar e implementar
Após ter realizado todos os ajustes necessários, finalize o orçamento e distribua-o aos chefes de departamento para implementação. Certifique-se de que todos compreendem as suas responsabilidades orçamentais e os indicadores de desempenho.
Como preparar um orçamento de hotel
Para preparar um orçamento completo de um hotel, é necessário analisar profundamente os fluxos de receitas e as despesas para criar um modelo de orçamento completo.
No que diz respeito às receitas, classifique-as em reservas de quartos, vendas de alimentos e bebidas, serviços de spa, instalações para conferências e quaisquer outros serviços auxiliares. Para cada categoria, programe a receita esperada com base no desempenho anterior, nas tendências do mercado e em quaisquer campanhas de marketing futuras.
No que se refere às despesas, liste todos os custos fixos e variáveis. Os custos fixos incluem salários, rendas, serviços públicos e seguros, enquanto os custos variáveis incluem despesas de marketing, pessoal sazonal, manutenção e custo das mercadorias vendidas (CPV). Quando tiver uma visão geral completa, atribua fundos a diferentes departamentos com base nas prioridades estratégicas e no ROI esperado.
Uma nota para os hotéis sazonais. O que é verdade sobre os orçamentos anuais para hotéis sazonais pode não ser verdade para hotéis que estão ativos durante todo o ano. Certifique-se de que tem em conta o ambiente único de abertura do seu hotel, por exemplo, qual o trimestre que exigirá a maior parte das despesas orçamentais.
Lista de verificação de um orçamento de hotel
Para uma abordagem estruturada da elaboração do orçamento, considere a seguinte lista de controlo:
- Receitas de quartos: Inclua projeções detalhadas sobre as taxas de ocupação, ADR e RevPAR. Inclua quaisquer correções sobre as tarifas planeadas, promoções especiais ou programas de fidelização.
- Receitas de alimentos e bebidas: Calcule os ganhos esperados com base no gasto médio por hóspede, no número de visitantes previsto e em quaisquer promoções ou eventos sazonais.
- Despesas operacionais: Separe os custos operacionais em categorias granulares, como serviços públicos, manutenção, limpeza, operações de receção e segurança.
- Despesas de capital: Atribua um orçamento projetos que querem muito capital, como renovações, mobiliário novo ou atualizações tecnológicas. Inclua prazos e o ROI esperado para cada projeto.
- Vendas e marketing: Especifique o volume orçamental para cada canal de marketing, como publicidade PPC, campanhas nas redes sociais, marketing por correio eletrónico e parcerias com influenciadores. Não se esqueça de incluir as despesas com a construção ou atualização do site do hotel.
- Serviços para os hóspedes: Inclua os custos das comodidades destinadas os hóspedes, como pequeno-almoço gratuito, entretenimento no quarto, programas de fidelização e quaisquer atualizações ou novos serviços previstos.
- Pagamentos de empréstimos: Contabilize os reembolsos mensais ou trimestrais de empréstimos, incluindo o capital e os juros, e quaisquer outras obrigações financeiras, como alugueres ou contratos com fornecedores.
- Investimentos tecnológicos: Atribua um orçamento para tecnologias essenciais como PMS, CRM e sistemas de gestão de receitas para automatizar tarefas e melhorar a eficiência.
- Formação e desenvolvimento do pessoal: Reserve fundos para programas de formação do pessoal focados no serviço ao cliente, na adoção de tecnologias e na conformidade com a indústria.
- Iniciativas de sustentabilidade: Inclua dotações orçamentais para práticas amigas do ambiente, tais como aparelhos energeticamente eficientes e sistemas de gestão de resíduos.
- Planificação de contingências: Adicione um fundo de contingência para fazer face a situações inesperadas, como emergências de manutenção ou recessão económica.
Onde gastar efetivamente o orçamento do seu hotel (de acordo com os gestores hoteleiros)
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Os resultados mostraram que o aumento das receitas através de despesas com a gestão estratégica ficou em primeiro lugar, com uma classificação de 50%, seguido de perto pela atividade de marketing digital.
Os gestores hoteleiros afirmaram que atribuiriam menos orçamento à formação e ao recrutamento de pessoal – classificado em 28% em comparação – indicando a necessidade de investir mais dinheiro em novas competências, como SEO.
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