การเช็คอินผ่านมือถือที่โรงแรมคืออะไร?
การเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม คือบริการที่ใช้เทคโนโลยีเพื่อให้แขกสามารถเช็คอินเข้าห้องพักได้ด้วยสมาร์ทโฟนของตัวเอง โดยไม่ต้องต่อแถวที่เคาน์เตอร์ต้อนรับ บริการนี้มักจะอยู่ในรูปแบบของแอปพลิเคชันของโรงแรมหรือเว็บไซต์ที่รองรับการใช้งานบนมือถือ ที่ช่วยให้แขกเช็คอิน เลือกห้อง และบางทีถึงขั้นเปิดประตูห้องได้ด้วยมือถือเครื่องเดียว ไม่ต้องง้อบัตรคีย์การ์ดอีกต่อไป
การเช็คอินออนไลน์ได้เปลี่ยนโฉมหน้าของอุตสาหกรรมการบินไปอย่างสิ้นเชิง แต่ที่ผ่านมา ธุรกิจโรงแรมยังปรับตัวช้ากว่า ส่วนหนึ่งเป็นเพราะยังไม่มีความจำเป็นทางธุรกิจมากนัก อีกทั้งยังเป็นโครงการที่ซับซ้อน แต่เมื่อแขกเริ่มเรียกร้องบริการนี้มากขึ้น โรงแรมหลายแห่งจึงเริ่มนำเทคโนโลยีนี้มาใช้
โรงแรมแต่ละแห่งมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว และมีระบบจัดการโรงแรม (PMS) ให้เลือกใช้มากมาย ทำให้การวางแผนปรับเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัลเป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้ประกอบการโรงแรม
ในบทความนี้ เราจะให้ภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการเลือกระบบเช็คอินที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ
สารบัญ
ก่อนยุคเช็คอินผ่านมือถือ
สำหรับแขกที่เข้าพัก กระบวนการเช็คอินโรงแรมแบบเดิมๆ มักจะเป็นแบบนี้มานาน:
- มาถึงโรงแรม
- รอคิว
- จ่ายเงิน
- กรอกแบบฟอร์มลงทะเบียน
- รับกุญแจห้อง
- เข้าห้องพัก
ขั้นตอนเหล่านี้อาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะถ้าแขกเพิ่งเดินทางไกลมาถึง นี่ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าพนักงานของคุณจะยิ้มแย้มแค่ไหน แขกก็แค่อยากเข้าห้องพักโดยเร็วที่สุด
ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด แขกควรสามารถกรอกข้อมูลก่อนมาถึงโรงแรม เพื่อหลีกเลี่ยงประสบการณ์ที่น่าเบื่อนี้ จากนั้นทางโรงแรมก็แค่แจ้งรายละเอียดที่จำเป็น เช่น การจัดการอาหารเช้า กฎความปลอดภัย และวิธีเข้าห้องพัก
ในยุคปัจจุบัน แขกส่วนใหญ่ชื่นชอบวิธีนี้มากกว่า เพราะสะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย และมีอิสระในการเลือกเวลาเช็คอิน
จากการสำรวจของ Oracle พบว่า 70% ของโรงแรมกำลังใช้หรือวางแผนที่จะใช้เทคโนโลยีไร้สัมผัสสำหรับการเช็คอิน สั่งอาหาร บริการ concierge และอื่นๆ
สำหรับโรงแรม นอกจากจะช่วยประหยัดต้นทุนแล้ว ยังเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วย การจัดการแขกแต่ละคนด้วยมือเป็นกระบวนการที่ใช้แรงงานมาก โดยเฉพาะในช่วงไฮซีซั่นที่อาจต้องใช้ชั่วโมงการทำงานของพนักงานจำนวนมาก
ทำไมโรงแรมของคุณควรมีบริการเช็คอินผ่านมือถือ
การก้าวเข้าสู่ยุคเช็คอินผ่านมือถือ เป็นกลยุทธ์ที่ชาญฉลาดสำหรับโรงแรมที่ต้องการก้าวทันยุคสมัยและตอบโจทย์ความต้องการของแขก เป้าหมายหลักคือการสร้างความสะดวกรวดเร็ว – แขกสามารถข้ามขั้นตอนที่เคาน์เตอร์และเข้าห้องพักได้ทันที ในขณะที่ทีมงานของคุณมีเวลามากขึ้นในการสร้างประสบการณ์พิเศษให้กับแขก นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าโรงแรมของคุณทันสมัย ซึ่งเป็นข้อดีในสายตาของนักเดินทางยุคดิจิทัล
ขั้นตอนการติดตั้งระบบเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม
การติดตั้งระบบเช็คอินผ่านมือถือที่มีประสิทธิภาพอาจดูซับซ้อนและน่ากังวล
แต่ด้วยเครื่องมือ เทคโนโลยี และกระบวนการที่เหมาะสม การสร้างประสบการณ์การจองที่น่าประทับใจนี้ก็ไม่ใช่เรื่องยาก มาดูกันว่าเริ่มต้นยังไง:
เหมือนกับโปรเจกต์อื่นๆ คุณต้องกำหนดเป้าหมายว่าระบบเช็คอินผ่านมือถือควรทำอะไรได้บ้าง คุณต้องการให้ระบบทำอะไร?
- เก็บข้อมูลแขกเพื่อทำให้การเช็คอินเร็วขึ้น
- รวบรวมข้อมูลบัตรเครดิตสำหรับการชำระเงิน
- เปิดโอกาสให้แขกอัพเกรดห้องพักหรือบริการเสริม
- เปิดประตูห้องพักหรือให้รหัสเปิดห้อง
เมื่อพิจารณาแต่ละขั้นตอนแยกกัน เราจะเริ่มเห็นว่าระบบไหนเหมาะกับโรงแรมของเรามากที่สุด เพราะแต่ละฟีเจอร์มีทั้งข้อดีและค่าใช้จ่ายที่ต่างกัน ต่อไปเรามาดูแต่ละส่วนสำคัญกันทีละอย่าง เพื่อให้เข้าใจโปรเจกต์นี้ได้ง่ายขึ้น
การเชื่อมต่อกับระบบ PMS
การทำงานของระบบเช็คอินผ่านมือถือนั้นต้องอาศัยข้อมูลของแขกที่ถูกต้องและอัปเดตในระบบจัดการโรงแรม (PMS) อย่างทันท่วงที นั่นหมายความว่าระบบที่ใช้ต้องสามารถดึงข้อมูลจาก PMS และในอุดมคติควรส่งข้อมูลกลับไปยัง PMS ได้ด้วย
ผู้ให้บริการ PMS หลายรายรองรับการเชื่อมต่อกับระบบของบริษัทอื่น โดยส่วนใหญ่จะใช้วิธีการเชื่อมต่อผ่าน API ยิ่ง API มีความเปิดกว้างและมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่ คุณก็จะมีตัวเลือกระบบให้เลือกใช้มากขึ้นเท่านั้น
อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการ PMS หลายราย (โดยเฉพาะระบบแบบติดตั้งในเครื่อง) ยังขาดอินเทอร์เฟซที่เหมาะสม ซึ่งหมายความว่าแม้คุณต้องการนำระบบเช็คอินผ่านมือถือมาใช้ ก็อาจไม่สามารถทำได้ การใช้ PMS แบบปิดอาจเป็นอุปสรรคในการพัฒนาโรงแรมของคุณให้ทันสมัย
คำถามที่ควรถามเมื่อต้องการใช้งาน PMS:
- PMS นี้มี API แบบเปิดหรือไม่?
- ผู้ให้บริการระบบเช็คอินสามารถส่งข้อมูลกลับไปยัง PMS ของฉันได้หรือไม่?
- มีค่าใช้จ่ายในการใช้งาน API หรือไม่?
- ผู้ให้บริการทุกรายสามารถเชื่อมต่อกับระบบได้หรือไม่?
เคล็ดลับ: หากคุณเป็นเจ้าของหรือผู้จัดการโรงแรมที่ต้องทำงานหลายหน้าที่พร้อมกัน และจำเป็นต้องติดตามสถานการณ์ของโรงแรมตลอดเวลา ระบบจัดการโรงแรม (PMS) อย่าง Little Hotelier อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณ
แอปพลิเคชันมือถือของ Little Hotelier ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องรับผิดชอบงานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการต้อนรับแขก การจัดการห้องพัก การดูแลด้านการเงิน หรือการประสานงานกับพาร์ทเนอร์
ด้วยแอปนี้ คุณสามารถควบคุมการทำงานของโรงแรมได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่เคาน์เตอร์ต้อนรับ ในสำนักงาน ที่ธนาคาร หรือกำลังประชุมกับนักลงทุน ช่วยให้คุณบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ในยามที่ต้องออกไปทำธุระนอกสถานที่
แบบฟอร์มเช็คอิน
โรงแรมมีความต้องการที่แตกต่างกันในการเก็บข้อมูลจากแขก ซึ่งอาจรวมถึง:
- ต้องการยืนยันความถูกต้องของการจอง
- ใช้วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงบริการ
- เป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย
- วัตถุประสงค์ทางการตลาด
- โอกาสในการเสนอขายบริการเพิ่มเติม
ในฐานะผู้ประกอบการโรงแรม คุณอาจต้องการแปลงแบบฟอร์มกระดาษที่มีอยู่ให้เป็นดิจิทัล นั่นหมายความว่าเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มเช็คอินต้องปรับแต่งได้สูง เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งแบบฟอร์มเช็คอินได้ตามต้องการ โดยเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลที่ต้องการเก็บจากแขกได้อย่างอิสระ
มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถแทนที่กระบวนการปัจจุบันได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องประนีประนอมหรือขัดต่อกฎหมายของรัฐบาล
มองหาผู้ให้บริการที่มีตัวเลือกการปรับแต่งที่ไม่จำกัดสิ่งที่คุณสามารถทำได้
คำถามสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเพิ่มแบบฟอร์มเช็คอินในระบบเช็คอินมือถือของโรงแรม:
- สามารถปรับแต่งเองทั้งหมดได้หรือไม่?
- การออกแบบจะเข้ากับแบรนด์ของฉันหรือไม่?
- สามารถรวมการยินยอมรับข้อมูลทางการตลาดได้หรือไม่?
- แขกสามารถลงลายมือชื่อดิจิทัลในการเช็คอินได้หรือไม่?
- แขกสามารถอัปโหลดสำเนาหนังสือเดินทาง/บัตรประชาชนได้หรือไม่?
- แขกสามารถเช็คอินให้กับผู้ที่มาด้วยได้หรือไม่?
เคล็ดลับ: ระบบการจองของ SiteMinder ถูกออกแบบมาโดยคำนึงถึงคำถามเหล่านี้ – และคำตอบสำหรับทุกข้อคือ “ทำได้” ระบบการจองที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสำคัญสู่ประสบการณ์การจองที่ราบรื่น ดังนั้นอย่าลืมศึกษาตัวเลือกของคุณกับ SiteMinder ที่นี่
การชำระเงิน
การจองของแขกสามารถชำระล่วงหน้าได้ แต่ในหลายกรณี อาจชำระเงินบางส่วนหรือแขกต้องชำระเต็มจำนวนที่โรงแรม
แม้ว่าจะมีการชำระเงินเต็มจำนวน คุณอาจยังต้องการรายละเอียดบัตรเครดิตของแขกในกรณีที่พวกเขาสั่งบริการเพิ่มเติมหรือทำของเสียหายโดยไม่ตั้งใจ นั่นหมายความว่าการขอรายละเอียดบัตรเครดิตของแขกเป็นสิ่งจำเป็นในหลายกรณี
แต่คำว่า “การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต” อาจมีความหมายแตกต่างกัน:
- การขอรายละเอียดบัตรผ่านแบบฟอร์ม
- การตรวจสอบว่าบัตรเครดิตถูกต้อง
- การกันวงเงินล่วงหน้า
- การทำการชำระเงินจริง
ก่อนติดต่อผู้ให้บริการ ควรกำหนดเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน เนื่องจากการรับชำระเงินมักมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ทั้งค่าธรรมเนียมให้กับระบบชำระเงิน และบางกรณีอาจต้องจ่ายให้กับผู้ให้บริการระบบเช็คอินด้วย
คำถามสำคัญที่ควรพิจารณา:
- ระบบเช็คอินผ่านมือถือจะเปิดให้ใช้เฉพาะลูกค้าที่ชำระเงินแล้วหรือไม่?
- แขกของโรงแรมจำเป็นต้องชำระเงินผ่านระบบนี้หรือไม่?
- ระบบชำระเงินคิดค่าธรรมเนียมเท่าไร?
- ผู้ให้บริการระบบเช็คอินคิดค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือไม่?
เคล็ดลับ: เราทราบดีว่าสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการจัดการในฐานะผู้ประกอบการโรงแรมคือปัญหาการชำระเงิน SiteMinder Pay โมดูลการชำระเงินของเรา ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตามที่คุณต้องการ เมื่อคุณต้องการ จากผู้ที่คุณต้องการ ทั้งหมดนี้โดยอัตโนมัติ
ระบบควบคุมการเข้าออกห้องพัก
ความท้าทายหลักของระบบเช็คอินผ่านมือถือคือวิธีที่แขกจะเปิดประตูห้องพัก โรงแรมทั่วโลกส่วนใหญ่ใช้ระบบประตูที่เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ยาก หรือแย่กว่านั้นคือยังใช้กุญแจแบบดั้งเดิม ทำให้การใช้ระบบดิจิทัลเพื่อทำให้กระบวนการเช็คอินเป็นแบบไร้การสัมผัสโดยสมบูรณ์นั้นทำได้ยาก
แม้ว่าการปรับปรุงระบบล็อคประตูให้ทันสมัยจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด แต่ก็มีวิธีนำระบบดิจิทัลมาใช้โดยไม่ต้องลงทุนสูง
โรงแรมหลายแห่งเริ่มต้นปรับปรุงระบบการเข้าออกโดยทดลองใช้กับชั้นเดียวหรือห้องพักประเภทเดียวก่อน ทำให้แขกที่ใช้บริการเช็คอินออนไลน์จะได้ห้องพักในส่วนนี้ จากนั้นจึงค่อยๆ ขยายการปรับปรุงไปทั่วทั้งโรงแรม
นอกจากนี้ ยังสามารถผสมผสานหลายวิธีเข้าด้วยกัน เช่น การใช้คีย์การ์ดร่วมกับรหัส PIN
ต่อไปนี้คือตัวอย่างระบบควบคุมการเข้าออกที่เหมาะสำหรับใช้ร่วมกับระบบเช็คอินผ่านมือถือ:
คีย์การ์ด
เป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในโรงแรม ข้อเสียคือมีตัวเลือกในการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกที่จำกัด และมีราคาแพง
ASSA Vingcard ซึ่งเป็นที่นิยมอย่างมาก มีแอพพลิเคชันสำหรับเปิดประตูโดยเฉพาะ หากเลือกใช้ระบบนี้ โรงแรมมีสองทางเลือก คือ แจกกุญแจที่เคาน์เตอร์ต้อนรับโดยตรง หรือติดตั้งคีออสก์อัตโนมัติสำหรับให้แขกรับคีย์การ์ดด้วยตนเอง วิธีนี้ช่วยลดการสัมผัสระหว่างแขกและพนักงาน แต่ยังคงความปลอดภัยในการเข้าถึงห้องพัก
ระบบ Bluetooth
อีกทางเลือกคือการติดตั้งระบบ Bluetooth เพิ่มเติมกับกลอนประตูที่มีอยู่ ทำให้สามารถใช้งานระบบคีย์การ์ดเดิมควบคู่กันไปได้
วิธีนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถมอบความสะดวกในการเปิดประตูแบบไร้การสัมผัส โดยไม่ต้องลงทุนสูงในการเปลี่ยนกลอนหรือประตู และยังคงใช้ระบบคีย์การ์ดเดิมได้
แขกสามารถเปิดประตูผ่านแอพบนสมาร์ทโฟน หรือผ่านแอพพลิเคชันบนเว็บส่วนกลางที่ควบคุมการเปิดประตูได้
ล็อคแบบใช้รหัส PIN
วิธีนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในโฮสเทลและที่พักให้เช่า การใช้รหัส PIN ช่วยให้แขกสามารถเข้าห้องได้แม้แบตเตอรี่โทรศัพท์หมดหรือทำคีย์การ์ดหาย
รหัส PIN เหล่านี้จัดการผ่าน WiFi และทำงานเช่นเดียวกับคีย์การ์ด โดยแต่ละรหัสจะถูกกำหนดให้กับประตูพร้อมระยะเวลาการใช้งาน ทำให้แขกก่อนหน้าไม่สามารถเข้าห้องได้หลังจากวันที่เช็คเอาท์ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดรหัสมาสเตอร์สำหรับพนักงานโรงแรมได้
กุญแจแบบดั้งเดิม
โรงแรมขนาดเล็กหลายแห่งยังคงใช้กุญแจแบบดั้งเดิม เนื่องจากอาจไม่เห็นความคุ้มค่าในการลงทุนเปลี่ยนระบบ อย่างไรก็ตาม มีวิธีประยุกต์ใช้เทคโนโลยีแบบง่ายๆ ได้ เช่น การใช้ตู้เก็บกุญแจที่มีรหัสผ่าน แม้ไม่ใช่วิธีที่สมบูรณ์แบบ แต่ก็เป็นทางเลือกที่ดีในการเริ่มต้น
สำหรับที่พักขนาดเล็ก อาจเตรียมกุญแจใส่ซองหรือเก็บในตู้นิรภัยที่ใช้รหัส PIN จากนั้นส่งคำแนะนำวิธีรับกุญแจให้แขกทางอีเมลหรือข้อความ วิธีนี้ช่วยลดการติดต่อโดยตรงและเพิ่มความยืดหยุ่นในการเช็คอิน โดยยังคงใช้ระบบกุญแจเดิมที่มีอยู่
ระบบเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม
ในส่วนนี้เราจะมาดูประเภทของระบบต่างๆ ที่มีอยู่ในตลาด แต่ละผู้ให้บริการมีจุดเด่นที่แตกต่างกัน โดยแต่ละระบบมีทั้งข้อดีและข้อจำกัด
ระบบแบบเว็บ
ระบบประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม แขกสามารถใช้งานได้ทันทีเพียงแค่คลิกลิงก์จากอีเมล
ข้อดีของระบบแบบเว็บคือสามารถติดตั้งและใช้งานได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้นทั้งในแง่ของเวลาและเงินลงทุนก็ต่ำกว่าอย่างมีนัยสำคัญ
ผู้ให้บริการระบบจัดการโรงแรม (PMS) หลายรายมีฟังก์ชันนี้อยู่แล้วในระดับหนึ่ง แต่โรงแรมก็สามารถเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านนี้ได้
การนำระบบเช็คอินผ่านมือถือมาใช้มีประโยชน์มากมาย ประการแรก ติดตั้งง่าย ไม่ต้องอบรมพนักงานมาก หรือปรับเปลี่ยนระบบที่มีอยู่อย่างมาก ทำให้เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าสำหรับโรงแรมที่ต้องการยกระดับประสบการณ์ของแขกโดยไม่ต้องลงทุนสูง
ข้อดีอีกประการคือใช้งานง่าย แขกสามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้การเดินทางมาถึงโรงแรมราบรื่นและไม่ยุ่งยาก นอกจากนี้ ระบบเหล่านี้ยังออกแบบมาให้ใช้งานได้กับอุปกรณ์ทุกประเภท ลดปัญหาเรื่องความเข้ากันไม่ได้ของอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์
อย่างไรก็ตาม มีข้อควรพิจารณาบางประการเมื่อใช้ระบบเช็คอินผ่านมือถือ ประการแรก หากไม่มีการอัพเกรด ระบบเหล่านี้อาจมีข้อจำกัดในการรองรับการเข้าห้องพักแบบไร้กุญแจ ซึ่งเป็นบริการที่แขกคาดหวังมากขึ้นในปัจจุบัน นอกจากนี้ การที่ระบบต้องใช้อีเมลของแขกในการเช็คอินผ่านมือถืออาจเป็นอุปสรรคในบางกรณี โดยเฉพาะเมื่อแขกไม่สะดวกที่จะแชร์ที่อยู่อีเมล ซึ่งอาจทำให้เสียโอกาสในการใช้ประโยชน์จากระบบอย่างเต็มที่
ทางโรงแรมควรพิจารณาถึงวิธีการรับมือกับข้อจำกัดเหล่านี้ เช่น การลงทุนในระบบกุญแจอิเล็กทรอนิกส์ หรือการเสนอทางเลือกอื่นในการยืนยันตัวตนสำหรับแขกที่ไม่ต้องการใช้อีเมล เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเช็คอินผ่านมือถือได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
เพื่อเสริมให้ประสบการณ์การเช็คอินผ่านมือถือสมบูรณ์ยิ่งขึ้น โรงแรมสามารถนำระบบเหล่านี้มาใช้ร่วมกับคีออสก์ที่ให้บริการแบบเว็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มทางเลือกในการเช็คอินให้กับแขก และยกระดับประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการ
ตัวอย่างเช่น แขกที่ไม่สะดวกใช้สมาร์ทโฟนหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม สามารถใช้คีออสก์เช็คอินด้วยตนเองในล็อบบี้ได้ ระบบนี้ยังช่วยลดภาระงานของพนักงานต้อนรับในช่วงเวลาเร่งด่วน ทำให้การบริการมีความยืดหยุ่นและรวดเร็วมากขึ้น
เคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติ (Check-in Kiosk)
โรงแรมหลายแห่งนิยมติดตั้งเคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติ เพราะดูทันสมัยและสร้างความประทับใจแรกพบให้กับแขก อีกทั้งผู้เข้าพักส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้งานจากประสบการณ์ที่สนามบิน การติดตั้งในล็อบบี้และแนะนำให้แขกใช้งานมักได้ผลดี
ข้อดีของเคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติ คือความสะดวกในการรับคีย์การ์ด ทำให้แขกเข้าห้องพักได้รวดเร็ว เหมาะสำหรับแขกที่ไม่มีอีเมลหรือไม่สะดวกใช้ระบบเช็คอินผ่านมือถือ ช่วยยืนยันตัวตนของแขกที่มาถึงโรงแรม เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
ข้อเสียที่ควรพิจารณา คือหากมีเครื่องไม่เพียงพอ อาจเกิดคิวยาวในช่วงเวลาเร่งด่วน ไม่ต่างจากการรอเช็คอินที่เคาน์เตอร์ ต้นทุนการติดตั้งสูง ทั้งอุปกรณ์และระบบซอฟต์แวร์ ค่าบำรุงรักษาอาจแพงกว่าระบบดิจิทัลอื่นๆ ต้องดูแลอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ใช้งานได้ตลอดเวลา
ในมุมมองของผู้ประกอบการ เคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติอาจดูเป็นประโยชน์ แต่สำหรับแขกอาจไม่ได้สะดวกสบายขึ้นมากนัก เพราะยังต้องรอในล็อบบี้ และเป็นอีกจุดหนึ่งที่ต้องสัมผัสร่วมกับผู้อื่น ซึ่งในยุคที่ผู้คนใส่ใจเรื่องสุขอนามัย อาจเป็นสิ่งที่แขกต้องการหลีกเลี่ยง
ก่อนตัดสินใจลงทุน ผู้ประกอบการควรชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียให้ดี และพิจารณาว่าเหมาะกับรูปแบบการให้บริการของโรงแรมและความต้องการของกลุ่มลูกค้าหรือไม่ บางทีการพัฒนาระบบเช็คอินผ่านมือถือหรือเว็บไซต์อาจเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าในระยะยาว
ระบบผ่านแอปพลิเคชันมือถือสำหรับโรงแรม
ทุกวันนี้ เราเห็นแอปมือถือของโรงแรมเยอะขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นแอปเช็คอิน แอปขายบริการเสริม หรือแอปรับฟีดแบ็คจากลูกค้า ข้อดีของแอปพวกนี้คือใช้งานได้แม้ไม่มีเน็ต และหน้าตาสวยงามน่าใช้
แต่ปัญหาใหญ่อยู่ตรงที่ลูกค้าต้องโหลดแอปก่อน ซึ่งหลายคนไม่อยากทำ ผลสำรวจของ J.D. Power ยังพบว่า 38% ของแขกไม่ได้ใช้แอปเลยระหว่างพักโรงแรม
แอปเช็คอินมีข้อดีหลายอย่าง เช่น สร้างความประทับใจตั้งแต่แรกพบ สามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้ แม้อยู่ในพื้นที่ที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี รองรับการเปิดประตูห้องพักแบบไร้กุญแจ ใช้สมาร์ทโฟนแทนกุญแจได้ เพิ่มความสะดวกสบายและความทันสมัย
แต่ก็มีข้อเสียเหมือนกัน แขกต้องดาวน์โหลดแอป ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคสำหรับบางคนที่ไม่ต้องการติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ ปัญหาความเข้ากันได้กับโทรศัพท์ เนื่องจากไม่ใช่แขกทุกคนจะมีสมาร์ทโฟนที่รองรับแอปได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการติดตั้งระบบซับซ้อนกว่าโซลูชันดิจิทัลอื่นๆ ทั้งในแง่การใช้งานของโรงแรมและแขก
แม้จะมีอุปสรรคเหล่านี้ แต่ไม่ได้หมายความว่าเป็นไอเดียที่ไม่ดี หากโรงแรมของคุณเป็นเครือขนาดใหญ่และมีลูกค้าประจำจำนวนมาก การมีแอปเช็คอินบนมือถืออาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม
มีโซลูชันหลากหลายประเภทในตลาดพร้อมช่วงราคาที่แตกต่างกัน บางครั้งข้อจำกัดอาจเป็นปัจจัยอื่นๆ เช่น ระบบจัดการโรงแรม (PMS) ขาดตัวเลือกการเชื่อมต่อ หรือระบบล็อคประตูล้าสมัย