Cos'è un motore di prenotazione per hotel?

Cos’è un motore di prenotazione per hotel?

Si tratta di un’applicazione eseguita sui siti web delle strutture alberghiere per ricevere ed elaborare le prenotazioni dirette. È uno strumento indispensabile per ricevere prenotazioni dirette senza dover pagare commissioni e ottimizzare le strategie di vendita e di gestione dei ricavi della tua struttura.

Dato che oggi la maggior parte dei viaggiatori prenota il proprio soggiorno online, è fondamentale per un hotel affidarsi alle agenzie di viaggio online (OTA) tramite cui poter ricevere gran parte delle prenotazioni. Essere presente su questi siti permette al tuo hotel di raggiungere un pubblico più ampio e di conseguenza di aumentare le prenotazioni, su ognuna delle quali si applicherà però il pagamento di una commissione alla terza parte. Se vanno oltre il 20%, queste commissioni possono rendere la vita molto difficile agli albergatori, in particolare se si tratta di operatori indipendenti, i cui profitti possono ridursi notevolmente.

Le OTA sono indispensabili, su questo non c’è dubbio, ma dotando il tuo hotel di un motore di prenotazione puoi combattere contro la loro supremazia.

In questo blog troverai una sintesi dettagliata sui motori di prenotazione nel settore alberghiero, che include i dettagli sul loro funzionamento, alcune indicazioni su come utilizzare il software a vantaggio del tuo hotel e tutte le informazioni di cui hai bisogno su fornitori, prezzi e funzionalità.

Contenuti

Come funzionano i motori di prenotazione online?

Un motore di prenotazione online si collega al sito web del tuo hotel ed elabora in maniera sicura le prenotazioni effettuate dagli ospiti sul sito. In seguito questi dati vengono trasferiti al sistema di gestione della proprietà (PMS) e al channel manager, per permetterti di gestire le prenotazioni in modo semplice e mantenere automaticamente aggiornato il tuo inventario.

Il motore di prenotazione non si sincronizza solo con il sito web del tuo hotel: puoi anche aggiungere un link diretto al tuo motore di prenotazione sulla tua pagina Facebook grazie a un pulsante “Prenota ora”, che ti consente anche di tenere traccia delle prenotazioni ricevute dalla tua pagina. In questo modo gli ospiti possono prenotare le tue camere senza dover necessariamente passare dal tuo sito web ufficiale o da altri siti di viaggio.

È uno strumento molto comodo per i viaggiatori che vogliono prenotare nella tua struttura: il motore di prenotazione mostra le rate e la disponibilità in tempo reale e permette agli ospiti di selezionare le date del viaggio e di finalizzare la prenotazione. Possono essere incluse anche altre funzionalità, come l’invio automatizzato delle e-mail di conferma delle prenotazioni.

Le prenotazioni online

Effettuare una prenotazione online è un modo comodo per ricercare e organizzare un viaggio di piacere o di lavoro: basta pochissimo tempo e si può gestire il tutto tramite un solo sito web. Prima di prendere una decisione definitiva, inoltre, i viaggiatori possono utilizzare le risorse online per confrontare hotel, voli, noleggi auto, visite guidate, attrazioni turistiche e molto altro, oltre a pianificare e organizzare il proprio itinerario di viaggio.

Anche le aziende possono gestire in rete i viaggi d’affari utilizzando gli strumenti di prenotazione online, grazie ai quali è possibile non solo prenotare presso strutture alberghiere, ma anche visualizzare in tempo reale i dati relativi alle spese del viaggio, monitorare i viaggiatori online e mettere in atto le politiche di gestione dei viaggi aziendali.

Una prenotazione online è anche il modo più semplice e sicuro di prenotare e pagare un viaggio: semplifica l’intera procedura di prenotazione per te e i tuoi ospiti ed è uno strumento efficace per aumentare la visibilità del tuo hotel e permetterti di ricevere più prenotazioni.

Perché hai bisogno di un motore di prenotazione online per il tuo hotel?

Se vuoi soddisfare tutte le richieste dei tuoi ospiti, raggiungere i tuoi obiettivi di profitto e restare al passo con la concorrenza, devi dotare il tuo hotel di un motore di prenotazione online. A prescindere dalla dimensione della tua struttura, infatti, un motore di prenotazione offrirà ai tuoi ospiti ancora più flessibilità e migliorerà la loro esperienza nel tuo hotel.

I viaggiatori di oggi vogliono poter usufruire di questa funzionalità comoda e sicura in tutte le strutture alberghiere che visitano.

Ecco perché:

Gestione indipendente delle prenotazioni. I viaggiatori possono controllare la disponibilità e le tariffe delle tue camere senza per forza doverti contattare.
Uno strumento di cui gli ospiti si fidano. Quando ricevi una prenotazione, il tuo motore di prenotazione accetta in tutta sicurezza i pagamenti con carta di credito e mette al sicuro i dati dei tuoi ospiti su un’unica piattaforma.
Prenotazioni più veloci. Dimentica gli scambi infiniti di telefonate ed e-mail tra il tuo hotel e i viaggiatori prima che la prenotazione sia finalmente confermata.
Possibilità di offrire vantaggi con le prenotazioni dirette. È molto probabile che gi ospiti diano un’occhiata al tuo sito web nella speranza di ottenere qualche piccolo extra durante il loro soggiorno. Attirare potenziali clienti sul proprio sito web è una strategia utilizzata da molti albergatori per non dover pagare commissioni a parti terze
Maggiore professionalità. Gli ospiti guarderanno il tuo hotel con sospetto se non offri loro la possibilità di prenotare online sul tuo sito web. Penseranno che la tua struttura non sia ben organizzata e prenoteranno altrove.
Visibilità globale. Sarà molto semplice prenotare nella tua struttura anche per gli ospiti dall’estero, che non dovranno fare i conti con la complessità e i costi delle telefonate internazionali per contattare il tuo hotel.

Un motore di prenotazione online ti offre il preziosissimo vantaggio di ricevere più prenotazioni dirette, senza intermediari. Quando ricevi una prenotazione diretta, sei tu a possedere tutti i dati e a gestire il rapporto con gli ospiti. È inoltre più facile che un viaggiatore che prenota direttamente sul tuo sito web diventi un ospite abituale della tua struttura, e vedrai che ogni volta che tornerà da te vorrà effettuare una prenotazione diretta. Senza un motore di prenotazione online, tutto questo diventa molto più difficile.

Assicurandoti di ricevere prenotazioni dirette e guadagnandoti la fiducia dei tuoi clienti, la redditività per ogni ospite sarà sicuramente maggiore.

Quali vantaggi offre un motore di prenotazione?

Con un buon motore di prenotazione puoi:

Aumentare le conversioni grazie a un processo di prenotazione semplice,
Risparmiare tempo con un’installazione facile e veloce,
Eliminare la necessità di inserire manualmente i dati grazie all’integrazione istantanea,
Avere a disposizione utilissimi dati sui tuoi ospiti per prendere decisioni più informate,
Ottenere un vantaggio sui tuoi concorrenti che non ne hanno uno.

Ecco una lista più approfondita dei vantaggi offerti da un motore di prenotazione.

Gestione più efficiente della tua attività

Il motore di prenotazione si integra con il tuo sistema di gestione della proprietà (PMS) e il tuo channel manager in modo da mantenere sempre aggiornata la disponibilità su tutti i canali non appena ricevi una prenotazione.

Procedure amministrative semplificate per te e il tuo personale

Non dovrai più rispondere alle richieste che ti arrivano via e-mail né accettare prenotazioni al telefono: fa tutto il motore di prenotazione online. In questo modo tu hai più tempo per interagire con i tuoi clienti e il tuo personale lavora in maniera più organizzata ed efficiente, perché tutti hanno informazioni in tempo reale sul tasso di occupazione dell’hotel in un determinato momento.

Raccolta di dati preziosi sui tuoi ospiti

La raccolta di dati è fondamentale, particolarmente nel settore alberghiero, dal momento che gli ospiti cercano sempre un’esperienza su misura per loro. Avere a disposizione dati sui tuoi ospiti ti aiuta a creare campagne di marketing pensate per attrarre nella tua struttura i viaggiatori giusti e per mettere a punto strategie di comunicazione personalizzate con l’obiettivo di migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti.

Livello di soddisfazione degli ospiti più alto

Grazie a un sistema basato su cloud, i tuoi ospiti potranno prenotare le loro tipologie di camere preferite direttamente da un computer, tablet o smartphone. La procedura di prenotazione online è semplice e piacevole, con moduli brevi da compilare e portali di pagamento sicuri. Tieni a mente che il sito web è il biglietto da visita del tuo hotel e ha un impatto importante sull’identità del tuo brand, per cui deve essere intuitivo e facile da usare.

Perché il tuo sito web ha bisogno di un motore di prenotazione integrato

Pensa a tutte le relazioni che hai avuto nella tua vita, a prescindere che abbiano avuto successo o no. I minimi comuni denominatori tra tutte sono probabilmente comunicazione efficace e sinergia.

Gli stessi principi si applicano alla tua attività alberghiera. Se i tuoi sistemi non funzionano armoniosamente, in sincronia, in tempo reale, è difficile che possano aiutarti a gestire il tuo hotel.

Gli ingranaggi più importanti di questa macchina sono il sito web e il motore di prenotazione, che devono essere sempre in perfetta sincronia, altrimenti emergeranno problemi, instabilità e clienti insoddisfatti.

Per ottenere risultati ottimali:

Il motore di prenotazione online deve essere sincronizzato con il tuo sito web
Sul tuo sito web deve essere presente un pulsante “Prenota ora”
Sito web e motore di prenotazione devono essere integrati in termini di funzionalità e performance
La qualità del design del tuo sito web deve riflettersi anche sul motore di prenotazione e vice versa
Il tuo sito web deve rispettare gli standard di sicurezza HTTPS con un certificato SSL aggiornato.

I vantaggi offerti dall’integrazione di un motore di prenotazione nel tuo sito web sono diversi, tra cui:

La possibilità di mantenerti al passo con le OTA, il che è fondamentale se vuoi che il tuo hotel rimanga un canale di prenotazione valido oltre ai canali di terze parti.
Una piattaforma ottimizzata per i dispositivi mobili che riduce gli ostacoli per gli utenti.
Un’esperienza veloce e funzionale per i tuoi ospiti, che non dovranno ripetere le stesse azioni o inserire le stesse informazioni più di una volta.
Una gestione semplificata di tariffe e prenotazioni: non dovrai inserire manualmente i dati tra i due sistemi e correrai meno rischi di commettere errori.
Guadagni maggiori grazie all’ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO), dal momento che i tuoi contenuti e funzionalità saranno ottimizzati sia sul sito web che sul motore di prenotazione.
Traffico maggiore e più regolare sul tuo motore di prenotazione grazie al collegamento diretto con il tuo sito web.

L’integrazione è di fondamentale importanza, a prescindere dai sistemi che utilizzi.

Funzionalità essenziali di un sistema di prenotazione per hotel

Come per tutti i prodotti che acquisti per il tuo hotel, prezzo e qualità vanno di pari passo, ma c’è un minimo sotto il quale non dovresti mai scendere.

Ecco alcune funzionalità essenziali dei motori di prenotazione.

Galleria di immagini capace di contenere fino a 25 foto di alta qualità

Sicuramente avrai lavorato duro per rendere meravigliose la tua struttura e le sue camere, ma devi promuoverle nel modo giusto. È un dato di fatto che l’impatto visivo dato dalle gallerie di immagini è uno dei fattori più importanti che influiscono sulla scelta finale degli ospiti: caricare tante immagini ad alta risoluzione è fondamentale se vuoi invogliarli a prenotare.

Immagini del banner

Qual è la prima cosa che salta all’occhio in un sito web? Senza dubbio l’immagine del banner, che fornisce la prima impressione ai visitatori. Il tuo motore di prenotazione deve permetterti di mettere in mostra un’immagine assolutamente fantastica.

Integrazione con Facebook

Un buon motore di prenotazione deve collegarti alle tue pagine sui social media per aiutarti a misurare e ottimizzare le tue campagne marketing su Facebook e Instagram.

Ottimizzazione automatica dell’ordine delle camere

Se vuoi offrire ai tuoi ospiti un’esperienza di prenotazione scorrevole e senza intoppi, devi innanzitutto presentare loro le opzioni che cercano. Questa funzionalità ordina le camere a seconda dei criteri di ricerca impostati dagli ospiti e rende quindi la procedura di prenotazione più semplice e veloce.

Riepilogo della prenotazione intuitivo

Se un ospite sceglie una stanza che non è in linea con i criteri di ricerca che ha impostato, insieme al riepilogo della prenotazione può comparire un messaggio che avverte di questa discrepanza. In questo modo i tuoi ospiti sanno esattamente ciò che scelgono e vengono guidati per prendere le decisioni migliori.

Integrazione con Google Analytics

Se gran parte delle prenotazioni per la tua attività alberghiera arriva da risorse online, devi sempre essere al corrente dei punti di ingresso e di uscita da parte dei visitatori del tuo sito web. Avere a disposizione questi dati è cruciale per capire se il tuo sito sta funzionando. Per questo motivo il tuo motore di prenotazione deve integrarsi con Google Analytics per permetterti di tenere traccia delle visite che ricevi sulla tua pagina web e prendere decisioni informate.

Codici promozionali

Mantieni sempre il vantaggio sulla concorrenza offrendo ai tuoi clienti dei codici promozionali. Grazie a un motore di prenotazione puoi creare promozioni e codici sconto da fornire ai tuoi clienti. Concedi sconti speciali durante le vacanze scolastiche e le festività locali oppure crea promozioni per le aziende per offrire un ottimo rapporto qualità-prezzo e vendere le tue camere in men che non si dica.

Interfaccia multilingue

Il settore alberghiero è uno dei più internazionali al mondo. I potenziali ospiti del tuo hotel vengono da tutti gli angoli del pianeta e devono poter selezionare la loro lingua, per un’esperienza di prenotazione senza intoppi né barriere linguistiche.

Interfaccia multivaluta

Va da sé che tante lingue significano anche tante valute! Deve essere facile configurare il motore di prenotazione per ricevere pagamenti nella valuta locale.

Servizi extra

Le opzioni di upselling migliori sono i servizi extra, cioè oggetti o servizi che puoi vendere insieme alle camere a un costo aggiuntivo. Potresti tenere le tariffe delle camere basse e cercare di guadagnare con i servizi extra. Se ad esempio la tua tariffa più bassa è di 100 EUR, potresti attirare gli ospiti offrendo un massaggio extra insieme alla camera per 40 EUR.

Camere non disponibili nascoste

Può capitare che i tuoi clienti decidano di lasciare il sito web del tuo hotel perché la maggior parte delle camere non è disponibile. Non devi per forza mettere in evidenza le camere che non sono più in vendita: è meglio mostrare agli ospiti quelle che possono effettivamente prenotare e permettere loro di scegliere da una lista.

Procedura di prenotazione semplice e veloce

Quando i tuoi ospiti sono pronti per prenotare, il tuo motore di prenotazione deve presentare loro un breve modulo da compilare direttamente sul tuo sito web, senza dover essere reindirizzati a un altro sito per completare la prenotazione o effettuare il pagamento.

Ottimizzazione per i dispositivi mobili

Nel nostro settore, il numero di prenotazioni effettuate da dispositivi mobili continua a crescere in maniera vertiginosa. Per questo è importante che il tuo software di prenotazione alberghiera sia in grado di elaborarle.

8 motivi per cui il tuo hotel ha bisogno di un sistema di prenotazione online

Ci sono tanti argomenti a favore e pochissimi contro l’adozione di un sistema di prenotazione online per il tuo hotel. Vediamo quali sono i suoi vantaggi, identificando le problematiche che potresti avere nella tua struttura e che potresti risolvere grazie a questa tecnologia.

Hai bisogno di un sistema di prenotazione online:

1. Per rendere le camere della tua proprietà subito prenotabili tramite il sito web del tuo hotel

Diversi studi dimostrano che nella maggior parte dei casi gli ospiti consultano sia i siti web delle OTA che quelli degli hotel prima di prendere una decisione. Se offri la possibilità di effettuare una prenotazione diretta in modo semplice, sarà più probabile che i tuoi potenziali clienti prenoteranno tramite il tuo sito web.

2. Per non dipendere completamente dalle OTA

Grazie alle OTA riesci a ottenere una maggiore visibilità: la tua proprietà compare nei risultati di ricerca per una data destinazione, il che può convincere gli ospiti a fidarsi di te. Tuttavia, se tutte le tue prenotazioni vengono da terze parti i tuoi ricavi potrebbero risultarne limitati. Se vuoi guadagnare di più, cerca di ottenere più prenotazioni attraverso il tuo canale diretto.

3. Per risparmiare sulle commissioni

Le commissioni sulle prenotazioni ricevute tramite il sito web della tua struttura sono molto inferiori rispetto a quelle sulle prenotazioni tramite un’OTA. Ciò significa che ogni prenotazione diretta ha un impatto importante sui tuoi profitti.

4. Per ricevere più prenotazioni

Gli ospiti preferiscono prenotare nella tua struttura tramite un motore di prenotazione integrato per diversi motivi. Innanzitutto, mentre la reception del tuo hotel potrebbe chiudere, il tuo motore di prenotazione è aperto 24 ore su 24 e i clienti possono effettuare prenotazioni indipendentemente da fattori esterni come il fuso orario. Inoltre, una volta arrivati nel tuo sito, gli ospiti possono prenotare in modo semplice con un solo clic, invece di dover tornare sul sito dell’OTA e venire distratti da altre opzioni.

5. Per ricevere ed elaborare i pagamenti in modo semplice, anche con carta di credito

Con un motore di prenotazione online gli ospiti possono pagare con carta di credito e il sistema elabora automaticamente i dettagli della prenotazione, facendoti risparmiare tempo. Questo si applica non solo al pagamento della prenotazione, ma anche ad acconti e servizi aggiuntivi come colazione e spese di pulizia.

6. Per tenere sotto controllo l’esperienza degli ospiti nell’intera procedura di prenotazione

Quando un potenziale cliente arriverà sul sito web della tua struttura, interagirà solo con i contenuti che hai scelto. Ciò significa che puoi utilizzare il tuo brand durante tutta la procedura e fare il possibile per rendere positiva l’esperienza dell’utente.

7. Per permettere agli ospiti di prenotare nella loro lingua e pagare nella loro valuta

Un motore di prenotazione online consente ai tuoi clienti di prenotare nella lingua che preferiscono e di effettuare il pagamento nella loro valuta di riferimento. In questo modo completeranno l’intera procedura in modo comodo e semplice e si sentiranno già soddisfatti prima di iniziare il soggiorno nella tua struttura.

8. Per offrire promozioni in modo flessibile

Con un motore di prenotazione bastano pochi semplici clic per impostare offerte last-minute e sconti per i soggiorni prolungati. Grazie a questo tipo di promozioni puoi fidelizzare i tuoi clienti e aumentare la probabilità che gli ospiti abbiano un’esperienza positiva e ti lascino una buona recensione.

Come scegliere un software di prenotazione per il tuo hotel

Devi prima di tutto chiederti ciò di cui hai bisogno e solo in un secondo momento chiedere ai fornitori di software di prenotazione per hotel se il prodotto che offrono fa al caso tuo. Quando fai un investimento di questo tipo, è sempre bene scegliere un prodotto con un buon rapporto qualità-prezzo.

Ci sono alcune caratteristiche che un buon motore di prenotazione deve avere e che devi tenere in considerazione quando confronti i diversi prodotti presenti sul mercato.

Quali sono i requisiti di un buon motore di prenotazione?

Possibilità di personalizzazione che rispecchi l’identità del tuo brand alberghiero per offrire un’esperienza di prenotazione fluida;
Procedura di prenotazione semplice (due passaggi al massimo);
Interfaccia multilingue e multivaluta per attrarre ospiti da tutto il mondo;
Ottimizzazione per i dispositivi mobili e integrazione con Facebook per avere più visibilità;
Possibilità di proporre opzioni di upselling per offrire un soggiorno personalizzato e aumentare i ricavi per ogni ospite;
Integrazione con Google Maps per aiutare gli ospiti a trovarti;
E-mail personalizzabili (di conferma, prima dell’arrivo, al momento della partenza e dopo il check-out);
Integrazione completa con PMS e sistemi centrali di prenotazione (CRS) per aggiornare in maniera istantanea le tariffe e la disponibilità e offrire promozioni speciali;
Opzioni di gateway di pagamento per facilitare i pagamenti in tempo reale direttamente sul tuo conto in banca;
Integrazione con tutti i tuoi siti di prenotazione tramite un channel manager;
Google Analytics, Google Ads e monitoraggio e-commerce per analizzare i dati sulle prenotazioni dirette;
Un pulsante “Prenota ora” che cattura subito l’attenzione, seguito da un modulo semplice e breve da compilare che includa una componente di elaborazione dei pagamenti.

Esistono anche alcune caratteristiche non funzionali che fanno la differenza, come l’utilizzo di protocolli crittografati per evitare prenotazioni da parte di bot, l’assistenza agli utenti nella compilazione dei campi obbligatori dei moduli, la risposta rapida del sito quando si effettuano ricerche e la presenza di strumenti che permettano di tenere traccia dei documenti in modo semplice.

Software di prenotazione gratuiti per il tuo hotel

Non esistono software di prenotazione per hotel completamente gratuiti, ma alcuni fornitori offrono un periodo di prova gratis.

Grazie a un periodo di prova gratuito hai a disposizione tutte le funzionalità del software senza impegno d’acquisto e, se non sei soddisfatto, puoi disdire in qualsiasi momento.

Se ti viene concesso un periodo di prova di 14 giorni, il fornitore dovrebbe anche aiutarti nella configurazione e offrirti formazione e assistenza per permetterti di avviare il software nel giro di pochi giorni. Dovresti anche avere risorse di supporto disponibili a tutte le ore per non correre il rischio di subire perdite.

Alla fine del periodo di prova, un buon fornitore continuerà a farti usare il software dietro il pagamento di un canone fisso mensile senza vincolo di contratto. A questo punto però non devi avere dubbi sulla qualità del prodotto e devi essere consapevole del suo corretto utilizzo e dei risultati che può apportare.

Come ottenere risultati ottimali con il tuo motore di prenotazione online

Se utilizzato correttamente, un motore di prenotazione ti garantisce ricavi maggiori e un più alto livello di soddisfazione degli ospiti del tuo hotel. Per trarre il massimo vantaggio da ciò che hai imparato leggendo questo blog, dovresti anche dare un’occhiata alle app plugin, che possono rendere il tuo motore di prenotazione ancora più efficace.

Le app plugin per prenotazioni dirette ti renderanno ancora più indipendente dalle OTA potenziando il tuo motore di prenotazione esistente con caratteristiche e funzionalità aggiuntive. Puoi accedervi attraverso piattaforme come l’Hotel App Store di SiteMinder.

I plugin hanno funzioni diverse e ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi. Se vuoi migliorare il livello di soddisfazione dei tuoi ospiti oppure massimizzare i ricavi ottenuti tramite gli upselling, esistono delle app che vengono in tuo aiuto. Puoi anche utilizzare i plugin per:

Progettare programmi di fidelizzazione,
Acquisire una maggiore efficienza,
Ottenere dati più approfonditi,
Incrementare il tasso di conversione,
Ottimizzare le funzionalità di integrazione.

Per essere competitivi nel futuro bisogna adeguarsi rapidamente ai cambiamenti nel mercato. Esigenze e preferenze dei viaggiatori sono in continuo mutamento ed è fondamentale avere accesso a strumenti e dati che ti permettano di stabilire i prezzi giusti, offrire i prodotti più adeguati e parlare la lingua dei tuoi clienti.

Per assicurarti di trarre il massimo da un motore di prenotazione per hotel, investi in una piattaforma di commercio alberghiero invece di affidarti a prodotti indipendenti tra loro. In questo modo le tue operazioni e i tuoi dati saranno tutti su un’unica piattaforma centralizzata, che ti semplificherà la vita e renderà molto più agevole la gestione della tua attività.

Cos’è un motore di prenotazione per hotel? La guida completa

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