O que é um sistema de reservas para hotéis?

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O que é um sistema de reservas para hotéis?

Um sistema de reservas para hotéis é uma aplicação nos websites dos hotéis com a finalidade de receber e processar reservas diretas de hóspedes online.

É o segredo para reservas diretas sem comissões e uma forma de otimizar as estratégias de vendas e receitas do seu estabelecimento.

Uma vez que a maioria dos viajantes atualmente faz reservas de estadias online, os hotéis têm de recorrer a agentes de viagens online para obterem uma grande parte das reservas. Publicar anúncios nestes sites acarreta benefícios como alcançar novos públicos grandes e aumentar o volume de reservas.

Mas cada reserva exige o pagamento de uma taxa de comissão a terceiros. Quando esta taxa começa a ultrapassar os 20%, torna-se incrivelmente frustrante para os hotéis, especialmente para operadores independentes, que veem uma parte dos lucros a dissipar-se.

Assim, um sistema de reservas para hotéis é uma forma de combater o domínio das OTA, por mais importantes que as OTA possam ser.

Este artigo de blogue fornece detalhes completos sobre os sistemas de reservas do setor hoteleiro, incluindo como funcionam, de que forma um hotel pode beneficiar com a utilização de um software destes e tudo o que precisa de saber sobre fornecedores, preços e funcionalidades.

Conteúdo

Como funciona um sistema de reservas online?

Um sistema de reservas online estabelece ligação ao website do seu hotel e processa reservas online seguras que os viajantes efetuam através do site. Os dados são posteriormente enviados para o sistema de gestão do seu estabelecimento, para que possa gerir facilmente as reservas, e para o gestor de canais, para manter o seu inventário automaticamente atualizado.

O sistema de reservas pode ser sincronizado com o website do seu hotel, mas também é possível adicionar uma ligação direta para o sistema de reservas a partir do perfil do Facebook, através de um botão “Reservar já”. Também controla as reservas realizadas a partir da sua página. Logo, os hóspedes podem reservar os quartos sem entrarem no seu website oficial nem em nenhum outro site de viagens.

Esta é uma forma muitíssimo prática para os viajantes fazerem reservas. O sistema de reservas apresentará as suas tarifas e a sua disponibilidade em tempo real e permitirá que os hóspedes selecionem as datas que querem e finalizem a reserva. Poderão estar incluídas outras funcionalidades, por exemplo, a automatização dos e-mails de confirmação de reserva.

Mais receita direta, menos trabalho

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Saiba mais

Definição de reserva online

As reservas online são uma forma prática de os viajantes pesquisarem e marcarem viagens de férias ou em trabalho. Com recurso a métodos de reservas online, os viajantes podem reservar e organizar toda a viagem de uma vez e, por vezes, a partir de um único website. Eles utilizam a internet para procurar websites de viagens e pesquisam por hotéis, voos, aluguer de viaturas, excursões com guia, atrações e outros aspetos antes de decidirem o que adquirir. Também têm a possibilidade de planear e criar itinerários para a viagem.

Uma ferramenta de reservas online permite que as organizações façam a gestão das viagens em trabalho online. Além de fazer as reservas, as ferramentas de reservas online permitem que as organizações vejam informações em tempo real sobre os gastos com viagens em trabalho, acompanhem os viajantes online e apliquem uma política de viagens em trabalho.

Atualmente, as reservas online são também a melhor forma de os viajantes fazerem reservas e pagarem de forma segura pela viagem. Permitem agilizar o processo, quer para si, quer para os hóspedes. Além disso, são essenciais para aumentar a exposição, trazendo-lhe a possibilidade de obter mais reservas.

Porque é que o seu hotel precisa de um sistema de reservas online?

Um sistema de reservas online será útil para o seu hotel se quiser satisfazer adequadamente os pedidos dos seus hóspedes, alcançar os seus objetivos de receitas e manter a competitividade. Independentemente da dimensão do seu estabelecimento, um sistema de reservas online dará mais flexibilidade aos seus hóspedes, além de lhes fornecer uma experiência geral melhorada.

Os viajantes já ficam a contar com esta funcionalidade nos fornecedores de alojamento dos dias de hoje, apreciando a praticidade e a segurança que fornecem.

Isto deve-se a:

os hóspedes conseguirem servir-se autonomamente e com facilidade – os viajantes podem verificar os quartos que estão disponíveis, quando e a que preço, sem falarem consigo;
os hóspedes confiarem nas reservas online – quando os hóspedes fazem uma reserva, o sistema de reservas pode aceitar com segurança pagamentos em cartão de crédito. Além disso, os dados dos hóspedes permanecem armazenados de forma segura e acessível num único lugar;
os hóspedes poderem reservar mais depressa – as reservas online acabam com as chamadas telefónicas e os e-mails a fio, dando a possibilidade de os viajantes e os hotéis comunicarem à vontade antes da confirmação da reserva;
os hóspedes procurarem promoções em reservas diretas – as pessoas visitarão o seu website na esperança de obterem algum complemento na estadia se reservarem diretamente. Este é um negócio que os estabelecimentos fazem para pouparem nas comissões que têm de pagar a terceiros;
ser mais profissional – os hóspedes da atualidade ficarão surpreendidos se não conseguirem efetuar uma reserva online no seu website. Isto dar-lhes-á a impressão de que não se organiza e acabarão por reservar noutro estabelecimento;
ser mais internacional – os hóspedes internacionais acharão mais fácil reservar consigo online do que ao ligar para o seu estabelecimento diretamente devido à complexidade e ao custo das chamadas internacionais.

É inestimável a saída que um sistema de reservas na internet fornece ao seu estabelecimento relativamente às suas reservas. Quando os hóspedes fazem reservas diretas, fica com acesso a todos os dados e estabelece uma relação. Quando um hóspede faz uma reserva direta, é muito mais fácil transformá-lo num visitante que regressa e assegurar que este reserva diretamente sempre que se alojar no seu estabelecimento. Sem um sistema de reservas na internet, isto torna-se muito mais difícil.

De certa forma, pode melhorar a rentabilidade de cada hóspede, um a um, ao assegurar reservas diretas e alcançar a fidelização.

Quais são os benefícios de ter um software de sistema de reservas?

Com o sistema de reservas certo, é possível:

aumentar a taxa de conversões com uma experiência de reservas simples;
poupar tempo com uma configuração fácil e rápida;
eliminar a introdução manual de dados graças à integração instantânea;
recolher dados de hóspedes de forma mais eficiente para uma tomada de decisão melhor;
ter vantagem sobre a concorrência que não tem um sistema destes.

Eis alguns dos benefícios em maior pormenor que um software de sistema de reservas pode fornecer aos hoteleiros.

Melhora a eficiência enquanto empresa

Com a integração de um PMS e gestor de canais, a sua disponibilidade é imediatamente atualizada mediante a receção de uma reserva, não só no seu sistema, como em todos os seus canais.

Simplifica o processo administrativo, tanto para si, como para a sua equipa

Em vez de lhe ser exigido que responda a contactos por e-mail e aceite reservas por telefone, um sistema de reservas online faz isto por si. Assim, pode passar mais tempo a interagir com os hóspedes e manter o resto da equipa mais organizada e eficiente, porque todos terão acesso a informações em tempo real sobre a ocupação atual do hotel.

Permite-lhe recolher dados valiosos sobre os seus hóspedes

A recolha de dados é absolutamente fundamental, em particular, no setor hoteleiro, no qual os hóspedes exigem uma experiência mais personalizada. Os dados dos hóspedes podem ajudar a personalizar as suas campanhas de marketing para atrair os hóspedes mais interessados para o seu estabelecimento e melhorar a personalização das suas comunicações para os hóspedes, de forma a melhorar a experiência geral deles.

Melhora diretamente a experiência dos hóspedes no seu estabelecimento

Um sistema baseado na nuvem permite que os seus hóspedes façam reservas do tipo de quarto da preferência deles através do computador, do tablet ou do telemóvel. Com formulários curtos e portais de pagamento seguros, o processo de reservar um quarto online é simples, fácil e prazeroso. Lembre-se: esta é a primeira impressão do seu hotel que eles terão, o que terá um impacto duradouro na perceção que têm da sua marca. O sistema deve ser fácil de utilizar caso os seus hóspedes concluam o processo e reservem online.

Porque o seu website precisa da integração de um sistema de reservas

Pense em todas as relações de sucesso que já teve, sejam de trabalho, sejam de outro tipo. É possível que, em todas elas, o denominador comum tenha sido a comunicação eficaz e a cooperação.

Os mesmos princípios devem aplicar-se à sua atividade hoteleira. Se os seus sistemas não estiverem sincronizados entre eles de forma perfeita e em tempo real, a probabilidade de funcionarem como pretende é reduzida, na melhor das hipóteses.

Os dois mecanismos mais importantes são o seu website e o sistema de reservas. A não ser que queira haja espaço para erros, resultados imprevisíveis e clientes confusos e rabugentos, estes dois sistemas têm de estar sincronizados entre eles.

A otimizar:

Um sistema de reservas online tem de estar sincronizado com o seu website.
O seu website tem de apresentar o botão “Reservar já”.
A experiência do seu website e do sistema de reservas tem de alinhar a funcionalidade e o desempenho.
A qualidade do design no seu website também tem de estar refletida no sistema de reservas e vice-versa.
O seu website estará protegido com HTTPS e terá um certificado SSL atualizado.

Os benefícios que se obtêm da integração de um website e um sistema de reservas são inúmeros. Estes incluem:

a capacidade de acompanhar a experiência de reservas nas OTA, o que é importante se o seu hotel quiser continuar a ser uma alternativa de reservas viável para canais de terceiros;
uma plataforma compatível com dispositivos móveis de forma consistente, o que ajudará a reduzir a fricção do utilizador;
uma experiência rápida e funcional para os hóspedes, uma vez que não terão de repetir ações nem introduzir as mesmas informações mais do que uma vez;
uma forma muito mais fácil de gerir tarifas e reservas, já que não terá de fazer o processamento manual entre os dois sistemas, eliminando a possibilidade de erros acidentais;
maior sucesso na otimização para motores de pesquisa, pois o conteúdo e a funcionalidade serão otimizados no seu website e no sistema de reservas;
mais tráfego de forma mais regular para o seu sistema de reservas vindo diretamente do seu website com apenas um clique.

A integração é algo que deve ter sempre em mente, independentemente dos sistemas que utiliza.

Funcionalidades a ter em conta num sistema de reservas para hotéis

Tal como com qualquer produto que comprar para o seu hotel, a qualidade variará conforme o preço. Naturalmente, vai querer que os aspetos básicos fiquem abrangidos pelo menor valor.

Seguem-se algumas funcionalidades do sistema de reservas com que poderá contar.

Até 25 fotografias de alta qualidade na sua galeria de imagens

Depois de terminar todo o trabalho difícil de criar o seu magnífico hotel e os respetivos quartos, vai querer mostrar tudo isto. Já é um facto confirmado que a experiência visual através de galerias de imagens é um dos maiores fatores para os hóspedes concluírem as reservas. É importante conseguir adicionar muitas imagens de alta resolução à sua galeria se quiser levar os hóspedes a fazerem reservas.

Imagens de banner

Qual é a primeira coisa em que repara quando visita um website? Não será a imagem de banner que chama a atenção nas primeiras impressões? O seu sistema de reservas deve permitir-lhe mostrar uma imagem de banner cativante.

Integração no Facebook

Um sistema de reservas deve ligar-se às suas páginas nas redes sociais para que possa medir e otimizar sem esforço as suas campanhas de marketing no Facebook e no Instagram.

Otimização automática da ordem dos quartos

Se pretende que os hóspedes tenham uma experiência de reservas perfeita e sem problemas, o melhor que pode fazer é apresentar-lhes as opções que procuram. Esta funcionalidade apresenta os quartos de acordo com os critérios de pesquisa dos hóspedes no início dos resultados de pesquisa, facilitando e acelerando o processo de reserva.

Resumo da reserva intuitivo

Sempre que um hóspede escolher um quarto que não corresponda inteiramente aos critérios de pesquisa, um resumo da reserva pode alertar o hóspede com uma mensagem a indicar que o quarto selecionado não corresponde ao que este procura. Desta forma, o hóspede é constantemente envolvido e orientado para tomar as melhores decisões.

Integração do Google Analytics

Quando tem uma atividade hoteleira e a maioria das reservas provém de fontes online, tem de saber exatamente que fontes são essas e de onde surgem os visitantes do seu website. Estes dados podem ser cruciais para analisar o sucesso do website do seu hotel, pelo que o seu sistema de reservas deve fornecer-lhe a integração do Google Analytics para acompanhar as visitas ao seu website e tomar decisões com base em dados importantes.

Códigos promocionais

Pode ter sempre uma vantagem competitiva em relação à concorrência ao atrair mais clientes com a ajuda de códigos promocionais. Um sistema de reservas deve permitir-lhe criar as suas próprias promoções e dar-lhe um código para os seus clientes aproveitarem descontos. Pode ter alguma promoção especial a decorrer no período de férias escolares ou festivais locais ou promoções empresariais e conseguir reservas dos seus quartos mais rapidamente com ofertas rentáveis.

Várias línguas

O setor hoteleiro é um dos mais diversificados do mundo. Uma vez que o ramo da hotelaria envolve uma base de clientes tão vasta, provenientes de diversas regiões e países em todo o mundo, os seus clientes devem poder selecionar a língua que pretendem e usufruir de um processo de reservas fácil sem barreiras linguísticas.

Várias moedas

Onde existem várias línguas, também existem várias moedas! Configurar o sistema de reservas para receber pagamentos na moeda local deverá ser fácil.

Extras

Os extras são uma excelente forma de fazer upselling dos quartos. Existem artigos ou serviços que pode vender juntamente com um quarto em troca de uma taxa adicional. Até pode ter uma tarifa do quarto básica baixa e fazer dinheiro com os extras. Digamos que a sua tarifa mais baixa é de 100 $ – pode oferecer uma massagem adicional no valor de 40 $ juntamente com o quarto para a oferta ser mais atrativa para os hóspedes.

Ocultar quartos indisponíveis

Por vezes, os seus clientes podem perder o interesse ou sair do website do seu hotel porque veem mais quartos indisponíveis do que disponíveis. Nem sempre precisa de mostrar o que está indisponível; em vez disso, mostre tudo o que tem e deixe que os hóspedes escolham a partir das possibilidades.

Processo de reserva rápido e simples

O seu sistema de reservas deve fornecer-lhe um formulário curto para os hóspedes preencherem quando estão preparados para fazer uma reserva. Os hóspedes não deverão ser reencaminhados para um site diferente de forma a concluírem a reserva ou processar o pagamento.

Compatibilidade com dispositivos móveis

O volume de reservas em dispositivos móveis em todo o setor continua a aumentar a cada ano que passa, pelo que o seu software de reservas para hotéis deve permitir-lhe aceitar reservas em dispositivos móveis.

8 motivos pelos quais precisa de um sistema de reservas online para hotéis

Existem vários argumentos a favor de adotar um sistema de reservas online para o seu hotel e poucos argumentos contra. Vamos determinar as vantagens e identificar os problemas que tem no estabelecimento que podem ser resolvidos com esta tecnologia.

Eis o porquê de precisar de um sistema de reservas online para hotéis:

1. Para que receba reservas instantaneamente através do website do seu hotel

Estudos indicam que a maioria dos hóspedes consulta os websites das OTA e do estabelecimento para tomarem uma decisão informada. Ao apresentar uma forma fácil de reservarem diretamente na sua página, está a aumentar as hipóteses de os hóspedes reservarem diretamente consigo quando estiverem preparados para o fazer.

2. Para que não dependa totalmente das OTA

As OTA são uma excelente forma de divulgar o seu negócio. O seu estabelecimento aparece nos resultados de pesquisa para o seu destino e os hóspedes consideram que a sua presença é de confiança, mas isto pode limitar as suas receitas pelo facto de todas as suas reservas provirem de terceiros. Porque não assumir o controlo do que pode ganhar ao obter algumas das reservas a partir do seu próprio canal?

3. Para pagar uma comissão muito inferior

As reservas através do website do seu estabelecimento custam-lhe muito menos comissões do que as reservas através das OTA. Isto significa que todas as reservas diretas têm um impacto considerável nos seus resultados financeiros.

4. Para aumentar as reservas

Existem muitas razões para os hóspedes estarem mais dispostos a reservarem o seu estabelecimento quando tem um sistema de reservas integrado. Primeiro, o sistema de reservas está permanentemente disponível, enquanto a receção do seu hotel poderá não estar. Logo, os clientes podem fazer reservas sem dependerem de fatores pessoais, como o fuso horário. Segundo, quando os viajantes acedem ao seu site, o sistema facilita o processo ao reservar com um clique, em vez de regressarem à OTA para reservarem e se distraírem com outras opções.

5. Para que possa aceitar facilmente cartões de crédito e processar pagamentos

Um grande bónus de um sistema de reservas online é os hóspedes poderem pagar diretamente com cartão de crédito. O sistema processa automaticamente as informações da reserva, poupando-lhe tempo e dores de cabeça. Isto inclui pagamentos adicionais, como depósitos, ou cobranças por serviços adicionais, como taxas de pequeno-almoço ou de limpeza.

6. Para controlar a experiência dos hóspedes em toda a jornada como cliente

A partir do momento em que um potencial cliente acede ao website do seu estabelecimento, este só interage com o conteúdo escolhido por si. Isto significa que pode aplicar o seu branding em todo o processo e desempenhar um papel importante para uma experiência do utilizador positiva.

7. Para permitir que os hóspedes paguem na moeda deles e falem na língua deles

Um sistema de reservas online pode permitir que os clientes façam reservas na língua em que se sentem mais confortáveis e paguem na moeda que lhes é mais prática. Isto confere o conforto e a facilidade de utilização que a maioria dos clientes espera obter, além de definir as expetativas deles ainda antes de chegarem ao seu estabelecimento.

8. Para ter flexibilidade no tipo de promoções que disponibilizar

O seu sistema de reservas pode criar facilmente ofertas de última hora e descontos de estadia prolongada com o clique de um botão. Estes tipos de ofertas aumentam a fidelização e a probabilidade de os hóspedes terem uma experiência positiva e deixarem uma boa avaliação.

Como escolher um software de sistema de reservas para o seu hotel?

Tem de se colocar algumas perguntas sobre o que pretende e, depois, perguntar aos fornecedores de software de reservas para hotéis se conseguem satisfazer as suas necessidades. A rentabilidade deve ser uma prioridade ao fazer um investimento deste tipo.

Existem boas práticas do sistema de reservas para hotéis que deve considerar quando compara o design do seu sistema de reservas com outros modelos no mercado.

Então, o que deve procurar num sistema de reservas quando procura opções?

Personalização de acordo com a marca do seu hotel para assegurar que a experiência de reserva é perfeita
Processo de reserva simples (com o máximo de dois passos)
Várias línguas e moedas para converter hóspedes internacionais
Compatibilidade com dispositivos móveis e com o Facebook para alcançar os viajantes em deslocação
Capacidade de upselling para poder oferecer uma estadia mais personalizada e aumentar as receitas por hóspede
Integração do Google Maps, para que os hóspedes possam encontrar o seu estabelecimento
E-mails personalizáveis, de confirmação, antes da chegada, durante a estadia e após a partida
Integração completa em PMS e CRS para atualizar instantaneamente as tarifas, a disponibilidade e ofertas especiais
Opções de portais de pagamento para facilitar pagamentos em tempo real diretamente para a sua conta bancária
Integração de todos os sites de reservas que utiliza através de um gestor de canais
Google Analytics, Google Adwords e monitorização de comércio eletrónico para poder analisar tendências de reservas diretas
Botão “Reservar já” visível e cativante, seguido de um formulário curto e simples que inclua um componente de processamento de pagamento

Também existem algumas funcionalidades não funcionais que podem fazer uma grande diferença, como a utilização de encriptação para evitar reservas de bots, ajuda aos utilizadores para preencher campos obrigatórios, preenchimento de resultados de pesquisa num período razoável e facilidade de controlar documentação.

Software de reservas para hotéis grátis

O software de reservas para hotéis não será grátis para sempre, mas pode assegurar períodos de avaliação gratuita através de alguns fornecedores.

Uma avaliação gratuita vai permitir-lhe experimentar todos os benefícios do software sem investir dinheiro. Isto permite-lhe desistir em qualquer altura se não gostar.

Ao longo de um período de avaliação gratuita de 14 dias, o fornecedor da sua escolha deverá ajudar com a configuração, a formação e a assistência. O processo não deverá demorar mais do que alguns dias para ficar tudo pronto. Idealmente, receberá assistência permanente para que o seu negócio não sofra perdas de receitas.

Quando a avaliação gratuita terminar, um bom fornecedor oferecer-lhe-á a possibilidade de adquirir o software por uma taxa mensal fixa, em vez de um contrato de fidelização. A qualidade do produto deve falar por ele próprio e o utilizador terá de se sentir confortável a utilizá-lo, confiando nos resultados que fornece.

Como tirar o máximo partido do seu sistema de reservas online?

O seu sistema de reservas é uma forma segura de aumentar as receitas e melhorar a experiência dos hóspedes quando é utilizado de forma eficaz. Para maximizar o potencial de que já ouviu falar neste blogue, deve procurar as aplicações de suplemento que estão disponíveis para tornar o seu sistema de reservas ainda mais potente.

Os suplementos de reservas diretas são aplicações que reduzem ainda mais a sua dependência nas OTA ao fornecer mais funcionalidades e um excelente funcionamento ao seu sistema de reservas existente. É possível aceder a partir de locais como a loja de aplicações para hotéis da SiteMinder.

Estes suplementos variam de acordo com a função e ajudam a alcançar os objetivos que tiver. Se quiser levar a experiência dos seus hóspedes mais além e aumentar a personalização, existe uma aplicação para esse fim. Se quiser maximizar as receitas através de upselling, também existe uma aplicação para esse fim. Também pode utilizar suplementos para ajudar:

com a criação de programas de fidelização;
a tornar-se mais eficiente;
com a melhoria dos dados;
com o aumento das taxas de conversão;
com a melhoria da integração de tecnologias.

O caminho do futuro é poder responder rapidamente às alterações no mercado. Com as exigências e preferências dos viajantes a mudarem constantemente, tem de aceder de forma instantânea a ferramentas e dados que lhe permitam definir os preços certos, oferecer o produto adequado e falar na língua do cliente.

De forma a garantir que está a tirar o máximo partido do sistema de reservas do seu hotel, pondere investir numa plataforma de comércio hoteleiro em vez de produtos independentes. Isto ajudará a centralizar as suas operações e os seus dados, facilitando a sua vida e tornando a sua empresa mais fácil de gerir.