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Sistemi di prenotazione alberghiera: Cosa sono?

  Pubblicato in Risorse  Last updated 3/04/2024

Che cosa sono i sistemi di prenotazione alberghiera?

Un sistema di prenotazione alberghiera, o software di prenotazione alberghiera, è una piattaforma tecnologica che consente agli albergatori di accettare prenotazioni dirette tramite il sito web dell’hotel e attraverso i vari canali di distribuzione.

Conosciuto anche come sistema di prenotazione o motore di prenotazione online, è uno strumento che consente agli ospiti dell’hotel di programmare le date del loro soggiorno, scegliere le camere al momento della prenotazione ed effettuare il pagamento.

I sistemi di prenotazione avanzati per gli hotel consentono ai clienti di scegliere anche gli extra, come vino, fiori o altri oggetti di cortesia da mettere in camera al momento dell’arrivo o in un secondo momento.

Contenuti

Le tipologie di sistemi di prenotazione delle camere d’albergo

Nel settore alberghiero esistono diverse tipologie di sistemi di prenotazione che si basano principalmente sul tipo di struttura, sulle preferenze dell’hotel e sulle esigenze aziendali.

Qualsiasi tipo di sistema di prenotazione alberghiera (hotel reservation system) deve integrarsi facilmente con l’infrastruttura tecnologica esistente dell’albergatore.

Di norma, esistono due tipi principali di sistemi di prenotazione alberghiera:

1. Sistema di prenotazione on-premise

Solitamente questa tipologia di software, chiamata sistema locale o talvolta sistema di prenotazione computerizzato, è installata nei computer della struttura ed è eseguita sui server dell’hotel.
In questo modo il software non ha bisogno di internet per funzionare e ha il controllo completo dei dati e della sicurezza. Tuttavia, questa tipologia di sistema può essere difficile da configurare e costosa da mantenere.

2. Sistema di prenotazione alberghiera online

Spesso noto come sistema di prenotazione alberghiera basato sul cloud o sistema di prenotazione alberghiera basato sul web, questa tipologia di software è gestita in modo sicuro su server remoti e può essere accessibile online da persone autorizzate. Così facendo gli utenti di diverse località possono gestire le prenotazioni in tempo reale su qualsiasi dispositivo: desktop, laptop, iPad o tablet dotato di connessione a Internet.

Vantaggi dei sistemi di prenotazione alberghieri

Un sistema di prenotazione alberghiera è l’aiuto di cui hai bisogno per mantenere alto il tasso di occupazione anche nei periodi di bassa stagione e per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi.

La presenza di questa tecnologia nel vostro hotel offre una serie di vantaggi, per lo più basati sulla semplificazione della vostra vita di manager, quella del personale e sulla velocizzazione di una serie di processi.

Ecco i 7 principali vantaggi dell’implementazione di un software di prenotazione alberghiera:

1. Semplificazione delle attività amministrative

Non dovrai più rispondere alle richieste via e-mail e accettare le prenotazioni al telefono, un software di prenotazione alberghiera lo farà al tuo posto! Invece di rimanere bloccato a svolgere le mansioni amministrative, potrai dedicare più tempo a interagire con i tuoi ospiti.

Inoltre, potrai gestire il resto del personale in modo più organizzato ed efficiente, in quanto tutti avranno accesso a informazioni in tempo reale sull’attuale occupazione dell’hotel. Un software di questo tipo è il modo più semplice per aumentare la produttività quando si gestisce un hotel o una qualsiasi altra struttura ricettiva.

2. Riduzione del rischio di prenotazioni doppie o in eccesso

In assenza di un sistema di prenotazione alberghiera, una persona deve aggiornare manualmente le prenotazioni provenienti da tutti i canali di distribuzione collegati. Dato che la maggior parte degli hotel ha una rete di distribuzione diversificata con un’ampia gamma di agenti, questo può risultare un compito estremamente complesso.

Invece, se disponiamo di un sistema di prenotazione alberghiera, tutte le tariffe e le disponibilità vengono aggiornate automaticamente dal software. Il rischio di overbooking delle camere si riduce notevolmente, migliorando così la fluidità delle operazioni dell’hotel.

3. Miglioramento dell’esperienza degli ospiti

Grazie a un software di prenotazione alberghiera online, gli ospiti possono prenotare il tipo di camera che preferiscono comodamente dal loro dispositivo preferito. In aggiunta, potranno completare la transazione in modo rapido ed efficiente.

Attraverso moduli brevi e portali di pagamento sicuri, il tuo software di prenotazione alberghiera rende la prenotazione online di una camera un processo estremamente semplice. Tieni bene a mente che la prenotazione è la prima impressione che i clienti avranno del tuo hotel e che, di conseguenza, avrà un impatto significativo sulla percezione che avranno della tua struttura. Se vuoi massimizzare l’esperienza dei tuoi utenti, devi assicurarti che il software sia facile da usare.

4. Meno lavoro per la segreteria

Quando gli ospiti prenotano il proprio soggiorno tramite il sistema, la prenotazione viene gestita in modo automatico. In questo modo non c’è bisogno che il personale della reception debba occuparsi di elaborare le prenotazioni: tutto ciò che deve fare è prepararsi all’arrivo degli ospiti quando è il momento.

Inoltre, così facendo, il personale della reception ha più tempo per dedicarsi ad altre mansioni.

5. Diminuiscono le possibilità di perdere o confondere le prenotazioni

Se gli ospiti inseriscono i propri dati, le possibilità che vengano inseriti dati errati diminuiscono sensibilmente. Il fattore umano è molto meno determinante quando ad inserire i dati sono gli ospiti stessi.

In questo modo, se qualcosa va storto, avrai un registro per dimostrare che non è colpa della tua azienda. In ogni caso, puoi fornire loro una soluzione, ma la tua reputazione sarà protetta.

6. Raccolta dati semplice

La raccolta dei dati è un fattore critico, soprattutto nel settore alberghiero, dove gli ospiti richiedono un’esperienza sempre più personalizzata. Un sistema di gestione delle prenotazioni delle camere d’albergo acquisisce un’enorme quantità di dati preziosi sugli ospiti e li compila in rapporti completi che ti permettono di consultarli ed utilizzarli in modo più efficace.

Senza un sistema di prenotazione alberghiera, è difficile determinare: quanti ospiti viaggiano, quali sono i loro interessi, quali servizi preferiscono, quanti anni hanno, da dove vengono, perché visitano la vostra destinazione e così via.

Questo è molto utile da sapere e ti aiuterà a migliorare sia il servizio clienti che il marketing alberghiero. Potrai infatti utilizzare il tuo database per ottimizzare le campagne di marketing e attirare gli ospiti più motivati verso la tua struttura.

7. Amministrazione semplificata di premi e benefici

I programmi di fidelizzazione degli ospiti sono efficaci e, se non li utilizzi, è possibile che tu stia perdendo un sacco di soldi. Un buon software di gestione delle prenotazioni è in grado di tenere traccia dei soggiorni dei clienti e di premiarli di conseguenza, in modo da farli rimanere a lungo. Migliora la gestione e il monitoraggio dei premi per la fedeltà degli ospiti.

Caratteristiche dei sistemi di gestione delle prenotazioni alberghiere

Un sistemi di gestione delle prenotazioni alberghiere non si limita a consentire l’accettazione e la gestione delle prenotazioni attraverso il sito web dell’hotel. I sistemi di prenotazione offrono una serie di funzioni che consentono di semplificare le attività e automatizzare i processi. Ecco le caratteristiche base di questi software:

Caratteristiche funzionali di un sistema di prenotazione alberghiera

  • Associare ogni prenotazione online a un account
  • Limitare ogni account a un singolo utente
  • Consentire agli utenti di cercare e trovare le opzioni di prenotazione più rilevanti
  • Accettare la selezione di data e ora per verificare la disponibilità di camere per quel determinato periodo.
  • La conferma della prenotazione deve essere inviata ai dettagli di contatto indicati
  • Calcolare e mostrare le spese relative alla sistemazione e altre prestazioni di servizio
  • Cancellare le prenotazioni
  • Visualizzare e modificare i record degli ospiti
  • Cambiare le camere

Caratteristiche non funzionali di un sistema di prenotazione alberghiera

  • Utilizzare la crittografia per evitare che i bot effettuino prenotazioni
  • I risultati delle ricerche devono essere disponibili in tempi accettabili
  • Gli utenti devono venire aiutati in modo appropriato a compilare i campi obbligatori, in caso di input non validi
  • Il sistema deve accettare pagamenti con diversi metodi di pagamento
  • Facile da usare, efficiente e accessibile
  • Tenere traccia della documentazione, delle attività e delle risposte

Il punto principale da ricordare è che questa tecnologia consente agli ospiti di scegliere e prenotare la propria camera online tramite un portale sicuro. In questo modo, non solo ti semplificherà la vita, ma potrai utilizzare i dati che raccoglie per ottenere maggiori entrate e profitti per il tuo hotel.

Come funziona un sistema di prenotazione alberghiera

In generale, i sistemi di prenotazione alberghiera consentono agli ospiti di prenotare le date del loro soggiorno in base alla visualizzazione in tempo reale delle tariffe e dell’inventario su tutti i canali di prenotazione e di, infine, finalizzare la prenotazione attraverso un portale di pagamento online.

Dopo aver completato la transazione, il sistema aggiorna automaticamente il tuo property management system (PMS) e, con l’aiuto di un channel manager, aggiorna anche tutti gli annunci dell’hotel sui siti web di prenotazione. Di seguito viene illustrato il funzionamento di un software di prenotazione alberghiera, passo dopo passo:

  1. Un potenziale ospite inserisce nel calendario del sistema un numero specifico di persone e le date di check-in e check-out previste.
  2. Il sistema convalida la disponibilità dei diversi tipi di camera dell’hotel e le date di viaggio indicate, quindi visualizza le tariffe disponibili al momento della ricerca.
  3. L’ospite prenota la camera desiderata attraverso il sistema, fornendo le proprie informazioni personali, come: nome, numero di contatto e dettagli di pagamento. Può anche aggiungere richieste speciali, come una camera con vista o una posizione specifica, che il sistema comunicherà all’hotel.
  4. Il sistema conferma la prenotazione e aggiorna automaticamente l’inventario delle camere nel PMS dell’hotel. Genera inoltre un numero di conferma che può essere inviato automaticamente all’ospite via e-mail.

Il miglior sistema di prenotazione alberghiera nel 2023

Non è esattamente una novità che, per gestire un hotel di successo, occorrano ospiti. L’uso di un sistema di prenotazione è fondamentale per la possibilità di catturare e mantenere gli ospiti. Si tratta di un elemento pratico essenziale per qualsiasi struttura, indipendentemente dalle dimensioni o dall’ubicazione.

Un sistema di prenotazione alberghiero adeguato può aumentare sia che i profitti dell’azienda. Ecco i 3 migliori sistemi di prenotazione alberghiera:

SiteMinder

Votato al primo posto dagli albergatori di tutto il mondo, SiteMinder è la scelta migliore per la gestione delle prenotazioni alberghiere. Il nostro sistema di prenotazione online si collega facilmente a molti altri software e sistemi alberghieri, rendendo più facile la gestione di ogni aspetto della tua attività, dalle operazioni quotidiane alla distribuzione online. Inizia oggi stesso la tua prova gratuita di 30 giorni!

Little Hotelier

Progettato specificamente per le piccole strutture ricettive, Little Hotelier è la scelta migliore per chi desidera un sistema di prenotazione alberghiera semplice. Gestisci facilmente le prenotazioni dei tuoi bed and breakfast o boutique hotel e altro ancora, il tutto da un’unica piattaforma. Questo sistema di prenotazione per piccoli alberghi è dotato di un’interfaccia user-friendly, che ne facilita l’utilizzo anche per il personale non tecnico.

Hotel App Store

Se stai cercando altre opzioni per soddisfare le tue esigenze di prenotazione alberghiera, il principale marketplace di applicazioni per hotel al mondo è il posto giusto per te. Hotel App Store costituisce una raccolta curata delle applicazioni per dispositivi mobili più utili per gli albergatori. Seleziona tra quasi un centinaio di applicazioni o filtra in base ai tuoi obiettivi, ad esempio: guadagnare di più per ogni prenotazione, convincere più ospiti a prenotare direttamente, ecc.

Scegliere SiteMinder come sistema di prenotazione alberghiera

Poiché la tendenza delle prenotazioni online continua a crescere, è indispensabile che gli hotel mantengano un registro centralizzato ed accurato delle prenotazioni delle camere per evitare danni alla reputazione dovuti all’overbooking.

Con SiteMinder, tutto ciò di cui hai bisogno è un computer con connessione a Internet. In questo modo avrai a tua disposizione un unico pannello per gestire l’inventario delle camere d’albergo su tutti i canali di prenotazione online. Con la nostra piattaforma di commercio alberghiero, gli albergatori possono ottenere:

  • Portata globale: gestione dei canali impeccabile con 450 connessioni globali bidirezionali alle agenzie di viaggio online (OTA) e ai sistemi di distribuzione globale (GDS) per ampliare la vostra portata.
  • Riduzione dei costi di acquisizione: integrazione istantanea con le principali piattaforme tecnologiche alberghiere del mondo.
  • Maggiori entrate: un modello di inventario condiviso per mettere online un maggior numero di camere e ridurre l’overbooking.
  • Margini di profitto più elevati: esperienza di prenotazione diretta sul vostro sito web, sul cellulare e sui social media.

 

By Dean Elphick

Dean è il Senior Content Marketing Specialist di SiteMinder, il principale fornitore di tecnologia che offre agli albergatori risultati di guadagno imbattibili. Dean ha fatto della scrittura e della creazione di contenuti la sua passione per l'intera sua vita professionale, che include oltre sei anni in SiteMinder. Attraverso il contenuto, Dean mira a fornire istruzione, ispirazione, assistenza e valore per le aziende ricettive che cercano di migliorare il modo in cui gestiscono le loro operazioni e raggiungono i loro obiettivi.

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