Cos’è un sistema di gestione delle proprietà alberghiere?
Un sistema di gestione delle proprietà alberghiere è una tecnologia che consente ai gestori e ai proprietari di semplificare le attività amministrative, aumentando al contempo le prenotazioni sia a breve che a lungo termine.
Il sistema di gestione delle proprietà alberghiere non è importante solo per le operazioni quotidiane, ma è anche un elemento essenziale per migliorare l’esperienza complessiva degli ospiti.
Dall’inizio del percorso di prenotazione online dei tuoi ospiti fino al completamento del loro soggiorno e al loro feedback una volta tornati a casa, il tuo sistema di gestione alberghiera è lì per migliorare la loro esperienza.
Ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere sui sistemi di gestione delle proprietà alberghiere, così potrai prendere la decisione più informata per il tuo hotel.
Indice
Sistemi di gestione immobiliare nel settore alberghiero
La tecnologia nel settore alberghiero continua a progredire a un ritmo rapido e il software di gestione delle proprietà alberghiere (PMS) continua a essere essenziale per gli albergatori che desiderano migliorare il modo in cui gestiscono la propria attività.
La chiave per raccogliere i benefici di un efficace sistema software di gestione alberghiera è selezionare quello giusto per la tua proprietà. È fondamentale che tu sappia esattamente cosa si intende per tecnologia di gestione alberghiera e perché è importante implementarla nel tuo hotel.
Tutti gli hotel necessitano di una qualche versione di sistema di gestione della proprietà; tuttavia, non tutti i sistemi PMS sono uguali e può essere difficile capire quale sia il più adatto alla propria struttura.
Per gestire efficacemente il tuo albergo nel clima economico globale, è fondamentale trovare un sistema di gestione alberghiera che offra le funzionalità di cui hai bisogno e che desideri.
Sistemi di gestione delle proprietà alberghiere basati su cloud
Le soluzioni PMS basate su cloud rappresentano un modo eccellente per automatizzare e accelerare tutti i processi importanti del tuo hotel, tra cui:
- Accettazione e conferma delle prenotazioni,
- Gestione delle prenotazioni,
- Generazione di fatture e report,
- Check-in/out,
- Trasferimenti in camera,
- Verifica/modifica della disponibilità,
- Comunicazione con gli ospiti.
La tecnologia basata su cloud può gestire tutti questi compiti con facilità grazie alla sua capacità di integrarsi profondamente con i channel manager, i booking engine e i sistemi di revenue management. Nonostante ciò, ci sono ancora preoccupazioni sulla validità e l’economicità degli strumenti PMS basati su cloud, come:
Il software PMS per hotel è importante?
Il software PMS per hotel è incredibilmente importante per qualsiasi attività che voglia ottimizzare le proprie attività quotidiane. Dalla raccolta dei dati in un unico posto ai processi di automazione – questi sono fondamentali per garantire che le attività dispendiose in termini di tempo vengano completate rapidamente, aumentando l’efficienza generale. Questo significa che puoi concentrarti sulle operazioni alberghiere più importanti.
Vantaggi dei sistemi di gestione delle proprietà alberghiere
Nell’attuale ambiente di viaggio frenetico, è fondamentale automatizzare il maggior numero possibile di attività. Un sistema di gestione delle proprietà può aiutarti enormemente in questo. Ecco altri vantaggi dell’implementazione di un sistema di gestione delle proprietà alberghiere:
Ridurre il tempo dedicato alle attività amministrative
Il giusto sistema di gestione alberghiera dovrebbe fare gran parte del lavoro per te, riducendo al minimo la quantità di tempo dedicato alle attività amministrative, consentendoti di concentrare i tuoi sforzi e la tua energia sul quadro generale. Il software dovrebbe anche fornirti dati preziosi sulla fidelizzazione, la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.
Aumenta la tua presenza online
Il software di gestione integrato con un website builder ti consente di accettare prenotazioni online dirette e di sviluppare un sito web user-friendly. Naturalmente, questo può aumentare la tua rilevanza nei risultati dei motori di ricerca e la presenza online, consentendo a più viaggiatori di scoprire la tua proprietà durante il loro percorso di prenotazione online.
Costruisci relazioni con gli ospiti
Sviluppa un rapporto migliore con il tuo segmento di mercato target. Gli ospiti fedeli che hanno soggiornato nella tua struttura più volte apprezzeranno l’esperienza migliorata.
Il software di gestione alberghiera non solo offre vantaggi agli ospiti abituali, ma la tecnologia ti consentirà anche di raggiungere nuovi mercati che non avrebbero scoperto il tuo marchio.
Gestire la distribuzione alberghiera
Con un sistema di gestione della proprietà integrato con un channel manager, sarai in grado di pubblicizzare su molti canali mantenendo la parità tariffaria. Dalle grandi OTA e GDS per i singoli agenti di viaggio al dettaglio, potrai fornire immediatamente ai tuoi agenti informazioni sulle prenotazioni in tempo reale, il che contribuirà ad aumentare le prenotazioni.
Ottimizzare i ricavi dell’hotel
Utilizzando strumenti di prezzo innovativi che ti permettono di creare una strategia di prezzo flessibile per le camere, puoi massimizzare il ricavo per camera in qualsiasi momento.
Tariffare correttamente le tue camere è la chiave per avere successo in questa industria competitiva, e avere a disposizione questi strumenti può aiutare significativamente la strategia di gestione dei ricavi del tuo hotel.
Aumenta le prenotazioni
In definitiva, lo scopo di ogni funzionalità della tua soluzione aziendale di gestione alberghiera è quello di aumentare le prenotazioni ricevute dalla tua struttura.
Che tu voglia aumentare le prenotazioni fuori stagione o ampliare la tua offerta a nuovi segmenti di mercato, il giusto software di gestione alberghiera può migliorare il successo della tua struttura.
Caratteristiche di un sistema di gestione della proprietà alberghiera
I sistemi di gestione sono importanti sia per gli operatori alberghieri che gestiscono grandi catene, sia per gli albergatori indipendenti. Possono offrire diverse funzionalità, tra cui:
Funzionalità 1 del sistema di gestione della proprietà: Prenotazioni
Il tuo property management system dovrebbe aiutarti a gestire in modo efficiente ed efficace le tue prenotazioni automatizzando il processo per te. Ti consente di concentrarti maggiormente sull’interazione con i tuoi ospiti. Un PMS riduce inoltre significativamente il rischio di overbooking delle tue camere, migliorando direttamente l’esperienza degli ospiti nella tua struttura.
E poiché oggi i viaggiatori sono più propensi a prenotare online piuttosto che a chiamare o collaborare con un agente di viaggio, devi considerare sia le prenotazioni dirette che quelle di terze parti. Ciò ti consentirà di massimizzare i ricavi generati per prenotazione. Prendi in considerazione un software che si integra con un motore di prenotazione online.
Funzionalità 2 del sistema di gestione immobiliare: operazioni di reception
Questa funzionalità consentirà al responsabile della reception di visualizzare e aggiornare le prenotazioni delle camere, effettuare il check-in e il check-out degli ospiti ed elaborare i pagamenti. Gli ospiti desiderano un’esperienza di check-in fluida. La praticità è fondamentale, quindi avere un sistema che migliori i processi garantirà la soddisfazione degli ospiti e consentirà al personale di avere più tempo per supportare gli ospiti.
Funzionalità 3 del sistema di gestione immobiliare: Channel manager
Gestire un hotel con un software che offre una gestione dei canali ti consentirà di creare e implementare una strategia di distribuzione diversificata che guida continuamente le prenotazioni. Creare partnership con diversi tipi di agenti nel settore, dalle OTA ai GDS, è necessario per sopravvivere in un clima competitivo.
Funzionalità 4 del sistema di gestione immobiliare: Gestione delle entrate
Un Revenue Management System (RMS) aiuta una squadra di gestione alberghiera a capire come adattare e migliorare i processi per ottenere risultati migliori e ottimizzare le finanze. Indicatori di gestione chiave come Occupancy, RevPAR (Revenue per Available Room) e GOPAR (Gross Operating Profit Per Available Room) sono tutte misure che vengono considerate per aiutare a migliorare le strategie di prezzo per vendere più camere alla tariffa più ottimale.
Funzionalità 5 del sistema di gestione immobiliare: integrazione dei dati dei clienti e del CRM
Raccogliere e organizzare i dati degli ospiti è fondamentale per qualsiasi albergatore. Un sistema CRM deve integrarsi con la reception e il sistema di prenotazione per raccogliere tutti i dati degli ospiti da ogni fonte. Ciò fornirà quindi un potente database per il tuo team di gestione che può aiutarti a rimanere in contatto con gli ospiti durante e dopo il check-out. Ciò aumenterà gli sforzi di marketing, ti consentirà di condividere promozioni e incoraggerà il feedback degli ospiti. I clienti abituali possono essere premiati tramite programmi fedeltà, che sono particolarmente importanti per le catene alberghiere e i resort su larga scala.
Funzionalità 6 del sistema di gestione immobiliare: Housekeeping
Un modulo di housekeeping all’interno del tuo sistema PMS può collegare il personale addetto alle pulizie al team di front-office. La funzionalità chiave del modulo di housekeeping è per la manutenzione della proprietà, come la gestione dello stato delle camere, l’assegnazione delle pulizie e l’assegnazione di compiti per le housekeeper. Se utilizzi un software PMS basato su cloud, le housekeeper possono semplicemente aggiornare lo stato dei compiti tramite un dispositivo digitale.
Funzionalità 7 del sistema di gestione immobiliare: funzionalità mobili
L’ottimizzazione per dispositivi mobili è una componente fondamentale di qualsiasi tecnologia alberghiera e comprende i processi coinvolti in un sistema di gestione della proprietà, come il check-in tramite dispositivi mobili e la comunicazione con il personale.
Funzionalità 8 del sistema di gestione immobiliare: Servizi al punto vendita
È probabile che ci siano più punti di contatto point-of-sale nel tuo hotel. Che si tratti della reception, del ristorante di un hotel o di una spa, un modulo point-of-sale nel tuo sistema PMS è indispensabile quando si tratta di gestire le transazioni. Il suo scopo è automatizzare e mantenere i dati finanziari protetti in un unico posto. Ciò migliorerà l’esperienza di un ospite quando desidera addebitare prodotti e servizi sulla propria camera per un’esperienza fluida in tutto.
Funzionalità 9 del sistema di gestione immobiliare: opzioni di fatturazione e pagamento
Quando il sistema PMS del tuo hotel si integra con il tuo sistema di pagamento, trarrai vantaggio da pagamenti più rapidi, una riduzione degli errori e più opzioni per i processi di pagamento automatici. Ciò non è solo vantaggioso per i tuoi ospiti, ma può essere efficiente anche per il personale del tuo hotel. Questi sistemi di pagamento sono progettati per elaborare pagamenti con carta di debito e di credito alla reception, pagamenti effettuati online e possono creare automaticamente fatture per gli ospiti.
Funzionalità 10 del sistema di gestione immobiliare: Reporting delle prestazioni
Prendere decisioni basate sui dati è fondamentale per comprendere e migliorare le prestazioni aziendali. Il reporting e l’analisi consentono di esaminare i processi correnti, determinando cosa funziona bene e cosa deve essere migliorato. Un report efficace tramite il PMS può consentire una migliore pianificazione strategica e, a seconda del software PMS, potresti essere in grado di generare report di audit, report di housekeeping e così via.
Cose da considerare quando si sceglie un sistema di gestione della proprietà per il proprio hotel
Scegliere un programma che offra un editor web o un creatore di siti web ti consentirà di creare un sito pulito, accattivante e user-friendly che incoraggi gli ospiti a prenotare il loro soggiorno nella tua struttura. Alcune delle principali caratteristiche da ricercare:
- Basato su cloud
- Integrazione con altri software
- Multifunzionale
- Funzionalità di interazione self-service
- Processi di prenotazione e upselling semplici
- Supporta modelli di prezzo classici e dinamici
- Aiuta a rilevare i clienti abituali
- Semplifica le routine quotidiane
Vantaggi dei sistemi di gestione delle proprietà alberghiere basati sul cloud
Esistono numerosi dati che dimostrano come, nel complesso, un PMS basato su cloud possa garantire un maggiore controllo sulla tua attività alberghiera, in alcuni dei seguenti ambiti:
- Un ulteriore grado di personalizzazione,
- Capacità di reporting e analisi dei dati,
- Integrazione con altri sistemi di terze parti come OTA e sistemi di prenotazione,
- Facilità di accesso da qualsiasi luogo e dispositivo.
Elenco dei sistemi di gestione immobiliare nel settore alberghiero
Ci sono centinaia di sistemi di gestione immobiliare sul mercato. L’aspetto più importante quando ne scegli uno è assicurarti che sia facile da usare, abbia tutte le funzioni di cui hai bisogno e che sia in grado di integrarsi con gli altri sistemi importanti, come il tuo channel manager.
Ecco alcuni esempi popolari che potresti incontrare:
- Little Hotelier
- Sirvoy Reservation System
- Frontdesk Anywhere
- eZee Technosys
- OPERA
- Hotelogix
- Maestro PMS
- Avvio
- Protel Cloud PMS
E l’elenco potrebbe continuare. Per trovare un PMS se non ne hai già uno, saranno necessarie alcune ricerche e valutazioni.
Software di gestione delle proprietà alberghiere: domande da porre ai fornitori
Selezionare il software alberghiero giusto è fondamentale, in particolare in un mondo in cui i consumatori si affidano sempre di più ai loro dispositivi ogni giorno che passa. Un investimento nel software giusto può fare la differenza per il tuo successo complessivo come operatore alberghiero, ma richiederà un po’ di ricerca.
Ecco le sette domande principali che dovresti porre al tuo fornitore di sistemi alberghieri il prima possibile:
- In che modo il prodotto mantiene la sua rilevanza nel settore dell’ospitalità?
Sebbene il nucleo di un sistema tecnologico possa rimanere lo stesso nel tempo, il prodotto dovrà adattarsi alle mutevoli tendenze e preferenze dei viaggiatori nel settore dell’ospitalità. Devi porre questa domanda in modo da comprendere in che modo la tecnologia può aiutare e supportare la crescita del tuo hotel insieme al settore.
- Con quale frequenza viene aggiornata o potenziata la piattaforma?
C’è sempre spazio per miglioramenti nei software e nella tecnologia, e i migliori fornitori di software per hotel garantiranno che aggiornamenti e upgrade regolari siano disponibili per i loro clienti. È importante avere una comprensione della frequenza con cui questi upgrade saranno disponibili, di come sarai in grado di implementare con successo gli upgrade e di come potrebbero avere un impatto sui tuoi canali di distribuzione o reporting.
- Quale livello di servizio clienti riceverai dall’azienda?
Sfortunatamente, troppi fornitori di tecnologia alberghiera si concentrano su tattiche di vendita aggressive senza molto supporto dopo il completamento dell’acquisto. Vorrai verificare con il fornitore che ci sarà un contatto disponibile per supportare il software, fornire formazione quando richiesto e lavorare con lo staff dopo l’installazione della tecnologia.
- La piattaforma dell’hotel è sicura?
La sicurezza dovrebbe essere una priorità assoluta per il fornitore di tecnologia alberghiera che hai scelto. Chiedi informazioni dettagliate sulle loro funzionalità di sicurezza, poiché è fondamentale che sia i dati del tuo hotel che quelli dei tuoi ospiti siano protetti.
- Quanto è facile personalizzare il sistema?
I fornitori di tecnologia alberghiera devono offrire un sistema versatile che includa non solo le funzionalità generiche necessarie per qualsiasi hotel, ma anche funzionalità adattabili che consentano a un’azienda di personalizzare la piattaforma per un marchio specifico. In definitiva, il tuo investimento in tecnologia deve tradursi in un sistema che funzioni specificamente per il tuo hotel.
- Quali funzionalità di reporting sono disponibili?
Alcune delle caratteristiche più importanti di un software di gestione alberghiera includono le funzionalità di reporting. Verifica di poter eseguire report dettagliati utilizzando dati in tempo reale, poiché questo è l’unico modo per comprendere il mercato, le tue prestazioni e i tuoi concorrenti per assicurarti di poter far crescere il tuo marchio.
- Come posso accedere al sistema tecnologico dell’hotel una volta implementato?
Assicurati di investire in un sistema che ti consenta di gestire il tuo hotel da qualsiasi luogo. Hai bisogno di una tecnologia alberghiera ottimizzata per tutti i dispositivi, inclusi smartphone e tablet.
Il futuro dei sistemi di gestione delle proprietà alberghiere
Un sistema di gestione delle proprietà alberghiere è uno strumento aziendale essenziale per qualsiasi hotel o proprietà. La tecnologia guida tutto ciò che facciamo nella nostra vita quotidiana, quindi avere un software di prima qualità può migliorare immensamente il tuo modello aziendale. Gli albergatori dipendono da questa tecnologia per gestire operazioni front-of-house senza interruzioni, tra cui la gestione della reception e le operazioni back-of-house, come la reportistica.
Aggiornando il tuo sistema PMS, rimani aggiornato con le ultime tendenze tecnologiche e consenti alla tua attività di soddisfare le esigenze dei viaggiatori di oggi. Le aspettative sia degli ospiti che del personale sono in continua evoluzione; quindi, il tuo software alberghiero deve adattarsi per stare al passo. Opzioni di pagamento flessibili, ingresso senza chiave e check-in self-service sono solo alcuni dei modi in cui si sta muovendo il settore alberghiero.