O que é um sistema de reservas? Um guia completo sobre sistemas de reservas para hotéis

  Publicado em Recursos

Motor de reservas

Em termos simples, um sistema de reservas para hotéis é uma aplicação que se utiliza em sites de hotéis e páginas de redes sociais para capturar e processar reservas diretas online.

Um sistema de reservas online é a sua chave para obter reservas diretas livres de comissões; uma forma de otimizar a estratégia de vendas do seu estabelecimento e maximizar o lucro.

Uma vez que, atualmente, a maioria dos viajantes reserva as suas estadias online, os hotéis tiveram de passar a depender de agências de viagens online para lhes entregarem reservas. O facto de o estabelecimento constar das listas dessas agências inclui os benefícios de se poder chegar a audiências novas e mais vastas, e de se obter um número crescente de reservas, mas cada reserva implica o pagamento de uma comissão ao terceiro. Quando essa taxa começa a aumentar para mais de 20%, a situação passa a ser incrivelmente frustrante para os hotéis, principalmente no caso dos operadores independentes, uma vez que veem os seus lucros a desvanecer.

A utilização de um sistema de reservas para hotéis constitui uma forma de os hotéis combaterem o domínio das agências de viagens online (OTA, do inglês “Online Travel Agency”), apesar de essas agências poderem continuar a ser necessárias.

Este blogue vai fornecer-lhe um resumo detalhado sobre os sistemas de reservas da indústria hoteleira, incluindo a forma como funcionam, como é que o seu hotel pode utilizá-los e aproveitar as suas vantagens, e tudo o que precisa de saber sobre fornecedores, preços e recursos. 

Table of contents

Booking engine

Um sistema de reservas online funciona através do estabelecimento de uma ligação ao site do seu hotel e do processamento de reservas online seguras feitas através do site. Depois disso, os dados são transferidos para o sistema de gestão do seu estabelecimento, para que possa aceder às reservas e geri-las.

O sistema de reservas pode ser sincronizado, não só com o site do seu hotel, mas também com o perfil da sua empresa no Facebook. Isso significa que os hóspedes podem reservar os seus quartos sem nunca terem estado no seu site oficial ou em qualquer outro site de viagens online.

É uma forma altamente conveniente de os viajantes fazerem uma reserva. O motor de reservas irá apresentar as suas tarifas e disponibilidade em tempo real, permitindo que os hóspedes selecionem as datas e finalizem a reserva. O sistema pode conter outras funcionalidades – por exemplo, a automatização de e-mails de confirmação de reserva.

Um sistema de reservas também pode ser integrado num gestor de canais, a fim de poder funcionar e ser gerido da mesma forma que as agências de viagens online com as quais estabelece ligação.

Definição de reserva online

A reserva online constitui uma forma conveniente de os viajantes pesquisarem e reservarem as suas viagens de férias ou trabalho. Os viajantes irão utilizar a Internet para navegar em sites de viagens e procurar hotéis, voos, alugueres de viaturas, visitas guiadas, atrações e muito mais.

Ao utilizarem métodos de reserva online, os viajantes podem, com frequência, reservar e organizar uma viagem inteira numa só sessão – por vezes, vezes a partir de um só site. Além disso, também podem planear e criar itinerários para a sua viagem.

Uma ferramenta de reservas online é uma ferramenta utilizada pelas organizações para gerirem as suas viagens de negócios online. Normalmente, além de permitirem fazer reservas, as ferramentas de reservas online também possibilitam que as organizações visualizem dados em tempo real sobre os seus gastos com viagens de negócios, monitorizem online o percurso dos seus viajantes e apliquem as suas políticas de viagens de negócios.

Atualmente, as reservas online constituem a melhor forma de os viajantes reservarem e pagarem a sua viagem com segurança. As reservas online agilizam o processo para si e para os seus hóspedes. De igual modo, são fundamentais para aumentar a exposição, pondo o seu estabelecimento no bom caminho para obter mais reservas. 

Motor de reserva

Independentemente do tamanho do seu hotel, se quiser mantê-lo competitivo e aberto ao público, terá de permitir que os hóspedes reservem quartos online.

Os viajantes passaram a ter a expetativa da oferta desta funcionalidade por parte dos prestadores de serviços de alojamento modernos, apreciando a comodidade e segurança proporcionadas pela mesma.

Isso acontece porque:

  • Os hóspedes podem facilmente servir-se a eles próprios – Os viajantes têm a possibilidade de verificar que quartos se encontram disponíveis, em que datas e por que valor, sem precisarem de falar consigo.
  • Os hóspedes confiam nas reservas onlineAo fazerem uma reserva, o seu sistema de reservas poderá aceitar pagamentos com cartão de crédito de forma segura e os dados dos hóspedes ficarão armazenados e acessíveis num só sítio.
  • Os hóspedes podem reservar mais depressa – A reserva online acaba com o vaivém de telefonemas e e-mails entre os viajantes e os hotéis, a fim de estabelecerem contacto, ao longo de vários dias, antes de confirmarem a reserva.
  • Os hóspedes procuram as regalias associadas ao facto de a reserva ser feita de forma direta – Frequentemente, as pessoas irão visitar o seu site com a expetativa de que, ao fazerem a reserva diretamente, terão algum benefício extra adicionado à estadia. Trata-se de um sistema de compensação ao qual muitos estabelecimentos irão recorrer, com vista a pouparem nas comissões que, de outra forma, teriam de pagar a terceiros.
  • É mais profissional – Os hóspedes modernos ficarão surpresos se não puderem fazer uma reserva online no seu site. É provável que isso lhes transmita a impressão de que o seu hotel não é organizado, pelo que acabarão por fazer a reserva noutro estabelecimento.

O valor acrescentado para o seu estabelecimento pelo facto de dispor de um sistema de reservas na Internet que lhe permita aceitar reservas completamente suas, é inestimável. Quando os hóspedes reservam diretamente, os dados e o relacionamento passam a ser detidos por si. Assim que determinado hóspede fizer uma reserva direta, poderá envidar todos os esforços para que ele regresse mais vezes e garantir que ele volte a reservar diretamente sempre que visitar o seu espaço. Se não tiver um sistema de reservas na Internet, não poderá fazê-lo.

De certa forma, pode melhorar a rentabilidade de cada hóspede, um por um, apenas pelo facto de assegurar a reserva direta e conquistar a sua fidelidade. 

Motor de reservas para hotéis

Apesar de a principal mensagem em torno do software de sistema de reservas ser a da possibilidade de trabalhar com reservas diretas, o potencial desse software vai muito além disso.

Com o sistema de reservas certo implementado:

  • Pode aumentar as conversões, através de uma simples experiência de reserva do hóspede
  • Pode poupar tempo, com uma configuração rápida e fácil
  • Pode eliminar a necessidade de introdução manual de dados, com uma integração instantânea
  • Na posse desses dados, pode tomar melhores decisões
  • Pode obter uma vantagem em relação aos seus concorrentes que não tiverem um sistema semelhante

Eis um conjunto de benefícios, apresentados de forma mais detalhada, que o software do sistema de reservas poderá proporcionar aos empresários da área da hotelaria.

Melhora a eficiência do seu negócio

Com a integração do software de gestão de canais (PMS, do inglês “Property Management Software”) e da própria gestão de canais, a disponibilidade do seu estabelecimento passará a ser atualizada imediatamente, assim que receber uma reserva, não só no seu próprio sistema, mas também em todos os seus canais.

Simplifica o processo administrativo para si e para o seu pessoal

Em vez de exigir que responda a consultas por e-mail e aceite reservas por telefone, o sistema de reservas online faz esse trabalho por si. Depois, poderá dedicar mais tempo à interação com os seus hóspedes e a manter o resto da equipa mais organizada e eficiente, uma vez que todos terão acesso a informações ao vivo sobre a ocupação do Hotel no momento.

Permite-lhe recolher dados valiosos sobre os seus hóspedes

A recolha de dados é absolutamente fundamental, principalmente na indústria hoteleira, onde os hóspedes têm vindo a exigir, cada vez mais, uma experiência personalizada. Os dados dos hóspedes podem ajudá-lo a adaptar as suas campanhas de marketing, de forma a atrair os hóspedes mais motivados para a sua marca hoteleira.

Melhora diretamente a experiência dos hóspedes no seu estabelecimento

Um sistema baseado na nuvem disponibiliza aos seus hóspedes a possibilidade de reservarem o tipo de quarto que preferirem através dos seus próprios computadores, tablets ou telemóveis. Com formulários breves e portais de pagamento seguros, estes sistemas tornam o processo de reserva de um quarto online simples, fácil e agradável. Lembre-se que esta é a primeira impressão que transmitirá aos hóspedes sobre o seu hotel e que a mesma terá um impacto duradouro sobre a perceção deles relativamente à sua marca. Se os seus hóspedes concluírem o processo de reserva online, o sistema terá de ser fácil de utilizar.

Porque é que o seu site precisa de um sistema de reservas 

Pense em cada relação bem-sucedida que já teve, de trabalho ou de qualquer outra natureza. É provável que um denominador comum a todas essas situações tenha sido a eficácia da comunicação e cooperação.

Os mesmos princípios deverão ser aplicados ao seu negócio hoteleiro. Se os seus sistemas não estiverem perfeitamente sincronizados em tempo real, a probabilidade de trabalharem como gostaria será, no mínimo, muito reduzida.

As duas engrenagens mais relevantes dessa máquina são o seu site e o seu sistema de reservas. A menos que não se importe de lidar com erros, resultados erráticos e clientes confusos ou irritados, estes dois sistemas terão de estar sincronizados.

Para ser otimizado:

  • O sistema de reservas online terá de estar sincronizado com o seu site
  • O seu site terá de apresentar um botão “Reserve Já”
  • A experiência do seu site e do sistema de reservas terá de ser consonante em termos de funcionalidade e desempenho
  • A qualidade do design do seu site também terá de se refletir no sistema de reservas e vice-versa
  • O seu site deverá ser protegido por HTTPS, com um certificado SSL atualizado

 

Os benefícios obtidos através da integração do site e do sistema de reservas são inúmeros. Tais benefícios incluem:

  • Capacidade de se manter a par com a experiência de reservas das OTA, o que constitui um pormenor importante se o seu hotel quiser continuar a ser uma alternativa de reserva viável para os canais de terceiros
  • Uma plataforma consistentemente fácil de utilizar através de dispositivos móveis, que ajude a reduzir as dificuldades do utilizador
  • Uma experiência rápida e funcional para os hóspedes, contanto que não tenham de repetir ações ou introduzir as mesmas informações mais do que uma vez
  • Uma forma muito mais fácil de gerir preços e reservas, uma vez que não terá de executar qualquer tipo de processamento manual entre os dois sistemas, eliminando a possibilidade de ocorrência de erros acidentais
  • Maior sucesso na otimização de motores de busca, uma vez que os seus conteúdos e funcionalidades serão otimizados, tanto no seu site como no sistema de reservas
  • Mais tráfego, com maior regularidade, para o seu sistema de reservas, diretamente a partir do seu site, com um só clique

A integração é algo que deverá ter sempre em conta, independentemente dos sistemas que estiver a utilizar.

Motor de reservas hotel

Tal como acontece com qualquer outro produto que compre para o seu hotel, a qualidade irá variar em função do preço. Obviamente, vai desejar que sistema disponibilize, no mínimo, as funcionalidades básicas.

Eis uma série de funcionalidades que deve esperar que lhe sejam disponibilizadas por um sistema de reservas.

  • Até 25 fotos na sua galeria de imagens

Depois de todo o trabalho árduo que teve para montar o seu bonito hotel e respetivos quartos, certamente, vai querer mostrá-los ao público. Está provado que a experiência visual através de galerias de imagens constitui um dos principais fatores de destaque da oferta para os hóspedes no momento em que fazem as suas reservas. A possibilidade de adicionar bastantes imagens de alta resolução à sua galeria é importante, se quiser seduzir os hóspedes e convencê-los a fazer a reserva.

  • Faixas de imagens

Qual é a primeira coisa em que repara num site? Não concorda que é a faixa de imagem que concentra toda a atenção e estabelece as primeiras impressões? O seu sistema de reservas deverá permitir-lhe que apresente uma faixa de imagem cativante.

  • Integração com o Facebook

O sistema de reservas deverá poder ser facilmente integrado com as suas páginas das redes sociais, incluindo o botão de “Reserve Já”, para que os hóspedes possam localizar e iniciar o processo de reserva de forma simples.

  • Otimização automática da organização dos quartos

Se pretende que os seus hóspedes tenham uma experiência de reserva perfeita e sem complicações, o melhor que pode fazer é apresentar-lhes as opções que pesquisaram. Essa funcionalidade permite apresentar os quartos correspondentes aos critérios de pesquisa dos seus hóspedes no topo da lista de resultados da pesquisa, tornando o processo de reserva mais rápido e fácil para eles.

  • Resumo intuitivo da reserva

Sempre que um hóspede escolher um quarto que não se aproxime dos critérios de pesquisa, um resumo da reserva poderá alertá-lo, através de mensagem, de que os quartos que selecionou não correspondem ao que procurava. Dessa forma, poderá manter os seus hóspedes constantemente envolvidos e orientados no sentido de fazerem as melhores escolhas para eles.

  • Integração com o Google Analytics

Se tiver um negócio hoteleiro e a maioria das suas reservas forem originadas online, precisará de saber exatamente de onde vêm essas reservas e os visitantes do seu site. Os dados podem ser cruciais para analisar o sucesso do site do seu hotel, pelo que o seu sistema de reservas deverá disponibilizar-lhe a capacidade de integração com o Google Analytics, a fim de poder acompanhar as visitas do seu site e tomar decisões com base em dados cruciais.

  • Códigos promocionais

Poderá estar sempre um passo à frente dos seus concorrentes, ao atrair mais clientes com a ajuda de códigos promocionais. O sistema de reservas deverá permitir-lhe criar as suas próprias promoções e oferecer um código aos seus clientes para aproveitarem descontos. Poderá organizar qualquer coisa especial em períodos de férias escolares e de festividades locais, ou criar promoções para empresas, e comercializar os seus quartos muito mais depressa, com ofertas de valor acrescentado.

  • Multilíngue

A indústria hoteleira é uma das mais diversificadas do mundo. Uma vez que o negócio da hospitalidade envolve uma base de clientes tão vasta, com origem em várias regiões e diversos países a nível mundial, os seus clientes deverão poder selecionar a língua que quiserem e dispor de um processo de reserva simples e sem barreiras linguísticas.

  • Multidivisas

Onde existirem vários idiomas, também existirão diversas moedas! A configuração do seu sistema de reservas para receber pagamentos na sua moeda local deverá ser fácil.

  • Extras

Os extras constituem uma forma excelente de acrescentar valor aos seus quartos. Referimo-nos aos itens ou serviços que poderá comercializar em conjunto com o quarto por contrapartida de uma taxa extra. Na verdade, até pode manter um valor baixo de diária básica do quarto e ganhar dinheiro com os extras. Por exemplo: se a sua oferta de preço mais baixo corresponder a um valor de 100 USD, poderá oferecer uma massagem extra, no valor de 40 USD, em conjunto com o quarto, a fim de tornar a oferta mais apelativa para o hóspede.

  • Ocultar quartos indisponíveis

Por vezes, os seus clientes poderão sentir-se desmoralizados ou sair do site do seu hotel por verem mais quartos indisponíveis do que disponíveis. Na verdade, não é obrigado a mostrar sempre o que não se encontra disponível – em vez disso, faça a apresentação de tudo o que tem e deixe os clientes escolherem a partir da lista.

  • Processo de reserva rápido e simples

O seu sistema de reservas deverá disponibilizar um breve formulário, a ser preenchido pelos seus hóspedes assim que estiverem preparados para reservar um quarto. Os seus hóspedes não deverão ser redirecionados para outro site a fim de concluírem a reserva ou processarem o pagamento.

  • Adequado para dispositivos móveis

A cada ano que passa, o número de reservas efetuadas através de dispositivos móveis em todo o sector continua a aumentar, pelo que é necessário que o software de reservas do seu hotel lhe permita aceitar reservas feitas através de dispositivos móveis. 

8 motivos pelos quais precisa de um sistema de reservas para hotéis

Existem muitos argumentos a favor da adoção de um sistema de reservas online para o seu hotel, e poucos argumentos contra essa opção. Passemos então a consolidar as vantagens e a identificar os problemas que enfrenta no seu estabelecimento e que poderão ser resolvidos por esta tecnologia.

Precisa de um sistema de reservas para hotéis: 

  1. Para possibilitar a realização de reservas no seu estabelecimento, instantaneamente, através do site do seu hotel

Os estudos realizados mostram que a maioria dos hóspedes consultará ambas as plataformas, ou seja, sites das OTA e site do estabelecimento, a fim de obterem as informações necessárias para tomarem a sua decisão. Ao apresentar-lhes uma forma fácil de fazerem a reserva diretamente na sua página, aumenta a probabilidade de que venham a fazê-la diretamente consigo, assim que estiverem preparados para tal.

  1. Para que não tenha de depender totalmente das OTA

O recurso às OTA constitui uma excelente forma de divulgar o seu nome. O seu estabelecimento aparece nos resultados de pesquisa para o seu destino, e a sua presença nesses espaços transmite confiança aos hóspedes. Contudo, o facto de todas as suas reservas serem provenientes de terceiros poderá limitar as suas receitas. Porque não assumir o controlo dos seus ganhos, através da obtenção de algumas das suas reservas a partir do seu próprio canal?

  1. Para pagar muito menos comissões

As reservas feitas através do site do seu estabelecimento têm muito menos custos para si, em termos de comissões, do que as reservas feitas através de uma OTA. Isso significa que quaisquer reservas diretas terão um impacto substancial na sua demonstração de resultados.

  1. Para aumentar as suas reservas

Existem muitas razões pelas quais os hóspedes serão mais propensos a fazer a reserva no seu estabelecimento se tiver um sistema de reservas incorporado. Para começar, o seu sistema de reservas está aberto 24 horas por dia, 7 dias por semana, enquanto a sua receção poderá não estar, para que os clientes possam efetuar as reservas independentemente de fatores pessoais, tais como fusos horários. Em segundo lugar, assim que os viajantes chegarem ao seu site, o sistema irá facilitar-lhes o processo, bastando-lhes clicar e reservar – em vez de terem de regressar à OTA para fazerem a reserva e serem distraídos por outras opções.

  1. Para que possa aceitar cartões de crédito e processar pagamentos com facilidade

Um grande ponto a favor de um sistema de reservas online é o facto de os hóspedes poderem pagar diretamente com um cartão de crédito e de o sistema processar os detalhes da reserva automaticamente – o que lhe poupa tempo e incómodos. Isso inclui pagamentos extra, tais como os de depósitos ou encargos relativos a serviços adicionais, como por exemplo, custos de pequeno almoço e taxas de limpeza.

  1. Para controlar a experiência dos hóspedes ao longo de todo o percurso do cliente

A partir do momento em que um potencial cliente chegar ao site do seu estabelecimento, só irá interagir com o conteúdo que escolheu. Isso significa que poderá utilizar a sua própria marca ao longo de todo o processo e desempenhar um papel fundamental no que se refere a fazer com que a experiência do utilizador seja positiva.

  1. Para permitir que os hóspedes possam pagar no seu próprio idioma e na sua própria moeda

Um mecanismo de reservas online poderá permitir que os seus clientes façam as reservas no idioma com o qual se sentirem mais confortáveis e paguem na moeda que fizer mais sentido para eles. Isso irá proporcionar-lhes o conforto e facilidade de utilização que a maioria dos clientes espera obter, e irá satisfazer as expetativas deles, mesmo antes de chegarem ao seu estabelecimento.

  1. Para que possa ter flexibilidade relativamente ao tipo de promoções que oferece

O seu sistema de reservas poderá facilmente configurar ofertas de última hora e descontos de estadia prolongada, com um simples toque num botão. Esses tipos de oferta aumentam a fidelidade dos seus hóspedes, bem como a probabilidade de os mesmos terem uma experiência positiva e deixarem um bom comentário. 

Como escolher um software de reservas para hotéis

O espaço tecnológico na área da hotelaria pode ser um mercado bastante saturado, no qual coexistem muitos fornecedores de sistemas de reservas para hotéis. É necessário que se questione sobre as suas necessidades e, em seguida, pergunte aos fornecedores de software de reservas para hotéis se poderão satisfazer os seus requisitos. Ao fazer um investimento deste tipo, deverá ter sempre em mente a melhor relação preço-qualidade.

Ao comparar o design do seu sistema de reservas para hotéis com o de outros sistemas de reservas existentes no mercado, terá de ponderar as melhores práticas a nível de sistemas de reservas para hotéis.

Portanto, ao avaliar as suas opções, o que é que deve procurar para o seu próprio sistema de reservas?

  • Personalização da marca do seu hotel, a fim de garantir que a experiência de reserva será perfeita
  • Um processo de reserva simples (não mais do que duas etapas)
  • Capacidade de trabalhar com vários idiomas e moedas, a fim de converter hóspedes internacionais
  • Adequação para dispositivos móveis e compatibilidade com o Facebook, a fim de chegar aos viajantes em movimento
  • Capacidade de vendas associadas, para que possa oferecer uma estadia mais personalizada e aumentar as receitas por hóspede
  • Integração com o Google Maps, para que os clientes saibam como encontrar o seu estabelecimento
  • E-mails personalizáveis – confirmação, pré-chegada, durante a estadia e após a partida
  • Integração completa com PMS e CRS, para atualizar instantaneamente as suas tarifas, disponibilidade e ofertas especiais
  • Opções de gateway de pagamento, a fim de facilitar a realização de pagamentos, em tempo real, diretamente para a sua conta bancária
  • Integração com todos os seus sites de reservas, através de um gestor de canais
  • Monitorização via Google Analytics, Google AdWords e eCommerce Tracking, para que possa analisar as tendências de reserva direta
  • Deverá conter um botão “Reserve Já”, visível e chamativo, seguido por um formulário breve e simples, que inclua um componente de processamento de pagamentos.

Também existem algumas caraterísticas não funcionais que poderão fazer uma grande diferença, tais como aquelas que permitem utilizar sistemas de encriptação para impedir a realização de reservas por bots, ajudar os utilizadores a preencher campos obrigatórios, fornecer resultados de pesquisa num período razoável e uma forma fácil de manter o controlo da documentação. 

Motor de reservas online gratuito

O software de reservas para hotéis não será gratuito para sempre, mas poderá garantir períodos de avaliação gratuita através de alguns fornecedores.

Uma avaliação gratuita irá permitir-lhe experimentar o conjunto completo de benefícios do software, sem ter de se comprometer com um pagamento. Isso permitir-lhe-á desistir a qualquer momento, se não estiver satisfeito.

Ao longo de um período de avaliação gratuita de 14 dias, o fornecedor que tiver escolhido deverá ajudá-lo a nível de configuração, formação e suporte. O processo não deverá demorar mais do que alguns dias para estar pronto a funcionar. Numa situação ideal, ser-lhe-á disponibilizado suporte 24 horas por dia, para que o seu negócio nunca tenha de sofrer uma perda de receitas.

Assim que terminar o período de avaliação gratuita, um bom fornecedor irá oferecer-lhe a opção de pagar um custo mensal fixo pelo software, em vez de celebrar um contrato por tempo determinado. A qualidade do produto terá de falar por si mesma e terá de se sentir confortável com a utilização e resultados proporcionados pelo mesmo.

Principais conclusões 

  • Um sistema de reservas para hotéis é uma aplicação que se utiliza em sites de hotéis e páginas de redes sociais para capturar e processar reservas diretas online.
  • Um sistema de reservas online funciona através do estabelecimento de uma ligação ao site do seu hotel e do processamento de reservas online seguras feitas através do site. Depois disso, os dados são transferidos para o sistema de gestão do seu estabelecimento.
  • Os viajantes passaram a ter a expetativa da oferta desta funcionalidade por parte dos prestadores de serviços de alojamento modernos, apreciando a comodidade e segurança proporcionadas pela mesma.
  • A menos que não se importe de lidar com erros, resultados erráticos e clientes confusos ou irritados, os seus sistemas de reservas e o seu site terão de estar sincronizados.
  • Deverá pesquisar cuidadosamente as caraterísticas e benefícios do software de reserva para hotéis.
  • É necessário que se questione sobre as suas necessidades e, em seguida, pergunte aos fornecedores de software de reservas para hotéis se poderão satisfazer os seus requisitos.
  • Uma avaliação gratuita irá permitir-lhe experimentar o conjunto completo de benefícios do software, sem ter de se comprometer com um pagamento.

 

 

 

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