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Leitfaden für den Jahresabschluss in Hotels

  In Ressourcen veröffentlicht  Last updated 23/05/2024

Was ist der Jahresabschluss in Hotels?

Der Jahresabschluss, auch bekannt als Bilanz oder Finanzbericht, dient dazu, Einblicke in bestimmte Aspekte Ihres Unternehmens zu geben. Für die langfristige Rentabilität Ihres Hotelunternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrolle über Ihre Finanzen zu behalten. Mit den richtigen Finanzinformationen können Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Hotel treffen, Ihre Geschäftsstrategien verfeinern, Warnsignale wahrnehmen, bevor sie zu Problemen werden, und nachhaltiges Wachstum vorantreiben.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Jahresabschlüsse für Hotels wissen müssen: Was sie beinhalten, warum sie wichtig sind, gängige Arten von Jahresabschlüssen und welche wichtigen Erkenntnisse sie liefern können.

Was sind die Bestandteile einer Hotelbilanz?

Hotelbilanzen enthalten Informationen über die finanziellen Aktivitäten Ihres Hotels. Die enthaltenen Informationen variieren je nach Art des Berichts, worauf wir später näher eingehen.

Im Allgemeinen enthalten Finanzberichte jedoch Informationen über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Dies ermöglicht Ihnen ein klares Bild von Ihrer vergangenen, aktuellen und prognostizierten Leistung.

Warum sind Finanzberichte in Hotels wichtig?

Finanzberichte sind ein entscheidender Bestandteil der Führung eines profitablen und nachhaltigen Hotels. Sie können Ihnen Informationen zu folgenden Themen geben:

  • Ob Sie genügend Hoteleinnahmen erzielen
  • Ob sich diese Einnahmen in Hotelgewinne umwandeln
  • Wie viel Sie für Betriebskosten und Gemeinkosten ausgeben
  • Ob Sie genug Bargeld haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen

Finanzberichte können hierbei von Nutzen sein:

  • Betriebsabläufe – Finanzberichte können verwendet werden, um die Effizienz Ihres Hotelbetriebs zu überprüfen und Verbesserungen an Prozessen und Personal vorzunehmen.
  • Investition  – Anhand von Finanzberichten können Sie ermitteln, ob Sie die entsprechenden Mittel und die entsprechende Finanzlage haben, um in neue Bereiche für Ihr Hotel zu investieren.
  • Kredite und Darlehen – Kreditgeber werden einen Finanzbericht anfordern, um zu überprüfen, ob Ihr Hotel finanziell stabil genug ist, um einen Kredit aufzunehmen.
  • Marketing und Preisgestaltung – Die Analyse von Finanzberichten kann Aufschluss darüber geben, ob die Marketing- und Preisstrategien Ihres Hotels genügend Umsatz generieren oder ob Sie Ihren Ansatz anpassen müssen.

Was ist eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels?

Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels, auch GuV-Rechnung genannt, sagt Ihnen, wie viel Geld (Umsatz) Ihr Unternehmen eingebracht hat und wie viel Gewinn Sie mit diesem Umsatz über einen bestimmten Zeitraum erzielt haben.

GuV-Rechnungen sollen Hotels finanzielle Einblicke in bestimmte Aspekte Ihres Unternehmens liefern. Als Hotelbetreiber ist es für die langfristige Rentabilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten.

Eine Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihr Hotel verdient und wie viel Sie verlieren. Sie können eine Gewinn- und Verlustrechnung verwenden, um Ihre Gewinne und Verluste über einen beliebigen Zeitraum zu analysieren. Am häufigsten werden sie jedoch für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr erstellt.

Mithilfe einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung können Sie Ihre Rentabilität auch mit dem Branchendurchschnitt vergleichen (Stand Juni 2020 lag die durchschnittliche Gewinnspanne eines Hotels bei etwa 18 %).

Wofür wird die Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels verwendet?

Eine Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick über die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Dies kann bei der Preisbestimmung für Zimmer oder Dienstleistungen hilfreich sein, um eine gesunde Gewinnspanne aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie einen Hotelkredit beantragen möchten, benötigen Sie auch eine aktuelle Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Banken und Kreditgeber vergleichen Ihr Nettoeinkommen mit Ihren Ausgaben, um sicherzustellen, dass Ihr Hotel finanziell stabil genug ist, um Geld zu leihen.

Die Elemente einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels

Es gibt drei Hauptelemente einer Hotel-GuV:

  1. Umsatz (Haben)

Einnahmen, auch Haben genannt, umfassen alle Erlöse, die Sie durch den Betrieb Ihres Hotels erhalten. Hierzu zählen Einkünfte von:

  • Zimmern
  • Essen & Getränken
  • Unterhaltung
  • Gästeservices wie Massagen und Spa-Behandlungen
  1. Ausgaben (Soll)

Zu den Ausgaben, genannt Soll, zählen alle Ihre Kosten, wie zum Beispiel:

  • Materialaufwand oder Herstellungskosten 
  • Miete oder Hypothek
  • Löhne
  • Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas)
  • Gegebenenfalls Franchisegebühren
  • Grundsteuern und Versicherungen
  • Schulden
  • Marketing- und Werbekosten
  1. Nettogewinn

Die Berechnung erfolgt, indem Ihr Soll von Ihrem Haben abgezogen wird.

Beispiel für eine Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung

Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung in einem Hotel:

GEWINN-UND-VERLUSTRECHNUNG

HOTELNAME STARTDATUM ENDDATUM
ABC Hotel 01.07.2022 31.07.2022
EINKOMMEN
REFERENZ ID. BESCHREIBUNG WERT
A1 Gästereservierungen EUR 65,000
A2 Wareneinkauf (Lebensmittel) EUR 9,000
A3 Veranstaltungen EUR 17,000
A4 Sonstiges EUR 7,300
SUMME EINKOMMEN EUR 98,300
ABZÜGLICH RÜCKWEISUNGEN UND RÜCKERSTATTUNGEN (geben Sie “-” als negativen Betrag ein EUR (7,562)
GESAMTEINKOMMEN EUR 90,738
KOSTEN
REFERENZ ID. BESCHREIBUNG WERT
R1 Nebenkosten EUR 2,100
R2 Instandhaltungskosten EUR 1,760
R3 Abschreibung EUR 2,950
R4 Löhne EUR 25,400
R4444-5349 Versicherung EUR 1,650
R4444-5350 Anwaltskosten EUR 780
R4444-5351 Werbung EUR 1,850
R4444-5352 Vorrat EUR 475
R4444-5353 Sonstiges EUR 850
GESAMTKOSTEN EUR 37,815
NETTOERTRAG VOR STEUERN EUR 60,485
STEUERSATZ (% eingeben) 10,00%
EINKOMMENSTEUER AUFWENDUNGEN EUR 6,049
NETTOEINKOMMEN EUR 54,437

 

Tipps zur Erstellung einer GuV in der Hotellerie

Die Erstellung einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist in der Hotelbranche von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens zu verstehen. So machen Sie es effektiv:

  • Sammeln Sie alle relevanten Daten. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über alle notwendigen Finanzdaten verfügen. Dazu gehören Einnahmen aus Zimmerbuchungen, dem Verkauf von Speisen und Getränken sowie allen anderen Nebenleistungen, die Ihr Hotel anbietet.
  • Kategorisieren Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben. Teilen Sie Ihre Einnahmen nach Kategorien auf, z. B. Zimmerverkäufe, Vermietung von Veranstaltungsflächen und Gastronomie. Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben ebenfalls in Fixkosten wie Gehälter und Miete und variable Kosten wie Versorgungs- und Betriebskosten.
  • Kontrolle saisonaler Schwankungen. Die Hotellerie unterliegt oft saisonalen Schwankungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung diese Änderungen widerspiegelt, damit Sie für Spitzen- und Nebenzeiten planen können.
  • Abschreibungen einbeziehen. Hotels besitzen bedeutende Vermögenswerte, die im Laufe der Zeit an Wert verlieren, wie beispielsweise Möbel und Ausstattung. Berücksichtigen Sie diese Abschreibungen, um ein genaues Bild Ihres Nettoeinkommens zu erhalten.

Andere Arten von Hotelabschlüssen

Es gibt unterschiedliche Arten von Abschlüssen in der Hotellerie, mit denen Sie verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens betrachten können. Hier sind einige der häufigsten, die Sie beachten sollten.

Bilanz für Hotels

Eine Bilanz fasst alle Vermögenswerte (was Sie besitzen) und Verbindlichkeiten (was Sie schulden) Ihres Hotels zusammen.

Kurz gesagt: Eine Bilanz zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihnen übrig bleiben würde, wenn Sie zu Ihr gesamtes Vermögen verkaufen und alle Schulden abbezahlen würden. Dies wird als Ihr Eigenkapital bezeichnet.

Die Formel zur Berechnung Ihres Eigenkapitals lautet wie folgt:

Eigenkapital = Vermögenswerte – Verbindlichkeiten

Wozu dient eine Hotelbilanz?

Wie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung vermittelt eine Bilanz einen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Hotels.

Durch die Analyse einer Bilanz können Sie beurteilen, ob Sie sich zu viel Geld geliehen haben, ob Ihr Vermögen bei Bedarf schnell in Bargeld umgewandelt werden kann (also liquide ist) und ob Sie über genügend Bargeld zur Deckung Ihrer Ausgaben verfügen.

Bilanzen werden auch zur Absicherung von Unternehmenskrediten und Finanzierungen privater Investoren genutzt.

Elemente einer Hotelbilanz

Die drei Hauptelemente einer Hotelbilanz sind wie folgt:

  1. Vermögenswerte

Vermögenswerte umfassen alles, was Sie vollständig besitzen, einschließlich materieller und immaterieller Dinge wie:

  • Immobilien
  • Ausstattung
  • Möbel
  • Lebensmittel- und Getränkeinventar
  • Sonstiges Inventar
  • Bargeld
  • Fahrzeuge
  • Geistiges Eigentum
  • Marken und Patente
  1. Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten umfassen alles, was sie schulden, einschließlich Posten wie:

  • Kurzfristige und langfristige Kredite
  • Aufgelaufene Rechnungen wie Hypothek/Miete und Nebenkosten
  • Geschuldeter Personallohn
  • Geschuldete Steuern
  1. Eigenkapital

Eigenkapital ist der Gesamtwert aller Vermögenswerte Ihres Hotels nach Abzug Ihrer Verbindlichkeiten.

Beispiel einer Hotelbilanz

Hier ist ein Beispiel für eine Hotelbilanz:

Bilanz für ABC Hotel

2021 2020
Umlaufvermögen
Bargeld EUR 21,506 EUR 20,000
Portokasse EUR 200 EUR 200
Forderungen EUR 5,013 EUR 5,000
Inventar EUR 20,887 EUR 21,000
Rechnungsabgrenzungsposten EUR 1,098 EUR 1,100
Gesamt EUR 48,704 EUR 47,300
Anlagevermögen
Immobilien und Grundstücke EUR 150,000 EUR 150,000
Renovierungen/Verbesserungen EUR 20,000 EUR 12,000
Möbel und Ausstattung EUR 28,777 EUR 30,777
Fahrzeuge EUR 32,513 EUR 32,513
Ausstattung EUR 21,000 EUR 18,000
Gesamt EUR 252,290 EUR 243,290
GESAMTVERMÖGEN EUR 300,994 EUR 290,590
Kurzfristige Verbindlichkeiten
Fällige Kreditkarten EUR 7,523 EUR 6,000
Abbrechnungsverbindlichkeiten EUR 18,237 EUR 18,000
Zinsen EUR 450 EUR 380
Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten
Einkommenssteuer EUR 10,087 EUR 9,870
Gesamt EUR 32,297 EUR 34,250
Langfristige Verbindlichkeiten
Kredite EUR 148,222 EUR 146,231
Ausrüstungsfinanzierung EUR 48,000 EUR 46,500
Gesamt EUR 196,222 EUR 192,731
GESAMTVERBINDLICHKEITEN EUR 232,519 EUR 226,981
NETTOVERMÖGEN (Netto Eigenkapital) EUR 68,475 EUR 63,609
ARBEITSKAPITAL EUR 12,407 EUR 13,050

 

Kapitalflussrechnung für Hotels

Eine Kapitalflussrechnung zeigt, wie viel Bargeld über einen bestimmten Zeitraum hinweg in Ihrem Hotel ein- und ausgehen. Dies wird als Ihr Cashflow, oder Kapitalfluss, bezeichnet.

Eine ausreichende Bargeldversorgung, um Rechnungen zu begleichen und Waren und Vermögenswerte zu kaufen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Hotelführung. Eine Kapitalflussrechnung kann Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Sie in diesem Bereich auf Probleme stoßen werden.

Sie erwirtschaften vielleicht stabile Hoteleinnahmen, aber wenn Ihre Ausgaben zu hoch sind, kann es zu einem negativen Cashflow kommen. Und selbst wenn Sie profitabel sind, kann es eine Herausforderung sein, Rechnungen wie Miete/Hypothek, Löhne und Inventar zu bezahlen, wenn zu irgendeinem Zeitpunkt nicht genügend Bargeld auf Ihrer Bank landet. Deshalb ist es wichtig, Ihren Cashflow das ganze Jahr über zu kontrollieren.

Wofür wird eine Hotel-Kapitalflussrechnung verwendet?

Eine Cashflow-Prognose sagt Ihnen, wie viel Bargeld Ihr Unternehmen ein- und auszahlt. Anhand dieser Informationen können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, um Ihre Liquiditätslage zu verbessern, z. B. Ausgaben senken, neue Einnahmequellen erschließen oder Ihre Preis- und Marketingstrategien ändern.

Wenn Sie am anderen Ende der Skala sind und über einen Liquiditätsüberschuss verfügen, können Sie erwägen in Ihr Hotel zu investieren, durch Modernisierungen und Renovierungen, die Einstellung von Personal oder die Erweiterung Ihres Betriebs.

Mithilfe einer Kapitalflussrechnung können Sie feststellen, ob Sie:

  • Genug Bargeld haben, um Ihre Ausgaben zu decken
  • Ihre Preis- oder Marketingstrategien anpassen müssen
  • Es sich leisten können, ein Upgrade oder eine Renovierung durchzuführen
  • Neues Personal einstellen können (oder Personal reduzieren müssen)
  • Darüber nachdenken sollten, Geld zu leihen

Elemente einer Hotel-Cashflow-Rechnung

Die beiden Kernelemente einer Hotel-Kapitalflussrechnung sind wie folgt:

  1. Bargeldeingang

Dies umfasst alle wesentlichen zahlungsmittelgenerierenden Aktivitäten Ihres Unternehmens, wie z. B. Zimmerbuchungen, Lebensmittel- und Getränkeverkäufe und andere Verkäufe.

  1. Bargeldausgänge

Darin sind alle mit dem Betrieb Ihres Hotels verbundenen Ausgaben enthalten, einschließlich Darlehen, Löhne, Gebühren, Zinsen und sonstige Kosten.

Ihr Barguthaben wird berechnet, indem Sie den Gesamtbetrag Ihrer Bargeldausgänge von Ihren Bargeldeingängen abziehen.

Beispiel einer Hotel-Kapitalflussrechnung

Hier ist ein Beispiel für eine einfache vierteljährliche Cashflow-Rechnung für ein Hotel:

Cashflow für ABC Hotel

Juli August September
ANFANGSBESTAND EUR 85,000 EUR 88,450 EUR 105,099
Bargeldeingang
Verkäufe EUR 67,000 EUR 64,399 EUR 66,500
Vermögensverkäufe EUR 1,200 EUR 0 EUR 0
Schuldscheine EUR 2,500 EUR 2,800 EUR 1,300
Kredite EUR 1,400 EUR 1,500 EUR 1,300
Gesamteingang EUR 72,100 EUR 68,699 EUR 69,100
Bargeldausgang
Einkäufe (Lagerbestände usw.) EUR 10,000 EUR 5,700 EUR 8,500
Buchhaltergebühren EUR 800 EUR 0 EUR 500
Werbung und Marketing EUR 2,000 EUR 0 EUR 2,000
Bankgebühren EUR 100 EUR 150 EUR 120
Gezahlte Zinsen EUR 100 EUR 150 EUR 120
Nebenkosten (Strom, Gas, Wasser) EUR 6,700 EUR 3,000 EUR 2,500
Telefon EUR 500 EUR 600 EUR 500
Miete EUR 10,000 EUR 10,000 EUR 10,000
KFZ-Kosten EUR 2,000 EUR 2,000 EUR 2,000
Reparaturen und Wartung EUR 6,000 EUR 0 EUR 0
Lizensierung EUR 250 EUR 250 EUR 300
Versicherung EUR 1,200 EUR 1,200 EUR 1,200
Einkommenssteuer EUR 5,000 EUR 5,000 EUR 5,000
Löhne EUR 24,000 EUR 24,000 EUR 24,000
Gesamtausgänge EUR 68,650 EUR 25,050 EUR 56,740
Monatlicher Barbestand EUR 3,450 EUR 16,649 EUR 12,360
SCHLUSSBILANZ EUR 88,450 EUR 105,099 EUR 117,459

 

So nutzen Sie die Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung effektiv

Eine GuV ist nicht nur ein Stück Papier; es ist ein Werkzeug, das strategische Entscheidungen vorantreiben kann. So nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil:

1. Beobachten Sie, welche Auswirkungen Ihre Ausgaben auf Ihre Nettorentabilität haben

Eine regelmäßige Überprüfung aller Kosten, von den Nebenkosten bis hin zu den Gehältern der Mitarbeiter, kann potenzielle Einsparpotenziale aufdecken. Während beispielsweise einige Kosten fix sind, kann es variable Ausgaben geben, bei denen Verhandlungen oder Alternativlösungen zu geringeren Ausgaben führen können. Insbesondere Lieferantenverträge sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

2. Verstehen Sie, ob Sie genügend Gewinn erzielen

Entspricht Ihr Gewinn nach Berücksichtigung aller Gemeinkosten den Branchen-Benchmarks? Wenn es eine spürbare Diskrepanz gibt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Preisstrategie neu kalibriert werden muss. Vielleicht besteht die Möglichkeit, Zimmerpreise während der Hauptsaison anzupassen oder spezielle Pakete einzuführen, um mehr Gäste anzulocken.

3. Optimieren Sie Ihre Vertriebs- und Marketingstrategie

Wenn viel Geld für Werbung ausgegeben wird und die Buchungen von Zimmern weniger werden, ist das ein klares Signal. Der Einsatz innovativer Marketingansätze wie personalisierte Werbeaktionen, Treueprogramme oder sogar strategische Partnerschaften kann der Katalysator sein, der Ihren Umsatz in neue Höhen treibt.

Hotel-Finanzbericht: Wichtiges Fazit

Der Jahresabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines erfolgreichen und profitablen Hotels. Obwohl verschiedene Arten von Finanzberichten unterschiedliche Informationen enthalten, bieten sie alle Einblicke in die Finanzlage Ihres Hotels.

Die drei häufigsten Arten von Jahresabschlüssen für Hotels sind:

  • Gewinn-und-Verlust-Rechnung 
  • Bilanz
  • Kapitalflussrechnung (Cashflow)

Zusammengenommen können Ihnen diese drei Finanzberichte sagen:

  • Ob Sie genügend Einnahmen erzielen
  • Ob Ihr Hotel profitabel ist
  • Wie viel Sie ausgeben
  • Ob Sie genug Bargeld zur Verfügung haben, um Rechnungen zu bezahlen
  • Ob Sie es sich leisten können, in Wachstum zu investieren, beispielsweise durch Renovierungen und Modernisierungen
  • Ob Sie Ihre Preis- oder Marketingstrategien anpassen sollten
  • Ob Sie vielleicht darüber nachdenken sollten, Geld zu leihen

Mit diesen Erkenntnissen können Sie intelligentere und wirkungsvollere Entscheidungen für Ihr Hotel treffen.

By Mark Dawson

Mark ist der Leiter für Leistungsvermarktung bei SiteMinder, der einzigen Softwareplattform, die das volle Umsatzpotenzial von Hotels freisetzt. Mit fast 20 Jahren Erfahrung im digitalen Marketing und in der Technologie weiß Mark, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass Marken online sichtbar sind und Hotels ihr Potenzial aus einer Vielzahl von digitalen Kanälen so kosteneffizient wie möglich ausschöpfen.

 

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