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Integração de PMS para hotéis: porque é essencial para uma empresa hoteleira eficiente

  Publicado em Distribuição on-line

O que é a integração de PMS?

A integração de PMS refere-se à perfeita ligação e operação do seu PMS com outros softwares, como um gestor de canais do hotel, o sistema de reservas on-line ou o processamento de pagamentos.

O seu PMS (sistema de gestão hoteleira) deve ser o eixo fulcral do seu estabelecimento, pois controla, automatiza e acelera uma grande variedade de procedimentos operacionais.

O seu potencial é aumentado quando é integrado juntamente com outros sistemas, de forma a criar uma central totalmente na nuvem para administrar o seu negócio.

A integração bidirecional é uma ferramenta essencial para hotéis que desejem permanecer competitivos no enorme e moderno mercado on-line. A integração permite a convergência de departamentos essenciais, tais como vendas, gestão da receção, limpeza, processamento de pagamentos e gestão de receitas.

A competição é grande no espaço de reserva on-line. Os viajantes que reservam quartos de hotel agora têm acesso a grandes quantidades de informações através de websites de comparação (canais de metapesquisa), motores de pesquisa e agências de viagens on-line. Agora, mais do que nunca, os viajantes estão a usar mais de um sistema de reservas para planear as suas viagens.

Por isso, faz sentido que os fornecedores de alojamento anunciem o inventário e as tarifas do quarto em tantas agências de viagens on-line quanto possível, de modo a aumentar as suas hipóteses de capturar os hóspedes mais inconstantes.

Até agora, os hotéis foram limitados pelo tempo e esforço necessários para gerir manualmente vários canais on-line.

Mas a nova tecnologia de distribuição está a libertar recursos hoteleiros, permitindo que os hoteleiros se concentrem em ampliar o seu alcance de mercado ao integrar o seu sistema de gestão hoteleira (PMS) ou o sistema central de reservas (CRS).

A capacidade do seu PMS para aceitar e partilhar dados relevantes com outros sistemas internos, incluindo os dados dos canais externos, elimina qualquer necessidade de tarefas manuais que consomem muito tempo. É por este motivo que é importante utilizar um PMS com uma forte conectividade e procurar fornecedores de tecnologia de grande dimensão e líderes no setor para os seus outros sistemas.

Table of contents

Integração do PMS e do gestor de canais

O galardoado gestor de canais para hotéis da SiteMinder vai ajudar a aumentar as receitas on-line, simplificar os procedimentos empresariais e reduzir os custos de aquisição de hóspedes. Além disso, integramos mais de 300 PMS de todo o mundo – mais do que qualquer outro gestor de canais!

A integração bidirecional com um gestor de canais líder é essencial para quem quer ganhar uma vantagem competitiva em servir melhor os hóspedes e manter a rentabilidade a longo prazo.

Como funciona a integração bidirecional

A utilização de uma solução de gestor de canais cria uma ligação entre o PMS/CRS e o sistema de gestão de receitas (RMS) de um hotel e os canais de reserva escolhidos pelo hotel.

As informações são partilhadas instantaneamente por esta ligação bidirecional, do hotel às agências de viagens on-line (OTA), como Expedia, Booking.com, HRS, Hotelbeds, Orbitz e Agoda.

Quando o alojamento é reservado através de um destes websites de reservas on-line, o PMS do hotel atualiza-se automaticamente, o que significa que os dias de introdução manual de cada reserva acabaram.

Enquanto isso, as tarifas, disponibilidade e restrições são enviadas automaticamente em tempo real do PMS aos vários canais on-line do hotel. Os hoteleiros agora podem maximizar o inventário de quarto e a receita sem o receio de cometer reservas duplicadas.

A integração bidirecional reduz substancialmente o custo de aquisição; para cada reserva que é preenchida automaticamente, o hotel pode usar esse tempo para gerir os seus hóspedes efetivamente e dedicar mais tempo na experiência dos hóspedes.

Existem muitas outras vantagens da integração bidirecional, como as de retenção de receita que doutra forma teriam sido perdidas por cancelamentos atrasados, além de aumentar a receita ao maximizar a exposição on-line com atualizações automáticas do inventário e das tarifas.

A vida sem a integração do PMS

Isto é aquilo que pode esperar se não tiver um gestor de canais integrado com um PMS:

  1. A distribuição manual de inventário e tarifas em diversos canais on-line consome muito tempo, está propensa a erros e é cansativa.
  2. O processo de atualização de tarifas e inventário em OTA NÃO é realizado em tempo real.
  3. Isto dá, certamente, origem a reservas duplicadas e aos problemas daí decorrentes.
  4. Não há qualquer garantia de vender todo o seu inventário.

Pelo contrário, ao integrar um gestor de canais com o seu PMS, irá desfrutar das seguintes vantagens:

  1. A distribuição automática de inventário e tarifas torna o processo muito mais rápido, preciso e extremamente eficiente.
  2. A comunicação entre o gestor de canais e o PMS ocorre em tempo real.
  3. A diminuição das reservas duplicadas é garantida graças às atualizações em tempo real.
  4. Pode esperar apresentar o sinal “Esgotado” com maior frequência do que alguma vez antes!

Parece incrível, certo? Vamos analisar melhor as vantagens da integração do PMS e do gestor de canais.

Vantagens da integração do PMS e do gestor de canais

As vantagens de unir o seu sistema de gestão hoteleira com um gestor de canais são muitas, especialmente no que respeita ao aumento das reservas, à redução das reservas duplicadas e à melhoria da visibilidade da marca.

Vamos ver quatro vantagens principais:

1. Anuncie todos os seus quartos em todos os canais de reservas
Os gestores de canais atualizam automaticamente tarifas e disponibilidade em tempo real, em todos os canais em que tiver quartos anunciados. Isto significa que não existe qualquer restrição no número de canais a que se pode conectar para vender o seu inventário.

2. Poupe tempo
O gestor de canais e o PMS trabalharão em conjunto para processar e atualizar as reservas, para que não tenha de o fazer manualmente. O mesmo é aplicável a cancelamentos, tornando cada reserva cancelada disponível para reserva numa questão de minutos.

3. Reduza os erros
As reservas duplicadas apresentam um grande desafio para os hoteleiros que gerem o seu negócio manualmente. É difícil gerir os vários canais e reservas de modo eficaz quando tem de aceder a múltiplas extranets. A natureza automática e instantânea de um gestor de canais torna estes problemas uma coisa do passado.

4. Atraia mais hóspedes internacionais
O seu gestor de canais impulsionará a visibilidade da sua marca. Com a capacidade de se conectar a mais canais, pode expandir significativamente os públicos e áreas geográficas que alcança e focar-se em tipos de hóspedes específicos.

Desmistificar os sistemas de gestão hoteleira e a integração

Alguns hoteleiros mostram-se relutantes em adotar tecnologia ou começar a utilizar novos sistemas por receio de alterar ou perder os processos que pensam estar a funcionar.

Vários receios ou pressupostos não têm fundamento. Isto é aquilo que temos observado:

1. Pensa que a tecnologia baseada na nuvem é confusa ou difícil de utilizar
Como é intangível e parece pairar no ar, alguns gestores hoteleiros acreditam que a utilização de tecnologia baseada na nuvem é difícil de aprender e demasiado confusa para acompanhar. É precisamente o contrário. Um PMS permite-lhe manter tudo num só lugar e nunca se perde. Pode aceder aos dados a partir de qualquer local, desde que tenha acesso à Internet.

As diversas tarefas que realiza utilizando uma variedade de programas ou livros podem ser realizadas a partir de uma localização central com um PMS totalmente integrado. Isto significa que pode colaborar melhor com outros elementos da equipa que necessitam de aceder à mesma informação.

2. Preocupa-se que os dados confidenciais possam ficar inseguros ou vulneráveis
Embora a informação no seu PMS na nuvem não seja guardada fechada à chave, está encriptada e tem cópias de segurança. Nada é guardado “nas instalações”, pelo que mesmo que o seu computador avarie ou perca o seu portátil, continuará a ter acesso aos dados.

Com os dados na nuvem, não terá de se preocupar com vírus ou erros, e a probabilidade de as intrusões terem êxito é muito menor devido a firewalls e gateways de autenticação.

3. O seu software atual funciona tão bem como a tecnologia baseada na nuvem
É improvável que tal seja verdade e mesmo que o seja, não será por muito tempo. O software na nuvem é atualizado e desenvolvido constantemente, o que significa que os utilizadores obtêm automaticamente as vantagens incluídas na sua taxa mensal.

Se o seu servidor atual não for atualizado, torna-se lento e vulnerável, enquanto a respetiva atualização exige mais tempo e custos mais elevados porque tem de ser levada a cabo regularmente.

4. Acredita que um PMS na Web só é adequado para os grandes hotéis
A realidade é que os hoteleiros pequenos ou independentes estão, frequentemente, mais sobrecarregados do que qualquer outro. Com equipas mais pequenas e mais responsabilidades, o tempo poupado e os aborrecimentos evitados ao utilizar um PMS baseado na nuvem são vitais e podem ser a diferença entre obter as reservas necessárias para conseguir a ocupação máxima ou perder receitas com quartos vazios.

5. Pensa que a tecnologia hoteleira é demasiado cara
Na realidade, os sistemas baseados na nuvem são bastante económicos. Nunca é necessário hardware, soluções de cópia de segurança, licenças, atualizações ou correções adicionais. O tempo de configuração também não é moroso e, com o tempo que poupa na sua utilização, pode direcionar mais recursos para melhorar a experiência dos hóspedes e os fluxos de receitas.

Como encontrar e escolher o PMS certo para o seu hotel

Para aproveitar ao máximo a sua ligação PMS, tem de pesquisar o melhor e mais recente fornecedor no mercado.

Os melhores sistemas de gestão hoteleira incluem, agora, mais do que apenas as funções centrais de registo de hóspedes, manutenção de inventário, limpeza e finanças. Um exemplo é o impacto nos serviços, na lealdade e na experiência dos hóspedes, que podem ser significativamente melhorados.

Não serão implementadas decisões críticas sem consultar primeiro o PMS.

Ao procurar uma ligação PMS de qualidade, os hoteleiros têm de se lembrar de três questões importantes:

  • Qual o nível de melhoria que conseguirá alcançar na poupança de tempo, eficiência e precisão?
  • Qual será a melhoria nas receitas?
  • Irá melhorar a experiência e a potencial lealdade dos hóspedes?

Além disso, seguem-se algumas das características necessárias a ter em conta ao tomar a sua decisão:

1. Capacidade de registo, contabilidade de hóspedes e gestão de reservas
As aplicações dirigidas aos hóspedes são muito importantes para os hoteleiros no que respeita à captação de reservas, check-in ou check-out e integração com outros canais, como sistemas nos quartos, sistemas centrais de reservas e agentes de viagens on-line.

2. Características de limpeza
A satisfação do hóspede pode ser afetada por numerosos fatores, incluindo a limpeza. Se um quarto não estiver bem limpo e de forma atempada ou se o serviço de quarto e outros pedidos não forem satisfeitos, poderá contar com uma má avaliação. Um bom PMS ajudará a organizar este processo, guardando dados e ajudando a criar perfis de hóspedes personalizados.

3. Tecnologia e integração de dados
Sendo uma peça essencial das operações diárias, é imperativo que o PMS se integre facilmente com outras tecnologias, como um gestor de canais, e origens de dados para garantir que tudo funciona na perfeição.

4. Capacidades móveis
A otimização móvel é um componente essencial da tecnologia de qualquer hotel e isto inclui os processos envolvidos num sistema de gestão hoteleira, como o check-in móvel e a comunicação com a equipa.

5. Características do ponto de venda
Um sistema de pagamento integrado num PMS é perfeito para processar custos menores dos hóspedes, como bilhetes de transporte, bilhetes de atrações, selos de correio ou outros itens da loja de conveniência.

6. Relatórios de desempenho
A visibilidade sobre os principais motores do desempenho e receita do seu estabelecimento é essencial para uma estratégia empresarial de sucesso. A enorme quantidade de dados de que os hotéis dispõem é valiosa e um bom PMS fornece a capacidade de criação de relatórios.

7. Configurar, apoiar e formar
Um novo PMS introduzirá, provavelmente, uma relação de longo prazo com o fornecedor da tecnologia do hotel, pelo que é fundamental que o seu estabelecimento obtenha um nível adequado de experiência para o formar e apoiar.

Localizador de PMS: como a SiteMinder une os hoteleiros e os sistemas de gestão hoteleira

A SiteMinder tem facilitado a tarefa de encontrar um PMS adequado aos hotéis com o seu Localizador de PMS. Aqui, poderá encontrar uma gama completa de sistemas de gestão hoteleira configurados para todos os tipos de estabelecimentos específicos e requisitos de funcionalidade.

Basta introduzir o seu país e número de quartos para produzir uma lista de potenciais fornecedores de PMS a investigar. Em alternativa, pode filtrar de acordo com as suas preferências para ver os PMS que têm determinadas características ou que são direcionados para o seu tipo de estabelecimento específico.

É a forma perfeita de combinar o poder da tecnologia da SiteMinder com um sistema de gestão hoteleira de qualidade e fiável.

Dois destes exemplos são o roomMaster Anywhere e o Preno.

O roomMaster afirma que o Localizador de PMS facilitou muito a sua localização pelos hotéis e que a vantagem de utilizar a SiteMinder e o roomMaster em conjunto é enorme.

“Obtém todo o poder da tecnologia da SiteMinder com a solução de PMS mais adequada às suas operações diárias. Não há nada pior do que uma solução tudo-em-um que, na realidade, só lhe dá metade daquilo de que necessita.”

O Preno tem uma opinião semelhante, desfrutando do desenvolvimento de relações fortes com os hoteleiros que conseguem poupar cerca de 90 horas por mês ao utilizarem o PMS.

“[Com a SiteMinder e o Preno obtém] dois produtos altamente especializados e líderes nas respetivas áreas. O Preno e a SiteMinder têm princípios semelhantes no que se refere a produtos e inovação e, acima de tudo, valorizamos a prestação do melhor apoio aos nossos clientes.”

Se é um hoteleiro à procura de trabalhar com sistemas de gestão hoteleira poderosos com integração da SiteMinder, utilize o Localizador de PMS para aceder rapidamente às suas opções.

A principal plataforma de comércio hoteleiro do mundo.

Saiba mais

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