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Integración del PMS del hotel: por qué es clave para un negocio hotelero eficaz

  Publicado en Distribución

¿Qué es la integración del PMS?

La integración del Sistema de gestión hotelera (PMS) hace referencia a que su PMS se conecte y funcione sin problemas con su otro software, como el gestor de canales (también conocido como «channel manager») del hotel, el motor de reservas en línea o el procesamiento de pagos.

Su sistema de gestión hotelera debería ser la parte fundamental de su establecimiento para cumplir con las funciones de control y automatización, y abarcar así una amplia gama de procesos operacionales.

Además, la posibilidad de integrarlo con otras herramientas aumenta su eficacia y le permite crear un centro de control de su negocio en la nube.

La integración bidireccional es una herramienta esencial para los hoteleros que quieren seguir siendo competitivos en el masificado mercado online de nuestros días. La integración permite la convergencia de departamentos esenciales como ventas, recepción, servicio de limpieza, procesamiento de pagos y gestión de ingresos.

La competición en el espacio de reservas en línea es cada vez más dura. Quienes reservan un hotel hoy en día tienen acceso a grandes cantidades de información mediante sitios web de comparación (canales metabuscadores), motores de búsqueda y agencias de viajes en línea. Ahora más que nunca, utilizan más de un motor de reservas para planificar su viaje.

Así pues, tiene sentido que los proveedores de alojamiento publiquen su inventario de habitaciones y sus tarifas en tantas agencias de viajes en línea como puedan. Es una forma de aumentar las posibilidades de captar a los potenciales huéspedes menos constantes.

Hasta este momento, los hoteles se han visto limitados por el tiempo y el esfuerzo que lleva gestionar varios canales en línea.

No obstante, la nueva tecnología de la distribución está liberando recursos para los hoteles, lo que permite a los hoteleros concentrarse en ampliar su alcance comercial mediante la integración de su Sistema de gestión hotelera (PMS) o Sistema central de reservas (CRS).

La capacidad de su PMS para aceptar y compartir datos relevantes con otros sistemas internos, incluidos los datos de canales externos, elimina cualquier necesidad de trabajo manual que requiera mucho tiempo de su parte. Por eso es tan importante usar un PMS con una conectividad sólida y buscar grandes proveedores de tecnología líderes en la industria para sus otros sistemas.

Table of contents

Integración del PMS con el Gestor de canales

El galardonado Gestor de canales de SiteMinder para hoteles lo ayudará a incrementar las ventas en línea, optimizar los procesos de negocios y reducir el costo de captación de huéspedes. Además, nos integramos con más de 300 PMS en todo el mundo: ¡más que ningún otro gestor de canales!

La integración bidireccional con un gestor de canales es esencial si quieres obtener una ventaja competitiva para atender mejor a los huéspedes y mantener la rentabilidad a largo plazo.

Cómo funciona la integración bidireccional

Al usar un gestor de canales, se crea un vínculo entre el PMS/CRS del hotel y el sistema de gestión de ingresos (RMS), y los canales de reservas que haya elegido utilizar.

Mediante esta conexión bidireccional, la información se intercambia al instante entre el hotel y las agencias de viajes en línea (OTA), como Expedia, Booking.com, HRS, Hotelbeds, Orbitz y Agoda.

Cuando se reserva una habitación en uno de estos canales, el PMS del hotel se actualiza automáticamente, dejando atrás el tedioso proceso de introducir cada reserva de forma manual.

Mientras tanto, el PMS envía automáticamente las tarifas en tiempo real, la disponibilidad y las restricciones a los diversos canales en línea del hotel. Ahora, los hoteleros pueden maximizar su inventario de habitaciones y sus ingresos sin miedo a las sobrerreservas.

La integración bidireccional genera una gran reducción en el coste de adquisición; por cada reserva que se rellena automáticamente, el hotel gana tiempo que puede dedicar a sus huéspedes e invertir en su experiencia general.

Hay muchas otras ventajas asociadas con la integración bidireccional, como la retención de los ingresos que, de otro modo, se perderían debido a las cancelaciones con retrasos, así como el aumento de los ingresos al maximizar la exposición en línea con un inventario automatizado y tarifas actualizadas.

La vida sin la integración PMS

Esto es lo que puede esperar si no tiene un gestor de canales integrado con un PMS:

  1. La distribución manual del inventario y de las tarifas a través de múltiples canales en línea consume demasiado tiempo, puede contener errores y es desgastante.
  2. El proceso de actualizar tarifas e inventarios en las OTA NO se realiza en tiempo real.
  3. Esto genera sobrerreservas y problemas con reservas duplicadas.
  4. No hay garantía de vender todo su inventario.

Por el contrario, al integrar un gestor de canales con su PMS, disfrutará de los siguientes beneficios:

  1. La automatización del inventario y de la distribución de tarifas hace que el proceso sea extremadamente rápido, preciso y eficaz.
  2. La comunicación directa entre el gestor de canales y el PMS se realiza en tiempo real.
  3. Reducción garantizada de las sobrerreservas y las reservas duplicadas gracias a las actualizaciones en tiempo real.
  4. ¡Estará más emocionado que nunca por colgar el cartel de “Agotado”!

Suena genial, ¿verdad? Ahora profundicemos en los beneficios de la integración del PMS y el gestor de canales.

Beneficios de la integración del PMS y el gestor de canales

Las ventajas de combinar su sistema de gestión hotelera con un gestor de canales son muchas, especialmente en lo que respecta al aumento de las reservas, la reducción del exceso de sobrerreservas y las reservas duplicadas, y la mejora en la visibilidad de la marca.

Veamos cuatro ventajas principales:

1. Anuncia todas sus habitaciones en todos los canales de reserva
Los gestores de canales actualizan sus tarifas y disponibilidad en tiempo real en todos los canales en los que publique sus habitaciones, lo que significa que no hay restricciones en cuanto al número de canales en los que quiera vender su inventario.

2. Ahorra tiempo
El gestor de canales y el PMS trabajan juntos para procesar y actualizar las reservas. Lo mismo ocurre con las cancelaciones: cualquier habitación cancelada volverá a estar disponible en tan solo unos minutos.

3. Reduce errores
Las reservas duplicadas y las sobrerreservas son un gran problema para los hoteleros que gestionan su establecimiento sin estas herramientas. Es demasiado complicado administrar canales y reservas de forma ordenada cuando tiene que lidiar con varias extranets. La naturaleza automatizada e instantánea de un gestor de canales hace que estos dolores de cabeza sean cosa del pasado.

4. Atraiga más huéspedes internacionales
Su gestor de canales aumentará la visibilidad de su marca. Le ofrece la posibilidad de conectar con más canales, por lo que podrá llegar a un público más amplio en un radio de acción también mayor, y lo ayudará a centrarse en el grupo específico de viajeros que prefiera.

Acabando con los mitos de los sistemas de gestión hotelera y la integración

Algunos hoteleros no quieren adoptar la tecnología o comenzar a usar sistemas nuevos por miedo a cambiar o perder los procesos que creen que ya están funcionando.

Muchas de las preocupaciones o suposiciones no tienen fundamentos. Esto es lo que hemos visto:

1. Cree que la tecnología basada en la nube es confusa o difícil de usar
Debido a que es intangible y parece flotar en el aire, algunos gerentes de hoteles creen que el uso de la tecnología en la nube será difícil de aprender y demasiado confuso como para seguir el rastro. La realidad es totalmente opuesta. Un PMS le permite mantener todo en un solo lugar y nunca puede perderse. Puede acceder a sus datos desde cualquier lugar siempre que tenga Internet.

Todas las tareas que realiza usando varios programas o libros se pueden realizar desde una ubicación central con un PMS completamente integrado. Esto también significa que puede colaborar mejor con otros miembros del personal que necesitan acceder a la misma información.

2. Le preocupa que los datos confidenciales estén inseguros y vulnerables
Aunque la información en la nube de su PMS no se mantiene bajo llave, se cifra y se realiza una copia de seguridad. Nada se almacena “in situ”, por lo que aunque se rompa su ordenador o se pierda el portátil, sus datos seguirán siendo accesibles.

Con los datos en la nube no tiene que preocuparse por virus o fallas, y es mucho menos probable que los jáquers tengan éxito gracias a los cortafuegos y a los accesos con autenticación.

3. Su software actual funciona igual de bien que la tecnología basada en la nube
Es poco probable que esto sea cierto, e incluso si lo es, no lo será por mucho tiempo. El software en la nube se actualiza y evoluciona de manera constante, lo que significa que los usuarios obtienen automáticamente los beneficios incluidos en su cuota mensual.

Si su servidor actual no se actualiza, se vuelve lento y vulnerable, además de que actualizarlo requiere tiempo adicional y un costo mayor en el que se debe incurrir con demasiada frecuencia.

4. Cree que un PMS web solo es adecuado para hoteles grandes
La realidad es que los hoteleros más pequeños o independientes suelen estar más ajustados que nadie. Con menos personal y más responsabilidades, el tiempo y las molestias que se ahorran al usar un PMS basado en la nube es vital y podría hacer la diferencia entre conseguir las reservas necesarias para la ocupación máxima o perder ingresos en habitaciones vacías.

5. Cree que la tecnología hotelera es demasiado cara
Los sistemas basados en la nube son muy rentables. Nunca necesitará hardware adicional, soluciones de problemas, licencias, actualizaciones ni reparaciones. Tampoco hay un proceso de configuración largo y, con el tiempo que ahorra al utilizarlo, puede destinar más recursos a aumentar la experiencia de los huéspedes y los flujos de ingresos.

Cómo encontrar y elegir el PMS indicado para su hotel

Para aprovechar al máximo su conexión de PMS, necesita investigar el mejor y más reciente proveedor del mercado.

Los mejores sistemas de gestión hotelera pueden abarcar más que solo las funciones básicas como el registro de huéspedes, el mantenimiento del inventario, la limpieza y las finanzas. Un ejemplo es el impacto en los servicios a los huéspedes, la lealtad y la experiencia, lo que puede mejorar drásticamente.

No se tomará ninguna decisión crítica sin pasar antes por el PMS.

Cuando se busca una conexión PMS de calidad, los hoteleros deben tener en cuenta tres preguntas importantes:

  • ¿Cuánto mejorarán los aspectos de ahorro de tiempo, eficiencia y precisión?
  • ¿Qué mejora se aplicará a los ingresos?
  • ¿Mejorará la experiencia de los huéspedes y su posible lealtad?

Además, estas son algunas de las características necesarias que deben tener en cuenta al considerar su decisión:

1. Capacidades de registro, contabilidad de huéspedes y gestión de reservas
Las aplicaciones orientadas a los huéspedes son muy importantes para los hoteleros en cuanto a la captación de reservas, el registro de entrada o salida y la integración con otros canales como sistemas en las habitaciones, sistemas centrales de reserva y agentes de viaje en línea.

2. Características del servicio de limpieza
La satisfacción de los huéspedes puede verse afectada por muchos factores, como el del servicio de limpieza. Si una habitación no se limpia correctamente o en tiempo y forma, o si no se satisface el servicio a la habitación y otras solicitudes, lo más probable es que reciba comentarios negativos. Un buen PMS ayudará a organizar este proceso almacenando datos y ayudando a crear perfiles personalizados de los huéspedes.

3. Tecnología e integración de datos
Al ser una parte clave de las operaciones diarias, es imprescindible que el PMS se integre fácilmente con sus otras tecnologías, como el gestor de canales y las fuentes de datos, para garantizar que todo funcione sin problemas.

4. Capacidades móviles
La optimización móvil es un componente vital de cualquier tecnología hotelera, e incluye los procesos involucrados en un sistema de gestión hotelera, como el registro de entrada móvil y la comunicación con el personal.

5. Características del punto de venta
Un sistema de pago integrado en un PMS es perfecto para procesar los gastos menores de los huéspedes, como boletos de transportes, boletos de atracciones, sellos de correo y otros artículos variados.

6. Informe de rendimiento
La visibilidad de los impulsores clave del rendimiento y los ingresos de su establecimiento es esencial para lograr una estrategia de negocios exitosa. La cantidad de datos que almacenan los hoteles es invaluable, y un buen PMS proporcionará capacidades de generación de informes.

7. Configuración, soporte y capacitación
Puede que un nuevo PMS introduzca una relación a largo plazo con el proveedor de tecnología hotelera, por lo que es imprescindible que su establecimiento obtenga un nivel adecuado de experiencia para capacitarlo y apoyarlo.

Buscador de PMS: cómo SiteMinder junta los sistemas de gestión hotelera con los hoteleros

SiteMinder ha facilitado a los hoteles la búsqueda de un PMS adecuado con la herramienta de Buscador de PMS. Allí encontrarás toda una gama de sistemas de gestión hotelera conectados que están configurados para todo tipo de establecimientos específicos y requisitos de funcionalidad.

Solo ingrese su país y cantidad de habitaciones para producir una lista de posibles proveedores de PMS y poder estudiarlos. O puede filtrar por sus propias preferencias para ver PMS que tengan características particulares o que estén dirigidos a su tipo de establecimiento individual.

Es la forma perfecta de combinar el poder de la tecnología de SiteMinder con un sistema de gestión hotelera de calidad y fiable.

Dos ejemplos son roomMaster Anywhere y Preno.

roomMaster dice que el buscador de PMS ha facilitado mucho la búsqueda de los hoteles, y que el beneficio de usar SiteMinder y roomMaster juntos es enorme.

“Obtiene todo el poder de la tecnología de SiteMinders con la solución PMS que mejor se adapte a su operación diaria. No hay nada peor que una solución en conjunto que solo le da la mitad de lo que necesita”.

Preno opina lo mismo, ya que le gusta establecer relaciones sólidas con los hoteleros, quienes ahorran unas 90 horas al mes al usar el PMS.

“Con SiteMinder y Preno, obtiene dos productos altamente especializados y líderes en sus campos. Preno y SiteMinder tienen principios similares en cuanto a producto e innovación y, sobre todo, valoramos ofrecer el mejor soporte a nuestros clientes”.

Si es un hotelero que busca trabajar con fuertes sistemas de gestión hotelera con la integración de SiteMinder, use el buscador de PMS para acceder rápidamente a sus opciones.

La mayor plataforma de comercio hotelero del mundo.

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