Qu’est-ce qu’un moteur de réservation ? Un guide complet sur les systèmes de réservation hôtelière

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Booking engine

En termes simples, un moteur de réservation hôtelière est une application qui s’intègre aux pages de réseaux sociaux et aux sites web hôteliers utilisée pour obtenir et gérer des réservations directes en ligne.

Autrement dit, c’est la clé vers des réservations directes sans commission, et donc une façon d’optimiser la stratégie de vente de votre hôtel et de maximiser les profits.

Aujourd’hui, la plupart des voyageurs réservent leurs séjours en ligne et les hôtels doivent faire appel à des agences de voyage en ligne afin d’obtenir des réservations. Afficher son inventaire sur ces sites présente l’avantage d’atteindre de nouveaux segments de clients et d’augmenter le nombre de réservations. Par ce biais, chaque réservation nécessite cependant le paiement d’une commission au site sur lequel elle a été effectuée. Lorsque ces frais commencent à excéder les 20 %, cela devient incroyablement frustrant pour les gérants d’établissements, et plus spécialement pour les indépendants. Avec des frais de commission importants, la marge de profits peut s’en trouver diminuer.

Un moteur de réservation hôtelière est un moyen pour les gérants de devenir moins dépendant vis-à-vis des agences de voyage en ligne (OTA), bien que ces dernières apportent des avantages indéniables.

Cet article vous donnera un aperçu détaillé des moteurs de réservation utilisés dans l’industrie hôtelière. Nous parlerons notamment de leur fonctionnement, de la manière dont vous pouvez les utiliser à votre avantage ainsi que des différents prestataires, de leurs prix et de leurs caractéristiques.

Table of contents

Moteur de réservation

Un moteur de réservation en ligne se connecte au site web de votre hôtel et gère les réservations en ligne effectuées via celui-ci. Les données sont ensuite transférées à votre système de gestion hôtelière (PMS), à partir duquel vous pouvez y accéder et les gérer.

Cet outil peut être synchronisé non seulement avec le site web de votre hôtel, mais aussi avec la page Facebook de votre établissement. Cela signifie que les clients peuvent réserver vos chambres sans avoir nécessairement besoin d’être sur votre site web ou sur un quelconque autre site de réservation en ligne.

Pour les voyageurs, il s’agit d’un moyen très pratique de faire une réservation : en quelques clics, ils peuvent réserver la chambre de leur choix. Votre moteur de réservation affichera vos tarifs et vos disponibilités en temps réel, et il permettra aux clients de choisir leurs dates avant de finaliser leur réservation. Il peut également être doté d’autres fonctionnalités comme par exemple l’envoi automatique d’e-mails de confirmation de réservation.

Un moteur de réservation peut également s’intégrer à votre channel manager (ou gestionnaire de canaux). Ainsi vous pouvez le gérer de la même manière que les agences de voyage en ligne auxquels vous êtes connecté·e.

Réservation en ligne : définition

La réservation en ligne est un moyen pratique pour les voyageurs de réserver de bout en bout leurs vacances ou leurs déplacements professionnels. La grande majorité d’entre eux se tournent en effet vers les sites web de voyages pour rechercher non seulement des hôtels, mais également des vols, des locations de voitures, des visites guidées, des attractions, et bien plus encore.

Réservations d’hôtel, vols, location de voitures, tickets pour des visites guidées ou des attractions,… Grâce aux méthodes de réservation en ligne, les voyageurs peuvent souvent réserver et organiser l’intégralité d’un voyage en une seule fois, parfois à partir d’un seul site web. Ils peuvent ainsi planifier et établir des itinéraires pour leur voyage.

Les entreprises ont également recours à des outils de réservation en ligne pour gérer les déplacements professionnels de leurs employés en ligne. Outre les réservations, ces outils leur permettent généralement de visualiser en temps réel les données relatives aux frais associés à ces déplacements professionnels.

La réservation en ligne est désormais le meilleur moyen pour les voyageurs de réserver et de payer leur voyage en toute sécurité. Cela simplifie le processus pour vous et vos clients, et cela vous permet d’augmenter votre visibilité et vous permet d’obtenir plus de réservations.

Moteur de réservation hôtel

Quelle que soit la taille de votre hôtel, vous devez permettre à vos clients de réserver vos chambres en ligne si vous souhaitez rester compétitif·ve. En effet, les voyageurs s’attendent désormais à ce que les établissements offrent cette fonctionnalité,  car ils apprécient l’aspect pratique et la sécurité de celle-ci.

Voici quelques raisons pour lesquelles les voyageurs privilégient ce moyen de réservation  :

  • Les clients peuvent facilement effectuer leurs réservations eux-mêmes, quand ils le souhaitent. Les voyageurs peuvent vérifier quelles chambres sont disponibles, à quelles dates et à quels prix, et ce, à tout moment.
  • Les clients font confiance à la réservation en ligne. Lorsque les clients effectuent une réservation par le biais de votre moteur de réservation, ils savent que leurs paiements par carte bancaire sont réalisés en toute sécurité et que leurs données sont stockées de manière sécurisée.
  • Les clients peuvent réserver plus rapidement. La réservation en ligne met fin aux appels téléphoniques ou aux échanges par e-mail pour confirmer une réservation. Quelques clics suffisent !
  • Les clients recherchent les avantages d’une réservation directe. Bien souvent, les gens se tourneront vers votre site web dans l’espoir de recevoir un petit supplément pour leur séjour s’ils réservent directement. Il s’agit d’un compromis que de nombreux établissements  sont prêts à proposer afin d’économiser sur les frais de commission.
  • Cela donne un aspect plus professionnel à votre établissement. Les voyageurs peuvent être surpris si vous ne leur offrez pas la possibilité de réserver en ligne depuis votre site web. Cela peut leur donner l’impression que votre site n’est pas à jour ou même que votre établissement est un peu vieillot. Pour certains, cela peut être un facteur qui les inciteront à réserver auprès d’un autre établissement qui présente un aspect plus moderne.

Votre moteur de réservation représente un point de vente qui vous permet d’obtenir des réservations directes pour votre établissement. Lorsque les clients réservent de cette façon, leurs données vous appartiennent et vous pouvez ainsi contrôler la relation client. Vous pouvez ainsi mettre en place une stratégie pour faire de ces clients des réguliers.

D’une certaine façon, avec un moteur de réservation, vous offrez à vos clients la possibilité de réserver et de profiter de certains avantages tout en bénéficiant vous-même de réservations directes. Autrement dit, c’est gagnant-gagnant.

Booking engine hôtel

Bien que le principal avantage à avoir un moteur de réservation est d’obtenir des réservations directes, il ne s’agit pas que de cela.

Avec le bon moteur de réservation en place :

  • Vous augmentez le nombre de vos conversions grâce à une expérience de réservation simple et intuitive pour vos clients.
  • Vous ne perdez pas temps grâce à une installation simple et rapide.
  • Vous n’avez plus à vous soucier la saisie manuelle en utilisant une intégration instantanée à vos autres systèmes.
  • Vous avez une longueur d’avance sur vos concurrents qui n’en ont pas.

Voici le détail des nombreux avantages qu’un moteur de réservation peut fournir aux hôteliers.

Il améliore la performance de votre établissement
Grâce à l’intégration à un système de gestion hôtelière (PMS) et à un gestionnaire de canaux, vos disponibilités sont immédiatement mises à jour lorsque vous recevez une réservation. Tous vos systèmes et vos canaux sont actualisés automatiquement et en temps réel.

Il simplifie le processus administratif pour vous et votre personnel
Plutôt que de vous obliger à répondre aux e-mails de demandes de renseignements et d’accepter des réservations par téléphone, un système de réservation en ligne fait le travail pour vous. Vous pourrez ainsi passer plus de temps à interagir avec vos clients et vous consacrer à l’organisation de votre personnel, qui pourra également avoir accès à des informations en direct concernant l’occupation actuelle de votre établissement.

Il vous permet de recueillir des données pertinentes sur vos clients
La collecte de données est absolument essentielle, en particulier dans l’industrie hôtelière où les clients demandent de plus en plus à bénéficier d’une expérience plus personnalisée. Les données des clients peuvent vous aider à adapter vos campagnes marketing afin d’attirer davantage de clients.

Il permet une meilleure expérience client pour leur séjour
Un système sur le cloud permet à vos invités de réserver leur type de chambre préféré à partir de leur ordinateur, de leur tablette ou de leur téléphone. Avec des formulaires très brefs à remplir pour obtenir leurs coordonnées et les informations requises et des portails de paiement sécurisés, le processus de réservation en ligne devient un jeu d’enfants. N’oubliez pas qu’il s’agit de leur première impression de votre hôtel et que cela aura un impact durable sur leur perception de votre marque.

Moteur de réservation pour votre site web

Comme dans toutes ces relations, une communication et une coopération efficaces sont essentielles pour obtenir les meilleurs résultats.

Ceci est également vrai pour votre activité hôtelière. Si vos systèmes ne sont pas totalement compatibles ou s’ils ne se synchronisent pas proprement et en temps réel, la probabilité que vous obteniez les résultats attendus est plutôt faible.

Pour commencer, les deux rouages les plus importants de la machine sont votre site web et votre moteur de réservation. Ceux-ci doivent pouvoir s’intégrer parfaitement, à moins que vous ne souhaitiez des erreurs, des résultats erratiques, des clients confus ou grincheux, ou encore des situations embarrassantes.

Pour des résultats optimaux :

  • Un moteur de réservation en ligne doit être compatible avec votre site web et doit pouvoir se synchroniser avec celui-ci sans problème.
  • Votre site web doit être doté d’un bouton « Réserver maintenant », à partir duquel les clients peuvent réserver facilement leur séjour chez vous.
  • L’aspect pratique et efficace est essentiel pour offrir la meilleure expérience possible avec le moteur de réservation de votre site web.
  • Votre site web et votre moteur de réservation doivent bénéficier d’un design qui correspond à votre marque.
  • Utilisez le protocole HTTPS avec un certificat SSL mis à jour pour garantir que votre site web est sécurisé.

L’intégration d’un moteur de réservation à votre site web présente de nombreux avantages. Ils incluent :

  • Une expérience de réservation similaire à celle des agences de voyage en ligne (OTA), ce qui n’est pas à négliger si vous voulez faire de votre établissement une alternative aux canaux tiers intéressante auprès des voyageurs.
  • Une plateforme intuitive et adaptée à une utilisation mobile qui contribuera à réduire les frustrations pour vos utilisateurs.
  • Un processus de réservation rapide et pratique pour les clients, qui ne nécessite que quelques clics et quelques informations.
  • Une façon beaucoup plus facile de gérer vos tarifs et vos réservations, puisque vous n’aurez pas besoin de saisir manuellement ces données dans chacun de vos systèmes. Vous éliminez ainsi les erreurs de saisie.
  • De meilleurs résultats en termes de référencement sur Internet, puisque votre contenu sera optimisé à la fois sur votre site web et sur votre moteur de réservation.
  • Plus de trafic vers votre moteur de réservation, et de façon plus régulière, directement à partir de votre site web, et tout cela en un seul clic.

L’intégration entre vos systèmes est essentielle si vous voulez obtenir des résultats optimaux pour votre établissement.

Hôtel booking engine

Comme pour tout produit que vous achetez pour votre établissement, sa qualité variera en fonction du prix. Évidemment, vous voudrez opter pour un produit qui vous apportent un minimum d’avantages.

Voici un certain nombre de caractéristiques que vous pourriez rechercher.

  • Une galerie avec jusqu’à 25 images
    Mettre en valeur votre établissement, ses chambres ou encore ses alentours pourra certainement vous aider à conquérir des voyageurs. Une galerie d’images est d’ailleurs l’un des facteurs les plus importants lorsqu’il s’agit d’inciter les clients à franchir la porte de votre établissement (ou en tout cas à effectuer une réservation).
  • L’image de bannière
    Quelle est la première chose que vous remarquez sur un site web ? N’est-ce pas l’image de la bannière ? Votre moteur de réservation doit vous permettre d’afficher une image de bannière qui saura charmer les visiteurs.
  • L’intégration à votre page Facebook
    Un moteur de réservation doit s’intégrer facilement à vos réseaux sociaux. Avec un bouton « Réserver maintenant », vous attirez le regard des voyageurs et leur permettez de réserver facilement sans qu’ils aient besoin de se rendre sur votre site.
  • L’optimisation automatique de l’affichage des chambres
    Lorsque vous souhaitez offrir à vos clients une expérience de réservation optimale, la meilleure chose à faire est de leur présenter en premier les options qu’ils ont recherchées. Cette fonctionnalité vous permet d’afficher les chambres en fonction de leurs critères de recherche, ce qui lui permet de réserver rapidement et facilement la chambre de leurs rêves.
  • L’aperçu intuitif de la réservation
    À chaque fois que vos clients choisissent une chambre qui ne correspond pas à leurs critères de recherche, un message peut les alerter et leur donner un aperçu de leur réservation. De cette façon, vos clients ne perdent pas de vue ce qu’ils recherchent et peuvent faire les meilleurs choix.
  • L’intégration à Google Analytics
    Lorsque vous gérez un établissement et que la plupart de vos réservations proviennent d’Internet, vous devez savoir exactement à partir de quels sites vous les obtenez. Il est également important de savoir à partir de quel moment et à partir de quelle page les voyageurs quittent votre site web. Ces données sont nécessaires pour analyser le succès de votre site web et c’est la raison pour laquelle une intégration de votre moteur de réservation à Google Analytics vous permet d’effectuer le suivi des visites sur votre site web.
  • Des codes promotionnels
    Vous pouvez toujours avoir une longueur d’avance sur vos concurrents en attirant plus de clients à l’aide de codes promotionnels. Un moteur de réservation doit vous permettre de créer vos propres promotions et de donner un code à vos clients afin qu’ils puissent bénéficier de réductions. Vous pouvez proposer une offre spéciale pour les vacances scolaires ou pour des événements locaux, ou encore offrir des promotions destinées aux entreprises pour leurs déplacements professionnels. Vous pouvez ainsi vendre vos chambres beaucoup plus rapidement grâce à des offres intéressantes pour vos clients.
  • Une interface multilingue
    L’industrie hôtelière est l’une des plus diversifiées au monde. Cette industrie touche une  clientèle mondiale et c’est la raison pour laquelle vos clients devraient pouvoir choisir la langue dans laquelle ils souhaitent consulter votre site.
  • Le choix de plusieurs devises 
    Si vous proposez votre site en plusieurs langues, vous devrez également pouvoir proposer à vos clients d’afficher vos prix et de payer dans des devises différentes. Votre moteur de réservation devrait vous permettre de recevoir les paiements dans votre devise locale devrait être facile.
  • La vente de suppléments
    Les suppléments sont un excellent moyen d’effectuer des ventes additionnelles. Il s’agit d’articles ou de services que vous pouvez vendre avec une chambre moyennant un léger supplément. Vous pouvez maintenir le tarif de base de la chambre à un bas prix et réaliser un profit grâce à la vente de ces suppléments. Supposons par exemple que votre tarif le plus bas est de 100 €, vous pouvez proposer un massage supplémentaire d’une valeur de 30 € avec la chambre, ce qui représente une offre attrayante pour le client et un profit pour vous.
  • La possibilité de masquer les chambres non disponibles
    Certains clients peuvent être frustrés s’ils voient plus de chambres non disponibles que de chambres disponibles et décider de quitter votre site web. Seulement, vous n’êtes pas dans l’obligation de toujours montrer ce qui n’est pas disponible. Affichez uniquement vos chambres disponibles et laissez les voyageurs choisir.
  • Un processus de réservation simple et rapide
    Votre moteur de réservation devrait offrir un formulaire très simple et bref à remplir. Gardez à l’esprit que la plupart des voyageurs ne veulent pas passer des heures pour confirmer leur réservation et n’apprécient pas forcément d’être redirigés vers un autre site pour terminer leur réservation ou procéder au paiement.
  • Une version mobile
    Le nombre de réservations mobiles dans l’industrie continue d’augmenter, année après année. Votre logiciel de réservation hôtelière doit donc vous permettre d’accepter les réservations effectuées sur les appareils mobiles, pour permettre aux voyageurs de réserver où qu’ils soient.

Online booking software

Vous verrez qu’il y a beaucoup d’arguments en faveur de l’adoption d’un système de réservation en ligne pour votre hôtel, et très peu d’arguments contre. Commençons par parler des avantages et de la manière dont ceux-ci peuvent vous aider à résoudre certains des problèmes que vous pourriez rencontrer.

1. Vos chambres sont instantanément réservées via le site web de votre hôtel
Les études démontrent que la plupart des clients consultent à la fois les agences de voyage en ligne (OTA) et le site web de votre établissement avant de prendre leur décision. En leur présentant un moyen facile de réserver directement sur votre page, vous augmentez les chances qu’ils le fassent directement sur votre site lorsqu’ils seront prêts à réserver.

2. Ne dépendez pas uniquement des OTA
Les OTA représentent un excellent moyen de faire connaître votre établissement. Il apparaît dans les résultats de recherche, et les clients lui font confiance justement pour cette raison, mais si toutes vos réservations sont effectuées via ces sites tiers, cela peut limiter vos revenus. Gardez le contrôle de vos revenus en attirant certaines de vos réservations via votre propre canal.

3. Payez beaucoup moins de commissions
Les réservations par l’intermédiaire de votre site web vous coûtent beaucoup moins cher en commissions que les réservations obtenues via un OTA. Cela signifie que toute réservation directe effectuée par le biais de votre moteur de réservation aura un impact positif sur vos bénéfices.

4. Augmentez vos réservations
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les clients sont plus susceptibles de réserver auprès de votre hôtel lorsque vous avez un moteur de réservation intégré. D’une part, votre moteur de réservation est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, alors que votre réception ne l’est peut-être pas ; ainsi les clients peuvent réserver quand ils le souhaitent. D’autre part, une fois que les voyageurs sont sur votre site, ils apprécient de pouvoir réserver facilement en quelques clics par le biais de votre moteur de recherche, plutôt que d’avoir à revenir sur le site de l’OTA.

5. Acceptez et traitez facilement les paiements par cartes bancaires
Un des principaux avantages d’un système de réservation en ligne est que les clients peuvent payer directement par carte bancaire. Le système traitera automatiquement les détails de la réservation, vous permettant ainsi de gagner du temps et d’éviter bien des tracas. Cela comprend les paiements additionnels comme les dépôts de garantie ou les frais pour des services supplémentaires comme le petit-déjeuner et les frais de nettoyage.

6. Contrôlez l’expérience client du début jusqu’à la fin
À partir du moment où un client potentiel atterrit sur votre site web, il n’interagit qu’avec le contenu que vous avez choisi. Cela signifie que vous pouvez utiliser votre marque à votre avantage afin de donner au client la meilleure expérience possible.

7. Permettez aux clients de réserver dans leur propre langue et de payer dans leur devise
Un moteur de réservation en ligne efficace peut permettre à vos clients de réserver dans la langue de leur choix et de payer dans la devise qui leur convient le mieux. Ils ont ainsi la satisfaction que vous êtes à l’écoute de leurs attentes avant même d’avoir mis les pieds dans votre établissement.

8. Soyez plus libre de choisir le type de promotions que vous offrez
Avec votre moteur de réservation, vous pouvez facilement configurer des offres de dernière minute ou des réductions pour les séjours prolongés, en quelques clics. Ces types d’offres vous permettent de fidéliser certains de vos clients.

Hôtel booking software 

Le marché des technologies pour hôtels peut paraître assez saturé à l’heure actuelle : il existe en effet de nombreux fournisseurs de systèmes de réservation hôtelière et il n’est pas toujours évident de trouver celui qui vous correspond le mieux. Vous devez donc vous poser les bonnes questions sur ce dont vous avez vraiment besoin avant de vous renseigner auprès des fournisseurs de logiciels de réservation hôtelière. Dans tous les cas, un bon rapport qualité-prix est un critère à garder à l’esprit pour un investissement de ce genre.

Alors, que devez-vous prendre en compte lorsque vous étudiez vos différentes options ?

  • Un moteur de réservation personnalisable, à l’image de votre établissement pour une meilleure expérience pour vos clients
  • Un processus de réservation simple (pas plus de deux étapes)
  • Une interface disponible en plusieurs langues et la possibilité de payer dans différentes devises pour séduire les clients internationaux
  • Un outil adapté à une utilisation mobile et compatible avec Facebook pour atteindre les voyageurs où qu’ils soient
  • La possibilité de proposer des suppléments pour offrir un séjour plus personnalisé à vos clients (et augmenter vos revenus par la même occasion)
  • Une intégration à Google Maps afin que les clients puissent vous trouver facilement
  • Des e-mails personnalisables pour la confirmation de la réservation, avant l’arrivée, pendant le séjour et après le départ, etc.
  • Une intégration complète avec votre système de gestion hôtelière (PMS) et votre système de réservation centralisé (CRS) pour que vos tarifs, vos disponibilités et vos offres spéciales soient mises à jour en temps réel
  • Différentes options de passerelles de paiement pour faciliter et recevoir les paiements directement sur votre compte bancaire
  • Une intégration avec l’ensemble de vos sites de réservation grâce à un channel manager (gestionnaire de canaux)
  • Un référencement optimisé sur Internet (Google Analytics, Google AdWords, etc.) et des rapports de suivi pour analyser les tendances de vos réservations directes
  • Une interface avec un bouton « Réserver maintenant » visible et accrocheur, accompagné d’un formulaire simple et bref et à partir de laquelle les clients peuvent effectuer leur paiement

Certaines caractéristiques non fonctionnelles peuvent également faire une grande différence, comme l’utilisation du chiffrement pour sécuriser les paiements, l’aide aux utilisateurs pour remplir correctement les champs obligatoires, l’affichage rapide des résultats de recherche ou encore un moyen facile de conserver une trace des documents (confirmation de réservation, facture, etc.).

Moteur de réservation gratuit

Ne nous le cachons pas, un logiciel de réservation hôtelière ne restera pas gratuit indéfiniment. Vous pouvez cependant profiter de périodes d’essai gratuites auprès de certains fournisseurs.

Une version d’essai gratuite vous permettra de profiter de tous les avantages du logiciel sans vous engager. Si vous n’êtes pas satisfait·e , vous pouvez simplement arrêter de l’utiliser. Il s’agit donc d’un très bon moyen d’essayer un produit avant de l’adopter.

Pour les périodes d’essai gratuit d’au moins deux semaines, vous bénéficiez généralement de l’installation, de la formation et d’un service client dédié afin de vous aider à faire vos premiers pas avec votre nouvel outil. Ce processus ne devrait néanmoins pas prendre plus de quelques jours et le fournisseur devrait vous proposer une assistance 24 heures sur 24 pour que la transition se fasse dans les meilleures conditions possibles.

Une fois l’essai gratuit terminé, un bon fournisseur vous proposera de profiter de son produit à un tarif mensuel fixe sans engagement, exactement comme un abonnement, et non un contrat qui vous engage pendant une période définie.

Pour conclure, la qualité du produit doit pouvoir parler d’elle-même, mais il est également important que vous vous sentiez à l’aise pour l’utiliser et que vous soyez satisfait·e des résultats obtenus.

Ce qu’il faut retenir

  • Un moteur de réservation pour hôtel est un produit qui s’intègre aux sites web et pages de réseaux sociaux des hôtels et qui est utilisé pour obtenir et gérer des réservations directes en ligne.
  • Un moteur de réservation en ligne fonctionne en se connectant au site web de votre hôtel et prend en charge les réservations en ligne effectuées par le biais de votre site web. Les données sont ensuite transmises à votre système de gestion hôtelière (PMS).
  • Les voyageurs s’attendent désormais à ce que les établissements offrent la possibilité de réserver directement sur leurs sites ou leurs réseaux sociaux car ils apprécient l’aspect pratique et fiable.
  • Il est important que votre moteur de réservation et votre site web puissent se synchroniser parfaitement l’un avec l’autre pour éviter les erreurs, des clients mécontents ou des situations embarrassantes.
  • Avant de prendre votre décision sur le moteur de réservation que vous souhaitez utiliser, étudiez bien les caractéristiques et les avantages des différents produits.
  • Posez-vous les bonnes questions sur ce dont vous avez besoin et ce que vous recherchez avant de vous renseigner auprès des fournisseurs.
  • Une version d’essai gratuit vous permettra de profiter de tous les avantages du logiciel sans vous engager.

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