Cos’è il check-in tramite dispositivo mobile in un hotel?
Il check-in mobile dell’hotel è un processo basato sulla tecnologia che consente agli ospiti di effettuare il check-in nelle loro camere d’albergo tramite i loro dispositivi mobili, senza dover fare la coda alla reception. Questo servizio innovativo in genere coinvolge un’app o un sito Web mobile dell’hotel in cui gli ospiti possono confermare il loro arrivo, scegliere la loro camera e, in alcuni casi, persino accedere alla loro camera tramite una chiave digitale.
Il check-in online ha completamente trasformato il settore delle compagnie aeree. Finora, il settore dell’ospitalità è stato lento a seguire. Una delle ragioni è stata la mancanza di forti esigenze aziendali, ma anche la complessità del progetto. Ma poiché gli ospiti lo richiedono, sempre più hotel stanno adottando questa tecnologia.
Ogni hotel è unico e ci sono molti fornitori di PMS in circolazione. Questo rende molto difficile per l’albergatore iniziare a pianificare la propria trasformazione digitale.
In questo blog ti forniremo una panoramica su come scegliere la soluzione di check-in migliore per la tua struttura.
Indice
Prima del check-in mobile
Dal punto di vista dei tuoi ospiti, la procedura di check-in in hotel è la stessa da molto tempo:
- Arrivo in hotel
- Attendere in coda
- Pagare
- Compilare la scheda di registrazione
- Prendere la chiave
- Dirigersi verso la propria stanza
Tutto questo può richiedere molto tempo, e se il tuo ospite ha dovuto fare un lungo viaggio per arrivare alla tua proprietà, non è questo che vorrà. Non mi interessa se hai i migliori sorrisi della città. Vogliono solo entrare nella loro stanza.
Nello scenario ideale, gli ospiti inseriranno semplicemente i propri dati prima di arrivare effettivamente in hotel, per evitare questa noiosa esperienza. Quindi, l’hotel fornisce loro tutti i dettagli necessari, come accordi per la colazione, norme di sicurezza e accesso alle porte.
Ma, nella nostra nuova realtà, gli ospiti lo preferiscono davvero. Per gli ospiti, si tratta di comodità, velocità del processo, sicurezza e libertà di scegliere quando farlo.
Secondo Oracle, il 70% degli alberghi adotta già o stanno pianificando di adottare la tecnologia contactless per il check-in, l’ordinazione di cibo, i servizi di portineria e altro ancora.
Per gli hotel, si tratta di risparmiare sui costi, ma anche di aumentare la soddisfazione del cliente. Gestire manualmente ogni ospite è un processo che richiede molto lavoro e, nei periodi di punta, può richiedere molte ore-uomo.
Perché il tuo hotel dovrebbe consentire il check-in tramite dispositivi mobili
Salire sul carrozzone del check-in mobile è una mossa intelligente per qualsiasi hotel che voglia stare al passo con i tempi e dare agli ospiti ciò che vogliono veramente. Si tratta di rendere le cose facili e veloci: gli ospiti possono saltare la seccatura della reception e andare direttamente in camera, mentre il tuo team ha più tempo per fornire quei tocchi personali che rendono speciale un soggiorno. Inoltre, dimostra che sei aggiornato sulle tendenze tecnologiche, il che è sempre positivo agli occhi dei viaggiatori esperti di tecnologia.
Passaggi per impostare un processo di check-in mobile in un hotel
Impostare un processo di check-in mobile efficace per un hotel può sembrare complesso e impegnativo.
Tuttavia, con gli strumenti, la tecnologia e i processi giusti, stabilire questo aspetto cruciale della tua esperienza di prenotazione è semplice. Ecco da dove iniziare:
Come per qualsiasi progetto, devi definire i tuoi obiettivi per ciò che il check-in mobile deve fare per te. Cosa vuoi ottenere?
- Raccogli i dati degli ospiti per velocizzare il processo di check-in
- È necessario raccogliere i dettagli della carta di credito per il pagamento
- Possibilità di effettuare l’upgrade della camera o di altri servizi
- Aprire le porte o distribuire i codici chiave
Esaminando ogni fase separatamente, possiamo iniziare a capire quale soluzione è più adatta al tuo hotel, poiché ogni caratteristica ha delle riserve e dei costi. Successivamente, esamineremo ogni componente chiave separatamente per semplificare la comprensione del progetto.
Integrazione PMS
Per far funzionare il check-in mobile, i dati degli ospiti devono essere nel PMS in modo tempestivo e corretto. Ciò significa che la soluzione deve essere in grado di ottenere dati dal PMS e, idealmente, anche di inviare dati indietro.
Molti venditori di PMS supportano connessioni con sistemi di terze parti. Ciò avviene più comunemente tramite API. Quanto migliore e più aperta è l’API, tanto più soluzioni potrai scegliere.
Sfortunatamente, molti fornitori di PMS (in particolare quelli on-premise) non dispongono di interfacce adatte. Ciò significa che anche se volessi continuare a implementare il check-in mobile, non saresti in grado di farlo. Avere un PMS chiuso può impedirti di modernizzare il tuo hotel.
Domande da porsi durante l’implementazione di PMS
- Il mio PMS ha un’API aperta?
- I fornitori di servizi di check-in possono inviare dati al mio PMS?
- L’utilizzo dell’API è a pagamento?
- Tutti i fornitori possono integrarsi?
Consiglio da professionista: Se il tuo ruolo nel tuo hotel richiede di essere online, tutto il tempo, a destreggiarti tra piatti e palle che girano, allora un PMS come Little Hotelier potrebbe essere la scelta giusta per te. La sua applicazione mobile è progettata specificamente per aiutare gli albergatori che devono indossare così tanti cappelli da riempire una cabina armadio, consentendo loro di essere sempre aggiornati, sia che si trovino alla reception, in ufficio, in banca o durante un incontro con gli investitori.
Modulo di check-in
Gli hotel hanno esigenze diverse quando raccolgono dati dagli ospiti. Queste possono includere:
- Verifica che la prenotazione sia corretta
- Per scopi analitici
- Il governo lo richiede
- Finalità di marketing
- Vendita aggiuntiva
In quanto albergatore, probabilmente vorrai convertire il modulo cartaceo esistente in uno digitale. Ciò significa che l’editor del modulo di check-in deve essere altamente personalizzabile, in modo che tu possa creare qualsiasi campo nel tuo modulo di check-in.
Altrimenti non sarà possibile sostituire completamente i processi attuali senza scendere a compromessi o violare la legislazione governativa.
Cerca fornitori le cui opzioni di personalizzazione non limitino i tuoi risultati.
Domande chiave da considerare quando si aggiunge un modulo di check-in al check-in mobile del tuo hotel:
- Posso personalizzare tutti i campi?
- Il design si adatterà al mio marchio?
- Posso includere un consenso esplicito al marketing?
- Gli ospiti possono firmare digitalmente il check-in?
- Gli ospiti possono fornire scansioni dei loro passaporti/documenti d’identità?
- Possono effettuare il check-in anche per gli ospiti accompagnatori?
Consiglio da professionista: Il motore di prenotazione di SiteMinder è stato progettato tenendo a mente queste domande, e la risposta a tutte è “sì”. Un motore di prenotazione solido è la chiave per un’esperienza di prenotazione fluida, quindi assicurati di esaminare le tue opzioni con SiteMinder Qui.
Pagamento
Le prenotazioni degli ospiti possono essere pagate in anticipo, ma in molti casi il pagamento avviene solo in parte oppure l’ospite deve saldare l’intero importo in loco.
Anche se il pagamento è stato effettuato per intero, potresti comunque voler ottenere i dettagli della carta di credito dell’ospite se ordina dei servizi o rompe accidentalmente qualcosa. Ciò significa che ottenere i dettagli della carta di credito dell’ospite è un must in molti casi.
Ma il termine “pagamento con carta di credito” può avere significati diversi:
- Richiedere i dati della carta tramite un modulo
- Verifica della validità della carta di credito
- Riservare i fondi in anticipo
- Effettuare il pagamento effettivo
Prima di rivolgerti a diversi fornitori, cerca di stabilire cosa vuoi ottenere, perché quando accetti un pagamento, paghi anche una commissione ai gateway di pagamento e, in molti casi, al fornitore del check-in.
Domande da considerare:
- Il check-in tramite dispositivo mobile sarà disponibile solo per i clienti paganti?
- I miei ospiti devono effettuare dei pagamenti?
- Qual è la commissione del gateway di pagamento?
- Il fornitore del check-in riceve una commissione?
Consiglio da professionista: Sappiamo che l’ultima cosa di cui vorresti occuparti come albergatore sono i problemi di pagamento. SiteMinder Pay, il nostro modulo di pagamento dal nome appropriato, ti consente di addebitare nel modo più semplice possibile ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno, a chi ne hai bisogno, il tutto in modo automatico.
Accesso alla porta
La sfida più grande con tutti i provider di check-in mobile è il modo in cui gli ospiti aprono la porta. Molti hotel in tutto il mondo utilizzano sistemi di porte, con cui pochissimi sistemi possono integrarsi. O, peggio ancora, utilizzano chiavi fisiche. Ciò significa che le soluzioni digitali hanno difficoltà a rendere il processo completamente contactless.
L’ideale sarebbe modernizzare anche le serrature delle porte, ma esistono soluzioni per passare al digitale anche senza costosi aggiornamenti.
Molte proprietà iniziano la modernizzazione del loro sistema di accesso con un singolo piano o una categoria di camera. Ciò significa che tutti gli ospiti che utilizzano il check-in online finiranno sempre lì. Quindi, da lì si procede lentamente e si modernizza l’intera proprietà.
Inoltre, è possibile combinare numerose opzioni, ad esempio ottenendo una tessera magnetica con il codice PIN.
Ecco alcuni esempi di accesso che potresti prendere in considerazione con il check-in mobile del tuo hotel.
Carte chiave
La soluzione più comunemente usata negli hotel. Il problema con queste soluzioni è che offrono solo opzioni di connettività limitate con sistemi esterni e sono costose.
ASSA Vingcard, molto popolare, fornisce la sua app per l’accesso alle porte. Quando si desidera utilizzare questa opzione, è necessario consegnare fisicamente le chiavi alla reception o avere un chiosco che distribuisce le tessere.
Modalità Bluetooth
Un’altra soluzione è quella di dotare le serrature esistenti di un modulo abilitato Bluetooth, in modo da poter utilizzare in parallelo il sistema esistente basato sulla scheda magnetica.
Ciò significa che puoi offrire la comodità dell’apertura della porta senza contatto senza dover effettuare costosi aggiornamenti come la sostituzione delle serrature o addirittura delle porte, mantenendo comunque la configurazione attuale della tua tessera magnetica.
Le porte possono quindi essere aperte tramite un’app sul telefono dell’ospite oppure tramite un’applicazione web centralizzata in grado di aprire le porte.
Serratura con PIN
Questa è stata ampiamente utilizzata nel mondo degli ostelli e degli affitti per le vacanze. L’opzione PIN significa che gli ospiti possono entrare nella stanza anche se il loro telefono è scarico o hanno perso la tessera magnetica.
Questi codici PIN sono gestiti tramite WiFi e funzionano allo stesso modo di una tessera magnetica. Un PIN viene assegnato a una porta con una durata illimitata. Ciò significa che gli ospiti precedenti non potranno entrare nella stanza dopo la data di partenza. Inoltre, puoi assegnare un codice master per il personale dell’hotel.
Chiavi fisiche
Molte proprietà più piccole usano ancora chiavi fisiche e non c’è un reale vantaggio commerciale nel cambiarle. Potresti usare box di stoccaggio con accesso tramite codice per conservare le chiavi; non è una soluzione ideale, ma un buon passaggio intermedio.
Se la tua proprietà è di piccole dimensioni, puoi preparare le chiavi in una busta o in una cassaforte con codice PIN e dare istruzioni via e-mail.
Soluzioni per il check-in mobile in hotel
Qui esamineremo i diversi tipi di soluzioni disponibili. Naturalmente, ogni fornitore ha le sue sfumature. Ci sono molte soluzioni diverse disponibili. Ognuna ha i suoi pro e contro.
Soluzioni tramite Web
Si tratta di soluzioni che non richiedono alcuna installazione da parte dell’utente. Basta un clic dall’email e tutto funziona.
Il vantaggio delle soluzioni basate sul Web è che possono essere implementate e rese operative molto facilmente e che i costi iniziali in termini di tempo e denaro sono notevolmente inferiori.
Molti fornitori di PMS dispongono già di un certo grado di funzionalità in quest’area, ma è possibile rivolgersi a terze parti specializzate in questo ambito.
L’implementazione di soluzioni di check-in mobile per hotel offre una serie di vantaggi. Innanzitutto, sono facili da implementare, non richiedono una formazione approfondita o revisioni radicali dei sistemi esistenti. Ciò le rende un’opzione conveniente per gli hotel che desiderano modernizzare l’esperienza dei propri ospiti senza spendere una fortuna.
La natura user-friendly di queste soluzioni è un altro vantaggio significativo; gli ospiti le trovano molto facili da usare, contribuendo a un’esperienza di arrivo fluida e senza problemi. Inoltre, questi sistemi sono progettati per essere universalmente compatibili, eliminando le preoccupazioni relative alle incompatibilità di dispositivi o software.
Tuttavia, ci sono alcune considerazioni da tenere a mente. Uno svantaggio notevole è che senza un upgrade, questi sistemi potrebbero incontrare difficoltà nel facilitare l’ingresso senza chiave nelle stanze, il che è un’aspettativa crescente tra gli ospiti. Inoltre, la necessità di e-mail degli ospiti per facilitare il check-in tramite dispositivi mobili può essere una limitazione, soprattutto nei casi in cui gli ospiti preferiscono non condividere i propri indirizzi e-mail.
Per completare l’esperienza di check-in mobile, queste soluzioni possono essere efficacemente abbinate a un chiosco che offre una soluzione basata sul Web, offrendo agli ospiti un metodo di check-in alternativo e aumentando l’efficienza complessiva del processo.
Chiosco per il check-in
Molti hotel optano per i chioschi per il loro appeal fisico, e le persone sono abituate a usarli negli aeroporti. Li metti nella hall, indichi agli ospiti di usarli, e in genere funzionano bene.
I chioschi per il check-in negli hotel hanno i loro vantaggi e svantaggi. Il lato positivo è che sono particolarmente utili per distribuire le tessere magnetiche, offrendo un modo tradizionale ma efficiente per garantire agli ospiti l’accesso fisico alle loro stanze.
Sono anche più accessibili per gli ospiti che potrebbero non avere un indirizzo e-mail o che preferiscono non utilizzare soluzioni di check-in digitale. Inoltre, la presenza di un chiosco garantisce che l’hotel possa verificare la presenza fisica dell’ospite presso la struttura, aggiungendo un livello di sicurezza e un tocco personale al processo di check-in.
Tuttavia, ci sono alcuni aspetti negativi da considerare. Dal punto di vista di un ospite, a meno che non ci siano più chioschi disponibili, il fattore comodità potrebbe non essere significativamente più alto di quello dei tradizionali processi di check-in, soprattutto se si formano code durante le ore di punta. Il costo dell’implementazione della tecnologia dei chioschi può essere piuttosto elevato, considerando l’investimento iniziale in hardware e software.
Oltre a questo, i costi di manutenzione continua possono essere più elevati rispetto alle soluzioni digitali più semplici, richiedendo una manutenzione regolare per garantire un funzionamento regolare. Questi fattori devono essere soppesati attentamente rispetto ai potenziali benefici per determinare la fattibilità dei chioschi per un particolare hotel.
Con i chioschi per il check-in, gli albergatori ottengono i vantaggi, ma non gli ospiti. Devono comunque aspettare nella hall e i chioschi sono un altro punto di contatto che gli ospiti vorranno evitare.
Soluzioni basate su app mobili
Il mercato è pieno di provider che consentono agli ospiti di effettuare il check-in, fare upselling o fornire feedback sulle loro app. Le app per il check-in mobile degli hotel hanno il vantaggio aggiuntivo di funzionare offline e di offrire un’esperienza molto visiva.
Un sondaggio condotto da J.D.Power, ha rilevato che un numero significativo di ospiti (38%) non utilizza nemmeno le app durante il soggiorno in hotel,
Ma c’è un problema fondamentale: gli ospiti devono scaricare l’app.
Le soluzioni mobili basate su app per il check-in in hotel offrono un’esperienza dinamica e interattiva per gli ospiti, migliorando il loro coinvolgimento con l’hotel fin dall’inizio. Queste app spesso sono dotate di funzionalità offline, assicurando la funzionalità anche in aree con scarsa connettività Internet.
Un ulteriore vantaggio è la possibilità che queste app consentano l’accesso senza chiave, consentendo agli ospiti di utilizzare il proprio telefono per sbloccare le porte della camera, il che aggiunge un tocco di praticità e modernità al loro soggiorno.
Tuttavia, ci sono alcune sfide associate alle soluzioni basate su app. Un ostacolo significativo è la barriera sostanziale all’installazione; gli ospiti devono scaricare l’app, il che potrebbe scoraggiare coloro che sono riluttanti a installare un nuovo software sui propri dispositivi. Inoltre, possono sorgere problemi di compatibilità con i telefoni, poiché non tutti gli ospiti potrebbero avere smartphone in grado di eseguire l’app in modo efficace.
Il processo di configurazione di questi sistemi è anche più complicato rispetto ad altre soluzioni digitali, sia per l’hotel in termini di implementazione che per l’ospite in termini di utilizzo. Questi fattori devono essere attentamente considerati quando si decide se una soluzione di check-in basata su app sia la scelta giusta per un hotel.
E questo rappresenta una barriera significativa, ma non significa che sia una cattiva idea. Se la tua catena alberghiera è grande e hai molti clienti fedeli, allora potrebbe avere senso per te avere un’app per il check-in mobile dell’hotel.
Ci sono molti tipi diversi di soluzioni là fuori con fasce di prezzo diverse. E a volte il fattore limitante può essere completamente diverso, come il fatto che il tuo PMS non abbia le opzioni di connettività o che le serrature delle porte siano obsolete.
