Was ist ein Hotelreservierungssystem?
Ein Hotelreservierungssystem, oder auch Hotelreservierungssoftware, ist eine Technologieplattform, die es Hoteliers ermöglicht, Direktbuchungen über deren Hotelwebsite und verschiedene Vertriebskanäle anzunehmen.
Auch bekannt als Buchungssystem oder Online-Buchungsmaschine, ermöglicht das Tool Hotelgästen, deren Aufenthaltsdaten zu planen, Zimmer zum Zeitpunkt der Buchung auszuwählen und Zahlungen vorzunehmen.
Fortschrittliche Reservierungssysteme für Hotels ermöglichen es Kunden sogar, Extras wie Wein, Blumen oder andere Aufmerksamkeiten auszuwählen, die zur Ankunft oder zu einem anderen Zeitpunkt in deren Zimmer bereitstehen.
Inhalt
Arten von Reservierungssystemen für Hotelzimmer
In der Hotellerie gibt es verschiedene Arten von Reservierungssystemen. Diese orientieren sich hauptsächlich an der Art der Unterkunft, an Vorstellungen des Hotels, und an geschäftlichen Bedürfnissen.
Jede Art von Reservationssystem zur Hotelbuchung sollte sich problemlos in die bereits vorhandene Technologieinfrastruktur von Unterkunftsanbietern integrieren lassen.
Im Allgemeinen gibt es zwei Haupttypen von Hotelreservierungssystemen:
1. Inhouse-Reservierungssystem (On-premises-Lösung)
Formal als lokal gehostete Systeme oder manchmal auch als computergestütztes Reservierungssystem bezeichnet, wird diese Art von Software auf Computern in der Unterkunft installiert und auf hoteleigenen Servern betrieben. Dort benötigt das System keine Internetverbindung, um zu funktionieren, und überlasst Hotels so vollständige Kontrolle über ihre Daten und Sicherheit. Einrichtung kann jedoch schwierig und Wartung teuer sein.
2. Online-Hotelreservierungssystem
Diese Art von Software, auch als Cloud-basiertes Hotelreservierungssystem oder webbasiertes Hotelreservationssystem bekannt, wird sicher auf Remote-Servern (nicht vor Ort) gehostet und kann von befugten Personen online aufgerufen werden. Das bedeutet, dass Nutzer von verschiedenen Standorten aus, in Echtzeit Reservierungen managen können, auf Geräten wie zum Beispiel Desktop, Laptop und iPad oder Tablet mit Internetverbindung.
Die Vorteile von Reservierungssystemen für Hotels
Eine Hotelreservierungs-Software bietet die Unterstützung, die Sie brauchen, um Ihre Hotelbelegung auch zu ruhigeren Zeiten aufrechtzuerhalten und um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
Mit Zugriff auf diese Technologie in Ihrem Hotel eröffnet sich eine Reihe von Vorteilen, die im Wesentlichen darin bestehen, Ihr Leben als Manager oder Mitarbeiter zu vereinfachen und eine Reihe von Abläufen zu beschleunigen.
Die 7 wichtigsten Vorteile eines Hotelreservierungssystems sind:
1. Optimierte Verwaltungsaufgaben
Anstatt ihre Zeit damit zu verbringen, auf E-Mail-Anfragen zu antworten und Reservierungen per Telefon anzunehmen, erledigt ein Hotelreservierungssystem die Arbeit für Sie. So können Sie mehr Zeit mit Ihren Gästen verbringen, anstelle von administrativen Aufgaben im Büro.
Ihr ganzes Personal wird so besser organisiert und effizienter, da jeder Zugriff auf Live-Informationen zur aktuellen Belegung im Hotel hat. So ist es ganz einfach, als Betreiber eines Hotels oder anderer Unterkunft, Produktivität zu steigern.
2. Reduziertes Risiko von Doppel- oder Überbuchungen
Ohne Hotelreservierungssystem muss ein Teammitglied eingehende Reservierungen von allen angeschlossenen Vertriebskanälen manuell aktualisieren. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Hotels ein vielfältiges Vertriebsnetz mit einer Vielzahl von Agenten haben, kann dies sich äußerst schwierig darstellen.
Wenn ein Hotelreservierungssystem vorhanden ist, werden alle Live-Preise und Verfügbarkeiten automatisch von der Software aktualisiert. Das Risiko von Überbuchungen wird massiv reduziert, was den reibungslosen Ablauf Ihres Hotelbetriebs deutlich verbessert.
3. Verbessertes Gästeerlebnis
Mit einem Online-Hotelreservierungssystem können Gäste ihr bevorzugtes Zimmer auf Computern, Tablets oder von ihren Smartphones aus buchen. Jede Transaktion findet schnell und effizient statt, auch bequem vom eigenen Büro oder Wohnzimmer.
Mit kurzen Formularen und sicheren Zahlungsportalen macht Ihre Hotelreservierungssoftware es einfach, leicht und angenehm, online ein Zimmer zu buchen. Schließlich handelt es sich dabei um den ersten Eindruck von Ihrem Hotel, der sich nachhaltig auf die Wahrnehmung Ihrer Marke auswirkt. Benutzerfreundlichkeit ist das A und O, damit Ihre Gäste den Vorgang abschließen und online buchen.
4. Weniger Arbeit für das Front-Office
Wenn Gäste ihre eigenen Reservierungsdetails in das System eingeben, passiert der Rest automatisch. Sobald ein Gast einen Aufenthalt bucht, erscheint die Reservierung einfach mit allen Details in Ihrem System, ganz ohne Zutun Ihrer Mitarbeiter.
Rezeptionsteams müssen keine Reservierungen bearbeiten – sondern sich einfach nur auf die Ankunft der Gäste vorbereiten. Das gibt dem Team auch mehr Zeit, sich um ihre anderen Aufgaben zu kümmern.
5. Geringere Wahrscheinlichkeit, Reservierungen zu verlieren oder zu vermasseln
Da Gäste ihre eigenen Daten eingeben, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Daten falsch eingetippt werden. Menschliche Fehlbarkeit ist ein weit weniger bedeutender Faktor, wenn Daten und Spezifikationen von Gästen eingeben werden.
Im Falle, dass etwas schiefgeht, haben Sie so klare Dokumentation die zeigt, dass Ihr Unternehmen keine Schuld trägt. Sie können Gästen natürlich immer noch eine Lösung anbieten, Ihr Ruf ist aber geschützt.
6. Leicht gesammelte Daten
Datenerfassung ist absolut entscheidend, insbesondere in der Hotelbranche, wo Gäste individuelle Erlebnisse erwarten. Reservierungssysteme erfassen enorme Mengen wertvoller Gästedaten und stellen sie in umfassenden Berichten zusammen, um sie effektiver nutzen zu können.
Ohne ein Hotelreservierungssystem ist es schwierig zu wissen, wie viele Gäste unterwegs sind, was deren Interessen sind, welche Annehmlichkeiten sie bevorzugen, wie alt sie sind, woher sie kommen, warum sie Ihr Reiseziel aufsuchen und mehr.
Für Sie ist das sehr nützlich zu wissen und wird Ihnen dabei helfen, sowohl Ihren Kundenservice als auch das Hotelmarketing zu verbessern, indem Sie Ihre Kampagnen so anpassen, dass Sie die motiviertesten Gäste für sich gewinnen.
7. Einfachere Prämienverwaltung
Treueprogramme funktionieren und Sie könnten einiges an Einkommen verpassen, wenn Sie sie nicht einsetzen. Ein gutes Reservationssystem ermöglicht es Ihnen dank Informationen, die Aufenthalte Ihrer Kunden im Auge zu behalten und Gäste entsprechend zu belohnen, und langfristig zu halten. Mit besseren Einblicken und Dokumentation ist die Belohnung von Gästen für deren Treue einfacher zu verwalten.
Funktionen von Hotelreservierungs- und Managementsystemen
Ein Hotelreservierungssystem ermöglicht Ihnen auch noch mehr, als Buchungen über Ihre Hotelwebsite anzunehmen und zu verwalten. Reservierungssysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie Ihre Aufgaben effizienter gestalten und Ihre Abläufe im Hotel automatisieren können. Es gibt eine Reihe grundlegender Funktionen, die jedes Online-Hotelreservierungsmanagementsystem haben sollte, wie zum Beispiel:
Funktionsmerkmale eines Hotelreservierungssystems
- Jede Online-Buchung wird mit einem Kundenkonto verknüpft
- Kundenkontos sind auf einen einzelnen Nutzer beschränkt
- Nutzer haben die Möglichkeit, die relevantesten Buchungsoptionen zu suchen und zu finden
- Datum und Uhrzeit werden angenommen, um verfügbare Zimmer für eine bestimmte Zeit zu prüfen
- Buchungsbestätigungen werden an die angegebenen Kontaktdaten geschickt
- Übernachtungskosten und andere Nebenkosten werden berechnet und angezeigt
- Buchungen können storniert werden
- Gästedaten können angezeigt und geändert werden
- Zimmer können geändert werden
Nicht funktionale Merkmale eines Hotelreservierungssystems
- Verschlüsselung wird verwendet, um zu verhindern, dass Bots buchen
- Suchergebnisse sollten innerhalb akzeptabler Ladezeiten angezeigt werden
- Bei ungültigen Eingaben sollte Nutzern zum Ausfüllen der Pflichtfelder angemessene Hilfe angeboten werden
- Das System sollte verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren
- Einfach zu bedienen, effizient und zugänglich
- Ein einfacher Überblick von Dokumentation, Aktivitäten und Antworten
Der wichtigste Punkt für Sie ist, dass diese Technologie es Ihren Gästen ermöglicht, ihre eigenen Zimmer online über ein sicheres Portal auszuwählen und zu buchen. Es muss einfach und sicher sein, Ihnen als Gastgeber aber den gleichen Komfort und die gleichen
Anwendungsmöglichkeiten bieten wie Ihren Gästen. Nur dann wird es Ihnen nicht nur das Leben erleichtern, sondern es werden auch die bereitgestellten Daten dabei nützen, mehr Umsatz und Gewinn für Ihr Hotel zu erzielen.
Wie ein Hotelreservationssystem funktioniert
Kurz gesagt: ein Hotelreservierungssystem funktioniert in der Regel, indem es Gästen ermöglicht, Aufenthaltsdaten zu reservieren, die auf Echtzeitanzeigen Ihrer Preise und Ihres Inventars auf allen Buchungskanälen basieren, und deren Reservierung über ein Online-Zahlungsportal abzuschließen.
Nach Abschluss der Transaktion aktualisiert es automatisch Ihr Property Management System (PMS) und mit Hilfe eines Channel Managers werden auch alle Ihre Listings bei Drittanbietern aktualisiert. Nachfolgend finden Sie eine einfache Schritt-für-Schritt-Übersicht, wie ein Hotelreservierungssystem normalerweise vorgeht:
- Ein potenzieller Gast gibt eine bestimmte Anzahl von Personen und deren geplante An- und Abreisedaten in den Kalender des Systems ein.
- Das System validiert die Verfügbarkeit verschiedener Zimmertypen des Hotels zu den angegebenen Reisedaten und zeigt dann die zum Zeitpunkt der Suche verfügbaren Preise an.
- Der Gast reserviert sein gewünschtes Zimmer über das System, indem er persönliche Daten wie Name, Telefonnummer und Zahlungsdetails angibt. Es können auch Sonderwünsche wie ein Zimmer mit Aussicht oder eine bestimmte Lage hinzugefügt werden, über die das System das Hotel benachrichtigt.
- Das System bestätigt die Buchung und aktualisiert automatisch den Zimmerbestand im PMS des Hotels. Es erstellt auch eine Bestätigungsnummer, die automatisch per E-Mail an den Gast gesendet werden kann.
Bestes Hotelreservierungssystem im Jahr 2023 und darüber hinaus
Etwas Neues ist es nicht, dass man Gäste braucht, wenn man ein erfolgreiches Hotel führen will. Entscheidend für Ihre Chancen, diese Gäste zu gewinnen und zu halten, ist die Verwendung eines Reservierungssystems. Es ist ein de facto Muss für jedes Haus, unabhängig von Größe oder Standort.
Wenn Sie über das richtige Hotelreservierungssystem verfügen, kann es sowohl Ihre Effizienz im Büro als auch die Gewinne Ihres Unternehmens steigern. Wir haben 3 der besten Hotelreservierungssysteme hier aufgelistet, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern – oder um sie kostenlos auszuprobieren:
SiteMinder
Von Hoteliers weltweit zur Nummer 1 gewählt, ist SiteMinder die erste Wahl für die Verwaltung von Hotelreservierungen. Unser Online-Reservierungssystem lässt sich problemlos mit zahlreichen Hotelsoftwarelösungen und -systemen verbinden, was die Verwaltung Ihres Unternehmens in vielerlei Hinsicht erleichtert, vom täglichen Betrieb bis zum Online-Vertrieb. Starten Sie noch heute Ihren 30-tägigen kostenlosen Test.
Little Hotelier
Speziell für kleine Unterkunftsanbieter entwickelt, ist Little Hotelier die beste Wahl für ein einfaches Hotelreservierungssystem. Verwalten Sie ganz einfach Ihre Reservationen im Bed & Breakfast- oder Boutique-Hotel und mehr – alles über eine einzige Plattform. Das kleine Hotelreservierungssystem verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, was auch nicht-technischem Personal die Verwendung erleichtert.
Hotel-App-Store
Wenn Sie nach weiteren Optionen für Ihre Bedürfnisse zur Hotelreservierung suchen, ist der weltweit führende Hotelmarktplatz genau das Richtige für Sie. Der Hotel App Store ist eine kuratierte Sammlung der nützlichsten mobilen Apps für Hoteliers. Stöbern Sie durch fast hundert Anwendungen oder filtern Sie nach Ihren Absichten, z.B. wie man mehr Umsatz pro Buchung macht, oder mehr Gäste zur Direktbuchung führt usw.
Wählen Sie SiteMinder als Ihr Hotelreservierungssystem
Während der Trend zu Online-Buchungen weiter ansteigt, ist es für Hotels unverzichtbar, eine exakte zentrale Dokumentation von Zimmerreservierungen zu führen, um Reputationsschäden durch Überbuchungen zu vermeiden.
Mit SiteMinder benötigen Sie lediglich einen Computer mit Internetverbindung, und Sie haben ein einziges Dashboard, um Ihren Hotelzimmerbestand über alle Online-Buchungskanäle hinweg zu verwalten. Mit unserer Hotel-Commerce-Plattform können Hoteliers Folgendes erreichen:
- Globale Reichweite: Nahtloses Channel Management mit 450 bidirektionalen globalen Verbindungen zu Online-Reisebüros (OTAs) und globalen Vertriebssystemen (GDS), um Ihre Reichweite zu erweitern.
- Niedrigere Anschaffungskosten: Sofortige Integration mit den weltweit führenden Hoteltechnologieplattformen.
- Mehr Umsatz: Ein gepooltes Inventarmodell, um mehr Ihrer Zimmer online zu stellen und Überbuchungen zu reduzieren.
- Höhere Gewinnspanne: Direktes Buchungserlebnis auf Ihrer Website, auf Mobilgeräten und in sozialen Medien.
