การเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม: คู่มือแนะนำ

การเช็คอินผ่านมือถือที่โรงแรมคืออะไร?

การเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม คือบริการที่ใช้เทคโนโลยีเพื่อให้แขกสามารถเช็คอินเข้าห้องพักได้ด้วยสมาร์ทโฟนของตัวเอง โดยไม่ต้องต่อแถวที่เคาน์เตอร์ต้อนรับ บริการนี้มักจะอยู่ในรูปแบบของแอปพลิเคชันของโรงแรมหรือเว็บไซต์ที่รองรับการใช้งานบนมือถือ ที่ช่วยให้แขกเช็คอิน เลือกห้อง และบางทีถึงขั้นเปิดประตูห้องได้ด้วยมือถือเครื่องเดียว ไม่ต้องง้อบัตรคีย์การ์ดอีกต่อไป

การเช็คอินออนไลน์ได้เปลี่ยนโฉมหน้าของอุตสาหกรรมการบินไปอย่างสิ้นเชิง แต่ที่ผ่านมา ธุรกิจโรงแรมยังปรับตัวช้ากว่า ส่วนหนึ่งเป็นเพราะยังไม่มีความจำเป็นทางธุรกิจมากนัก อีกทั้งยังเป็นโครงการที่ซับซ้อน แต่เมื่อแขกเริ่มเรียกร้องบริการนี้มากขึ้น โรงแรมหลายแห่งจึงเริ่มนำเทคโนโลยีนี้มาใช้

โรงแรมแต่ละแห่งมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว และมีระบบจัดการโรงแรม (PMS) ให้เลือกใช้มากมาย ทำให้การวางแผนปรับเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัลเป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้ประกอบการโรงแรม

ในบทความนี้ เราจะให้ภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการเลือกระบบเช็คอินที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ

ก่อนยุคเช็คอินผ่านมือถือ

สำหรับแขกที่เข้าพัก กระบวนการเช็คอินโรงแรมแบบเดิมๆ มักจะเป็นแบบนี้มานาน:

1. มาถึงโรงแรม
2. รอคิว
3. จ่ายเงิน
4. กรอกแบบฟอร์มลงทะเบียน
5. รับกุญแจห้อง
6. เข้าห้องพัก

ขั้นตอนเหล่านี้อาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะถ้าแขกเพิ่งเดินทางไกลมาถึง นี่ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าพนักงานของคุณจะยิ้มแย้มแค่ไหน แขกก็แค่อยากเข้าห้องพักโดยเร็วที่สุด

ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด แขกควรสามารถกรอกข้อมูลก่อนมาถึงโรงแรม เพื่อหลีกเลี่ยงประสบการณ์ที่น่าเบื่อนี้ จากนั้นทางโรงแรมก็แค่แจ้งรายละเอียดที่จำเป็น เช่น การจัดการอาหารเช้า กฎความปลอดภัย และวิธีเข้าห้องพัก

ในยุคปัจจุบัน แขกส่วนใหญ่ชื่นชอบวิธีนี้มากกว่า เพราะสะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย และมีอิสระในการเลือกเวลาเช็คอิน

จากการสำรวจของ Oracle พบว่า 70% ของโรงแรมกำลังใช้หรือวางแผนที่จะใช้เทคโนโลยีไร้สัมผัสสำหรับการเช็คอิน สั่งอาหาร บริการ concierge และอื่นๆ

สำหรับโรงแรม นอกจากจะช่วยประหยัดต้นทุนแล้ว ยังเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วย การจัดการแขกแต่ละคนด้วยมือเป็นกระบวนการที่ใช้แรงงานมาก โดยเฉพาะในช่วงไฮซีซั่นที่อาจต้องใช้ชั่วโมงการทำงานของพนักงานจำนวนมาก

ทำไมโรงแรมของคุณควรมีบริการเช็คอินผ่านมือถือ

การก้าวเข้าสู่ยุคเช็คอินผ่านมือถือ เป็นกลยุทธ์ที่ชาญฉลาดสำหรับโรงแรมที่ต้องการก้าวทันยุคสมัยและตอบโจทย์ความต้องการของแขก เป้าหมายหลักคือการสร้างความสะดวกรวดเร็ว – แขกสามารถข้ามขั้นตอนที่เคาน์เตอร์และเข้าห้องพักได้ทันที ในขณะที่ทีมงานของคุณมีเวลามากขึ้นในการสร้างประสบการณ์พิเศษให้กับแขก นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าโรงแรมของคุณทันสมัย ซึ่งเป็นข้อดีในสายตาของนักเดินทางยุคดิจิทัล

ขั้นตอนการติดตั้งระบบเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม

การติดตั้งระบบเช็คอินผ่านมือถือที่มีประสิทธิภาพอาจดูซับซ้อนและน่ากังวล

แต่ด้วยเครื่องมือ เทคโนโลยี และกระบวนการที่เหมาะสม การสร้างประสบการณ์การจองที่น่าประทับใจนี้ก็ไม่ใช่เรื่องยาก มาดูกันว่าเริ่มต้นยังไง:

เหมือนกับโปรเจกต์อื่นๆ คุณต้องกำหนดเป้าหมายว่าระบบเช็คอินผ่านมือถือควรทำอะไรได้บ้าง คุณต้องการให้ระบบทำอะไร?

1. เก็บข้อมูลแขกเพื่อทำให้การเช็คอินเร็วขึ้น
2. รวบรวมข้อมูลบัตรเครดิตสำหรับการชำระเงิน
3. เปิดโอกาสให้แขกอัพเกรดห้องพักหรือบริการเสริม
4. เปิดประตูห้องพักหรือให้รหัสเปิดห้อง

เมื่อพิจารณาแต่ละขั้นตอนแยกกัน เราจะเริ่มเห็นว่าระบบไหนเหมาะกับโรงแรมของเรามากที่สุด เพราะแต่ละฟีเจอร์มีทั้งข้อดีและค่าใช้จ่ายที่ต่างกัน ต่อไปเรามาดูแต่ละส่วนสำคัญกันทีละอย่าง เพื่อให้เข้าใจโปรเจกต์นี้ได้ง่ายขึ้น

การเชื่อมต่อกับระบบ PMS

การทำงานของระบบเช็คอินผ่านมือถือนั้นต้องอาศัยข้อมูลของแขกที่ถูกต้องและอัปเดตในระบบจัดการโรงแรม (PMS) อย่างทันท่วงที นั่นหมายความว่าระบบที่ใช้ต้องสามารถดึงข้อมูลจาก PMS และในอุดมคติควรส่งข้อมูลกลับไปยัง PMS ได้ด้วย

ผู้ให้บริการ PMS หลายรายรองรับการเชื่อมต่อกับระบบของบริษัทอื่น โดยส่วนใหญ่จะใช้วิธีการเชื่อมต่อผ่าน API ยิ่ง API มีความเปิดกว้างและมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่ คุณก็จะมีตัวเลือกระบบให้เลือกใช้มากขึ้นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการ PMS หลายราย (โดยเฉพาะระบบแบบติดตั้งในเครื่อง) ยังขาดอินเทอร์เฟซที่เหมาะสม ซึ่งหมายความว่าแม้คุณต้องการนำระบบเช็คอินผ่านมือถือมาใช้ ก็อาจไม่สามารถทำได้ การใช้ PMS แบบปิดอาจเป็นอุปสรรคในการพัฒนาโรงแรมของคุณให้ทันสมัย

คำถามที่ควรถามเมื่อต้องการใช้งาน PMS:

1. PMS นี้มี API แบบเปิดหรือไม่?
2. ผู้ให้บริการระบบเช็คอินสามารถส่งข้อมูลกลับไปยัง PMS ของฉันได้หรือไม่?
3. มีค่าใช้จ่ายในการใช้งาน API หรือไม่?
4. ผู้ให้บริการทุกรายสามารถเชื่อมต่อกับระบบได้หรือไม่?

เคล็ดลับ: หากคุณเป็นเจ้าของหรือผู้จัดการโรงแรมที่ต้องทำงานหลายหน้าที่พร้อมกัน และจำเป็นต้องติดตามสถานการณ์ของโรงแรมตลอดเวลา ระบบจัดการโรงแรม (PMS) อย่าง Little Hotelier อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณ

แอปพลิเคชันมือถือของ Little Hotelier ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องรับผิดชอบงานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการต้อนรับแขก การจัดการห้องพัก การดูแลด้านการเงิน หรือการประสานงานกับพาร์ทเนอร์

ด้วยแอปนี้ คุณสามารถควบคุมการทำงานของโรงแรมได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่เคาน์เตอร์ต้อนรับ ในสำนักงาน ที่ธนาคาร หรือกำลังประชุมกับนักลงทุน ช่วยให้คุณบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ในยามที่ต้องออกไปทำธุระนอกสถานที่

แบบฟอร์มเช็คอิน

โรงแรมมีความต้องการที่แตกต่างกันในการเก็บข้อมูลจากแขก ซึ่งอาจรวมถึง:

• ต้องการยืนยันความถูกต้องของการจอง
• ใช้วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงบริการ
• เป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย
• วัตถุประสงค์ทางการตลาด
• โอกาสในการเสนอขายบริการเพิ่มเติม

ในฐานะผู้ประกอบการโรงแรม คุณอาจต้องการแปลงแบบฟอร์มกระดาษที่มีอยู่ให้เป็นดิจิทัล นั่นหมายความว่าเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มเช็คอินต้องปรับแต่งได้สูง เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งแบบฟอร์มเช็คอินได้ตามต้องการ โดยเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลที่ต้องการเก็บจากแขกได้อย่างอิสระ

มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถแทนที่กระบวนการปัจจุบันได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องประนีประนอมหรือขัดต่อกฎหมายของรัฐบาล

มองหาผู้ให้บริการที่มีตัวเลือกการปรับแต่งที่ไม่จำกัดสิ่งที่คุณสามารถทำได้

คำถามสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเพิ่มแบบฟอร์มเช็คอินในระบบเช็คอินมือถือของโรงแรม:

• สามารถปรับแต่งเองทั้งหมดได้หรือไม่?
• การออกแบบจะเข้ากับแบรนด์ของฉันหรือไม่?
• สามารถรวมการยินยอมรับข้อมูลทางการตลาดได้หรือไม่?
• แขกสามารถลงลายมือชื่อดิจิทัลในการเช็คอินได้หรือไม่?
• แขกสามารถอัปโหลดสำเนาหนังสือเดินทาง/บัตรประชาชนได้หรือไม่?
• แขกสามารถเช็คอินให้กับผู้ที่มาด้วยได้หรือไม่?

เคล็ดลับ: ระบบการจองของ SiteMinder ถูกออกแบบมาโดยคำนึงถึงคำถามเหล่านี้ – และคำตอบสำหรับทุกข้อคือ “ทำได้” ระบบการจองที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสำคัญสู่ประสบการณ์การจองที่ราบรื่น ดังนั้นอย่าลืมศึกษาตัวเลือกของคุณกับ SiteMinder ที่นี่

การชำระเงิน

การจองของแขกสามารถชำระล่วงหน้าได้ แต่ในหลายกรณี อาจชำระเงินบางส่วนหรือแขกต้องชำระเต็มจำนวนที่โรงแรม

แม้ว่าจะมีการชำระเงินเต็มจำนวน คุณอาจยังต้องการรายละเอียดบัตรเครดิตของแขกในกรณีที่พวกเขาสั่งบริการเพิ่มเติมหรือทำของเสียหายโดยไม่ตั้งใจ นั่นหมายความว่าการขอรายละเอียดบัตรเครดิตของแขกเป็นสิ่งจำเป็นในหลายกรณี

แต่คำว่า “การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต” อาจมีความหมายแตกต่างกัน:

• การขอรายละเอียดบัตรผ่านแบบฟอร์ม
• การตรวจสอบว่าบัตรเครดิตถูกต้อง
• การกันวงเงินล่วงหน้า
• การทำการชำระเงินจริง

ก่อนติดต่อผู้ให้บริการ ควรกำหนดเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน เนื่องจากการรับชำระเงินมักมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ทั้งค่าธรรมเนียมให้กับระบบชำระเงิน และบางกรณีอาจต้องจ่ายให้กับผู้ให้บริการระบบเช็คอินด้วย

คำถามสำคัญที่ควรพิจารณา:

• ระบบเช็คอินผ่านมือถือจะเปิดให้ใช้เฉพาะลูกค้าที่ชำระเงินแล้วหรือไม่?
• แขกของโรงแรมจำเป็นต้องชำระเงินผ่านระบบนี้หรือไม่?
• ระบบชำระเงินคิดค่าธรรมเนียมเท่าไร?
• ผู้ให้บริการระบบเช็คอินคิดค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือไม่?

เคล็ดลับ: เราทราบดีว่าสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการจัดการในฐานะผู้ประกอบการโรงแรมคือปัญหาการชำระเงิน SiteMinder Pay โมดูลการชำระเงินของเรา ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตามที่คุณต้องการ เมื่อคุณต้องการ จากผู้ที่คุณต้องการ ทั้งหมดนี้โดยอัตโนมัติ

ระบบควบคุมการเข้าออกห้องพัก

ความท้าทายหลักของระบบเช็คอินผ่านมือถือคือวิธีที่แขกจะเปิดประตูห้องพัก โรงแรมทั่วโลกส่วนใหญ่ใช้ระบบประตูที่เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ยาก หรือแย่กว่านั้นคือยังใช้กุญแจแบบดั้งเดิม ทำให้การใช้ระบบดิจิทัลเพื่อทำให้กระบวนการเช็คอินเป็นแบบไร้การสัมผัสโดยสมบูรณ์นั้นทำได้ยาก

แม้ว่าการปรับปรุงระบบล็อคประตูให้ทันสมัยจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด แต่ก็มีวิธีนำระบบดิจิทัลมาใช้โดยไม่ต้องลงทุนสูง

โรงแรมหลายแห่งเริ่มต้นปรับปรุงระบบการเข้าออกโดยทดลองใช้กับชั้นเดียวหรือห้องพักประเภทเดียวก่อน ทำให้แขกที่ใช้บริการเช็คอินออนไลน์จะได้ห้องพักในส่วนนี้ จากนั้นจึงค่อยๆ ขยายการปรับปรุงไปทั่วทั้งโรงแรม

นอกจากนี้ ยังสามารถผสมผสานหลายวิธีเข้าด้วยกัน เช่น การใช้คีย์การ์ดร่วมกับรหัส PIN

ต่อไปนี้คือตัวอย่างระบบควบคุมการเข้าออกที่เหมาะสำหรับใช้ร่วมกับระบบเช็คอินผ่านมือถือ:

คีย์การ์ด

เป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในโรงแรม ข้อเสียคือมีตัวเลือกในการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกที่จำกัด และมีราคาแพง

ASSA Vingcard ซึ่งเป็นที่นิยมอย่างมาก มีแอพพลิเคชันสำหรับเปิดประตูโดยเฉพาะ หากเลือกใช้ระบบนี้ โรงแรมมีสองทางเลือก คือ แจกกุญแจที่เคาน์เตอร์ต้อนรับโดยตรง หรือติดตั้งคีออสก์อัตโนมัติสำหรับให้แขกรับคีย์การ์ดด้วยตนเอง วิธีนี้ช่วยลดการสัมผัสระหว่างแขกและพนักงาน แต่ยังคงความปลอดภัยในการเข้าถึงห้องพัก

ระบบ Bluetooth

อีกทางเลือกคือการติดตั้งระบบ Bluetooth เพิ่มเติมกับกลอนประตูที่มีอยู่ ทำให้สามารถใช้งานระบบคีย์การ์ดเดิมควบคู่กันไปได้

วิธีนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถมอบความสะดวกในการเปิดประตูแบบไร้การสัมผัส โดยไม่ต้องลงทุนสูงในการเปลี่ยนกลอนหรือประตู และยังคงใช้ระบบคีย์การ์ดเดิมได้

แขกสามารถเปิดประตูผ่านแอพบนสมาร์ทโฟน หรือผ่านแอพพลิเคชันบนเว็บส่วนกลางที่ควบคุมการเปิดประตูได้

ล็อคแบบใช้รหัส PIN

วิธีนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในโฮสเทลและที่พักให้เช่า การใช้รหัส PIN ช่วยให้แขกสามารถเข้าห้องได้แม้แบตเตอรี่โทรศัพท์หมดหรือทำคีย์การ์ดหาย

รหัส PIN เหล่านี้จัดการผ่าน WiFi และทำงานเช่นเดียวกับคีย์การ์ด โดยแต่ละรหัสจะถูกกำหนดให้กับประตูพร้อมระยะเวลาการใช้งาน ทำให้แขกก่อนหน้าไม่สามารถเข้าห้องได้หลังจากวันที่เช็คเอาท์ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดรหัสมาสเตอร์สำหรับพนักงานโรงแรมได้

กุญแจแบบดั้งเดิม

โรงแรมขนาดเล็กหลายแห่งยังคงใช้กุญแจแบบดั้งเดิม เนื่องจากอาจไม่เห็นความคุ้มค่าในการลงทุนเปลี่ยนระบบ อย่างไรก็ตาม มีวิธีประยุกต์ใช้เทคโนโลยีแบบง่ายๆ ได้ เช่น การใช้ตู้เก็บกุญแจที่มีรหัสผ่าน แม้ไม่ใช่วิธีที่สมบูรณ์แบบ แต่ก็เป็นทางเลือกที่ดีในการเริ่มต้น

สำหรับที่พักขนาดเล็ก อาจเตรียมกุญแจใส่ซองหรือเก็บในตู้นิรภัยที่ใช้รหัส PIN จากนั้นส่งคำแนะนำวิธีรับกุญแจให้แขกทางอีเมลหรือข้อความ วิธีนี้ช่วยลดการติดต่อโดยตรงและเพิ่มความยืดหยุ่นในการเช็คอิน โดยยังคงใช้ระบบกุญแจเดิมที่มีอยู่

ระบบเช็คอินผ่านมือถือสำหรับโรงแรม

ในส่วนนี้เราจะมาดูประเภทของระบบต่างๆ ที่มีอยู่ในตลาด แต่ละผู้ให้บริการมีจุดเด่นที่แตกต่างกัน โดยแต่ละระบบมีทั้งข้อดีและข้อจำกัด

ระบบแบบเว็บ

ระบบประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม แขกสามารถใช้งานได้ทันทีเพียงแค่คลิกลิงก์จากอีเมล

ข้อดีของระบบแบบเว็บคือสามารถติดตั้งและใช้งานได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้นทั้งในแง่ของเวลาและเงินลงทุนก็ต่ำกว่าอย่างมีนัยสำคัญ

ผู้ให้บริการระบบจัดการโรงแรม (PMS) หลายรายมีฟังก์ชันนี้อยู่แล้วในระดับหนึ่ง แต่โรงแรมก็สามารถเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านนี้ได้

การนำระบบเช็คอินผ่านมือถือมาใช้มีประโยชน์มากมาย ประการแรก ติดตั้งง่าย ไม่ต้องอบรมพนักงานมาก หรือปรับเปลี่ยนระบบที่มีอยู่อย่างมาก ทำให้เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าสำหรับโรงแรมที่ต้องการยกระดับประสบการณ์ของแขกโดยไม่ต้องลงทุนสูง

ข้อดีอีกประการคือใช้งานง่าย แขกสามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้การเดินทางมาถึงโรงแรมราบรื่นและไม่ยุ่งยาก นอกจากนี้ ระบบเหล่านี้ยังออกแบบมาให้ใช้งานได้กับอุปกรณ์ทุกประเภท ลดปัญหาเรื่องความเข้ากันไม่ได้ของอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์

อย่างไรก็ตาม มีข้อควรพิจารณาบางประการเมื่อใช้ระบบเช็คอินผ่านมือถือ ประการแรก หากไม่มีการอัพเกรด ระบบเหล่านี้อาจมีข้อจำกัดในการรองรับการเข้าห้องพักแบบไร้กุญแจ ซึ่งเป็นบริการที่แขกคาดหวังมากขึ้นในปัจจุบัน นอกจากนี้ การที่ระบบต้องใช้อีเมลของแขกในการเช็คอินผ่านมือถืออาจเป็นอุปสรรคในบางกรณี โดยเฉพาะเมื่อแขกไม่สะดวกที่จะแชร์ที่อยู่อีเมล ซึ่งอาจทำให้เสียโอกาสในการใช้ประโยชน์จากระบบอย่างเต็มที่

ทางโรงแรมควรพิจารณาถึงวิธีการรับมือกับข้อจำกัดเหล่านี้ เช่น การลงทุนในระบบกุญแจอิเล็กทรอนิกส์ หรือการเสนอทางเลือกอื่นในการยืนยันตัวตนสำหรับแขกที่ไม่ต้องการใช้อีเมล เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเช็คอินผ่านมือถือได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

เพื่อเสริมให้ประสบการณ์การเช็คอินผ่านมือถือสมบูรณ์ยิ่งขึ้น โรงแรมสามารถนำระบบเหล่านี้มาใช้ร่วมกับคีออสก์ที่ให้บริการแบบเว็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มทางเลือกในการเช็คอินให้กับแขก และยกระดับประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น แขกที่ไม่สะดวกใช้สมาร์ทโฟนหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม สามารถใช้คีออสก์เช็คอินด้วยตนเองในล็อบบี้ได้ ระบบนี้ยังช่วยลดภาระงานของพนักงานต้อนรับในช่วงเวลาเร่งด่วน ทำให้การบริการมีความยืดหยุ่นและรวดเร็วมากขึ้น

เคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติ (Check-in Kiosk)

โรงแรมหลายแห่งนิยมติดตั้งเคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติ เพราะดูทันสมัยและสร้างความประทับใจแรกพบให้กับแขก อีกทั้งผู้เข้าพักส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้งานจากประสบการณ์ที่สนามบิน การติดตั้งในล็อบบี้และแนะนำให้แขกใช้งานมักได้ผลดี

ข้อดีของเคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติ คือความสะดวกในการรับคีย์การ์ด ทำให้แขกเข้าห้องพักได้รวดเร็ว เหมาะสำหรับแขกที่ไม่มีอีเมลหรือไม่สะดวกใช้ระบบเช็คอินผ่านมือถือ ช่วยยืนยันตัวตนของแขกที่มาถึงโรงแรม เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

ข้อเสียที่ควรพิจารณา คือหากมีเครื่องไม่เพียงพอ อาจเกิดคิวยาวในช่วงเวลาเร่งด่วน ไม่ต่างจากการรอเช็คอินที่เคาน์เตอร์ ต้นทุนการติดตั้งสูง ทั้งอุปกรณ์และระบบซอฟต์แวร์ ค่าบำรุงรักษาอาจแพงกว่าระบบดิจิทัลอื่นๆ ต้องดูแลอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ใช้งานได้ตลอดเวลา

ในมุมมองของผู้ประกอบการ เคาน์เตอร์เช็คอินอัตโนมัติอาจดูเป็นประโยชน์ แต่สำหรับแขกอาจไม่ได้สะดวกสบายขึ้นมากนัก เพราะยังต้องรอในล็อบบี้ และเป็นอีกจุดหนึ่งที่ต้องสัมผัสร่วมกับผู้อื่น ซึ่งในยุคที่ผู้คนใส่ใจเรื่องสุขอนามัย อาจเป็นสิ่งที่แขกต้องการหลีกเลี่ยง

ก่อนตัดสินใจลงทุน ผู้ประกอบการควรชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียให้ดี และพิจารณาว่าเหมาะกับรูปแบบการให้บริการของโรงแรมและความต้องการของกลุ่มลูกค้าหรือไม่ บางทีการพัฒนาระบบเช็คอินผ่านมือถือหรือเว็บไซต์อาจเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าในระยะยาว

ระบบผ่านแอปพลิเคชันมือถือสำหรับโรงแรม

ทุกวันนี้ เราเห็นแอปมือถือของโรงแรมเยอะขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นแอปเช็คอิน แอปขายบริการเสริม หรือแอปรับฟีดแบ็คจากลูกค้า ข้อดีของแอปพวกนี้คือใช้งานได้แม้ไม่มีเน็ต และหน้าตาสวยงามน่าใช้

แต่ปัญหาใหญ่อยู่ตรงที่ลูกค้าต้องโหลดแอปก่อน ซึ่งหลายคนไม่อยากทำ ผลสำรวจของ J.D. Power ยังพบว่า 38% ของแขกไม่ได้ใช้แอปเลยระหว่างพักโรงแรม

แอปเช็คอินมีข้อดีหลายอย่าง เช่น สร้างความประทับใจตั้งแต่แรกพบ สามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้ แม้อยู่ในพื้นที่ที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี รองรับการเปิดประตูห้องพักแบบไร้กุญแจ ใช้สมาร์ทโฟนแทนกุญแจได้ เพิ่มความสะดวกสบายและความทันสมัย

แต่ก็มีข้อเสียเหมือนกัน แขกต้องดาวน์โหลดแอป ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคสำหรับบางคนที่ไม่ต้องการติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ ปัญหาความเข้ากันได้กับโทรศัพท์ เนื่องจากไม่ใช่แขกทุกคนจะมีสมาร์ทโฟนที่รองรับแอปได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการติดตั้งระบบซับซ้อนกว่าโซลูชันดิจิทัลอื่นๆ ทั้งในแง่การใช้งานของโรงแรมและแขก

แม้จะมีอุปสรรคเหล่านี้ แต่ไม่ได้หมายความว่าเป็นไอเดียที่ไม่ดี หากโรงแรมของคุณเป็นเครือขนาดใหญ่และมีลูกค้าประจำจำนวนมาก การมีแอปเช็คอินบนมือถืออาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม

มีโซลูชันหลากหลายประเภทในตลาดพร้อมช่วงราคาที่แตกต่างกัน บางครั้งข้อจำกัดอาจเป็นปัจจัยอื่นๆ เช่น ระบบจัดการโรงแรม (PMS) ขาดตัวเลือกการเชื่อมต่อ หรือระบบล็อคประตูล้าสมัย