Was ist der Jahresabschluss in Hotels?
Der Jahresabschluss, auch bekannt als Bilanz oder Finanzbericht, dient dazu, Einblicke in bestimmte Aspekte Ihres Unternehmens zu geben. Für die langfristige Rentabilität Ihres Hotelunternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrolle über Ihre Finanzen zu behalten. Mit den richtigen Finanzinformationen können Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Hotel treffen, Ihre Geschäftsstrategien verfeinern, Warnsignale wahrnehmen, bevor sie zu Problemen werden, und nachhaltiges Wachstum vorantreiben.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Jahresabschlüsse für Hotels wissen müssen: Was sie beinhalten, warum sie wichtig sind, gängige Arten von Jahresabschlüssen und welche wichtigen Erkenntnisse sie liefern können.
Was sind die Bestandteile einer Hotelbilanz?
Hotelbilanzen enthalten Informationen über die finanziellen Aktivitäten Ihres Hotels. Die enthaltenen Informationen variieren je nach Art des Berichts, worauf wir später näher eingehen.
Im Allgemeinen enthalten Finanzberichte jedoch Informationen über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Dies ermöglicht Ihnen ein klares Bild von Ihrer vergangenen, aktuellen und prognostizierten Leistung.
Warum sind Finanzberichte in Hotels wichtig?
Finanzberichte sind ein entscheidender Bestandteil der Führung eines profitablen und nachhaltigen Hotels. Sie können Ihnen Informationen zu folgenden Themen geben:
- Ob Sie genügend Hoteleinnahmen erzielen
- Ob sich diese Einnahmen in Hotelgewinne umwandeln
- Wie viel Sie für Betriebskosten und Gemeinkosten ausgeben
- Ob Sie genug Bargeld haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen
Finanzberichte können hierbei von Nutzen sein:
- Betriebsabläufe – Finanzberichte können verwendet werden, um die Effizienz Ihres Hotelbetriebs zu überprüfen und Verbesserungen an Prozessen und Personal vorzunehmen.
- Investition – Anhand von Finanzberichten können Sie ermitteln, ob Sie die entsprechenden Mittel und die entsprechende Finanzlage haben, um in neue Bereiche für Ihr Hotel zu investieren.
- Kredite und Darlehen – Kreditgeber werden einen Finanzbericht anfordern, um zu überprüfen, ob Ihr Hotel finanziell stabil genug ist, um einen Kredit aufzunehmen.
- Marketing und Preisgestaltung – Die Analyse von Finanzberichten kann Aufschluss darüber geben, ob die Marketing- und Preisstrategien Ihres Hotels genügend Umsatz generieren oder ob Sie Ihren Ansatz anpassen müssen.
Was ist eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels?
Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels, auch GuV-Rechnung genannt, sagt Ihnen, wie viel Geld (Umsatz) Ihr Unternehmen eingebracht hat und wie viel Gewinn Sie mit diesem Umsatz über einen bestimmten Zeitraum erzielt haben.
GuV-Rechnungen sollen Hotels finanzielle Einblicke in bestimmte Aspekte Ihres Unternehmens liefern. Als Hotelbetreiber ist es für die langfristige Rentabilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten.
Eine Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihr Hotel verdient und wie viel Sie verlieren. Sie können eine Gewinn- und Verlustrechnung verwenden, um Ihre Gewinne und Verluste über einen beliebigen Zeitraum zu analysieren. Am häufigsten werden sie jedoch für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr erstellt.
Mithilfe einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung können Sie Ihre Rentabilität auch mit dem Branchendurchschnitt vergleichen (Stand Juni 2020 lag die durchschnittliche Gewinnspanne eines Hotels bei etwa 18 %).
Wofür wird die Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels verwendet?
Eine Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick über die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Dies kann bei der Preisbestimmung für Zimmer oder Dienstleistungen hilfreich sein, um eine gesunde Gewinnspanne aufrechtzuerhalten.
Wenn Sie einen Hotelkredit beantragen möchten, benötigen Sie auch eine aktuelle Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Banken und Kreditgeber vergleichen Ihr Nettoeinkommen mit Ihren Ausgaben, um sicherzustellen, dass Ihr Hotel finanziell stabil genug ist, um Geld zu leihen.
Die Elemente einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung in Hotels
Es gibt drei Hauptelemente einer Hotel-GuV:
- Umsatz (Haben)
Einnahmen, auch Haben genannt, umfassen alle Erlöse, die Sie durch den Betrieb Ihres Hotels erhalten. Hierzu zählen Einkünfte von:
- Zimmern
- Essen & Getränken
- Unterhaltung
- Gästeservices wie Massagen und Spa-Behandlungen
- Ausgaben (Soll)
Zu den Ausgaben, genannt Soll, zählen alle Ihre Kosten, wie zum Beispiel:
- Materialaufwand oder Herstellungskosten
- Miete oder Hypothek
- Löhne
- Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas)
- Gegebenenfalls Franchisegebühren
- Grundsteuern und Versicherungen
- Schulden
- Marketing- und Werbekosten
- Nettogewinn
Die Berechnung erfolgt, indem Ihr Soll von Ihrem Haben abgezogen wird.
Beispiel für eine Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung
Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung in einem Hotel:
GEWINN-UND-VERLUSTRECHNUNG
| HOTELNAME | STARTDATUM | ENDDATUM |
| ABC Hotel | 01.07.2022 | 31.07.2022 |
| EINKOMMEN | ||
| REFERENZ ID. | BESCHREIBUNG | WERT |
| A1 | Gästereservierungen | EUR 65,000 |
| A2 | Wareneinkauf (Lebensmittel) | EUR 9,000 |
| A3 | Veranstaltungen | EUR 17,000 |
| A4 | Sonstiges | EUR 7,300 |
| SUMME EINKOMMEN | EUR 98,300 | |
| ABZÜGLICH RÜCKWEISUNGEN UND RÜCKERSTATTUNGEN (geben Sie “-” als negativen Betrag ein | EUR (7,562) | |
| GESAMTEINKOMMEN | EUR 90,738 | |
| KOSTEN | ||
| REFERENZ ID. | BESCHREIBUNG | WERT |
| R1 | Nebenkosten | EUR 2,100 |
| R2 | Instandhaltungskosten | EUR 1,760 |
| R3 | Abschreibung | EUR 2,950 |
| R4 | Löhne | EUR 25,400 |
| R4444-5349 | Versicherung | EUR 1,650 |
| R4444-5350 | Anwaltskosten | EUR 780 |
| R4444-5351 | Werbung | EUR 1,850 |
| R4444-5352 | Vorrat | EUR 475 |
| R4444-5353 | Sonstiges | EUR 850 |
| GESAMTKOSTEN | EUR 37,815 | |
| NETTOERTRAG VOR STEUERN | EUR 60,485 | |
| STEUERSATZ (% eingeben) | 10,00% | |
| EINKOMMENSTEUER AUFWENDUNGEN | EUR 6,049 | |
| NETTOEINKOMMEN | EUR 54,437 |
Tipps zur Erstellung einer GuV in der Hotellerie
Die Erstellung einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist in der Hotelbranche von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens zu verstehen. So machen Sie es effektiv:
- Sammeln Sie alle relevanten Daten. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über alle notwendigen Finanzdaten verfügen. Dazu gehören Einnahmen aus Zimmerbuchungen, dem Verkauf von Speisen und Getränken sowie allen anderen Nebenleistungen, die Ihr Hotel anbietet.
- Kategorisieren Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben. Teilen Sie Ihre Einnahmen nach Kategorien auf, z. B. Zimmerverkäufe, Vermietung von Veranstaltungsflächen und Gastronomie. Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben ebenfalls in Fixkosten wie Gehälter und Miete und variable Kosten wie Versorgungs- und Betriebskosten.
- Kontrolle saisonaler Schwankungen. Die Hotellerie unterliegt oft saisonalen Schwankungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung diese Änderungen widerspiegelt, damit Sie für Spitzen- und Nebenzeiten planen können.
- Abschreibungen einbeziehen. Hotels besitzen bedeutende Vermögenswerte, die im Laufe der Zeit an Wert verlieren, wie beispielsweise Möbel und Ausstattung. Berücksichtigen Sie diese Abschreibungen, um ein genaues Bild Ihres Nettoeinkommens zu erhalten.
Andere Arten von Hotelabschlüssen
Es gibt unterschiedliche Arten von Abschlüssen in der Hotellerie, mit denen Sie verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens betrachten können. Hier sind einige der häufigsten, die Sie beachten sollten.
Bilanz für Hotels
Eine Bilanz fasst alle Vermögenswerte (was Sie besitzen) und Verbindlichkeiten (was Sie schulden) Ihres Hotels zusammen.
Kurz gesagt: Eine Bilanz zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihnen übrig bleiben würde, wenn Sie zu Ihr gesamtes Vermögen verkaufen und alle Schulden abbezahlen würden. Dies wird als Ihr Eigenkapital bezeichnet.
Die Formel zur Berechnung Ihres Eigenkapitals lautet wie folgt:
Eigenkapital = Vermögenswerte – Verbindlichkeiten
Wozu dient eine Hotelbilanz?
Wie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung vermittelt eine Bilanz einen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Hotels.
Durch die Analyse einer Bilanz können Sie beurteilen, ob Sie sich zu viel Geld geliehen haben, ob Ihr Vermögen bei Bedarf schnell in Bargeld umgewandelt werden kann (also liquide ist) und ob Sie über genügend Bargeld zur Deckung Ihrer Ausgaben verfügen.
Bilanzen werden auch zur Absicherung von Unternehmenskrediten und Finanzierungen privater Investoren genutzt.
Elemente einer Hotelbilanz
Die drei Hauptelemente einer Hotelbilanz sind wie folgt:
- Vermögenswerte
Vermögenswerte umfassen alles, was Sie vollständig besitzen, einschließlich materieller und immaterieller Dinge wie:
- Immobilien
- Ausstattung
- Möbel
- Lebensmittel- und Getränkeinventar
- Sonstiges Inventar
- Bargeld
- Fahrzeuge
- Geistiges Eigentum
- Marken und Patente
- Verbindlichkeiten
Die Verbindlichkeiten umfassen alles, was sie schulden, einschließlich Posten wie:
- Kurzfristige und langfristige Kredite
- Aufgelaufene Rechnungen wie Hypothek/Miete und Nebenkosten
- Geschuldeter Personallohn
- Geschuldete Steuern
- Eigenkapital
Eigenkapital ist der Gesamtwert aller Vermögenswerte Ihres Hotels nach Abzug Ihrer Verbindlichkeiten.
Beispiel einer Hotelbilanz
Hier ist ein Beispiel für eine Hotelbilanz:
Bilanz für ABC Hotel
| 2021 | 2020 | |
| Umlaufvermögen | ||
| Bargeld | EUR 21,506 | EUR 20,000 |
| Portokasse | EUR 200 | EUR 200 |
| Forderungen | EUR 5,013 | EUR 5,000 |
| Inventar | EUR 20,887 | EUR 21,000 |
| Rechnungsabgrenzungsposten | EUR 1,098 | EUR 1,100 |
| Gesamt | EUR 48,704 | EUR 47,300 |
| Anlagevermögen | ||
| Immobilien und Grundstücke | EUR 150,000 | EUR 150,000 |
| Renovierungen/Verbesserungen | EUR 20,000 | EUR 12,000 |
| Möbel und Ausstattung | EUR 28,777 | EUR 30,777 |
| Fahrzeuge | EUR 32,513 | EUR 32,513 |
| Ausstattung | EUR 21,000 | EUR 18,000 |
| Gesamt | EUR 252,290 | EUR 243,290 |
| GESAMTVERMÖGEN | EUR 300,994 | EUR 290,590 |
| Kurzfristige Verbindlichkeiten | ||
| Fällige Kreditkarten | EUR 7,523 | EUR 6,000 |
| Abbrechnungsverbindlichkeiten | EUR 18,237 | EUR 18,000 |
| Zinsen | EUR 450 | EUR 380 |
| Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten | ||
| Einkommenssteuer | EUR 10,087 | EUR 9,870 |
| Gesamt | EUR 32,297 | EUR 34,250 |
| Langfristige Verbindlichkeiten | ||
| Kredite | EUR 148,222 | EUR 146,231 |
| Ausrüstungsfinanzierung | EUR 48,000 | EUR 46,500 |
| Gesamt | EUR 196,222 | EUR 192,731 |
| GESAMTVERBINDLICHKEITEN | EUR 232,519 | EUR 226,981 |
| NETTOVERMÖGEN (Netto Eigenkapital) | EUR 68,475 | EUR 63,609 |
| ARBEITSKAPITAL | EUR 12,407 | EUR 13,050 |
Kapitalflussrechnung für Hotels
Eine Kapitalflussrechnung zeigt, wie viel Bargeld über einen bestimmten Zeitraum hinweg in Ihrem Hotel ein- und ausgehen. Dies wird als Ihr Cashflow, oder Kapitalfluss, bezeichnet.
Eine ausreichende Bargeldversorgung, um Rechnungen zu begleichen und Waren und Vermögenswerte zu kaufen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Hotelführung. Eine Kapitalflussrechnung kann Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Sie in diesem Bereich auf Probleme stoßen werden.
Sie erwirtschaften vielleicht stabile Hoteleinnahmen, aber wenn Ihre Ausgaben zu hoch sind, kann es zu einem negativen Cashflow kommen. Und selbst wenn Sie profitabel sind, kann es eine Herausforderung sein, Rechnungen wie Miete/Hypothek, Löhne und Inventar zu bezahlen, wenn zu irgendeinem Zeitpunkt nicht genügend Bargeld auf Ihrer Bank landet. Deshalb ist es wichtig, Ihren Cashflow das ganze Jahr über zu kontrollieren.
Wofür wird eine Hotel-Kapitalflussrechnung verwendet?
Eine Cashflow-Prognose sagt Ihnen, wie viel Bargeld Ihr Unternehmen ein- und auszahlt. Anhand dieser Informationen können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, um Ihre Liquiditätslage zu verbessern, z. B. Ausgaben senken, neue Einnahmequellen erschließen oder Ihre Preis- und Marketingstrategien ändern.
Wenn Sie am anderen Ende der Skala sind und über einen Liquiditätsüberschuss verfügen, können Sie erwägen in Ihr Hotel zu investieren, durch Modernisierungen und Renovierungen, die Einstellung von Personal oder die Erweiterung Ihres Betriebs.
Mithilfe einer Kapitalflussrechnung können Sie feststellen, ob Sie:
- Genug Bargeld haben, um Ihre Ausgaben zu decken
- Ihre Preis- oder Marketingstrategien anpassen müssen
- Es sich leisten können, ein Upgrade oder eine Renovierung durchzuführen
- Neues Personal einstellen können (oder Personal reduzieren müssen)
- Darüber nachdenken sollten, Geld zu leihen
Elemente einer Hotel-Cashflow-Rechnung
Die beiden Kernelemente einer Hotel-Kapitalflussrechnung sind wie folgt:
- Bargeldeingang
Dies umfasst alle wesentlichen zahlungsmittelgenerierenden Aktivitäten Ihres Unternehmens, wie z. B. Zimmerbuchungen, Lebensmittel- und Getränkeverkäufe und andere Verkäufe.
- Bargeldausgänge
Darin sind alle mit dem Betrieb Ihres Hotels verbundenen Ausgaben enthalten, einschließlich Darlehen, Löhne, Gebühren, Zinsen und sonstige Kosten.
Ihr Barguthaben wird berechnet, indem Sie den Gesamtbetrag Ihrer Bargeldausgänge von Ihren Bargeldeingängen abziehen.
Beispiel einer Hotel-Kapitalflussrechnung
Hier ist ein Beispiel für eine einfache vierteljährliche Cashflow-Rechnung für ein Hotel:
Cashflow für ABC Hotel
| Juli | August | September | |
| ANFANGSBESTAND | EUR 85,000 | EUR 88,450 | EUR 105,099 |
| Bargeldeingang | |||
| Verkäufe | EUR 67,000 | EUR 64,399 | EUR 66,500 |
| Vermögensverkäufe | EUR 1,200 | EUR 0 | EUR 0 |
| Schuldscheine | EUR 2,500 | EUR 2,800 | EUR 1,300 |
| Kredite | EUR 1,400 | EUR 1,500 | EUR 1,300 |
| Gesamteingang | EUR 72,100 | EUR 68,699 | EUR 69,100 |
| Bargeldausgang | |||
| Einkäufe (Lagerbestände usw.) | EUR 10,000 | EUR 5,700 | EUR 8,500 |
| Buchhaltergebühren | EUR 800 | EUR 0 | EUR 500 |
| Werbung und Marketing | EUR 2,000 | EUR 0 | EUR 2,000 |
| Bankgebühren | EUR 100 | EUR 150 | EUR 120 |
| Gezahlte Zinsen | EUR 100 | EUR 150 | EUR 120 |
| Nebenkosten (Strom, Gas, Wasser) | EUR 6,700 | EUR 3,000 | EUR 2,500 |
| Telefon | EUR 500 | EUR 600 | EUR 500 |
| Miete | EUR 10,000 | EUR 10,000 | EUR 10,000 |
| KFZ-Kosten | EUR 2,000 | EUR 2,000 | EUR 2,000 |
| Reparaturen und Wartung | EUR 6,000 | EUR 0 | EUR 0 |
| Lizensierung | EUR 250 | EUR 250 | EUR 300 |
| Versicherung | EUR 1,200 | EUR 1,200 | EUR 1,200 |
| Einkommenssteuer | EUR 5,000 | EUR 5,000 | EUR 5,000 |
| Löhne | EUR 24,000 | EUR 24,000 | EUR 24,000 |
| Gesamtausgänge | EUR 68,650 | EUR 25,050 | EUR 56,740 |
| Monatlicher Barbestand | EUR 3,450 | EUR 16,649 | EUR 12,360 |
| SCHLUSSBILANZ | EUR 88,450 | EUR 105,099 | EUR 117,459 |
So nutzen Sie die Hotel-Gewinn- und Verlustrechnung effektiv
Eine GuV ist nicht nur ein Stück Papier; es ist ein Werkzeug, das strategische Entscheidungen vorantreiben kann. So nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil:
1. Beobachten Sie, welche Auswirkungen Ihre Ausgaben auf Ihre Nettorentabilität haben
Eine regelmäßige Überprüfung aller Kosten, von den Nebenkosten bis hin zu den Gehältern der Mitarbeiter, kann potenzielle Einsparpotenziale aufdecken. Während beispielsweise einige Kosten fix sind, kann es variable Ausgaben geben, bei denen Verhandlungen oder Alternativlösungen zu geringeren Ausgaben führen können. Insbesondere Lieferantenverträge sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
2. Verstehen Sie, ob Sie genügend Gewinn erzielen
Entspricht Ihr Gewinn nach Berücksichtigung aller Gemeinkosten den Branchen-Benchmarks? Wenn es eine spürbare Diskrepanz gibt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Preisstrategie neu kalibriert werden muss. Vielleicht besteht die Möglichkeit, Zimmerpreise während der Hauptsaison anzupassen oder spezielle Pakete einzuführen, um mehr Gäste anzulocken.
3. Optimieren Sie Ihre Vertriebs- und Marketingstrategie
Wenn viel Geld für Werbung ausgegeben wird und die Buchungen von Zimmern weniger werden, ist das ein klares Signal. Der Einsatz innovativer Marketingansätze wie personalisierte Werbeaktionen, Treueprogramme oder sogar strategische Partnerschaften kann der Katalysator sein, der Ihren Umsatz in neue Höhen treibt.
Hotel-Finanzbericht: Wichtiges Fazit
Der Jahresabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines erfolgreichen und profitablen Hotels. Obwohl verschiedene Arten von Finanzberichten unterschiedliche Informationen enthalten, bieten sie alle Einblicke in die Finanzlage Ihres Hotels.
Die drei häufigsten Arten von Jahresabschlüssen für Hotels sind:
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung
- Bilanz
- Kapitalflussrechnung (Cashflow)
Zusammengenommen können Ihnen diese drei Finanzberichte sagen:
- Ob Sie genügend Einnahmen erzielen
- Ob Ihr Hotel profitabel ist
- Wie viel Sie ausgeben
- Ob Sie genug Bargeld zur Verfügung haben, um Rechnungen zu bezahlen
- Ob Sie es sich leisten können, in Wachstum zu investieren, beispielsweise durch Renovierungen und Modernisierungen
- Ob Sie Ihre Preis- oder Marketingstrategien anpassen sollten
- Ob Sie vielleicht darüber nachdenken sollten, Geld zu leihen
Mit diesen Erkenntnissen können Sie intelligentere und wirkungsvollere Entscheidungen für Ihr Hotel treffen.
