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¿Qué es un motor de reservas para hoteles? Guía completa para los motores de reservas para hoteles

  Publicado en Recursos  Last updated 29/05/2024

¿Qué es un motor de reservas para hoteles?

Es un sistema integrado en las páginas web de los hoteles que se utiliza para atraer y procesar reservas directas de huéspedes por Internet. Es la clave para las reservas directas sin comisiones y una forma de optimizar las estrategias de ventas e ingresos de tu establecimiento.

Dado que la mayoría de los viajeros ahora reservan sus estancias por Internet, los hoteles tienen que confiar en los agentes de viajes en línea para que les realicen una gran parte de las reservas. Aparecer en estas páginas web tiene la ventaja de llegar a un público nuevo y más amplio y de aumentar las reservas, pero cada reserva requiere pagar una comisión a un tercero. Cuando esta tarifa comienza a subir más del 20 %, se vuelve increíblemente frustrante para los hoteles, especialmente para los operadores independientes, ya que ven cómo sus beneficios se desvanecen.

Un motor de reservas para hoteles es una forma de que los hoteles luchen contra el dominio de las OTA (agencias de viajes en línea), por muy necesarias que estas sean.

Este blog te proporcionará un resumen detallado de los motores de reserva en el sector hotelero, incluido cómo funcionan, cómo tu hotel puede usar el software para tu beneficio y todo lo que necesitas saber sobre proveedores, precios y características.

Contenido

¿Cómo funciona un motor de reservas en línea?

Un motor de reservas en línea funciona conectándose a la página web de tu hotel y procesando las reservas en línea seguras realizadas por los viajeros a través de la página web. Después, los datos se transfieren a tu sistema de gestión hotelera para que puedas gestionar fácilmente las reservas, y a tu gestor de canales para que el inventario se actualice automáticamente.

El motor de reservas se puede sincronizar no solo con la página web de tu hotel, también puedes añadir un enlace directo al motor de reservas desde el perfil de Facebook a través del botón «Reservar». Además, hace un seguimiento de las reservas que vienen de tu página. Esto significa que los huéspedes pueden reservar habitaciones sin tener que estar en tu página web oficial o en cualquier otro sitio de viajes en línea.

Es una forma muy cómoda de que los viajeros hagan una reserva. El motor de reservas mostrará sus tarifas y disponibilidad en tiempo real y permitirá a los huéspedes seleccionar fechas y finalizar la reserva. Puede tener otras características, por ejemplo, la automatización de los correos electrónicos de confirmación de reserva.

Definición de reserva en línea

La reserva en línea es una forma cómoda de que los viajeros investiguen y reserven sus vacaciones o viajes de trabajo. Utilizando métodos de reserva en línea, los viajeros a menudo pueden reservar y organizar un viaje completo de una sola vez, a veces desde una única página web. Usarán Internet para navegar por páginas web de viajes y buscar hoteles, vuelos, alquiler de coches, visitas guiadas, atracciones turísticas y mucho más antes de tomar una decisión definitiva. También pueden planificar y crear itinerarios para su viaje.

Una herramienta de reserva en línea es una herramienta que utilizan las organizaciones para gestionar sus viajes de negocios en línea. Además de hacer reservas, las herramientas de reservas en línea generalmente permiten a las organizaciones ver datos en tiempo real sobre sus gastos de viajes de negocios, hacer un seguimiento de sus viajeros en línea y aplicar la política de viajes de negocios.

Las reservas en línea son ahora la mejor manera de que los viajeros reserven y paguen de manera segura sus viajes. Simplifica el proceso para ti y tus huéspedes. También es fundamental para aumentar la exposición y conseguir más reservas.

¿Por qué tu hotel necesita un motor de reservas en línea?

Necesitas un motor de reservas en línea en tu hotel si quieres satisfacer adecuadamente las demandas de los huéspedes, alcanzar tus objetivos de ingresos y seguir siendo competitivo. No importa el tamaño de tu establecimiento, un motor de reserva para hoteles proporcionará a tus huéspedes una mayor flexibilidad y una mejor experiencia general.

Los viajeros se han acostumbrado a esta funcionalidad de los proveedores de alojamiento modernos, valorando la comodidad y la seguridad que ofrece.

Esto es porque:

  • Los huéspedes pueden autoservirse fácilmente: los viajeros pueden comprobar qué habitaciones están disponibles, cuándo y por cuánto, sin tener que hablar contigo.
  • Los huéspedes confían en la reserva en línea: cuando los huéspedes hacen una reserva, tu motor de reservas puede aceptar pagos con tarjeta de crédito con seguridad, y los datos de los huéspedes se almacenan de forma segura y están disponibles en un solo lugar.
  • Los huéspedes pueden reservar más rápido: la reserva en línea pone fin a los intercambios de llamadas de teléfono o correos electrónicos, que mantenía a viajeros y hoteles en contacto durante días antes de confirmar una reserva.
  • Los huéspedes buscan ventajas directas de reserva: a menudo, las personas se dirigirán a tu página web con la esperanza de que, si reservan directamente, obtendrán un extra con su estancia. Es una compensación que muchos establecimientos harán para ahorrarse el pago de comisiones a terceros.
  • Es más profesional: los huéspedes modernos se sorprenderán si no pueden realizar una reserva por Internet en tu página web. Es probable que les dé la impresión de que no estás organizado y terminarán reservando en otro establecimiento.
  • Es más internacional: a los huéspedes extranjeros les resultará más fácil reservar contigo por Internet que llamando directamente a tu establecimiento por la complejidad y el coste de las llamadas telefónicas internacionales.

El mercado que proporciona un motor de reservas de Internet a tu establecimiento para reservas propias no tiene precio. Cuando los huéspedes reservan directamente, eres dueño de todos estos datos y de la relación. Una vez que un huésped reserva directamente, es mucho más fácil convertirlo en un visitante que vuelve y garantizar que reserve directamente contigo cada vez que te visite. Sin un motor de reservas por Internet, esto es mucho más difícil.

En cierto sentido, puedes mejorar la rentabilidad de cada huésped, uno por uno, simplemente consiguiendo su reserva directa y ganándote su fidelidad.

¿Cuáles son las ventajas del software del motor de reservas?

Con el motor de reservas adecuado, puedes:

  • Aumentar tus conversiones con una experiencia de reserva simplificada.
  • Ahorrar tiempo con una configuración fácil y rápida.
  • Eliminar la entrada manual de datos con una integración instantánea.
  • Conseguir de manera más efectiva los datos de los huéspedes para una mejor toma de decisiones.
  • Obtener ventaja sobre la competencia que no tiene uno.

Aquí se describe más detalladamente la amplia gama de ventajas que puede proporcionar el software del motor de reservas a los hoteleros.

Mejora tu eficiencia como negocio

Con la integración del PMS y del gestor de canales, tu disponibilidad se actualiza inmediatamente después de recibir una reserva, no solo en tu sistema, sino en todos sus canales.

Simplifica el proceso administrativo para ti y tu personal

En lugar de tener que responder consultas por correo electrónico y aceptar reservas por teléfono, un sistema de reservas en línea hace el trabajo por ti. Así, puedes pasar más tiempo interactuando con tus huéspedes y que el resto del personal esté más organizado y sea eficiente, porque todos tendrán acceso a información en tiempo real sobre la ocupación actual del hotel.

Te permite recopilar datos valiosos sobre tus huéspedes

La recopilación de datos es absolutamente fundamental, especialmente en el sector hotelero, donde los huéspedes exigen una experiencia más personalizada. Los datos de los huéspedes pueden ayudarte a adaptar tus campañas de marketing para atraer a los huéspedes más motivados a tu establecimiento y mejorar la personalización de las comunicaciones con ellos para mejorar su experiencia general.

Mejora directamente la experiencia del huésped en tu establecimiento

Un sistema basado en la nube permite a tus huéspedes reservar su tipo de habitación preferido en sus ordenadores, tabletas o teléfonos. Con formularios cortos y portales de pago seguros, hace que el proceso de reservar una habitación en línea sea sencillo, fácil y agradable. Recuerda, esta es la primera impresión de tu hotel y tendrá un impacto duradero en la percepción de tu marca. Debe ser fácil de usar si tus huéspedes completan el proceso y reservan en línea.

¿Por qué tu sitio web necesita la integración de un motor de reservas?

Piensa en cada relación con éxito, laboral o de otro tipo, que hayas tenido. Es probable que un denominador común en todas ellas haya sido la comunicación y colaboración efectivas.

Los mismos principios deben aplicarse a tu negocio hotelero. Si tus sistemas no se sincronizan a la perfección en tiempo real, la probabilidad de que funcionen como a ti te gustaría es baja, en el mejor de los casos.

Los dos engranajes más destacados de la máquina son tu página web y tu motor de reservas. A menos que desees errores, resultados erráticos y clientes confusos o enfadados, estos dos sistemas deben sincronizarse entre sí.

Para ser óptimo:

  • Un motor de reservas en línea debe estar sincronizado con tu página web.
  • Tu página web debe mostrar un botón “Reservar”.
  • La experiencia de tu página web y el motor de reservas debe alinearse con la funcionalidad y el rendimiento.
  • La calidad del diseño de tu página web también debe reflejarse en el motor de reservas y viceversa.
  • Tu página web tendrá HTTPS con un certificado SSL actualizado.

Las ventajas obtenidas de la integración de la página web y el motor de reservas son muchas. Entre ellas se incluyen:

  • La capacidad de estar a la par con la experiencia de reserva en las OTA, que es importante si tu hotel quiere seguir siendo una alternativa de reserva viable a los canales de terceros.
  • Una plataforma siempre optimizada para dispositivos móviles que ayudará a reducir la fricción del usuario.
  • Una experiencia rápida y funcional para los huéspedes ya que no tendrán que repetir acciones o introducir la misma información más de una vez.
  • Una forma mucho más sencilla de gestionar tarifas y reservas ya que no tendrás que hacer ningún proceso manual entre los dos sistemas, para eliminar errores accidentales.
  • Mayor éxito con la optimización de motores de búsqueda porque su contenido y funcionalidad se optimizarán tanto en tu página web como en tu motor de reservas.
  • Más tráfico, de forma más regular, a tu motor de reservas que fluye directamente desde la página web con un solo clic.

La integración es algo que siempre debes tener en cuenta, sin importar qué sistemas estés utilizando.

Características que buscar en un sistema de reservas hoteleras

Como con cualquier producto que compres para el hotel, la calidad variará junto con el precio. Obviamente querrás cubrir lo básico como mínimo.

Aquí hay una serie de características del motor de reservas que debes esperar.

  • Hasta 25 fotos de alta calidad en tu galería de imágenes

Después de haber hecho todo el arduo trabajo de reformar tu hermoso hotel y sus habitaciones, querrás mostrarlas. Es un hecho ya demostrado que la experiencia visual a través de las galerías de imágenes es uno de los principales factores para que los huéspedes reserven. Poder añadir muchas imágenes de alta resolución a tu galería es importante si deseas convencer a los invitados para que reserven.

  • Imagen del banner

¿Qué es lo primero que detectas en una página web? ¿No es la imagen del banner la que acapara toda la atención en la primera impresión? Tu motor de reservas debería permitirte mostrar una imagen de banner fascinante.

  • Integración de Facebook

Un motor de reservas debe conectarse con las páginas de tus redes sociales, para que puedas medir y optimizar sin esfuerzo tus campañas de marketing en Facebook e Instagram.

  • Optimización automática de la reordenación de habitaciones

Cuando quieras que tus huéspedes disfruten de una experiencia de reserva fluida y sin complicaciones, lo mejor que puedes hacer es ofrecerles las opciones que buscan. Esta característica muestra las habitaciones de acuerdo con los criterios de búsqueda del huésped en la parte superior de los resultados de búsqueda, lo que facilita y agiliza la reserva.

  • Resumen de reservas intuitivo

Cada vez que un huésped elige una habitación que no cumple los criterios de búsqueda, un resumen de la reserva puede avisarle con un mensaje indicando de que las habitaciones que ha seleccionado no coinciden con lo que estaba buscando. De esta manera, los huéspedes participan y reciben orientación de forma constante para que tomen las mejores decisiones.

  • Integración de Google Analytics

Cuando tienes un negocio hotelero y la mayoría de tus reservas provienen de Internet, necesitas saber exactamente de dónde vienen y de dónde salen los visitantes de tu página web. Los datos pueden ser fundamentales para analizar el éxito de la página web de tu hotel, por lo que el motor de reservas debería permitirte la integración de Google Analytics para realizar un seguimiento de las visitas a tu página web y tomar decisiones basadas en esos datos.

  • Códigos promocionales

Siempre puedes estar un paso por delante de tus competidores atrayendo a más clientes con la ayuda de códigos promocionales. Un motor de reservas debería permitirte crear tus propias promociones y dar un código a los clientes para que hagan uso de los descuentos. Puedes ofrecer algo especial durante las vacaciones escolares, festivales locales o incluso promociones corporativas, y vender las habitaciones mucho más rápido con ofertas de relación calidad-precio.

  • Multilingüe

El sector hotelero es uno de los más diversos del mundo. Dado que el negocio de la hostelería supone una enorme base de clientes de varias regiones y países a nivel mundial, tus clientes deberían poder seleccionar el idioma que desean y realizar un proceso de reserva sin problemas y sin barreras por el idioma.

  • Varias monedas

¡Donde hay varios idiomas, también hay varias monedas! Configurar el motor de reservas para recibir los pagos en tu moneda local debería ser fácil.

  • Servicios extra

Los extras son una excelente manera de aumentar las ventas de tus habitaciones. Estos son los artículos o servicios que puedes vender junto con una habitación por un importe adicional. De hecho, puedes mantener la tarifa de habitación baja y ganar con los extras. Digamos que tu tarifa más baja es de 100 $, puedes ofrecer un masaje adicional por 40 $ con la habitación y que sea una oferta más atractiva para el huésped.

  • Ocultar las habitaciones no disponibles

A veces, tus clientes pueden desconectarse o salir de la página web de tu hotel porque ven más habitaciones no disponibles que disponibles. Bueno, no siempre tienes que mostrar lo que no está disponible; en su lugar, muéstrales todo lo que tienes y deja que los huéspedes elijan de la lista.

  • Proceso de reserva rápido y sencillo

Tu motor de reservas debe ofrecer un breve formulario para que los huéspedes lo completen cuando estén listos para reservar una habitación. No deben ser redirigidos a una página diferente para completar la reserva o procesar el pago.

  • Compatible con dispositivos móviles

La cantidad de reservas desde dispositivos móviles en todo el sector no deja de aumentar, por lo que el sistema de reservas hoteleras debe permitirte aceptar este tipo de reservas.

8 razones por las que necesitas un sistema de reservas de hotel en línea

Hay muchos argumentos a favor de adoptar un sistema de reservas por Internet para tu hotel y pocos en contra. Consolidemos las ventajas e identifiquemos los problemas que tienes en el establecimiento y que pueden resolverse con esta tecnología.

Necesitas un sistema de reservas de hotel en línea:

1. Para que tú y tu establecimiento recibáis reservas al instante a través de la página web de tu hotel

Las investigaciones muestran que la mayoría de los huéspedes consultarán tanto las OTA como la página web del establecimiento para tomar su decisión. Al presentarles una manera fácil de reservar directamente en tu página, aumentas las posibilidades de que cuando estén listos para reservar, lo hagan directamente contigo.

2. Para no depender por completo de las OTA

Las OTA son una excelente manera de darte a conocer. Tu establecimiento aparece en los resultados de búsqueda de su destino, y los huéspedes consideran que tu presencia allí es fiable, pero puede limitar tus ingresos si todas las reservas provienen de un tercero. ¿Por qué no controlar tus ganancias consiguiendo algunas de las reservas desde tu propio canal?

3. Para pagar mucha menos comisión

Pagas mucha menos comisión con las reservas a través de la página web de tu establecimiento que con las reservas a través de una OTA. Esto significa que cualquier reserva directa influirá mucho en tus resultados.

4. Para conseguir más reservas

Hay muchas razones por las que es más probable que los huéspedes hagan una reserva en tu establecimiento cuando tienes un motor de reservas integrado. Por un lado, tu motor de reservas está abierto 24 horas, 7 días a la semana, mientras que tu recepción podría no estarlo, por lo que los clientes pueden reservar independientemente de factores personales como las zonas horarias. En segundo lugar, una vez que los viajeros llegan a tu página, el motor les pone fácil hacer clic y reservar, en lugar de volver a la OTA para reservar y distraerse con otras opciones.

5. Para que puedas aceptar fácilmente tarjetas de crédito y procesar pagos

Una gran ventaja de un sistema de reservas en línea es que los huéspedes pueden pagar directamente con tarjeta de crédito y el sistema procesará automáticamente los detalles de la reserva, ahorrándote tiempo y molestias. Esto incluye pagos adicionales como depósitos o cargos por servicios adicionales, como desayuno y la tarifa de limpieza.

6. Para controlar la experiencia de los huéspedes a lo largo de todo el recorrido del cliente

Desde el momento en el que un posible cliente llega a la página web de tu establecimiento, solo interactúa con el contenido que has elegido. Eso significa que puedes usar tu propia marca durante todo el proceso y desempeñar un papel clave para que la experiencia del usuario sea positiva.

7. Para permitir que los huéspedes paguen en su propio idioma y moneda

Un motor de reservas en línea permite a tus clientes reservar en el idioma en el que se sientan más cómodos y pagar en la moneda más adecuada. Esto les proporciona la comodidad y la facilidad de uso que la mayoría de los clientes esperan, y establece sus expectativas incluso antes de que lleguen a tu establecimiento.

8. Para que tengas flexibilidad en el tipo de promociones que ofreces

Tu motor de reservas puede configurar fácilmente ofertas de última hora y descuentos para estancias prolongadas con solo hacer clic en un botón. Este tipo de ofertas aumentan la fidelización y la probabilidad de que tus huéspedes tengan una experiencia positiva y dejen un buen comentario.

Cómo elegir el programa de reservas hoteleras para tu hotel

Debes hacerte preguntas sobre lo que necesitas y, después, preguntar a los proveedores de software de reservas hoteleras si pueden satisfacer tus necesidades. La relación calidad-precio siempre es lo más importante a la hora de realizar una inversión de este tipo.

Para comparar eficazmente tu motor de reservas con otros motores que están en el mercado, hay algunas características fundamentales que tienes que considerar.

Por lo tanto, ¿qué debes buscar en tu motor de reservas al hacer un estudio de tus opciones?

  • Personalización de la marca de tu hotel para garantizar que la experiencia de reserva sea perfecta.
  • Un proceso de reserva sencillo (no más de dos pasos).
  • Capacidades multilingües y de moneda para atraer a huéspedes internacionales.
  • Compatible con dispositivos móviles y con Facebook para llegar a los viajeros estén donde estén.
  • Capacidad de ofrecer servicios adicionales para que puedas ofrecer una estancia más personalizada y aumentar los ingresos por huésped.
  • Integración de Google Maps para que los huéspedes sepan cómo encontrarte.
  • Correos electrónicos personalizables: confirmación, antes de la llegada, durante y después de la salida.
  • Integración completa con PMS y CRS para actualizar instantáneamente tus tarifas, disponibilidad y ofertas especiales.
  • Pasarelas de pago para facilitar los pagos en tiempo real directamente a tu cuenta bancaria.
  • Integración con todas tus páginas de reserva a través de un gestor de canales.
  • Google Analytics, Google Adwords y seguimiento de comercio electrónico para que puedas analizar las tendencias de reserva directa.
  • Debe haber un botón «Reservar» visible y llamativo seguido de un formulario breve y sencillo que incluya un componente de procesamiento de pago.

También hay algunas características no funcionales que pueden marcar una gran diferencia, como el uso de cifrado para evitar que los bots hagan reservas, ayudar a los usuarios a completar los campos obligatorios, resultados de búsqueda que se completan en un período de tiempo razonable y una manera fácil de hacer seguimiento de la documentación.

Programa de reservas hoteleras gratuito

El software de reservas hoteleras no será gratuito para siempre, pero puedes obtener períodos de prueba gratuitos a través de algunos proveedores.

Una prueba gratuita te permitirá experimentar el paquete completo de ventajas del programa sin comprometerte a pagar. Esto te permite dejarlo en cualquier momento si no estás satisfecho.

Durante el período de prueba gratuito de 14 días, el proveedor elegido debería ayudarte con la configuración, la formación y el soporte. El proceso no debería tardar más de unos cuantos días en ponerse en marcha. Lo ideal sería que recibieras soporte las 24 horas del día para que tu negocio no tenga que sufrir nunca pérdida de ingresos.

Una vez que finaliza la prueba gratuita, un buen proveedor te dará la opción de una tarifa mensual fija por el programa, no un contrato de permanencia. La calidad del producto debe hablar por sí misma y debes sentirte cómodo usándolo y con los resultados que ofrece.

Cómo sacar el máximo partido a tu motor de reservas en línea

Tu motor de reservas es una forma segura de aumentar los ingresos y mejorar la experiencia del huésped cuando se usa de manera efectiva. Para maximizar el potencial del que ya has aprendido en este blog, debes echar un vistazo a las aplicaciones complementarias disponibles para que tu motor de reservas sea aún más potente.

Los complementos de reserva directa son aplicaciones que reducirán aún más tu dependencia de las OTA al proporcionar más características y una mayor funcionalidad al motor de reservas actual. Se puede acceder a ellos a través de sitios como Hotel App Store de SiteMinder.

Estos complementos tienen distintas funciones y te ayudarán a lograr cualquier objetivo que tengas. Si quieres impulsar aún más la experiencia de los huéspedes y aumentar la personalización, hay una aplicación para ello. Si quieres maximizar los ingresos que obtienes de los servicios adicionales, también hay una aplicación para eso. Los complementos también te pueden ayudar a:

  • Crear programas de fidelización
  • Ser más eficiente
  • Mejorar tus análisis de datos
  • Aumentar tus tasas de conversión
  • Mejorar la integración tecnológica

Lo más importante es poder ser capaces de responder rápidamente a los cambios del mercado. Con las demandas y preferencias de los viajeros en constante cambio, necesitas acceso instantáneo a herramientas y datos que te permitan establecer los precios correctos, ofrecer el producto adecuado y hablar el idioma del cliente.

Para asegurarte de que el motor de reservas de tu hotel te proporcione todo su valor, considera invertir en una plataforma de comercio hotelero, en lugar de en productos independientes. Esto te ayudará a centralizar tanto tus operaciones como tus datos, haciéndote la vida más sencilla y facilitando la gestión de tu negocio.

 

By Shine Colcol

Shine es la Gerente de SEO y Contenido de SiteMinder, la única plataforma de software que desbloquea todo el potencial de ingresos de los hoteles. Con más de cinco años de experiencia en estrategia de contenido, Shine ha producido contenido informativo sobre diversos temas de la industria, principalmente sobre gestión operativa y mejora continua. Su objetivo es compartir artículos bien investigados para que los hoteleros descubran cómo optimizar su tiempo y aumentar los ingresos por habitación.

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