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Guia completo dos sistemas de gestão de propriedades hoteleiras

  Publicado em Recursos  Last updated 9/12/2024

O que é um sistema de gestão de propriedades hoteleiras?

Um sistema de gestão de propriedades hoteleiras é uma tecnologia que permite aos operadores e gestores hoteleiros agilizarem as suas tarefas ao mesmo tempo que aumentam as suas reservas a curto e longo prazo.

O seu sistema de gestão de propriedades hoteleiras é importante para as operações diárias e também é uma parte essencial para a melhoria da experiência global dos hóspedes.

Desde o início do percurso do hóspede, com a reserva online até ao término da sua estadia e o seu feedback final, o seu sistema de gestão de propriedades hoteleiras está pronto para melhorar a experiência. 

Vamos abordar tudo o que precisa de saber sobre um sistema de gestão de propriedades hoteleiras, para que possa tomar as melhores decisões para o seu hotel.

Índice

Sistemas de gestão de propriedades na indústria hoteleira

A tecnologia na indústria hoteleira continua a avançar com um ritmo acelerado e os softwares de gestão de propriedades hoteleiras (PMS) continuam a ser essenciais para os gestores hoteleiros que pretendem melhorar a forma como gerem os seus negócios.

A chave para aproveitar os benefícios de um software de gestão de hotel é selecionar a opção certa para a sua propriedade. É essencial que saiba exatamente o que é a tecnologia de gestão hoteleira e porque é que deve implementá-la no seu hotel.

Todos os hotéis precisam de algum sistema de gestão de propriedades, no entanto, nem todos os sistemas PMS são criados da mesma forma e saber qual é o que melhor se adequa à sua propriedade pode ser um desafio. 

Encontrar um sistema de gestão hoteleira que ofereça as ferramentas de que necessita e que pretende usar é essencial para gerir o seu hotel no clima económico atual.

Sistemas de gestão de propriedades hoteleiras em cloud

As soluções de PMS que funcionam através de cloud são a melhor forma de automatizar e acelerar todos os processos importantes do seu hotel, incluindo:

  • Receber e confirmar reservas,
  • Gerir reservas,
  • Gerar extratos e relatórios,
  • Check-in/out,
  • Mudanças de quartos,
  • Verificar/Editar a disponibilidade,
  • Comunicação com os clientes.

A tecnologia baseada em cloud pode tratar destas tarefas de forma simples, devido à sua capacidade de se integrar com canais de gestão, motores de reservas e sistemas de gestão de receitas. Além disso, ainda existem preocupações no que respeita à validade e custos de uma ferramenta PMS baseada em cloud, tais como:

O software PMS é importante?

O software PMS é incrivelmente importante para qualquer negócio que pretende otimizar as suas tarefas diárias. Desde a recolha de dados para um local até à automação de processos – esta é a chave para completar atividades que consomem muito tempo, de forma rápida, aumentando assim a eficiência geral. Isto significa que pode focar-se nas operações mais importantes do hotel.

Vantagens dos sistemas de gestão de propriedades hoteleiras

No ambiente atual de viagens com um ritmo acelerado, é fundamental automatizar o maior número possível de tarefas. Um sistema de gestão hoteleira pode ajudá-lo bastante nesse sentido. Aqui estão outras vantagens da implementação de um sistema de gestão de propriedades hoteleiras:

Reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas

O sistema de gestão hoteleira deve fazer muito do seu trabalho, minimizando assim o tempo gasto em tarefas administrativas e permitindo que foque os seus esforços e energia no quadro geral. O software também deve fornecer-lhe dados valiosos sobre a retenção de colaboradores, satisfação e produtividade.

Aumentar a sua presença online

Um software de gestão integrado com um construtor de websites permite aceitar reservas online diretas e desenvolver um website amigável do utilizador. Naturalmente isto pode aumentar a sua relevância em motores de busca e online, permitindo assim que mais viajantes descubram a sua unidade no decurso da sua jornada de reservas online.

Construir relações com os hóspedes

Desenvolver um melhor relacionamento com o seu segmento alvo. Os hóspedes fidelizados, que visitam a sua propriedade várias vezes, vão apreciar a melhoria na sua experiência.

O software de gestão hoteleira é vantajoso para os clientes regulares e a tecnologia usada permite alcançar mercados novos que ainda não tinham descoberto a sua marca.

Gerir a distribuição do hotel

Com um sistema de gestão de propriedades, que se integra com canais de gestão, poderá fazer publicidade em vários canais, mantendo a paridade de preços. Desde os grandes OTAs e GDSs até agentes de reservas individuais, poderá disponibilizar informações sobre reservas em tempo real a todos estes intervenientes e isso ajudará a conduzir as reservas.

Otimizar as receitas do hotel

Ao usar ferramentas de preços inovadoras que permitem criar uma estratégia de preços flexível pode maximizar as suas receitas por quarto, em qualquer momento.

Atribuir o preço certo aos quartos é a chave para o sucesso nesta indústria competitiva, e ter estas ferramentas ao seu dispor pode ajudar na estratégia de gestão de receitas do hotel de forma significativa.

Aumentar as reservas

Em última análise, o objetivo de cada funcionalidade da sua solução de gestão hoteleira é aumentar as reservas que a sua propriedade recebe.

Independentemente de pretender aumentar as suas reservas na época baixa ou expandir as suas ofertas para novos segmentos de mercado, o software de gestão hoteleira correto pode melhorar o sucesso da sua unidade hoteleira.

Funcionalidades do sistema de gestão de propriedade

Os sistemas de gestão são importantes tanto para os operadores hoteleiros que gerem grandes cadeias como para os hoteleiros independentes. Existem várias funcionalidades que podem ser oferecidas, incluindo:

Funcionalidade número 1 do sistema de gestão de propriedade: Reservas

O seu sistema de gestão de propriedades deve ajudá-lo a gerir as suas reservas de forma eficiente e eficaz, automatizando o processo.

Desta forma, permite que se concentre mais na interação com os seus hóspedes. Um PMS também reduz significativamente o risco de overbooking nos quartos, melhorando diretamente a experiência do hóspede na sua propriedade.

Os viajantes atuais são mais propensos a reservar online do que a telefonar ou a fazer parceria com um agente de viagens, por isso é necessário considerar tanto as reservas diretas como as reservas de terceiros. Isto vai permitir maximizar as receitas geradas por reserva. Considere usar um software que se integre com um motor de reservas online.

Funcionalidade número 2 do sistema de gestão de propriedade: Operações de front desk

Esta funcionalidade permitirá que um gestor de receção visualize e atualize as reservas de quartos, efetue o check-in e o check-out dos hóspedes e processe os pagamentos. Os hóspedes pretendem uma experiência de check-in sem problemas. A conveniência é fundamental, e por essa razão, ter um sistema que melhore os processos irá garantir que os seus hóspedes estão satisfeitos e permitir que o seu pessoal tenha mais tempo para dedicar-se aos hóspedes.

Funcionalidade número 3 do sistema de gestão de propriedade: Gestão de canais

Gerir um hotel com um software que ofereça gestão de canais vai permitir criar e implementar uma estratégia de distribuição diversificada, que impulsione de forma contínua as reservas. A criação de parcerias com diferentes tipos de agentes do sector, desde OTAs a GDSs, é necessária para sobreviver num clima competitivo.

Funcionalidade número 4 do sistema de gestão de propriedade: Gestão de receitas

Um sistema de gestão de receitas (RMS) ajuda a equipa de gestão de um hotel a compreender como deve ajustar e melhorar os processos para obter melhores resultados e como otimizar as finanças. Os principais indicadores de gestão, como a ocupação, o RevPAR (receita por quarto disponível) e o GOPAR (lucro operacional bruto por quarto disponível), são métricas essenciais para ajudar a melhorar as estratégias de preços, de modo a vender mais quartos ao melhor preço.

Funcionalidade número 5 do sistema de gestão de propriedade: Integração de dados de clientes e CRM

A recolha e organização dos dados dos hóspedes é fundamental para qualquer gestor hoteleiro. Um sistema CRM precisa de se integrar com a receção e o sistema de reservas para reunir todos os dados dos hóspedes de cada fonte. Isto proporcionará à sua equipa de gestão uma base de dados poderosa que ajudará a manter-se em contacto com os hóspedes, durante e após o check-out. 

A integração com um CRM poderá  impulsionar os esforços de marketing, e permitirá que partilhe promoções e encoraje o feedback dos hóspedes. Os clientes habituais podem ser recompensados através de programas de fidelização, que são particularmente importantes para as grandes cadeias de hoteleiras e resorts.

Funcionalidade número 6 do sistema de gestão de propriedade: Housekeeping

Um módulo de housekeeping no seu sistema PMS pode ligar o pessoal de housekeeping à equipa de receção. A principal funcionalidade do módulo de housekeeping é a manutenção da propriedade, incluindo aspetos como a gestão do estado dos quartos, a atribuição de limpezas e a atribuição de tarefas às empregadas de pisos. Se estiver a utilizar um software PMS baseado em cloud, as empregadas podem simplesmente atualizar o estado das tarefas através de um dispositivo digital.

Funcionalidade número 7 do sistema de gestão de propriedade: Adaptação ao mobile

A otimização móvel é um componente essencial de qualquer tecnologia hoteleira, incluindo os processos envolvidos num sistema de gestão de propriedades, como o check-in móvel e a comunicação com o pessoal.

Funcionalidade número 8 do sistema de gestão de propriedades:  Serviços de ponto de venda

É provável que existam vários pontos de venda touch no seu hotel. Independentemente de se tratar da receção, de um restaurante do hotel ou de um spa, um módulo de ponto de venda no seu sistema PMS é indispensável, quando se trata de gerir as transações. 

O seu objetivo é automatizar e manter os dados financeiros seguros num único local. Isto irá melhorar a experiência do hóspede quando este pretende adicionar produtos e serviços ao seu quarto e assim ter uma experiência perfeita.

Funcionalidade número 9 do sistema de gestão de propriedades:  Faturação e opções de pagamento

Quando o sistema PMS do seu hotel se integra com o seu sistema de pagamento, beneficia de pagamentos mais rápidos, de uma diminuição de erros e de mais opções para processar pagamentos automáticos. Isto não é somente vantajoso para os seus hóspedes, mas também representa uma maior eficiência para o pessoal do seu hotel. Estes sistemas de pagamento foram desenvolvidos para processar pagamentos com cartões de débito e crédito na receção, pagamentos efetuados online e ainda podem criar faturas, de forma automática, para os hóspedes.

Funcionalidade 10 do sistema de gestão de propriedades: Relatórios de desempenho

Tomar decisões baseadas em dados é fundamental para compreender e melhorar o desempenho da sua empresa. A criação de relatórios e a sua análise permite-lhe rever os processos atuais, determinando o que está a funcionar bem e o que precisa de ser melhorado. Um relatório eficaz feito através do seu PMS pode permitir um melhor planeamento estratégico e, dependendo do software PMS, pode gerar relatórios de auditoria, relatórios de manutenção, etc.

Aspetos a considerar ao escolher um sistema de gestão de propriedades para o seu hotel

A escolha de um programa que ofereça um editor Web ou um criador de sites Web permitirá que crie um sítio limpo, apelativo e de fácil utilização que incentive os hóspedes a reservar a sua estadia na sua propriedade. Algumas das principais caraterísticas a procurar são:

  • Deve ser baseado na nuvem
  • Ter integração com outros softwares
  • Deve ser multifuncional
  • Ter funcionalidades de interação self-service
  • Possuir processos fáceis de reserva e upselling
  • Suportar modelos de preços clássicos e dinâmicos
  • Ajudar a detetar clientes recorrentes
  • Simplificar as rotinas diárias

Vantagens dos sistemas de gestão de propriedades hoteleiras baseados em cloud

Existem muitos dados que mostram como um PMS baseado em cloud pode, de forma geral, proporcionar um maior controlo sobre o seu negócio hoteleiro, em algumas das seguintes áreas:

  • Possibilita um grau extra de personalização,
  • Adiciona capacidades de produzir e analisar relatórios de dados,
  • Integração com outros sistemas de terceiros, como OTAs e sistemas de reservas,
  • Facilidade de acesso através de qualquer localização e dispositivo.

Lista de sistemas de gestão de propriedades no sector da hotelaria e restauração

Existem centenas de sistemas de gestão de propriedades no mercado. O aspeto mais importante na escolha de um sistema é garantir que é fácil de utilizar, que tem todas as funções que necessita e que é capaz de se integrar com outros sistemas importantes, como o seu gestor de canais.

Alguns exemplos populares que pode encontrar incluem:

A lista é extensa. Para encontrar um PMS, caso ainda não tenha um, será necessário fazer alguma pesquisa e avaliação.

Software de gestão de propriedades hoteleiras: Perguntas a fazer aos fornecedores

Selecionar o software hoteleiro certo é fundamental, especialmente num mundo em que os consumidores dependem cada vez mais dos seus dispositivos móveis. Um investimento no software certo pode fazer toda a diferença para o seu sucesso global como operador hoteleiro, mas requer alguma pesquisa.

Estas são as sete perguntas principais que deve fazer ao seu fornecedor de sistemas hoteleiros o mais rapidamente possível:

  1. Como é que o produto mantém a sua relevância no sector da hotelaria e restauração?

Ainda que o núcleo de um sistema tecnológico possa permanecer o mesmo ao longo do tempo, o produto terá de adaptar-se às novas tendências e preferências dos viajantes no sector hoteleiro. É necessário fazer esta pergunta para compreender de que forma a tecnologia pode ajudar e apoiar o crescimento do seu hotel, acompanhando o desenvolvimento do sector.

  1. Com que frequência a plataforma é atualizada ou melhorada?

Há sempre espaço para melhorias nos softwares e na tecnologia, e os melhores fornecedores de software hoteleiro garantem a disponibilidade de atualizações e upgrades regulares para os seus clientes. É importante saber com que frequência estas atualizações estarão disponíveis, como poderá implementar com sucesso as atualizações e como poderão afetar os seus canais de distribuição ou relatórios.

  1. Que nível de serviço ao cliente receberá da empresa?

Infelizmente, muitos fornecedores de tecnologia hoteleira concentram-se em táticas de venda agressivas sem grande apoio após a conclusão da compra. Deve verificar com o fornecedor se haverá um contacto disponível para dar apoio ao software, fornecer formação, quando solicitada, e trabalhar com o pessoal após a tecnologia ter sido instalada.

  1. A plataforma do hotel é segura?

A segurança deve ser uma das principais prioridades do fornecedor de tecnologia hoteleira que escolheu. Pergunte sobre os pormenores relativos às suas caraterísticas de segurança, uma vez que é imperativo que tanto os dados do seu hotel como os dos hóspedes estejam seguros.

  1. Com que facilidade pode o sistema ser personalizado?

Os fornecedores de tecnologia hoteleira têm de oferecer um sistema versátil que inclua as funcionalidades genéricas necessárias para qualquer hotel, mas também funcionalidades adaptáveis, que permitam a personalização da plataforma para uma determinada marca. Em última análise, o seu investimento em tecnologia tem de resultar num sistema que funcione especificamente para o seu hotel.

  1. Quais são as funcionalidades de relatório disponíveis?

Algumas das caraterísticas mais importantes de um software de gestão hoteleira são os relatórios. Verifique se pode elaborar relatórios pormenorizados utilizando dados em tempo real, pois só assim poderá ter uma ideia do mercado, do seu desempenho e da concorrência, para garantir o crescimento da sua marca.

  1. Como posso aceder ao sistema tecnológico do hotel após implementado?

Certifique-se de que está a investir num sistema que lhe permite gerir o seu hotel a partir de qualquer lugar. É necessário que a tecnologia hoteleira seja otimizada para todos os dispositivos, incluindo smartphones e tablets.

O futuro dos sistemas de gestão de propriedades hoteleiras

Um sistema de gestão de propriedades hoteleiras é uma ferramenta comercial essencial para qualquer hotel ou propriedade. A tecnologia impulsiona tudo o que fazemos no nosso quotidiano, pelo que ter um software topo de gama pode melhorar o seu modelo de negócio. Os hoteleiros dependem desta tecnologia para executar operações de front-desk sem problemas, incluindo a gestão da receção e operações internas, como a elaboração de relatórios.

Ao atualizar o seu sistema PMS, está a manter-se atualizado com as últimas tendências tecnológicas e a permitir que o seu negócio satisfaça as exigências dos viajantes atuais. As expectativas dos hóspedes e do pessoal estão em constante evolução, pelo que o software do seu hotel tem de estar à altura para as acompanhar. Opções de pagamento flexíveis, entrada sem chave e self-service check-ins são apenas algumas das formas como a indústria hoteleira está a evoluir.

Por Mark Dawson

Mark is the Performance Marketing Director at SiteMinder, the only software platform that unlocks the full revene potential of hotels. With nearly 20 years experience in digital marketing and technology, Mark understands how important it is to ensure brands are visible online and that hotels maximise their potential from a range of digital channels as cost-efficiently as possible.

 

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