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Intégration d’un système de gestion hôtelière (PMS) : en quoi est-ce indispensable à une activité hôtelière efficace ?

  Publié dans Distribution

L’intégration d’un PMS consiste à connecter et à faire fonctionner votre PMS en toute transparence et avec d’autres logiciels, tels qu’un channel manager, un moteur de réservation en ligne, ou un système de traitement des paiements.

Votre système de gestion hôtelière (PMS) étant au cœur des opérations de votre établissement, il est essentiel qu’il vous permette d’accomplir plus efficacement certaines de vos tâches opérationnelles.

Pour tirer encore davantage parti de cet outil, vous pouvez l’intégrer à vos autres technologies et créer ainsi une plateforme de solutions technologiques connectées qui vous simplifie la gestion de votre établissement.

L’intégration bidirectionnelle est un outil essentiel pour les hôtels qui veulent rester compétitifs sur le marché en ligne moderne et massif. Une intégration rassemble donc en un endroit les départements essentiels à votre établissement tels que les ventes, la réception, le ménage, le traitement des paiements ou encore la gestion des revenus.

La concurrence est féroce dans le monde de la réservation en ligne. Les voyageurs ont désormais accès à de grandes quantités d’informations à travers les comparateurs Web (métamoteurs), les moteurs de recherche et les agences de voyages en ligne. Plus que jamais, ils ont recours à plusieurs moteurs de réservation pour planifier leur voyage.

Il est donc logique que les fournisseurs d’hébergements publient leur inventaire de chambres et leurs tarifs sur le plus grand nombre d’agences de voyages en ligne possible afin d’accroître leur chance de capter l’attention du voyageur inconstant.

Jusqu’à présent, les hôtels ont été freinés par le temps et les efforts nécessaires pour gérer manuellement plusieurs canaux en ligne.

Mais les nouvelles technologies de distribution libèrent les ressources des hôtels, ce qui permet aux hôteliers d’élargir leur portée sur le marché en intégrant leur système de gestion hôtelière (PMS) ou leur système de réservation centralisée (CRS).

La capacité de votre PMS à accepter et à partager des données pertinentes avec d’autres systèmes internes, y compris des données provenant de canaux externes, vous épargne tout traitement manuel fastidieux. C’est pourquoi il est important d’utiliser un PMS doté d’une forte connectivité et de rechercher des fournisseurs de hautes technologies pour les autres systèmes dont vous disposez.

Table of contents

Intégration du channel manager (PMS)

Le channel manager pour hôtels primé SiteMinder vous permettra d’augmenter vos revenus en ligne, de rationaliser vos processus métier et de réduire le coût d’acquisition de vos clients. De plus, nous proposons une connexion à plus de 300 PMS dans le monde, soit plus que n’importe quel autre channel manager !

Il est essentiel de disposer de l’intégration bidirectionnelle avec un channel manager performant pour obtenir un avantage concurrentiel, mieux servir les clients et rester rentable sur le long terme.

L’intégration bidirectionnelle, comment ça marche ?

Le channel manager joue le rôle d’intermédiaire entre les canaux de distribution auxquels votre hôtel est connecté et vos différents systèmes (système de gestion hôtelière [PMS], système de réservation centralisé [CRS] et système de gestion des revenus [RMS]).

Les informations sont alors échangées instantanément par le biais de cette connexion bidirectionnelle entre l’hôtel et les agences de voyages en ligne comme Expedia, Booking.com, HRS, Hotelbeds, Orbitz et Agoda.

Lorsqu’une réservation est effectuée sur l’un de ces sites, votre channel manager met automatiquement à jour votre PMS. Vous n’avez donc plus besoin d’enregistrer ces réservations et d’actualiser votre inventaire manuellement.

Par le même processus, vos tarifs, vos disponibilités et vos restrictions sont automatiquement transmis en temps réel depuis votre PMS jusqu’à vos différents canaux en ligne. Les hôteliers peuvent désormais maximiser l’inventaire et les revenus des chambres sans crainte de surréservation.

L’intégration bidirectionnelle réduit considérablement le coût d’acquisition ; pour chaque réservation automatiquement renseignée, l’hôtel peut utiliser le temps gagné pour gérer efficacement ses clients et consacrer plus de temps à leur expérience globale.

Vous pouvez également bénéficier de revenus qui, sans cette intégration, auraient été perdus à cause de délais de traitement des annulations trop longs. Enfin, vous verrez vos revenus augmenter en maximisant votre présence en ligne à l’aide de mises à jour automatiques de votre inventaire et de vos tarifs.

Vivre sans intégration au PMS

Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre si vous n’avez pas intégré de channel manager à un PMS :

  1. La vérification manuelle des inventaires et des tarifs sur plusieurs canaux en ligne demande énormément de temps, est épuisante et est source d’erreurs.
  2. Les tarifs et l’inventaire des agences de voyages en ligne ne sont PAS mis à jour en temps réel.
  3. Cela entraîne des problèmes de surréservation et de réservations en double.
  4. Rien ne garantit que vous parviendrez à vendre l’intégralité de votre inventaire.

Au contraire, en intégrant un channel manager à votre PMS, vous bénéficierez des avantages suivants :

  1. L’automatisation de l’inventaire et de la distribution des tarifs rend le processus très rapide, précis et extrêmement efficace.
  2. La transmission depuis et vers le channel manager et le PMS a lieu en temps réel.
  3. Diminution garantie du nombre de surréservations et de réservations en double grâce aux mises à jour en temps réel.
  4. Vous n’aurez jamais autant affiché complet de votre carrière !

Ça a l’air incroyable, non ? Examinons maintenant plus en détail les avantages liés à l’intégration au PMS et au channel manager.

Avantages de l’intégration au PMS et au channel manager

Combiner votre système de gestion hôtelière avec un channel manager compte de nombreux avantages : augmentation des réservations, réduction du nombre de surréservations et de réservations en double, et amélioration de la visibilité de la marque.

Voici les quatre principaux avantages :

1. Publier toutes vos chambres sur l’ensemble de vos canaux de réservation
Le channel manager met à jour vos tarifs et vos disponibilités en temps réel sur l’ensemble de vos canaux, vous permettant ainsi de vous connecter à autant de canaux que vous le souhaitez.

2. Gagner du temps
Votre channel manager et votre PMS sont intégrés de sorte à traiter et actualiser vos réservations automatiquement afin que vous n’ayez pas à le faire manuellement. Cela s’applique également aux annulations des réservations qui, grâce à ce système, sont remises à la vente en quelques minutes.

3. Réduire le risque d’erreurs
Les surréservations et les réservations en double représentent un risque réel pour les hôteliers qui gèrent leurs inventaires manuellement. En effet, mettre à jour tous vos canaux au fur et à mesure que vous recevez des réservations est pratiquement impossible. Grâce au channel manager, ce processus est automatisé et instantané, ce qui vous simplifie la vie.

4. Attirer plus de clients internationaux
Grâce au channel manager, votre marque gagnera en visibilité dans le monde entier. En vous connectant à davantage de canaux, vous pouvez effectivement étendre votre portée à un plus grand nombre de voyageurs, locaux et internationaux, et même cibler une clientèle précise.

Démystifier les systèmes de gestion hôtelière et leur intégration

Certains hôteliers rechignent à adopter de nouvelles technologies ou sont réticents à utiliser de nouveaux systèmes par crainte de devoir changer, ou de perdre les processus qu’ils pensent efficaces.

La plupart de ces inquiétudes ou suppositions sont infondées. Voici ce que nous avons constaté :

1. Vous trouvez la technologie cloud déroutante et difficile à utiliser
Parce qu’elle est abstraite et intangible, certains directeurs d’hôtel pensent que le recours à la technologie cloud sera difficile à appréhender et trop déroutant à suivre. L’inverse est vrai. Un PMS vous permet de tout conserver en un même endroit et de ne rien perdre. Vous pouvez accéder à vos données où que vous soyez ; il vous suffit pour cela de disposer d’un accès à Internet.

Les nombreuses tâches que vous effectuez à l’aide de plusieurs programmes ou livres peuvent être effectuées de façon centralisée grâce à un PMS entièrement intégré. Cela signifie également que vous pouvez collaborer avec les employés qui ont besoin d’accéder à ces informations.

2. Vous craignez que les données sensibles ne soient pas sécurisées et soient vulnérables
Même si les informations de votre cloud PMS ne sont pas conservées sous clé, celles-ci sont chiffrées et sauvegardées. Rien n’est stocké physiquement, ce qui fait que, même si vous perdez votre ordinateur ou s’il tombe en panne, vous aurez toujours accès à vos données.

En plaçant vos données dans le cloud, vous n’avez pas à vous soucier des virus ou des bugs ; grâce à la présence de pare-feux et de passerelles d’authentification, vos données sont également à l’abri du piratage.

3. Votre logiciel actuel fonctionne aussi bien que la technologie cloud
Cela est peu probable, et quand bien même, cela ne durera pas. Les logiciels en cloud sont constamment mis à jour et évoluent sans cesse, ce qui signifie que les utilisateurs bénéficient automatiquement de ces avantages pour un même tarif mensuel.

Si votre serveur actuel n’est pas mis à jour, il deviendra lent et vulnérable ; sa mise à jour nécessitera un délai et des coûts supplémentaires et devra être effectuée très régulièrement.

4. Vous pensez que les PMS en ligne sont réservés aux grands hôtels
En vérité, les hôtels de petite taille ou indépendants sont souvent plus sollicités que les autres. Avec moins de personnel et plus de responsabilités, le gain de temps et les tracas évités par l’utilisation d’un PMS sur le cloud sont vitaux, et peuvent faire la différence en vous permettant d’obtenir le nombre maximal d’occupants et d’éviter les pertes de revenus sur les chambres vides.

5. Vous trouvez que les technologies hôtelières sont trop coûteuses
Les systèmes sur cloud sont en réalité très rentables. Ils ne nécessitent aucun matériel supplémentaire, aucune solution de sauvegarde, aucune licence, mise à jour, et aucun correctif. Ils ne nécessitent pas non plus de processus d’installation long, et vous pouvez consacrer le gain de temps ainsi réalisé à l’amélioration de l’expérience des clients et des flux de revenus.

Comment trouver et choisir le PMS le plus adapté à votre hôtel ?

Pour tirer le meilleur parti de votre connexion PMS, vous devez rechercher le fournisseur le plus efficace et le plus récent sur le marché.

Les meilleurs systèmes de gestion hôtelière proposent désormais de nombreuses fonctionnalités, telles que l’enregistrement des clients, la gestion de l’inventaire, le ménage et les finances. Par exemple, l’impact sur les services aux clients, la fidélité et l’expérience des clients peut être grandement amélioré.

Aucune décision importante ne sera prise sans passer d’abord par le PMS.

Dans leur quête d’une connexion PMS de qualité, les hôteliers doivent se poser trois questions :

  • En quoi le gain de temps, l’efficacité et la précision seront-ils améliorés ?
  • En quoi le chiffre d’affaires s’en trouvera-t-il amélioré ?
  • Cela améliorera-t-il l’expérience des clients et influencera-t-il leur fidélité potentielle ?

Voici quelques autres caractéristiques à prendre en compte lors de la prise de décision :

1. Capacités d’enregistrement, de comptabilité client et de gestion des réservations
Les applications orientées clients sont extrêmement importantes pour les hôteliers, que ce soit en matière de saisie des réservations, d’enregistrement et d’intégration avec d’autres canaux, tels que les systèmes des chambres, les systèmes de réservation centralisée et les agences de voyages en ligne.

2. Caractéristiques dédiées au ménage
La satisfaction des clients peut être affectée par de nombreux facteurs, et notamment par le ménage. Si une chambre n’est pas nettoyée correctement ou dans les délais impartis, ou si le service d’étage et d’autres demandes ne sont pas satisfaits, vous n’êtes pas à l’abri d’un avis négatif. Un bon PMS vous aidera à organiser ce processus en stockant les données et en créant des profils clients personnalisés.

3. Technologie et intégration des données
Faisant partie intégrante des activités quotidiennes, il est impératif que le PMS s’intègre facilement aux autres technologies dont vous disposez, telles que votre channel manager, et vos sources de données afin de garantir le bon fonctionnement de l’ensemble.

4. Fonctionnalités mobiles
L’optimisation pour le mobile est un élément clé de toute technologie hôtelière ; celle-ci inclut les processus impliqués dans un système de gestion hôtelière, tels que le check-in sur mobile et la communication avec le personnel.

5. Caractéristiques des points de vente
Un système de paiement intégré à un PMS est parfait pour traiter les frais mineurs des clients, tels que les titres de transport, les tickets d’entrée à des parcs d’attraction, les timbres et d’autres articles.

6. Rapport de performance
La visibilité des facteurs clés de performance et du chiffre d’affaires de votre établissement est essentielle à la réussite de votre stratégie commerciale. La montagne de données dont disposent les hôtels est inestimable, et un bon PMS permettra d’en tirer des rapports.

7. Installation, assistance et formation
Un nouveau PMS vous engagera probablement sur le long terme avec le fournisseur de technologies hôtelières, il est donc impératif que votre établissement bénéficie d’un niveau d’expertise adéquat pour vous former et vous aider.

PMS Finder : comment SiteMinder parvient-il à réunir les systèmes de gestion hôtelière et les hôteliers ?

Grâce à SiteMinder, les hôtels peuvent facilement trouver un PMS adapté grâce à sa fonctionnalité PMS Finder. Vous y trouverez une gamme complète de systèmes de gestion hôtelière connectés, configurés pour tous les types d’établissements et répondant à toutes les fonctionnalités requises.

Il vous suffit d’entrer votre pays et le nombre de chambres pour produire une liste de fournisseurs de PMS potentiels. Vous pouvez également les filtrer selon vos préférences et ainsi rechercher les PMS qui présentent des caractéristiques particulières ou qui ciblent votre type d’établissement.

C’est le moyen idéal d’associer la puissance de la technologie SiteMinder à un système de gestion immobilière fiable et de qualité.

En voici deux exemples : roomMaster Anywhere et Preno.

roomMaster affirme que PMS Finder a permis aux hôtels de les trouver beaucoup plus facilement, et le fait d’utiliser ensemble SiteMinder et roomMaster est très avantageux.

« Vous bénéficiez de toute la puissance de la technologie SiteMinders, et de la solution PMS la plus adaptée à vos activités quotidiennes. Il n’y a rien de pire qu’une solution unique qui ne répond qu’à la moitié de vos exigences. »

Preno partage ce point de vue et aime établir de solides relations avec les hôteliers pouvant gagner environ 90 heures par mois grâce au PMS.

« [Avec SiteMinder et Preno, vous bénéficiez] de deux produits leaders hautement spécialisés dans leurs domaines. Preno et SiteMinder possèdent des principes similaires en matière de produits et d’innovation, mais surtout, nous tenons à apporter à nos clients le meilleur soutien possible. »

Si vous êtes hôtelier et que vous souhaitez travailler avec de puissants systèmes de gestion hôtelière grâce à l’intégration de SiteMinder, utilisez le PMS Finder pour accéder rapidement à vos options.

La première plateforme mondiale dédiée au commerce hôtelier.

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