¿Qué es un motor de reservas? Guía integral de los sistemas de reservas para hoteles

  Publicado en Recursos

¿Qué es un motor de reservas?

En pocas palabras, un motor de reservas de hotel es una aplicación que se integra en los sitios web y en las páginas de las redes sociales de los hoteles para capturar y procesar las reserva directas en línea.

Es la clave para conseguir reservas sin comisiones; una forma de optimizar la estrategia de ventas del establecimiento y maximizar los beneficios.

Como hoy en día la mayoría de los viajeros reservan las estancias a través de internet, los hoteles se han vuelto dependientes de las agencias de viajes en línea para ofrecer las reservas. Entre las ventajas de anunciarse en ellas, se incluye la posibilidad de llegar a un público nuevo y grande y el aumento de las reservas, pero se tiene que abonar una comisión por reserva. Cuando las comisiones empiezan a superar el 20 %, resulta muy frustrante para los hoteles, especialmente para los operadores independientes, ya que ven como se desvanecen los beneficios.

Un motor de reservas de hotel es una herramienta que permite que los hoteles puedan combatir el dominio de las OTA (agencias de viajes en línea), a pesar de que sean necesarias.

Este blog ofrece un resumen detallado sobre los motores de reservas en la industria hotelera, que incluye cómo funcionan, cómo el hotel puede aprovecharlos y todo lo que se tiene que saber sobre los proveedores, precios y prestaciones. 

Table of contents

Motor de reservas online

El funcionamiento de un motor de reservas en línea consiste en conectarse al sitio web del hotel y procesar de forma segura las reservas que se efectúen a través de él. A continuación, la información se transfiere al sistema de gestión del establecimiento para que este pueda acceder y gestionar las reservas.

El motor de reservas también se puede sincronizar con el perfil de Facebook de la empresa, además del sitio web. Lo que significa que los huéspedes pueden reservar las habitaciones sin visitar el sitio web oficial o ningún otro sitio de viajes en línea.

Es una forma bastante práctica para que los viajeros hagan sus reservas. El motor de reservas mostrará las tarifas y la disponibilidad en tiempo real y permitirá que los huéspedes seleccionen las fechas que prefieran y finalicen el proceso de la reserva. Pueden incluir otras funciones, como la automatización del envío de la confirmación de la reserva por correo electrónico.

Un motor de reservas también se puede integrar con un gestor de canales y se puede gestionar igual que las agencias de viajes en línea a las que esté conectado el establecimiento. 

Definición de online hotel booking

La reserva en línea es un método práctico que les permite a los viajeros buscar y reservar sus vacaciones o viajes de negocios. Usarán un navegador web para explorar los sitios web y buscar hoteles, vuelos, alquiler de vehículos, visitas guiadas, y atracciones, entre otros.

A través de los métodos de reserva en línea, los viajeros pueden normalmente reservar y organizar un viaje completo de una sola vez y a veces a través de un único sitio web. También pueden planificar y crear los itinerarios para los viajes.

Las empresas usan una herramienta de reservas en internet para gestionar en línea los viajes de empresa. Además de hacer reservas, estas herramientas generalmente permiten que las empresas vean en tiempo real, los datos sobre los gastos de los viajes de empresa, monitoreen en línea a los viajeros y den cumplimiento a la política correspondiente.

La reserva en línea es actualmente el mejor mecanismo que tienen los viajeros para reservar y pagar de forma segura los viajes. Optimiza el proceso para los hoteles y los huéspedes. También es fundamental para aumentar la exposición y así conseguir más reservas. 

Motor de reservas hotel

Independientemente de la dimensión del hotel, es necesario permitir que los huéspedes reserven las habitaciones en línea para mantener la competitividad y la apertura del negocio.

Los viajeros esperan que los proveedores de hoy en día cuenten con esta funcionalidad y valoran la practicidad y la seguridad que les ofrece.

Esto se debe a que:

  • los huéspedes pueden reservar de forma autónoma: pueden comprobar cuándo las habitaciones están disponibles y el precio sin tener que hablar con nadie.
  • los huéspedes confían en la reserva en línea: cuando efectúan una reserva, el motor de reservas puede aceptar de forma segura los pagos con tarjeta de crédito y los datos del huésped se almacenan y se encuentran accesibles en un solo sitio.
  • los huéspedes pueden reservar más rápido: la reserva en línea pone fin a las llamadas telefónicas o al seguimiento de correos electrónicos que ocupaban a los viajeros y a los hoteles durante días antes de se confirmara la reserva.
  • los huéspedes buscan ventajas en la reserva directa: la gente a menudo se dirige al sitio web del hotel con la expectativa de que si reserva directamente conseguirán un detalle adicional por su estancia. Una forma de compensación que ofrecen muchos establecimientos para ahorrarse las comisiones que tienen que pagar a los intermediarios.
  • mayor profesionalidad: los huéspedes modernos se sorprenderán si no pueden efectuar una reserva en línea en un sitio web. Es probable que perciban una falta de organización que les llevará a reservar en otro establecimiento.

Las posibilidades que un motor de reservas en internet le ofrece al establecimiento sin la necesidad de intermediarios son invaluables. Si los huéspedes reservan de forma directa, el establecimiento posee esta información y tiene su propria relación con los clientes. Cuando un huésped reserve de forma directa, se puede hacer todo lo posible para fidelizarlo y garantizar que reservará así su próxima estancia. Esto es imposible sin un motor de reservas en internet.

En cierto modo se puede mejorar la rentabilidad por huésped, simplemente asegurando la reserva directa y ganando su confianza. 

Booking engine software

Aunque la ventaja principal del software del motor de reservas son las reservas directas, el software tiene potencial para ofrecer mucho más.

Con el motor de reservas apropiado implementado:

  • Se pueden aumentar las conversiones con una sola reserva del huésped
  • Se ahorra tiempo gracias a la rapidez y a la facilidad de la configuración
  • Se eliminan las entradas manuales con la integración instantánea
  • Se pueden tomar mejores decisiones con los datos
  • Se obtiene ventaja sobre los competidores que no cuentan con uno

A continuación, se describen de forma más detallada algunas de las ventajas que el software del motor de reservas puede ofrecerles a los hoteleros.

Mejora la eficacia del negocio

Con la integración del PMS (sistema de gestión hotelera) y del gestor de canales, se actualiza la disponibilidad de forma inmediata en el momento en el que se recibe una reserva y no solo en el propio sistema, sino también en todos los canales.

Simplifica el proceso administrativo para la empresa y los empleados

No se tendrá que responder a las peticiones por correo electrónico y aceptar las reservas por teléfono, porque un sistema de reservas en línea hace este trabajo. Así que se puede dedicar más tiempo a la interacción con los huéspedes y al mantenimiento de la organización y la eficiencia del personal, ya que todos tendrán acceso en tiempo real a la información actualizada sobre la ocupación del hotel.

Permite recopilar información útil sobre los huéspedes

La recopilación de información es totalmente vital, especialmente en la industria hotelera en la que los huéspedes demandan una atención más personalizada. La información sobre los huéspedes puede ayudar a adaptar las campañas publicitarias para atraer a los que estén más identificados con la marca del hotel.

Mejora de forma directa la experiencia del huésped en el establecimiento

Un sistema fundamentado en la nube permite que los huéspedes reserven el tipo de habitación que prefieran desde sus ordenadores, tabletas o móviles. Gracias a los formularios breves y a los portales de pago seguro, el proceso de reservar en línea de una habitación es simple, fácil y agradable. Hay que recordar que esta es la primera impresión que el viajero se lleva del hotel y que tendrá un efecto duradero en la forma en la que se percibe la marca. Tiene que ser fácil de usar para que los huéspedes completen el proceso y reserven en línea.

Motor de reservas para hoteles

Pensemos en cualquier relación satisfactoria, profesional o de otro tipo, que hayamos tenido. Es bastante probable que uno de los denominadores comunes entre ellas sea la comunicación efectiva y la colaboración.

Los mismos principios tendrían que darse en el negocio del hotel. Si los sistemas no se sincronizan a la perfección en tiempo real, la probabilidad de que estén funcionando como se requiere es baja, en el mejor de los casos.

Las dos piezas más importantes del mecanismo son el sitio web y el motor de reservas. Estos dos sistemas tienen que estar sincronizados para evitar los errores, los resultados erráticos y los clientes confundidos o molestos.

Para lograr la optimización:

  • Un motor de reservas tiene que estar sincronizado con el sitio web
  • El sitio web tiene que mostrar un botón «Reservar ahora»
  • El uso del sitio web y del motor de reservas tiene que compaginar la funcionalidad y el rendimiento
  • La calidad del diseño del sitio web también se tiene que reflejar en el motor de reservas y viceversa
  • El sitio web tiene que ser HTTPS seguro con un certificado SSL actualizado

 

Los beneficios que se obtienen de la integración del sitio web y del motor de reservas son numerosos. Podemos incluir:

  • La capacidad de mantenerse a la par con el proceso de reserva que ofrecen las OTA (agencias de viajes en línea), algo que es importante si el hotel quiere contar con una alternativa viable a los canales de terceros
  • Una plataforma con compatibilidad móvil ayuda a reducir los puntos de fricción del usuario
  • Una experiencia rápida y funcional para los huéspedes, ya que no tendrán que repetir las acciones ni introducir la información más de una vez
  • Una forma mucho más fácil de gestionar las tarifas y las reservas, porque no se tiene que efectuar ningún proceso manual entre los dos sistemas y así también se eliminan los errores accidentales
  • Mejora de los resultados con la optimización del motor de búsqueda: el contenido y la funcionalidad se optimizan en el sitio web y en el motor de reservas
  • Más tráfico y con más regularidad al motor de reservas que emana directamente del sitio web con un solo clic

La integración es algo que siempre se tiene que tener en mente, independientemente de los sistemas que estén en uso.

Sistema de reservas

Al igual que cualquier producto que se adquiera para el hotel, la calidad varía con el precio. Obviamente, lo mínimo que se requiere es cubrir las funciones básicas.

A continuación, se enumeran varias de las funciones que se pueden esperar de un motor de reservas.

  • Hasta 25 imágenes en la galería de imágenes

Después de todo el esfuerzo y dedicación que se ha invertido en la reforma de un hotel bonito y de las habitaciones, se querrá exhibirlos. Es un hecho constatado que la experiencia visual a través de la galería de imágenes es uno de los factores determinantes que hacen que los huéspedes reserven. Tener la posibilidad de añadir un montón de imágenes en alta resolución es importante cuando el objetivo es convencer a los huéspedes para que reserven.

  • Anuncio con imágenes

¿Qué es lo primero que llama la atención en un sitio web? ¿No es el anuncio con imagen lo que causa sensación a primera vista? El motor de reservas tiene que permitir que se muestre un anuncio interesante con imagen.

  • Integración con Facebook

Un motor de reservas se tiene que integrar fácilmente en las páginas de las redes sociales e incluir el botón «Reservar ahora» para que los huéspedes lo localicen fácilmente e inicien el proceso de reserva.

  • Optimización automática de las solicitudes de habitación

Cuando se quiere que los clientes experimenten un proceso de reserva fácil y sin problemas, lo mejor que se puede hacer es ofrecerles las opciones que buscan. Esta función muestra las habitaciones según el criterio de búsqueda de los huéspedes en la parte superior de los resultados de búsqueda y permite que puedan reservar de forma rápida y fácil.

  • Resumen intuitivo de la reserva

Cuando un huésped seleccione una habitación que no se aproxime al criterio de búsqueda, un resumen de la reserva le alertará con un mensaje que le indicará que la habitación que ha seleccionado no coinciden con lo que buscaba. Así siempre se implica y se guía a los huéspedes para que elijan la mejor opción.

  • Integración de Google Analytics

Cuando se tiene un negocio hotelero y la mayoría de las reservas que se obtienen son en línea, es necesario conocer exactamente de dónde proceden y de dónde provienen los visitantes del sitio web. La información es esencial para analizar el nivel de aceptación del sitio web del hotel; por lo tanto, el motor de reservas tiene que permitir la integración de Google Analytics para monitorear las visitas al sitio y tomar las decisiones en base a la información.

  • Códigos promocionales

Siempre se puede ir un paso por delante de la competencia atrayendo a más clientes con códigos promocionales. Un motor de reservas tiene que permitir la creación de promociones propias y darles un código a los clientes para que canjeen los descuentos. Se pueden hacer ofertas especiales durante las vacaciones escolares, los festivales locales o incluso promociones para empresas y vender las habitaciones mucho más rápido con una buena relación calidad-precio.

  • Multilingüe

La industria hotelera es una de las más diversas del mundo. Como el negocio del hospedaje implica una base de clientes bastante amplia de varias regiones y países a nivel internacional, los clientes tienen que poder seleccionar el idioma que quieran y disfrutar de un proceso de reserva cómodo sin barreras idiomáticas.

  • Multimoneda

Cuando se ofrezcan varios idiomas, también se tienen que ofrecer varias monedas. Configurar el motor de reservas para que reciba los pagos en la moneda local debe ser fácil.

  • Extras

Los extras son una forma excelente para aumentar la venta de las habitaciones. Son artículos o servicios que se pueden vender junto con una habitación por un importe adicional. De hecho, se puede mantener baja la tarifa de la habitación y obtener ganancias con los extras. Digamos que la tarifa más baja está en 100 $, se puede ofrecer un masaje adicional por 40 $ con la habitación y hacer que la oferta sea más atractiva para el huésped.

  • Ocultar las habitaciones que no estén disponibles

A veces, los clientes pueden abandonar el sitio web del hotel y dirigirse a otro si ven más habitaciones indisponibles que disponibles. Bueno, no hay que mostrar siempre lo que no está disponible; en cambio, se puede presentar todo lo que se encuentra disponible y dejar que los huéspedes elijan de la oferta.

  • Proceso de reserva rápido y sencillo

El motor de reservas debe ofrecer un formulario breve a los huéspedes para que lo rellenen cuando estén dispuestos a reservar una habitación. No se les tiene que redirigir a un sitio distinto para que completen la reserva o el proceso de pago.

  • Compatibilidad móvil

El número de reservas en el sector a través de dispositivos móviles aumenta cada año, así que el software de reserva del hotel tiene que permitir que se acepten las reservas a través del móvil. 

Sistema de reservas portales

Hay muchas razones a favor de la adopción de un sistema de reservas en línea y muy pocas en contra. Vamos a determinar las ventajas y a identificar los problemas que puede tener el establecimiento y que se pueden solucionar con esta tecnología.

El hotel necesita un sistema de reservas en línea: 

  1. Para que el establecimiento sea reservable al instante a través del sitio web del hotel

Los estudios demuestran que la mayoría de los huéspedes visitarán las OTA (agencias de viajes en línea) y el sitio web del establecimiento para informarse antes de tomar una decisión. Si se les ofrece una forma fácil de reservar directamente en la página del hotel, se aumentan las posibilidades de que en el momento en el que estén dispuestos a reservar lo hagan directamente con el hotel.

  1. Así no se depende completamente de las OTA (agencias de viajes en línea)

Las OTA son fantásticas para darse a conocer. El establecimiento figurará en los resultados de búsqueda para el destino y la presencia en ellas les dará confianza a los huéspedes, pero los ingresos se verán limitados si se reciben todas las reservas a través de un intermediario. ¿Por qué no hacerse con el control de los ingresos mediante la obtención de algunas reservas a través de un canal propio?

  1. Para pagar menos comisiones

Las reservas a través del sitio web del establecimiento tienen un coste mucho menor en comisión que las que se efectúan mediante las OTA (agencias de viajes en línea). Esto significa que todas las reservas directas tendrán un efecto significativo en la cuenta de resultados.

  1. Para aumentar las reservas

Hay muchos motivos por los que probablemente los huéspedes reserven el establecimiento si cuenta con un motor de reservas integrado. Primero, el motor de reservas siempre está abierto y puede que la recepción del hotel no lo esté, así que los viajeros pueden reservar independientemente de los factores personales, como las zonas horarias. Segundo, cuando los viajeros llegan al sitio web, el motor les facilita hacer clic y reservar: en lugar de que tengan que volver a la OTA (agencia de viaje en línea) para reservar y se distraigan con otras opciones.

  1. Se pueden aceptar tarjetas de crédito y procesar los pagos de forma sencilla

Una de las mayores ventajas del sistema de reservas en línea es que los huéspedes pueden pagar directamente con tarjeta de crédito y el sistema procesará de forma automática los detalles de la reserva; se ahorra tiempo y molestias. También se incluyen los pagos adicionales, como los depósitos o los cargos por servicios adicionales, como el desayuno o las tarifas de limpieza.

  1. Para controlar la experiencia del cliente en todo el proceso

Desde el momento en el que un cliente potencial visita el sitio web del establecimiento, solo interactuará con el contenido que se haya seleccionado. Así que se puede usar la propia marca durante todo el proceso y tener un papel importante en hacer que la experiencia del usuario sea positiva.

  1. Para permitir que los huéspedes paguen en su propio idioma y moneda

Un motor de reservas en línea puede permitir que los clientes reserven en el idioma en el que se sientan más cómodos y que paguen en la moneda que prefieran. Por lo tanto, se les ofrece la comodidad y la facilidad de uso que la mayoría de los clientes esperan y se establece lo que pueden esperar incluso antes de que lleguen al establecimiento.

  1. Flexibilidad sobre las promociones que se ofrecen

El motor de reservas puede establecer fácilmente ofertas de última hora y descuentos por estancias prolongadas con solo hacer clic en un botón. Este tipo de ofertas aumentan la fidelización y la probabilidad de que los huéspedes tengan una experiencia satisfactoria y que hagan una critica positiva. 

Cómo elegir el software de reservas para el hotel

El espacio tecnológico para el sector hotelero puede ser un mercado bastante saturado, además existen muchos proveedores de sistemas de reservas para hoteles. Hay que plantearse qué es lo que necesita y preguntarles a los proveedores de software de reservas para hoteles si pueden satisfacer estas necesidades. La relación calidad-precio siempre es lo más importante cuando se hace este tipo de inversión.

Se tienen que considerar las mejores prácticas del motor de reservas de hotel cuando se compare el diseño del motor de reservas con otros motores disponibles en el mercado.

Entonces, ¿qué se tiene que buscar en un motor de reservas cuando se sopesen las opciones?

  • Personalización con la marca del hotel para asegurar que el proceso de reserva sea perfecto
  • Un proceso de reserva sencillo (que no tenga más de dos pasos)
  • Funciones multilingües y de conversión de moneda para captar a los huéspedes internacionales
  • Compatibilidad móvil y con Facebook para llegar a los viajeros que reservan sobre la marcha
  • La capacidad de añadir valor a la venta para que se puedan ofrecer estancias más personalizadas y aumentar el ingreso por huésped
  • Integración de Google Maps para que los huéspedes sepan cómo encontrar el establecimiento
  • Correos electrónicos personalizables: confirmación, comunicación antes de la llegada, durante la estancia y después de la salida
  • Total integración con los PMS (sistemas de gestión hotelera) y SCR (sistemas centrales de reservas) para actualizar en tiempo real las tarifas, la disponibilidad y las ofertas especiales
  • Opciones para la pasarela de pagos para facilitar que los pagos se reflejen en la cuenta bancaria en tiempo real
  • Integración con todos los sitios de reservas a través de un gestor de canales
  • Seguimiento de Google Analytics, Google Adwords y comercio electrónico para que se puedan analizar las tendencias de las reservas directas
  • Tiene que contar con un botón visible y llamativo «Reservar ahora» seguido de un formulario breve y sencillo que incluya un componente para el procesamiento de los pagos.

También existen algunas prestaciones no funcionales que pueden suponer una gran diferencia, como el uso de cifrado para evitar que se pueda reservar con robots, ayudar a los usuarios a rellenar los campos obligatorios, relleno automático de los resultados de búsqueda durante un período de tiempo razonable y un método fácil para realizar el seguimiento de la documentación. 

Motor de reservas gratis

El software de reservas de hoteles no va a ser siempre gratis, aunque se puede contar con períodos de pruebas gratis a través de algunos proveedores.

Un período de prueba gratis permitirá experimentar todo el conjunto de ventajas que ofrece el software sin tener que comprometerse al pago. Además, permite abandonar el uso en cualquier momento si no se está satisfecho.

Durante un período de prueba gratis de catorce días, el proveedor que se haya seleccionado tendría que ayudar con la configuración, la formación y ofrecer asistencia técnica. El proceso de puesta en marcha no debería llevar más de unos días. En el mejor de los casos, se contará con asistencia las 24 horas para que el negocio nunca tenga que sufrir la pérdida de un ingreso.

Cuando se haya terminado el período de prueba, un buen proveedor ofrecerá una cuota fija mensual por el uso del software y no un contrato cerrado con permanencia. La calidad del producto tiene que ser notable, el uso cómodo y los resultados buenos.

Aspectos principales para recordar 

  • Un motor de reservas para hotel es una aplicación integrada en los sitios web y en las páginas de las redes sociales de los hoteles que captura y procesa las reservas directas en línea.
  • El funcionamiento de un motor de reservas en línea consiste en conectarse al sitio web del hotel y procesar de forma segura las reservas que se efectúen a través de él. A continuación, la información se transfiere al sistema de gestión del establecimiento.
  • Los viajeros esperan que los proveedores de hoy en día cuenten con esta funcionalidad y valoran la practicidad y la seguridad que les ofrece.
  • Los motores de reservas y el sitio web tienen que estar sincronizados para evitar los errores, los resultados erráticos y los clientes confundidos o molestos.
  • Se tiene que valorar cuidadosamente las funciones y las ventajas que ofrece el software de reservas de hotel.
  • Hay que plantearse qué es lo que se necesita y preguntarles a los proveedores del software de reservas para hoteles si pueden satisfacer estas necesidades.
  • Un período de prueba gratis permitirá experimentar todo el conjunto de ventajas que ofrece el software sin tener que comprometerse al pago.

 

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