¿Qué son los eventos de hotel?
Los eventos de hotel transforman los hoteles en centros de actividad y emoción. Estos eventos van desde elegantes conferencias corporativas hasta vibrantes bodas, cada uno ofreciendo una atmósfera única y una multitud de oportunidades. En su forma más simple, son reuniones para la conexión, y en su mejor momento, son experiencias que dejan impresiones duraderas tanto en los huéspedes del hotel como en los asistentes.
Los eventos son una oportunidad de marketing sin fin y una fuente importante de turismo. Cualquier gerente de hotel sensato utilizará los eventos para informar sus tarifas y el contenido de su sitio web.
Contenido
Ejemplos de eventos de hotel
Los hoteles en su conjunto son lugares versátiles que pueden albergar una diversa gama de eventos. Cada tipo de evento trae su propio ambiente único y conjunto de requisitos, y entender estas diferencias es clave para una gestión y organización exitosa.
Aquí hay algunos ejemplos de los tipos de eventos para los que tu hotel debe prepararse:
Conferencias y reuniones
Estos son eventos básicos en la industria hotelera. Desde pequeñas reuniones íntimas de directorio hasta conferencias internacionales a gran escala, a menudo requieren soporte tecnológico, como internet de alta velocidad y equipo audiovisual, junto con disposiciones flexibles de asientos.
Bodas
Las bodas son eventos distintivos para los hoteles, conocidos por su glamour y emoción. Exigen una atención meticulosa al detalle, desde elegantes salones de banquetes hasta servicios de catering y decoración personalizados. Los hoteles pueden ofrecer paquetes de boda integrales, incluyendo alojamiento para los invitados, para hacer que el evento sea lo más fluido y memorable posible.
Eventos corporativos
Estos pueden incluir retiros para formación de equipos, lanzamientos de productos o ceremonias de premiación. Los eventos corporativos requieren una mezcla de profesionalismo y creatividad, a menudo necesitando espacios tanto para presentaciones formales como para networking informal.
Exposiciones
Los hoteles que organizan exposiciones deben tener amplio espacio para exhibiciones, buen flujo de tráfico peatonal y un sólido apoyo logístico. Estos eventos son oportunidades para que las empresas muestren sus productos o servicios, atrayendo tanto a profesionales de la industria como al público.
Eventos deportivos
Accommodating sports teams or hosting sports-related events, like post-match functions, requires understanding the unique needs of athletes and fans. For athletes, this may mean offering nutritious meal options, ample storage for equipment, and relaxation facilities. For fans, this could include offering special packages designed specifically for the event they’re attending.
Eventos de networking
Estos eventos son todos sobre conexiones. Los hoteles pueden crear un ambiente acogedor y relajado con refrigerios y asientos cómodos para facilitar excelentes discusiones. A menudo estos se combinan con otros eventos y exposiciones, así que si estás planeando un evento corporativo o una exposición, asegúrate de tener también un espacio adecuado para una oportunidad de networking posterior al evento.
Retiros de salud y bienestar
Una tendencia emergente en la industria hotelera, estos retiros se centran en la relajación y rejuvenecimiento. Pueden incluir sesiones de yoga, talleres de meditación y menús enfocados en la salud. Proporcionar un ambiente tranquilo junto con instalaciones de bienestar puede hacer que estos eventos sean un gran éxito. Esta es una gran oportunidad para aprovechar al máximo los gimnasios y espacios de ejercicio en el lugar, así como la espléndida naturaleza local. Al igual que los eventos de networking, los retiros de salud y bienestar a menudo vienen acompañados de conferencias, charlas y talleres.
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¿Qué hace un gerente de eventos en un hotel?
Un gerente de eventos de hotel juega un papel fundamental en la organización de eventos dentro del entorno hotelero. Sus responsabilidades abarcan todo el ciclo de vida de un evento, desde las etapas iniciales de planificación hasta la ejecución y el análisis posterior al evento. Este rol exige una mezcla de creatividad y habilidades organizativas meticulosas, asegurando que cada evento se alinee con los estándares del hotel y las expectativas del cliente.
En la gestión de eventos hoteleros, el gerente actúa como enlace entre el hotel y el cliente, coordinando con varios departamentos como catering, limpieza y soporte técnico para ofrecer una experiencia perfecta. También deben gestionar presupuestos, negociar con proveedores y manejar cualquier desafío imprevisto que surja durante los eventos. En última instancia, un gerente de eventos de hotel es clave para crear eventos memorables y exitosos que mejoren la reputación del hotel y la satisfacción de los huéspedes..
Cómo gestionar eventos de hotel
1. Planificación
La planificación efectiva es la piedra angular de una gestión exitosa de eventos hoteleros. Implica establecer objetivos claros, elegir el lugar adecuado dentro del hotel y determinar el formato y contenido del evento. La planificación detallada asegura que cada aspecto, desde el flujo de invitados hasta las necesidades tecnológicas, se aborde cuidadosamente con suficiente anticipación.
Consejo: Utiliza herramientas digitales de gestión de eventos. Estas herramientas pueden optimizar el proceso de planificación, desde la programación hasta el registro de invitados. Proporcionan una plataforma centralizada para realizar el seguimiento de todos los detalles del evento, asegurando que no se pase por alto nada y mejorando la colaboración entre los miembros del equipo.
2. Presupuesto
Un aspecto crucial de la gestión de eventos hoteleros es mantener un presupuesto integral y realista. Esto abarca todos los costos, incluyendo el lugar, el catering, el personal y el equipo. Mantener el control del presupuesto durante las etapas de planificación y ejecución es esencial para asegurar la rentabilidad mientras se ofrecen experiencias de alta calidad.
Consejo: Siempre incluye un fondo de contingencia en tu presupuesto. Los gastos inesperados son comunes en la planificación de eventos. Asignar alrededor del 10% de tu presupuesto total para costos imprevistos puede ayudarte a manejar estas sorpresas sin comprometer la calidad del evento o exceder el presupuesto.
3. Precios y marketing
Desarrollar un modelo estratégico de precios es clave para atraer al público adecuado mientras se maximizan los ingresos. Junto con esto está la necesidad de estrategias efectivas de marketing, que pueden incluir publicidad digital, promoción en redes sociales y aprovechamiento de alianzas locales, para asegurar que el evento llegue a su público objetivo y logre la máxima asistencia.
Consejo: Aprovecha las redes sociales para el marketing dirigido. Crea contenido atractivo que destaque los aspectos únicos de tu evento e instalaciones hoteleras. Utiliza anuncios dirigidos para llegar a posibles asistentes según intereses, ubicación y otros datos demográficos para aumentar la exposición y las reservas del evento..
4. Personal para eventos hoteleros
El éxito de un evento depende en gran medida de tener un equipo capacitado y bien preparado. Esto incluye a todos, desde el gerente del evento hasta el personal de catering y soporte técnico. La capacitación adecuada y la comunicación clara de roles y expectativas son vitales para asegurar una operación fluida y un excelente servicio al cliente.
Consejo: Realiza sesiones de capacitación específicas para cada rol. Antes del evento, asegúrate de que cada miembro del equipo comprenda sus responsabilidades y cómo contribuyen al éxito del evento. Esta claridad en los roles y expectativas puede mejorar significativamente la eficiencia y la calidad del servicio.
5. Seguridad y protección
Garantizar la seguridad y protección de todos los asistentes y personal es primordial. Esto implica implementar protocolos estrictos de seguridad, planes de preparación para emergencias y cumplimiento con las regulaciones de salud y seguridad. La capacitación regular del personal en estas áreas es esencial para manejar cualquier situación que pueda surgir de manera eficiente y efectiva.
Consejo: Realiza simulacros regulares de respuesta a emergencias. Asegúrate de que todo el personal esté familiarizado con los procedimientos de emergencia, incluyendo rutas de evacuación, procesos de primeros auxilios y protocolos de comunicación. Los simulacros regulares ayudan a preparar a tu equipo para responder efectivamente en caso de cualquier emergencia, garantizando la seguridad de los huéspedes..
Ya sea que tu hotel esté ubicado en un punto turístico importante y pueda capitalizar grandes eventos como los Juegos Olímpicos, o sea más pequeño y dependa de ocasiones mundiales como el Día de San Valentín, siempre hay algo que puedes readaptar para crear promociones, impulsar reservas y generar ingresos adicionales. Tanto los eventos locales como los globales están constantemente en el horizonte para proporcionar nuevas oportunidades cada año.
Hay algunas formas en las que puedes usar un evento para impulsar la popularidad de tu hotel y ajustar tus tarifas, dependiendo del evento en cuestión y lo que estén haciendo tus competidores.
1. Convierte tu hotel en una fuente de información
Puede ser simplemente cuestión de escribir una publicación sobre un evento local, proporcionando detalles y preguntas frecuentes. Esto mejorará tu SEO y atraerá a huéspedes potencialmente muy agradecidos a tu sitio web.
Los ejemplos podrían incluir escribir sobre un festival de música y publicar la ubicación/direcciones, horarios, regulaciones y atracciones. Las personas que buscan asistir al evento pueden encontrar esta información en tu sitio y decidir reservar alojamiento contigo al mismo tiempo.
Hacer tu propia investigación también te dará una idea de cuántas personas se espera que asistan y por cuánto tiempo, para que puedas optimizar tu ocupación y mantener un ojo en las tarifas de tus competidores con una herramienta de inteligencia de precios.
2.Utiliza promociones y extras inspirados en eventos para atraer reservas
Algunos eventos son universales, como Halloween o Navidad, y no necesitan más explicación.
Aún puedes impulsar tus reservas ejecutando promociones temáticas, ofreciendo especiales o agregando extras relacionados para alimentar el entusiasmo de los huéspedes y capitalizar el fervor que siempre rodea tales ocasiones.
Por ejemplo, en Halloween podrías ofrecer extras como chocolate u otros dulces, o realizar un concurso de disfraces.
Con una buena herramienta de inteligencia de precios, sabrás si tus competidores están haciendo lo mismo y ajustarás tu estrategia en consecuencia, lo que significa que te mantendrás a la par con propiedades similares.
3. Usa las redes sociales para involucrar a los huéspedes
Comúnmente el público seguirá ciertos eventos en redes sociales como Facebook donde tendrán sus propias páginas. Publicar tu propio contenido sobre el evento o mencionarlo a tus seguidores conectará tu hotel con ese evento.
Si ya tienes huéspedes que están asistiendo a un evento, anímalos a compartir sus experiencias de su estadía a través de fotos y videos con tu hashtag y el hashtag del evento.
Esta es una forma poderosa de marketing porque todos los que vean las publicaciones asociarán el momento agradable en tu hotel con el evento. Actuará como una recomendación, una de las formas más efectivas de influir en los viajeros.
4. Crea un evento de Facebook
Más de 550 millones de personas están usando Eventos de Facebook cada mes, lo que significa que el potencial para atraer interés es bastante alto, incluso si tu página tiene pocos seguidores.
Hay cuatro beneficios de crear una página de evento:
- Puedes invitar fácilmente a invitados de tu lista de amigos al evento
- Hace que tu evento sea descubrible para los amigos de los asistentes
- Las personas que asistirán al evento recibirán recordatorios antes del evento para que no lo olviden
- Si te asocias con alguien para el evento, también tendrás acceso al tráfico que ellos atraigan
Puede parecer obvio, pero necesitas ser vigilante en promover tu evento en tu propia página previo a la fecha de ocurrencia. Hay algunas formas en las que puedes hacer esto:
- Crear contenido para apoyar el evento del hotel: Contenido relevante e interesante para involucrar a los espectadores puede funcionar muy efectivamente para hacer que las personas se inscriban en tu evento de hotel. Cuando publiques contenido relacionado, siempre incluye un enlace a tu sitio web o página del evento.
- Realizar un concurso: Para generar conciencia e interés en el evento del hotel, puedes realizar un concurso para regalar entradas gratuitas o poner a las personas en un sorteo de premios que se otorgará el día del evento. Esto ayudará a ampliar aún más el alcance del evento.
- Usar un nombre de evento más corto: Dado que el 54% de los usuarios de Facebook solo lo usa a través del móvil, quieres un nombre de evento que no se corte en su pantalla.
Facebook te permite crear anuncios específicamente para eventos de hotel. Usa anuncios para dirigirte a usuarios cuyos intereses coincidan con tu evento, o personas en el área local que aún no están conectadas contigo. También puedes usar remarketing con personas que han mostrado interés pero aún no han confirmado su asistencia.
5. Publicidad dirigida
Planificar un evento de hotel con anticipación contribuirá en gran medida a asegurar más reservas, y la publicidad previa a un evento es una forma de hacerlo. Incluso puedes hacerlo a través de las redes sociales como se explica aquí.
Elige un evento popular que se realizará cerca de ti, por ejemplo una producción teatral, y crea un anuncio de Facebook que redirija a tu sitio web cada vez que se haga clic. Es vital definir tu audiencia primero, para que sepas a quién dirigirte y convertir a tantos visitantes en clientes que reservan como sea posible.
Sin embargo, antes de hacer esto necesitas estar equipado para aceptar reservas directas de todo este tráfico. Sin un motor de reservas funcional e integrado, como el motor de reservas de SiteMinder, o un sitio web optimizado, no tendrá sentido.
6.Responde a la demanda del mercado para aumentar los ingresos
Los eventos generalmente crean una afluencia de turistas y una gran oportunidad para que los hoteles alcancen el 100% de ocupación.
Naturalmente, seguirán algunos ingresos significativos, pero necesitas estar al tanto de las tarifas y niveles de ocupación de tus competidores para asegurar que te mantienes competitivo y ofreces valor por el dinero.
Usar la función de insights de SiteMinder te permitirá saber cuándo otros hoteles han aumentado o disminuido sus tarifas y cuándo su disponibilidad ha llegado a cero. Esto te permite optimizar tus tarifas en todo momento para obtener más reservas e ingresos consistentemente altos.
