¿Qué es un sistema de reservas hoteleras?
Un sistema de reservas hoteleras, o software de reservas hoteleras, es una plataforma que permite a los usuarios gestionar fácilmente las reservas y registrar a los huéspedes, entre otras funciones. Te da la capacidad de aceptar reservas directas, ya sea desde la web del hotel o desde diversos canales de distribución como Booking.com, Airbnb, etc.
También conocido como software de reservas o motor de reservas online, es una herramienta que permite a los clientes del hotel programar las fechas de su estancia, elegir las habitaciones cuando hacen la reserva y realizar el pago de las mismas.
Los sistemas avanzados de reservas para hoteles permiten incluso a los clientes seleccionar extras como vino, flores u otras comodidades para su habitación en el momento de la llegada o más adelante.
Índice
¿Por qué es importante utilizar un sistema de reservas hoteleras?
Utilizar un sistema de reservas de hotel es importante porque aporta eficacia y accesibilidad permitiendo a tus huéspedes potenciales reservar habitaciones a cualquier hora del día o de la noche sin necesidad de supervisión del personal.
Tanto si tu alojamiento es un hotel de 5 estrellas, un bed and breakfast o una casa de vacaciones en alquiler, hay un hecho común: si no estás en Internet, estás perdiendo reservas. A día de hoy, casi todo el que viaja por trabajo o placer está en Internet.
En una época en la que los consumidores están acostumbrados a la gratificación instantánea y a la capacidad de tomar decisiones sobre la marcha, es fundamental para cualquier empresa tener la mayor visibilidad posible. Pero estar en Internet es sólo la punta del iceberg; lo que realmente cambia las reglas del juego es disponer de un sistema sólido de reservas hoteleras que no sólo te ponga en el mapa, sino que también mejore la experiencia de los huéspedes.
Aquí tienes otras razones por las que es importante utilizar un sistema de reservas hoteleras:
- Los sistemas de reservas permiten hacer reservas directas desde tu web, lo que elimina intermediarios y garantiza que los huéspedes consigan las mejores tarifas y tú te quedes con la mayor parte de los ingresos.
- Las actualizaciones en tiempo real del sistema de reservas del hotel evitan el overbooking y mantienen todo sincronizado, mientras que el propio sistema mejora la experiencia del huésped al permitirle adaptar su estancia según sus preferencias.
- Comprender a tus huéspedes es la clave del éxito, y un sistema de reservas proporciona información valiosa y accesible sobre su comportamiento.
- Al pasar a un sistema de reservas online, también estás dando un paso hacia la sostenibilidad, con menos papel y residuos. Bueno para el planeta y bueno para tus gastos operativos.
Un sistema de reservas hoteleras no es sólo una herramienta; es una parte esencial de la industria hotelera del siglo XXI. Tanto si tienes un hotel boutique como una cadena hotelera internacional, el sistema de reservas adecuado puede transformar tu negocio, haciéndote más competitivo, más receptivo y estando más en sintonía con lo que realmente quieren tus huéspedes.
No se trata sólo de estar online; se trata de estar online con un propósito.
Tipos de sistemas de reserva de habitaciones de hotel
Hay distintos tipos de sistemas de reservas en el sector hotelero, basados principalmente en el tipo de hotel, sus preferencias y las necesidades de la empresa.
Cualquier tipo de sistema de reserva de habitaciones de hotel debe integrarse fácilmente con la infraestructura tecnológica existente del alojamiento.
En general, hay 2 tipos principales de sistemas de reserva de hotel:
- Sistema de reservas in situ
Formalmente llamados sistemas alojados localmente o a veces denominados sistemas de reservas informatizadas, este tipo de software se instala en los ordenadores del hotel y se ejecuta en sus propios servidores, donde no necesitan Internet para funcionar y tienen un control total sobre sus datos y su seguridad, pero pueden ser difíciles de configurar y caros de mantener.
- Sistema de reservas hoteleras online
A menudo conocidos como sistemas de reservas de hotel basados en la nube o en la Red, este tipo de software se aloja de forma segura en servidores remotos y pueden acceder a él online personas autorizadas, lo que significa que usuarios de distintas ubicaciones pueden gestionar reservas en tiempo real en cualquier dispositivo, como ordenadores de sobremesa, portátiles e iPad o tablets con conexión a Internet.
Ventajas del sistema de reservas para hoteles
Una de las principales ventajas de un software de sistema de reservas para hoteles es que es un gran aliado para mantener alta tu ocupación, incluso cuando hay baja demanda, y asegurarte de que todo funciona sin problemas.
Disponer de esta tecnología en tu hotel tiene una serie de ventajas, la mayoría basadas en simplificar tu vida como director o miembro del personal y agilizar una serie de procesos.
Aquí tienes 13 ventajas de implementar un sistema de reservas hoteleras:
1. Agilización de las tareas administrativas
En lugar de tener que responder a consultas por correo electrónico y aceptar reservas por teléfono, un sistema de software de reservas de hotel hace este trabajo por ti. En lugar de quedarte atascado realizando tus tareas administrativas en la oficina, puedes dedicar más tiempo a interactuar con tus huéspedes.
También puedes mantener al resto del personal más organizado y eficiente, porque todos tendrán acceso a información en directo sobre la ocupación actual del hotel. Es la forma más fácil de aumentar la productividad cuando gestionas un hotel o cualquier otro tipo de alojamiento.
2. Reducción del riesgo de reservas dobles y overbooking
Cuando no existe un sistema de reservas hoteleras, una persona tiene que actualizar manualmente las reservas que llegan de todos los canales de distribución. Dado que la mayoría de los hoteles tienen una red de distribución diversa con una amplia gama de agentes, esto puede ser una tarea extremadamente difícil.
Con un sistema de reservas hoteleras, el software actualiza automáticamente todas las tarifas y la disponibilidad. El riesgo de overbooking de habitaciones se reduce enormemente, lo que mejora significativamente la fluidez de las operaciones de tu hotel.
3. Mejora de la experiencia de los huéspedes
Con un sistema de reservas hoteleras online, los huéspedes pueden reservar su tipo de habitación preferido desde su ordenador, tablet o móvil. También pueden completar la transacción de forma rápida y eficaz desde la comodidad de su propio despacho o salón.
Con formularios breves y portales de pago seguros, tu software de reservas hoteleras hace que el proceso de reservar una habitación online sea sencillo, fácil y agradable. Recuerda que es la primera impresión que tienen de tu hotel y que tendrá un impacto duradero en su percepción de tu marca. Debe ser fácil de usar para que tus huéspedes completen el proceso y reserven online.
4. Menos trabajo para la recepción
Cuando los huéspedes introducen sus propios datos de reserva a través del sistema, todo sucede automáticamente. Cuando los huéspedes reservan sus propias estancias, la reserva simplemente aparece en tu sistema con todos los detalles y tu personal no tiene que preocuparse.
No hay necesidad de que el personal de recepción procese las reservas: todo lo que tienen que hacer es prepararse para la llegada de los huéspedes cuando llegue el momento, lo que también da a tu personal de recepción más tiempo para ocuparse del resto de sus tareas.
5. Menos posibilidades de perder o confundir las reservas
Si los huéspedes introducen sus propios datos, hay menos posibilidades de que se introduzcan datos erróneos. La falibilidad humana es mucho mayor cuando son ellos mismos quienes introducen las fechas y especificaciones.
De este modo, si algo sale mal, tendrás un registro para demostrar que no es culpa de tu empresa. Podrás seguir ofreciéndoles una solución, pero tu reputación estará protegida.
6. Datos fáciles de recopilar
La recopilación de datos es absolutamente fundamental, sobre todo en el sector hotelero, donde los clientes exigen una experiencia más personalizada. Un sistema de gestión de reservas de habitaciones de hotel capta una enorme cantidad de datos valiosos de los huéspedes y los recopila en informes exhaustivos que te permiten utilizarlos con mayor eficacia.
Sin un sistema de reservas hoteleras, es difícil saber cuántos huéspedes viajan, cuáles son sus intereses, qué servicios prefieren, qué edad tienen, de dónde vienen, por qué visitan tu destino, etc.
Es muy útil que lo sepas y te ayudará a mejorar tanto el servicio al cliente como el marketing hotelero, ya que podrás adaptar tus campañas para atraer a los huéspedes más afines a tu marca hotelera.
[Prueba de redes sociales]7. Administración más sencilla de las recompensas
Los programas de fidelización de huéspedes funcionan y podrías estar dejando de ganar mucho dinero si no los utilizas. Un buen sistema de información de reservas de hotel te permite hacer un seguimiento de las estancias de los clientes y recompensarles en consecuencia, para que se queden a largo plazo. Consigue una mejor gestión y seguimiento de las recompensas de los huéspedes por su fidelidad.
8. Reservas a todas horas
Tus huéspedes potenciales no sólo quieren reservar una estancia en horario comercial. De hecho, es mucho más probable que naveguen por tu web y piensen en una escapada de fin de semana o en unas vacaciones mientras están en casa por la noche, así que al tener un botón de «reservar ahora» en tu web, cualquiera puede reservar una estancia contigo a cualquier hora del día o de la noche.
9. Fácil de usar
Los clientes esperan poder hacer su reserva en tu hotel a través de un sistema fácil de usar.
Hoy en día, la gente con poco tiempo no quiere la molestia de llamar por teléfono a los hoteles y dejar mensajes.
Las reservas online son rápidas, fáciles y seguras, tanto para ti como para tus clientes. Si no ofreces un botón de reserva en tu web, los clientes irán a la web de otro hotel que sí lo ofrezca.
10. Te ahorra dinero
Ofrecer reservas online 24 horas al día, 7 días a la semana, es como contratar a un empleado de reservas en turno de noche, pero sin el coste de pagar a un empleado fuera de horario, lo que te ahorra dinero.
11. Te ahorra tiempo
En lugar de procesar las reservas manualmente, un sistema automatizado de reservas online hará todo el trabajo duro por ti y generará confirmaciones automáticas de las reservas, actualizará tu disponibilidad y obtendrá información sobre los huéspedes, sin que tú tengas que hacer nada.
Y como no tienes que dedicar tiempo durante el día a atender reservas por teléfono, puedes dedicar más tiempo a todas las demás cosas de tu negocio.
12. Sin comisiones
Vender tus habitaciones o alquileres de vacaciones directamente a tus clientes en tu propia web significa que no tienes que pagar comisiones de reserva a las OTAs, lo que también te ahorra dinero.
13. Convierte a los visitantes en clientes
Lo último que quieres es que un cliente potencial se vaya de tu web porque el proceso de reserva es demasiado difícil.
La idea, por supuesto, es convertir el tráfico a tu web -tu canal de ventas más valioso- en reservas confirmadas, así que es importante que la página de reservas de tu web sea atractiva y fácil de usar.
Y es muy útil que tu motor de reservas también sea capaz de hacer paquetes hoteleros para incluir extras como desayuno, salida tardía y excursiones, a fin de proporcionar un valor añadido a cada venta de habitaciones.
Obtén más información consultando el motor de reservas hoteleras sin comisiones de SiteMinder.
Características de los sistemas de gestión de reservas hoteleras
Un sistema de reservas de hotel hace algo más que permitirte aceptar y gestionar reservas a través de la web de tu hotel. Los sistemas de reservas ofrecen una serie de funciones que te permiten agilizar tus tareas y automatizar tus procesos.
Características funcionales de un sistema de reservas hoteleras
Hay algunas características básicas que todo sistema de gestión de reservas hoteleras online debe tener, como:
- Asociar cada reserva online a una cuenta.
- Limitar cada cuenta a un único usuario.
- Permitir a los usuarios buscar y encontrar las opciones de reserva más relevantes.
- Aceptar fecha y hora para comprobar las habitaciones disponibles para ese momento concreto.
- La confirmación de la reserva debe enviarse a los datos de contacto especificados.
- Calcular y mostrar los gastos de alojamiento y otras utilidades.
- Cancelar reservas.
- Mostrar y modificar registros de huéspedes.
- Cambiar habitaciones.
Características no funcionales de un sistema de reservas hoteleras:
- Utilizar encriptación para evitar que los bots hagan reservas.
- Los resultados de la búsqueda deben aparecer dentro de unos límites de tiempo aceptables.
- Debe ayudarse adecuadamente a los usuarios a rellenar los campos obligatorios, en caso de que la entrada no sea válida.
- El sistema debe aceptar pagos mediante varios métodos de pago.
- Fácil de usar, eficiente y accesible.
- Llevar un registro de la documentación, las actividades y las respuestas.
El punto principal que hay que recordar es que esta tecnología permite a los huéspedes elegir y reservar sus habitaciones online a través de un portal seguro. Debe ser sencillo y fiable, pero también debe ofrecerte la misma comodidad y variedad de uso que a tus huéspedes. De este modo, no sólo te hará la vida más fácil, sino que podrás utilizar los datos que proporciona para obtener más ingresos y beneficios para tu hotel.
Cómo funciona un sistema de reservas hoteleras
A modo de resumen, los sistemas de reservas hoteleras suelen funcionar permitiendo a los huéspedes reservar las fechas de su estancia basándose en la visualización en tiempo real de tus tarifas e inventario en todos los canales y finalizar su reserva a través de un portal de pago online.
Una vez completada la transacción, se actualiza automáticamente tu sistema de gestión de propiedades (PMS) y, con la ayuda de un gestor de canales, se actualizan también todos los listados de tu hotel en las webs de reservas. A continuación se muestra un sencillo proceso paso a paso de cómo suele funcionar un sistema de reservas hoteleras:
Paso 1: los huéspedes introducen el número de personas y las fechas de estancia
Un huésped potencial introduce un número concreto de personas y sus fechas previstas de entrada y salida en el calendario del sistema.
Paso 2: el sistema comprueba la disponibilidad de habitaciones
El sistema valida la disponibilidad de los distintos tipos de habitación del hotel y tus fechas de viaje indicadas, y luego muestra las tarifas disponibles en el momento de la búsqueda.
Paso 3: el huésped completa su reserva
El huésped reserva la habitación que desea a través del sistema facilitando sus datos personales, como nombre, número de contacto y detalles de pago. También pueden añadir peticiones especiales, como una habitación con vistas o una ubicación específica, y el sistema notificará al hotel estas peticiones.
Paso 4: el sistema confirma y actualiza otros programas
El sistema confirma la reserva y actualiza automáticamente el inventario de habitaciones en el PMS del hotel. También genera un número de confirmación que puede enviarse automáticamente al huésped por correo electrónico.
Qué hay que tener en cuenta al elegir un sistema de reservas hoteleras
Aunque los sistemas de reservas hoteleras y el software en general son muy beneficiosos para los hoteleros, no todos los sistemas de reservas online son iguales. Lo que está bien para un pequeño B&B puede tener dificultades para gestionar las necesidades de un hotel más grande, mientras que una plataforma de reservas de nivel empresarial puede resultar demasiado confusa, compleja o innecesariamente cara para un operador más pequeño.
Sin embargo, hay algunos factores comunes que deben tenerse en cuenta antes de invertir en cualquier software de reservas, independientemente de las particularidades del usuario. Hemos reunido los más importantes a continuación:
Sistema fácil de usar
Una interfaz intuitiva y fácil de usar es esencial. Tu personal debe ser capaz de navegar por el sistema sin necesidad de una formación exhaustiva o, si ésta es necesaria, el proveedor del software debe contar con un excelente programa de incorporación. Busca un sistema que ofrezca un diseño limpio y un flujo lógico, para que las tareas diarias sean pan comido.
Integración con el sistema de gestión existente
Tu nuevo sistema de reservas debe integrarse perfectamente con tus herramientas de gestión actuales. Esto garantiza una transición fluida y permite actualizaciones en tiempo real en todas las plataformas, lo que reduce los errores manuales y ahorra tiempo.
Compatibilidad móvil
La compatibilidad móvil es imprescindible. Asegúrate de que el sistema es accesible y totalmente funcional en varios dispositivos móviles. Esto permite a los clientes hacer reservas sobre la marcha y al personal gestionar las reservas desde cualquier lugar.
Gestión de canales
Una gestión eficaz de los canales te permite distribuir tus habitaciones por varias plataformas online sin que se produzca overbooking. Busca un sistema que ofrezca actualizaciones en tiempo real y control centralizado para garantizar que tu inventario sea siempre preciso.
Pasarela de pago segura
La seguridad es primordial para garantizar la confianza de los huéspedes y la gestión de riesgos. Elige un sistema que ofrezca una pasarela de pago sólida, adherida a las últimas normas de seguridad. Esto no sólo protege tus ingresos, sino que también genera confianza con tus huéspedes.
Gestión de huéspedes
Un sistema que ofrezca funciones completas de gestión de huéspedes puede mejorar su experiencia. Desde saludos personalizados a peticiones especiales, tener estos detalles al alcance de la mano hace que la estancia sea más positiva.
Escalabilidad
A medida que crece tu hotel, tu sistema debe crecer contigo. Busca una solución escalable que pueda adaptarse a tus necesidades en constante cambio sin requerir una revisión completa. ¿El software que estás mirando es adecuado para ti en el futuro o sólo para ahora?
Buenas críticas
Investiga qué opinan otros hoteleros sobre el sistema. Las buenas opiniones de los compañeros pueden proporcionar información valiosa sobre la fiabilidad del sistema, la atención al cliente y el rendimiento general.
Periodo de prueba
Muchos proveedores ofrecen un periodo de prueba, que te permite probar el sistema antes de comprometerte. Aprovéchalo para asegurarte de que el sistema satisface todas tus necesidades y expectativas. Desconfía de los proveedores que sólo ofrecen un breve periodo de prueba: al fin y al cabo, en siete días no puedes aprender mucho sobre las capacidades del software.
El mejor sistema de reservas hoteleras en 2024 y más allá
No es un gran descubrimiento que, si quieres dirigir un hotel con éxito, necesitas huéspedes. El uso de un sistema de reservas es crucial para captar y mantener a esos huéspedes. Es una práctica esencial en cualquier hotel, independientemente de su tamaño o ubicación.
Cuando dispones del sistema de reservas de hotel adecuado, puede aumentar tanto tu eficacia dentro de la oficina como tus beneficios como empresa. Hemos elaborado una lista con 3 de los mejores sistemas de reservas hoteleras para ayudarte a empezar, o a probarlos gratis:
SiteMinder
Votado número 1 por hoteleros de todo el mundo, SiteMinder es la mejor opción para gestionar reservas de hotel. Nuestro sistema de reservas online se conecta fácilmente con muchos otros programas y sistemas hoteleros, lo que facilita la gestión de todos los aspectos de tu negocio, desde las operaciones diarias hasta la distribución online. Empieza hoy mismo tu prueba gratuita de 14 días.
Little Hotelier
Diseñado específicamente para pequeños proveedores de alojamiento, Little Hotelier es la mejor elección para un sistema sencillo de reservas hoteleras. Gestiona fácilmente las reservas de tu bed and breakfast u hotel boutique y mucho más, todo desde una única plataforma. Su sistema de reservas para hoteles pequeños tiene una interfaz fácil de usar, lo que facilita su utilización por parte del personal sin conocimientos técnicos.
Hotel App Store
Si buscas más opciones para satisfacer tus necesidades de reserva de hoteles, el principal mercado hotelero del mundo es el lugar al que debes acudir. Hotel App Store es una selección de las aplicaciones móviles más útiles para los hoteleros. Busca entre casi un centenar de aplicaciones o filtra según lo que busques, por ejemplo, ganar más dinero por reserva, conseguir que más huéspedes reserven directamente, etc.
