Booking engine: Ecco la guida completa per comprenderlo

Booking engine : Cosa si intende con booking engine?

Un booking engine per hotel è un’integrazione sui siti web degli hotel e sulle pagine dei social media di un hotel per acquisire ed elaborare prenotazioni online dirette. È la chiave per prenotazioni dirette senza commissioni; un modo per ottimizzare la strategia di vendita della tua proprietà e massimizzare il profitto.

Al giorno d’oggi, la maggior parte dei viaggiatori prenota i soggiorni online e, per poter massimizzare l’occupazione, gli hotel devono considerare la loro presenza sulle OTA (Online Travel Agencies). Questi canali di prenotazione permettono di allargare l’audience di riferimento e di aumentare le prenotazioni. Bisogna però considerare che ogni prenotazione richiede una commissione, che può superare anche il 20%.Il booking engine è uno strumento fondamentale per gestire al meglio il dominio delle OTA, necessarie per quanto spiegato sopra.

Questo articolo fornisce una panoramica dettagliata dei booking engine nel settore alberghiero, incluso il modo in cui funzionano, il modo in cui il tuo hotel può utilizzarli per trarne profitto e tutto ciò che devi sapere su fornitori, prezzo e caratteristiche.

Come funziona un booking engine online?

Il booking engine funziona integrandosi al sito web del tuo hotel con lo scopo di gestire prenotazioni online sicure effettuate tramite il sito. I dati delle prenotazioni vengono trasferiti al PMS (Property Management System), così da poterli gestire con facilità, e al channel manager per l’aggiornamento automatico delle disponibilità.

Il booking engine può essere sincronizzato non solo con il sito web del tuo hotel, ma anche con il profilo Facebook della tua attività

In questo modo, i viaggiatori possono prenotare direttamente le tue camere senza dover passare attraverso il sito web o altri canali online.

Il booking engine mostra tariffe e disponibilità in tempo reale per consentire agli ospiti di selezionare le date e finalizzare velocemente la prenotazione. Tra le altre funzionalità, la possibilità di automatizzare le email di conferma.

Le prenotazioni online

Le prenotazioni online rappresentano il modo più conveniente per ricercare e prenotare vacanze o viaggi di lavoro. I viaggiatori navigano attraverso i diversi siti di viaggio per cercare hotel, voli, noleggio auto, visite guidate, attrazioni e molto altro.

Utilizzando i metodi di prenotazione online, i viaggiatori possono spesso prenotare e organizzare un intero viaggio in tempi molto ridotti, a volte persino utilizzando soltanto un sito web. Pianificare un viaggio con le risorse offerte dalla rete non è mai stato così semplice.

I booking engine online sono anche utilizzati dalle aziende per gestire i viaggi d’affari. Oltre ad effettuare prenotazioni, le organizzazioni possono trarre vantaggio dagli strumenti di prenotazioni, visualizzando dati in tempo reale sui costi relativi ai viaggi di lavoro e prendendo decisioni sulle politiche ad essi connesse.

Le prenotazioni online rappresentano anche la strada migliore per prenotare in modo sicuro i propri viaggi e, per gli albergatori, sono garanzia di maggiore visibilità e di semplificazione dei processi.

Perché la tua struttura ha bisogno di un booking engine?

Per risultare competitivi sul mercato, è fondamentale offrire ai viaggiatori un servizio di prenotazione delle camere online, indipendentemente dalle dimensioni dell’hotel.

Gli ospiti si aspettano questa funzionalità, ne apprezzano la comodità e la sicurezza che offre.

Considera i seguenti motivi:

• Gli ospiti possono trovare da soli ciò che gli serve – Possono verificare direttamente le camere disponibili e le date.
• Gli ospiti si fidano della prenotazione online – Quando gli ospiti effettuano una prenotazione, il tuo booking engine può accettare pagamenti con carta di credito in modo sicuro e i dati degli ospiti sono archiviati in modo sicuro e accessibili in un unico posto.
• Gli ospiti possono prenotare più rapidamente – Nessuna necessità di aspettare risposte al telefono o tramite email prima di confermare una prenotazione.
• Gli ospiti apprezzano le offerte speciali – Le persone visitano il sito web dell’hotel per controllare la presenza di eventuali extra se prenotano direttamente. Queste offerte vengono studiate per risparmiare sulle commissioni di siti terzi.
• È più professionale – Se gli ospiti non riescono ad effettuare una prenotazione online sul tuo sito web potrebbero avere l’impressione che tu non sia organizzato e decidere di prenotare presso un’altra struttura.
• È più internazionale – I viaggiatori esteri apprezzano la possibilità di prenotare evitando la difficoltà e i costi di una chiamata internazionale.

Il valore di prenotazioni dirette che un booking engine via internet fornisce alla tua struttura è inestimabile. Quando gli ospiti prenotano direttamente, sei il solo proprietario dei dati raccolti e delle informazioni di contatto dei clienti. Una volta che l’ospite prenota direttamente con te, puoi fare del tuo meglio per renderlo un cliente abituale e assicurarti che prenoti direttamente ogni volta che ti visita. Senza un booking engine internet non hai questa possibilità.

In un certo senso puoi migliorare la redditività di ogni ospite, uno per uno, semplicemente garantendo la loro prenotazione diretta e guadagnando la loro fedeltà.

Vantaggi dei booking engine

Mentre il valore principale di un booking engine è ovviamente la possibilità di ricevere prenotazioni dirette, esistono molti altri vantaggi.

Con il booking engine giusto puoi:

• Puoi aumentare le conversioni tramite una esperienza di prenotazione semplice e rapida
• Puoi risparmiare tempo con un’installazione semplice e veloce
• Puoi eliminare l’inserimento dati manuale con un’integrazione immediata
• Puoi prendere decisioni migliori grazie ai dati a tua disposizione
• Avrai un vantaggio rispetto ai concorrenti che non hanno ancora implementato questo tipo di software.

Di seguito descriviamo in maniera più dettagliata una serie di vantaggi che il software del booking engine può fornire agli albergatori.

Migliora la tua efficienza come azienda

Con l’integrazione del sistema di gestione della proprietà (PMS) e Channel manager la tua disponibilità viene aggiornata immediatamente dopo aver ricevuto una prenotazione, non solo nel tuo sistema, ma su tutti i tuoi canali di prenotazione.

Semplifica il processo amministrativo per te e il tuo staff

Invece di dover rispondere alle richieste via e-mail e accettare prenotazioni per telefono, un sistema di prenotazione online fa il lavoro per te. Puoi quindi trascorrere più tempo con i tuoi ospiti e puoi mantenere il resto del personale più organizzato ed efficiente, perché tutti avranno accesso, in tempo reale, alle informazioni sul tasso di occupazione attuale dell’hotel.

Ti consente di raccogliere dati preziosi sui tuoi ospiti

La raccolta dei dati è assolutamente fondamentale, soprattutto nel settore alberghiero, dove gli ospiti richiedono un’esperienza più personalizzata. I dati degli ospiti possono aiutarti a personalizzare le tue campagne di marketing per attrarre ospiti più interessati al marchio del tuo hotel.

Migliora direttamente l’esperienza degli ospiti nella tua struttura

Un sistema basato su cloud consente ai tuoi ospiti di prenotare la loro tipologia di camera preferita dal loro computer, tablet o telefono. Con poche domande e portali di pagamento sicuri, il software rende il processo di prenotare una camera online semplice, veloce e divertente. Ricorda, questa è la loro prima impressione del tuo hotel e avrà un impatto duraturo sulla percezione del tuo brand. Dovrebbe essere facile da usare se vuoi che i tuoi ospiti completino la prenotazione online.

Perché il tuo sito web ha bisogno di un booking engine

Pensa alle tue relazioni di successo, lavorative o no. È probabile che un loro comune denominatore siano comunicazione e cooperazione efficaci.

Possiamo applicare gli stessi principi alla tua attività alberghiera. Se i tuoi sistemi non si sincronizzano perfettamente in tempo reale, la probabilità che essi funzionino come desideri è bassa.

I due ingranaggi più importanti di questo sistema sono il tuo sito web e il booking engine. A meno che tu non desideri errori, risultati irregolari e clienti confusi o irritati, questi due sistemi devono essere sincronizzati.

Per essere ottimizzato:

• Un booking engine online deve essere sincronizzato con il tuo sito web
• Il tuo sito web deve visualizzare un pulsante “Prenota ora”
• L’esperienza del sito web e del booking engine devono essere simili in funzionalità e prestazioni
• La qualità del design del tuo sito web deve riflettersi anche sul booking engine e viceversa
• Il tuo sito web utilizzerà il protocollo sicuro HTTPS con un certificato SSL aggiornato.

I vantaggi ottenuti dall’integrazione del sito web e del booking engine sono numerosi. Includono, per esempio:

• La capacità di offrire lo stesso livello di esperienza di prenotazione delle OTA, il che è importante se il tuo hotel vuole rimanere una valida alternativa di prenotazione ai canali di terzi
• Una piattaforma costantemente compatibile con i dispositivi mobili che contribuirà a ridurre la frustrazione degli utenti
• Un’esperienza rapida e funzionale per gli ospiti, che non dovranno ripetere gli stessi passi o inserire le stesse informazioni più di una volta
• Un modo molto più semplice di gestire tariffe e prenotazioni poiché non sarà necessario eseguire alcuna elaborazione manuale tra i due sistemi, eliminando così errori manuali
• Maggiore successo con l’ottimizzazione dei motori di ricerca perché il tuo contenuto e funzionalità saranno ottimizzati sia sul sito web sia sul booking engine
• Più traffico, più regolarmente, verso il tuo booking engine indirizzato direttamente dal tuo sito web con un solo clic.

L’integrazione è qualcosa che devi sempre tenere a mente, indipendentemente dai sistemi che stai utilizzando.

Funzionalità importanti in un sistema di prenotazione alberghiera

Come per qualsiasi prodotto che acquisti per il tuo hotel, la qualità varierà con il prezzo.
Ovviamente, esistono caratteristiche minime di cui non puoi fare a meno.

Di seguito elenchiamo una serie di funzioni del booking engine che non possono mancare.

• Fino a venticinque (25) foto nella tua galleria immagini

Dopo aver lavorato duro per creare il tuo bellissimo hotel e le sue camere, vorrai metterli in mostra. È un dato di fatto che l’esperienza visiva offerta dalle gallerie d’immagini sia uno dei principali fattori che convincono i potenziali clienti a prenotare. Essere in grado di aggiungere molte immagini ad alta risoluzione alla tua galleria è importante se vuoi invogliare gli ospiti a prenotare.

• Immagini banner

Qual è la prima cosa che noti su un sito web? Non è forse l’immagine del banner che ti dà una prima impressione del sito? Il tuo booking engine dovrebbe permetterti di mostrare un’immagine banner emozionante.

• Integrazione con Facebook

Un booking engine dovrebbe integrarsi facilmente con le tue pagine sui social media. Questo include il pulsante “Prenota ora” per semplificare la prenotazione da parte degli ospiti.

• Ottimizzazione automatica dell’ordine delle camere

Quando desideri che i tuoi ospiti abbiano un’esperienza di prenotazione semplice e senza problemi, la prima cosa da fare è presentargli le opzioni che hanno cercato. Questa funzione mostra le camere in base ai criteri di ricerca del tuo ospite nella parte superiore dei risultati di ricerca, rendendo la prenotazione più semplice e veloce.

• Riepilogo intuitivo della prenotazione

Ogni volta che un ospite sceglie una camera diversa dai suoi criteri di ricerca, un riepilogo della prenotazione può avvisarlo con un messaggio che la camera/e selezionate non corrispondono ai criteri di ricerca. In questo modo, i tuoi ospiti sono costantemente coinvolti e possono fare scelte migliori.

• Integrazione di Google Analytics

Quando hai un’attività alberghiera e la maggior parte delle tue prenotazioni sono fatte online, hai bisogno di sapere esattamente da che pagina web provengono i visitatori del tuo sito e da che pagina escono dal tuo sito web. I dati possono essere cruciali per analizzare il successo del sito del tuo hotel, quindi il tuo booking engine dovrebbe offrirti l’integrazione con Google Analytics per tenere traccia delle visite al tuo sito e prendere decisioni basate sui dati più importanti.

• Codici promozionali

Puoi essere sempre un passo più avanti rispetto ai tuoi concorrenti e attirare più clienti con l’aiuto di codici promozionali. Un booking engine dovrebbe consentirti di creare le tue offerte e fornire un codice ai tuoi clienti per usufruire di sconti. Puoi offrire qualcosa di speciale durante le vacanze scolastiche, i festival nella zona o anche offrire promozioni aziendali e vendere le tue camere molto più velocemente con offerte speciali.

• Multilingue

Il settore alberghiero è uno dei più diversificati al mondo. Poiché il settore dell’ospitalità coinvolge una vasta base di clienti  da regioni e paesi di tutto il mondo, i tuoi clienti dovrebbero essere in grado di selezionare la lingua che desiderano e prenotare in modo semplice senza barriere linguistiche.

• Multi-valuta

Dove ci sono più lingue, ci sono anche più valute! Configurare il tuo booking engine per ricevere pagamenti nella tua valuta locale dovrebbe essere facile.

• Extra

Gli extra sono un ottimo modo per offrire qualcosa in più con le tue camere. Gli extra, sono i prodotti o i servizi che puoi vendere insieme a una camera a un costo aggiuntivo.  Puoi mantenere bassa la tariffa di base della camera e guadagnare dagli extra. Per esempio, se la tua tariffa più bassa è di €100, potresti offrire con la camera un massaggio extra del valore di €40 per rendere l’offerta più attraente per l’ospite.

• Nascondi camere non disponibili

A volte, i tuoi clienti possono perdere interesse ​​o abbandonare il sito web dell’hotel perché visualizzano più camere non disponibili che disponibili.  Ma non è sempre necessario mostrare ciò che non è disponibile. Mostra invece ai clienti le stanze che hai a disposizione e lascia che gli ospiti scelgano dall’elenco.

• Procedura di prenotazione rapida e semplice

Il tuo booking engine dovrebbe offrire un modulo breve per i tuoi ospiti da compilare quando sono pronti per prenotare una camera. Inoltre non dovrebbero essere reindirizzati a un sito diverso per completare la prenotazione o il pagamento.

• Compatibile con i dispositivi mobili

Il numero di prenotazioni da dispositivi mobili in tutto il settore continua ad aumentare ogni anno, quindi è fondamentale che il tuo software di prenotazione ti permetta di accettare prenotazioni da dispositivi mobili.

Otto motivi per acquistare un sistema di booking engine

Ci sono molte ragioni a favore dell’adozione di un sistema di prenotazione online per il tuo hotel e non molti contro. Cerchiamo di chiarire i vantaggi e identificare i problemi che puoi incontrare e che possono essere risolti da questa tecnologia.

Hai bisogno di un sistema di prenotazione alberghiera online:

1. In modo che le tue camere siano immediatamente prenotabili attraverso il sito web del tuo hotel

Ricerche mostrano che la maggior parte degli ospiti accederà sia al sito di agenzie di viaggio online sia al sito web della struttura stessa prima di prendere la propria decisione.  Offrendo un modo semplice di prenotare direttamente sulla tua pagina, aumenti le possibilità che, quando sono pronti a prenotare, i clienti lo facciano direttamente con te.

2. In modo da non essere completamente dipendente dalle OTA

Le OTA sono un ottimo modo per far conoscere il tuo nome. La tua struttura viene visualizzata nei risultati di ricerca per la tua destinazione e gli ospiti trovano la tua presenza affidabile, ma ciò può limitare le tue entrate se tutte le tue prenotazioni sono fatte tramite siti di terzi. Perché non incrementare le tue entrate ottenendo alcune delle tue prenotazioni in modo diretto?

3. Per pagare molte meno commissioni

Le prenotazioni tramite il sito web della tua struttura costano molto meno in commissioni rispetto alle prenotazioni tramite una OTA. Ciò significa che qualsiasi prenotazione diretta avrà un grande impatto sui tuoi profitti.

4. Per aumentare le tue prenotazioni

Ci sono molte ragioni per cui è più probabile che gli ospiti prenotino presso la tua struttura  quando hai un booking engine incorporato.  In primo luogo, il tuo booking engine è aperto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, mentre la tua reception potrebbe non esserlo, quindi i clienti possono prenotare indipendentemente da fattori personali, come i fusi orari.  In secondo luogo, una volta che i viaggiatori arrivano sul tuo sito, il motore consente loro di fare semplicemente clic e prenotare – anziché tornare all’OTA per prenotare e lasciarsi distrarre da altre opzioni.

5. In modo da accettare carte di credito ed elaborare pagamenti
Un grande vantaggio di un sistema di prenotazione online è che gli ospiti possono pagare direttamente con carta di credito e il sistema elaborerà automaticamente i dettagli della prenotazione, risparmiandoti tempo e seccature. Ciò include pagamenti extra come depositi o addebiti per servizi aggiuntivi come la colazione e le spese di pulizia.

6. Per controllare l’esperienza dell’ospite durante l’intera durata del suo viaggio

Dal momento in cui un potenziale cliente entra sul sito web della tua struttura, interagisce solo con il contenuto che hai scelto tu. Ciò significa che puoi utilizzare il tuo marchio durante tutto il processo e svolgi un ruolo chiave nel rendere positiva l’esperienza utente.

7. Per consentire agli ospiti di pagare nella propria lingua e valuta

Un booking engine online può consentire ai tuoi clienti di prenotare nella lingua in cui si sentono più a loro agio e di pagare nella valuta che ha più senso per loro. Ciò offre loro il comfort e la facilità d’uso che la maggior parte dei clienti vuole, e soddisfa le loro aspettative prima ancora che arrivino presso la tua struttura.

8. Per avere flessibilità sul tipo di promozioni che offri

Il tuo booking engine può facilmente impostare offerte last minute e sconti per soggiorni prolungati con un semplice clic.  Questo tipo di offerte aumenta la fedeltà dei clienti e la probabilità che i tuoi ospiti abbiano un’esperienza positiva e lascino una buona recensione.

Come scegliere un booking engine

Il mercato dei sistemi informatici per alberghi è un mercato piuttosto saturo ed esistono molti fornitori di sistemi di prenotazione alberghiera. Devi decidere le funzionalità di cui hai bisogno e poi chiedere ai fornitori di software di prenotazione alberghiera se sono in grado di soddisfare tali requisiti. Il rapporto qualità-prezzo è sempre fondamentale quando si effettua un investimento di questo tipo.

È necessario prendere in considerazione quali siano le pratiche migliori dei motori di prenotazione quando confronti il design del booking engine del tuo hotel con altri motori di prenotazione presenti sul mercato.

Quindi cosa dovresti cercare nel tuo booking engine quando valuti le varie opzioni?

• Personalizzazione del brand del tuo hotel per garantire un’esperienza di prenotazione senza interruzioni
• Una semplice procedura di prenotazione (non più di due passaggi)
• Funzionalità multilingue e in multivaluta per convertire ospiti internazionali
• Compatibile con i dispositivi mobili e compatibile con Facebook per raggiungere i viaggiatori in viaggio
• La possibilità di offrire degli extra in modo da garantire un soggiorno più personalizzato e aumentare le entrate per ospite
• Integrazione di Google Maps in modo che gli ospiti sappiano come trovarti
• E-mail personalizzabili: conferma, prima dell’arrivo, durante e dopo la partenza
• Completa integrazione con il sistema di gestione della proprietà (PMS) e il sistema centrale di prenotazione (CRS) per aggiornare istantaneamente le tue tariffe, disponibilità e offerte speciali
• Opzioni gateway di pagamento per facilitare i pagamenti in tempo reale direttamente sul tuo conto bancario
• Integrazione con tutti i siti di prenotazione tramite un channel manager
• Google Analytics, Google Adwords e il monitoraggio e-commerce in modo da poter analizzare le tendenze delle prenotazioni dirette
• Presenza di un pulsante “Prenota ora” visibile e accattivante seguito da un modulo breve e semplice che include l’elaborazione del pagamento.

Ci sono anche alcune opzioni non funzionali che possono fare una grande differenza come l’uso della crittografia per evitare prenotazioni da bot, l’aiuto automatico a compilare campi obbligatori nel modulo, risultati di ricerca visualizzati rapidamente e un modo semplice per mantenere traccia della documentazione.

Esistono booking engine gratis?

Il software di prenotazione degli hotel non sarà gratuito per sempre, ma puoi utilizzare periodi di prova gratuiti tramite alcuni provider.

Una prova gratuita ti consentirà di provare l’intera gamma di vantaggi del software senza impegno. Ciò ti consente di cambiare in qualsiasi momento se non sei soddisfatto.

Durante un periodo di prova gratuito di 14 giorni, il fornitore prescelto dovrebbe aiutarti nella configurazione, formazione e supporto. Il processo non dovrebbe richiedere più di qualche giorno per essere installato e diventare operativo. Idealmente verrai assistito 24 ore su 24 in modo che la tua struttura non debba mai subire una perdita di entrate.

Una volta terminata la prova gratuita, un buon fornitore ti darà la possibilità di una tariffa mensile fissa per il software, non un contratto bloccato. La qualità del prodotto ha bisogno di parlare da sola e devi sentirti a tuo agio nell’usarlo e nei risultati che offre.

Riassumendo

• Un booking engine per hotel è un’applicazione sui siti web degli hotel e sulle pagine dei social media per acquisire ed elaborare prenotazioni online direttamente dai clienti.
• Un booking engine online funziona collegandosi al sito web del tuo hotel ed elaborando prenotazioni online sicure effettuate tramite il sito web.  I dati vengono poi trasferiti al sistema di gestione della proprietà.
• I viaggiatori si aspettano questa funzionalità dai moderni fornitori di alloggi, apprezzando la comodità e la sicurezza che offre.
• A meno che tu non desideri errori, risultati irregolari e clienti confusi o irritabili, il tuo booking engine e il tuo sito web devono sincronizzarsi tra loro.
• È necessario ricercare attentamente le funzionalità e i vantaggi del software di prenotazione per hotel.
• Devi decidere le funzionalità di cui hai bisogno e poi chiedere ai fornitori di software di prenotazione alberghiera se sono in grado di soddisfare tali requisiti.
• Una prova gratuita ti consentirà di provare l’intera gamma di vantaggi del software senza impegno.