Cos’è l’integrazione del sistema di gestione della proprietà?
Un sistema di gestione della proprietà integrato si connette perfettamente ad altri software come channel manager, motori di prenotazione online o elaborazione dei pagamenti e permette di gestirli al meglio.
Il sistema di gestione della proprietà è lo strumento che tiene in vita il tuo hotel aiutandoti a controllare, automatizzare e velocizzare un’ampia gamma di operazioni e procedure.
Le sue potenzialità aumentano notevolmente se gli vengono affiancati altri sistemi, in modo da creare un’unica piattaforma su cloud da cui poter gestire tutte le attività.
Questa integrazione bidirezionale è un passaggio cruciale, che consente agli hotel di rimanere competitivi all’interno di un mercato online in continua espansione. Grazie a questa integrazione è possibile unificare tutti i dipartimenti fondamentali quali vendite, gestione del sistema di reception, servizio di pulizie, nonché gestione di pagamenti e profitti.
La concorrenza nel mercato delle prenotazioni online infatti è serrata più che mai. Oggi, chi prenota un hotel ha accesso a un’enorme quantità di informazioni rispetto al passato, grazie a siti web dove è possibile paragonare offerte differenti (canali di meta ricerca), motori di ricerca e agenzie di viaggio online. Chiunque stia organizzando il suo prossimo soggiorno ha a disposizione una passeggiata virtuale infinita tra milioni di vetrine, prodotti e confezioni differenti.
Per questo motivo, le strutture ricettive dovrebbero commercializzare le proprie camere e tariffe su quante più agenzie di viaggio online possibile, al fine di aumentare le probabilità di catturare questi viaggiatori così “volubili”.
Fino ad ora, gli alberghi sono stati limitati sia nel tempo che nelle risorse necessarie a gestire manualmente più canali online.
Le nuove tecnologie di distribuzione, tuttavia, permettono agli hotel di gestire in maniera più proficua il proprio tempo e risorse, permettendo agli albergatori di concentrarsi sull’amplificare la propria portata di mercato grazie all’integrazione del loro sistema di gestione della proprietà (PMS) o sistema centrale di prenotazione (CRS) con i canali di prenotazione.
La capacità del sistema PMS di raccogliere e condividere dati rilevanti con altri sistemi interni, compresi i dati provenienti da canali esterni, elimina qualsiasi necessità di dispendiose operazioni manuali da parte tua. Ecco perché è importante utilizzare un sistema PMS con forte connettività e cercare grandi fornitori tecnologici leader del settore per gli altri sistemi.
Indice
Integrazione tra PMS e channel manager
L’integrazione bidirezionale con un channel manager di alto livello è fondamentale per ottenere un vantaggio competitivo, offrire agli ospiti un servizio migliore e mantenere la redditività a lungo termine.
Come funziona l’integrazione bidirezionale
Un channel manager affidabile è l’anello mancante nella catena costituita da sistema gestionale (PMS), sistema centrale di prenotazione (CRS), sistema di gestione dei ricavi (RMS) e canali di prenotazione scelti.
Le informazioni sono istantaneamente inviate tramite questo collegamento bidirezionale dall’hotel alle agenzie di viaggio online come Expedia, Booking.com, HRS, Hotelbeds, Orbitz e Agoda.
All’arrivo di una prenotazione, l’inventario viene automaticamente aggiornato nel PMS, consentendoti di risparmiare tempo prezioso altrimenti dedicato all’inserimento manuale dei dati.
Nel frattempo, restrizioni, disponibilità e tariffe vengono inviate automaticamente e in tempo reale dal PMS ai vari canali online dell’hotel. Gli albergatori possono quindi trarre il massimo dal proprio inventario e aumentare i profitti senza rischiare l’overbooking.
L’integrazione bidirezionale taglia i costi di acquisizione in maniera sostanziale; dal momento che ogni prenotazione viene elaborata in maniera automatica, l’hotel ha più tempo da dedicare ai clienti e a soddisfare i loro desideri.
Ci sono molti vantaggi nell’integrazione bidirezionale. Essa infatti permette di salvaguardare quelle entrate che andrebbero altrimenti perse a causa di cancellazioni effettuate in ritardo, così come di aumentare i profitti sfruttando al massimo la visibilità in linea, grazie all’aggiornamento automatizzato di inventario e tariffe.
La vita senza integrazione PMS
Ecco cosa aspettarsi senzaun channel manager integrato con un PMS:
- La distribuzione manuale dell’inventario e delle tariffe su più canali online è estremamente dispendiosa in termini di tempo, soggetta a errori e molto impegnativa.
- Il processo di aggiornamento dell’inventario e delle tariffe tra le OTA NON avviene in tempo reale.
- Ciò causa certamente problemi di overbooking e di doppie prenotazioni.
- Non hai alcuna garanzia di vendere l’intero inventario.
Al contrario, integrando un channel manager con PMS, avrai i seguenti vantaggi:
- L’automazione dell’inventario e della distribuzione delle tariffe rende il processo velocissimo, preciso ed estremamente efficiente.
- La comunicazione bilaterale tra PMS e channel manager avviene in tempo reale.
- C’è una riduzione garantita dell’overbooking e delle doppie prenotazioni grazie agli aggiornamenti in tempo reale.
- In questo modo potrai esporre il cartello “Tutto esaurito” molto più spesso!
Sembra fantastico, vero? Ora approfondiamo i vantaggi dell’integrazione tra PMS e channel manager.
Vantaggi dell’integrazione tra PMS e channel manager
I vantaggi di combinare il tuo sistema di gestione della proprietà con un channel manager sono molti, in particolare per quanto riguarda l’aumento delle prenotazioni, la riduzione dell’overbooking e delle doppie prenotazioni e il miglioramento della visibilità del brand.
Diamo un’occhiata a quattro vantaggi principali:
1. Vendi le camere su tutti i canali di prenotazione
I channel manager aggiornano le tue tariffe e le tue disponibilità in tempo reale su tutti i canali in cui sono presenti le tue camere. Ciò significa che non ci sono restrizioni per quanto riguarda il numero di canali a cui connetterti per vendere il tuo inventario.
2. Risparmia tempo
Channel manager e PMS elaboreranno e aggiorneranno insieme le prenotazioni. In questo modo non dovrai farlo tu. Lo stesso vale per le cancellazioni: ogni camera nuovamente disponibile potrà essere riprenotata nel giro di pochi minuti.
3. Riduci gli errori
Le doppie prenotazioni e l’overbooking sono un grosso problema per gli albergatori che gestiscono la propria struttura a mano. Semplicemente, è troppo difficile gestire i canali e le prenotazioni in modo tempestivo quando si ha a che fare con più extranet. Un channel manager automatizzato e istantaneo può evitarti parecchi mal di testa.
4. Più prenotazioni da ospiti internazionali
Con l’aiuto di un channel manager la piena occupazione sarà un traguardo più facilmente raggiungibile. La connessione a numerosi canali consente di ampliare la fetta di mercato a cui si rivolge la tua struttura, abbattendo qualsiasi confine geografico, e allo stesso tempo di puntare a uno specifico segmento di ospiti qualora lo desiderassi.
Sfatiamo i miti sui sistemi di gestione della proprietà e l’integrazione
Alcuni albergatori sono riluttanti ad adottare nuove tecnologie o a utilizzare nuovi sistemi per paura di cambiare o di abbandonare processi che, secondo loro, funzionano bene.
La maggior parte di queste preoccupazioni o supposizioni sono infondate. Ecco cosa abbiamo visto:
1. Pensi che la tecnologia basata sul cloud sia poco chiara o difficile da usare
Essendo poco tangibile e apparentemente eterea, alcuni albergatori pensano che la tecnologia basata su cloud sia troppo difficile da utilizzare e gestire. È vero il contrario. Un PMS ti consente di conservare tutto in un’unica posizione e di non perdere mai i tuoi dati. Puoi accedere ai tuoi dati ovunque: basta una connessione a Internet.
Molte delle attività che esegui utilizzando diversi programmi o registri possono essere eseguite da un’unica posizione con un PMS completamente integrato. Ciò significa che puoi collaborare meglio con altri dipendenti che hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni.
2. Temi che i dati sensibili non siano al sicuro e che siano vulnerabili
Sebbene le informazioni nel tuo PMS cloud non siano tenute sotto chiave, sono crittografate e sottoposte a backup. Nessun dato è salvato “localmente”; quindi, anche se hai problemi con il computer o perdi il portatile, potrai comunque accedere ai tuoi dati.
Con i dati in cloud non devi preoccuparti di virus o bug, e gli hacker hanno molte meno probabilità di successo grazie ai firewall e ai gateway di autenticazione.
3. Il software che usi attualmente funziona bene, proprio come la tecnologia basata sul cloud.
È improbabile che sia vero e, anche se lo fosse, ciò non durerà a lungo. Il software cloud è costantemente aggiornato e sviluppato; gli utenti ottengono automaticamente i vantaggi inclusi nella tariffa mensile.
Se il tuo server non è aggiornato, diventa lento e vulnerabile. L’aggiornamento richiede più tempo, costi più elevati e deve essere eseguito a intervalli molto più brevi.
4. Pensi che un PMS online sia utile solo per gli hotel più grandi
In realtà, gli albergatori indipendenti o quelli più piccoli sono spesso più a corto di tempo di chiunque altro. Con meno personale e più responsabilità, il tempo e i problemi risparmiati utilizzando un PMS basato sul cloud sono fondamentali e possono fare la differenza tra ottenere le prenotazioni necessarie per l’occupazione massima o perdere entrate per camere vuote.
5. Pensi che la tecnologia alberghiera sia troppo costosa
In realtà, i sistemi basati sul cloud sono molto economici. Non hai bisogno di hardware aggiuntivo, soluzioni di backup, licenze, aggiornamenti, correzioni. Il processo di configurazione non richiede tempi lunghi e, con il tempo risparmiato, puoi impiegare più risorse per aumentare il livello di soddisfazione dei clienti e i flussi di fatturato.
Come individuare e scegliere il sistema PMS adatto al tuo hotel
Per ottenere il massimo dalla tua connessione PMS, devi cercare il fornitore migliore e più aggiornato sul mercato.
Oggi i migliori sistemi di gestione della proprietà offrono molto di più di semplici funzioni fondamentali come la registrazione degli ospiti, la manutenzione dell’inventario, il servizio pulizie e la contabilità. Alcuni esempi sono l’impatto sui servizi al cliente, la fedeltà e l’esperienza degli ospiti, che possono migliorare notevolmente.
Qualsiasi decisione importante dovrebbe essere presa passando prima per un PMS.
Nella scelta di un PMS di qualità, gli albergatori devono rispondere a tre importanti domande:
- Quanto miglioreranno risparmio di tempo, efficienza e precisione?
- Quanto aumenteranno i ricavi?
- Miglioreranno l’esperienza dell’ospite e la sua potenziale fedeltà?
Inoltre, nel prendere la decisione, è necessario considerare alcune caratteristiche fondamentali:
1. Funzionalità relative all’iscrizione, alla contabilità degli ospiti e alla gestione delle prenotazioni
Le applicazioni dedicate agli ospiti sono molto importanti per gli albergatori, soprattutto per quanto riguarda l’acquisizione delle prenotazioni, il check-in o il check-out e l’integrazione con altri canali come i servizi in camera, i sistemi di prenotazione centralizzati e gli agenti di viaggio online.
2. Funzionalità relative al servizio di pulizia
La soddisfazione degli ospiti può essere influenzata da molti fattori, tra cui il servizio di pulizia. Se una camera non è pulita bene o nei tempi giusti, se il servizio in camera e altre richieste non vengono soddisfatte, una recensione negativa è dietro l’angolo. Un PMS di buon livello ti aiuterà a organizzare questi processi salvando i dati e creando profili personalizzati degli ospiti.
3. Tecnologia e integrazione dei dati
In quanto parte fondamentale delle operazioni quotidiane, è essenziale che il PMS si integri facilmente con le altre tecnologie come un channel manager e con le fonti di dati, per garantire che tutto funzioni senza intoppi.
4. Funzionalità per dispositivi mobili
L’ottimizzazione per dispositivi mobili è una componente fondamentale di qualsiasi tecnologia alberghiera e comprende i processi che fanno parte del sistema di gestione della proprietà, come il check-in da dispositivi mobili e la comunicazione con il personale.
5. Caratteristiche relative punto vendita
Un sistema di pagamento integrato con un PMS è perfetto per l’elaborazione di piccole spese come biglietti per i mezzi di trasporto, biglietti per le attrazioni, francobolli o altri articoli vari.
6. Report sulle prestazioni
La visibilità dei fattori chiave della performance e dei ricavi della tua struttura è essenziale per una strategia di business di successo. La mole di dati di cui dispongono gli alberghi è inestimabile e un buon PMS disporrà di funzionalità di report.
7. Configurazione, assistenza e formazione
Un nuovo PMS introdurrà probabilmente un rapporto a lungo termine con il fornitore di tecnologia alberghiera, quindi è fondamentale che la tua struttura acquisisca un livello adeguato di esperienza per formarti e assisterti.
PMS Finder: la soluzione di SiteMinder per connettere i sistemi di gestione della proprietà e gli albergatori
SiteMinder ha reso più facile per gli hotel trovare un sistema PMS adatto grazie alla caratteristicaPMS Finder. Qui troverai un’intera gamma di sistemi di gestione della proprietà collegati, configurati per tutti i tipi di strutture specifiche e requisiti di funzionalità.
Basta inserire il proprio paese e il numero di camere e il sistema fornirà un elenco di potenziali fornitori PMS che potrai esaminare. In alternativa, puoi impostare filtri in base alle tue preferenze per visualizzare i PMS con caratteristiche specifiche o mirate, in base alle caratteristiche della tua proprietà.
È il modo perfetto di combinare la potenza della tecnologia di SiteMinder con un sistema di gestione della proprietà affidabile e di qualità.
Due esempi sono roomMaster Anywhere e Preno.
roomMaster afferma che con PMS Finder gli hotel li trovano molto più facilmente e che i vantaggi di utilizzare SiteMinder e RoomMaster insieme sono enormi.
“Con la soluzione PMS più adatta alle nostre attività quotidiane sfruttiamo tutta la potenza di SiteMinders. Non c’è niente di peggio di una soluzione all-in-one che in realtà ti dà solo la metà di ciò di cui hai bisogno.”
Anche Preno è d’accordo, grazie alle solide relazioni con gli albergatori che sono in grado di risparmiare circa 90 ore al mese utilizzando il PMS.
“[SiteMinder e Preno sono] due prodotti altamente specializzati e leader nei rispettivi settori. Preno e SiteMinder funzionano con gli stessi principi di produzione e innovazione e, soprattutto, ci permettono di offrire un’assistenza di alto livello ai nostri clienti.”
Se sei un albergatore e desideri avvalerti di potenti sistemi di gestione della proprietà grazie all’integrazione con SiteMinder, utilizza PMS Finder per accedere rapidamente alle opzioni a tua disposizione.
