Sistema de Reservas Hoteleras

¿Qué es un sistema de reservas hoteleras?

Un sistema de reservas hoteleras, o software de reservas hoteleras, es una plataforma tecnológica que permite a los hoteleros aceptar reservas directas a través del sitio web del hotel y de diversos canales de distribución.

También conocido como sistema de reservas o motor de reservas online, es una herramienta que permite a los clientes del hotel programar las fechas de su estancia, elegir las habitaciones en el momento de la reserva y recibir el pago de las mismas.

Los sistemas avanzados de reservas para hoteles permiten incluso a los clientes seleccionar extras como vino, flores u otras opciones para colocar en su habitación en el momento de la llegada o más adelante.

Tipos de sistemas de reserva de habitaciones de hotel

Existen diferentes tipos de sistemas de reservas en el sector de la hotelería basados principalmente en el tipo de propiedad, las preferencias del hotel y las necesidades empresariales.

Cualquier tipo de sistema de reservas hoteleras debe integrarse fácilmente con la infraestructura tecnológica existente del proveedor de alojamiento.

Por lo general, existen dos tipos principales de sistemas de reservas hoteleras:

1. Sistema de reservas in situ

Formalmente llamados sistemas alojados de manera local o a veces denominados sistemas informatizados de reservas, este tipo de software se instala en los ordenadores de la propiedad y se ejecuta en los propios servidores del hotel, donde no necesitarán Internet para funcionar y tendrán un control total sobre sus datos y seguridad. Como contra, estos pueden ser algo difíciles de configurar y también caros de mantener.

2. Sistema de reservas hoteleras online

A menudo conocido como sistema de reservas hoteleras basado en la nube o sistema de reservas hoteleras basado en la web, este tipo de software se aloja de forma segura en servidores remotos y pueden acceder a él personas autorizadas en línea, lo que significa que usuarios de diferentes ubicaciones pueden gestionar reservas en tiempo real en cualquier dispositivo, como ordenadores de sobremesa, portátiles e iPad o tabletas con conexión a Internet.

Ventajas del sistema de reservas para hoteles

Un software de sistema de reservas hoteleras es la ayuda que necesitas para mantener alta la ocupación de tu hotel, incluso en las épocas de menor actividad, y asegurarte de que todo funciona a la perfección.

Disponer de esta tecnología en su hotel tiene una serie de ventajas, la mayoría de ellas relacionadas con la simplificación de su vida como gerente o miembro del personal y la agilización de una serie de procesos.

Estas son las 7 principales ventajas de implantar un sistema de reservas hoteleras:

1. Tareas administrativas simplificadas
En lugar de tener que responder a consultas por correo electrónico y aceptar reservas por teléfono, un sistema de software de reservas hoteleras hará todo este trabajo por ti. En lugar de tener que realizar tareas administrativas en la oficina, podrás dedicar más tiempo a interactuar con tus huéspedes.

También podrás mantener al resto del personal más organizado y eficiente, porque todos tendrán acceso a información en tiempo real sobre la ocupación actual del hotel. Es la forma más sencilla de aumentar la productividad cuando se gestiona un hotel o cualquier otro tipo de alojamiento.

2. Reducción del riesgo de overbookings
Cuando no existe un sistema de reservas hoteleras, se tiene que actualizar manualmente las reservas procedentes de todos los canales de distribución conectados. Dado que la mayoría de los hoteles tienen una red de distribución diversa con una amplia gama de agentes, esta puede ser una tarea extremadamente difícil.

Con un sistema de reservas hoteleras, todas las tarifas y la disponibilidad se actualizan automáticamente. El riesgo de sobreventa de habitaciones se reduce enormemente, lo que mejora significativamente la fluidez de las operaciones de tu hotel.

3. Mejora de la experiencia del cliente
Con un sistema de reservas hoteleras en línea, los huéspedes pueden reservar su tipo de habitación preferido en sus ordenadores, desde sus tabletas o en sus teléfonos. También pueden completar la transacción de forma rápida y eficiente desde la comodidad de su propia oficina o sala de estar.

Con formularios breves y portales de pago seguros, el software de reservas de tu hotel hace que el proceso de reservar una habitación en línea sea sencillo, fácil y agradable. Recuerda que es la primera impresión que tienen de tu hotel y que tendrá un impacto duradero en su percepción de la marca. Debe ser fácil de usar para que tus huéspedes completen el proceso y reserven en línea.

4. Menos trabajo para la oficina
Cuando los huéspedes introducen los datos de su reserva a través del sistema, todo se hace automáticamente. A medida que los huéspedes reservan sus propias estancias, la reserva simplemente aparece en su sistema con todos los detalles intactos y tu personal no tiene que hacer nada más.

No es necesario que el personal de recepción procese las reservas: todo lo que tienen que hacer es prepararse para la llegada de los huéspedes cuando llegue el momento, lo que también deja más tiempo al personal de recepción para ocuparse de sus otras tareas.

5. Reducción de las posibilidades de perder o estropear las reservas
Si los huéspedes introducen sus propios datos, hay menos posibilidades de que se introduzcan datos erróneos. El error humano es un factor mucho menos significativo cuando son ellos mismos quienes introducen las fechas y las especificaciones.

De este modo, si algo sale mal, tendrás un registro que demuestre que no es culpa de tu empresa. Podrás seguir ofreciéndoles una solución, pero tu reputación estará protegida.

6. Datos fáciles de recopilar
La recopilación de datos es absolutamente fundamental, sobre todo en el sector hotelero, donde los huéspedes exigen una experiencia más personalizada. Un sistema de gestión de reservas de habitaciones de hotel captura una enorme cantidad de datos valiosos sobre los huéspedes y los recopila en informes exhaustivos que te permiten utilizarlos de forma más eficaz.

Sin un sistema de reservas hoteleras, es difícil saber cuántos huéspedes viajan, cuáles son sus intereses, qué servicios prefieren, qué edad tienen, de dónde vienen, por qué visitan ese destino, etcétera.

Es muy útil saberlo y te ayudará a mejorar tanto el servicio al cliente como el marketing hotelero, adaptando tus campañas para atraer a los huéspedes más motivados hacia tu marca hotelera.

7. Administración de recompensas más fácil
Los programas de fidelización de clientes funcionan y, si no los utilizas, podrías estar dejándote mucho dinero en el proceso. Un buen sistema de información de reservas de hotel te permite hacer un seguimiento de las estancias de los clientes y recompensarles en consecuencia, para que se queden a largo plazo. Consigue una mejor gestión y seguimiento de la recompensa a los huéspedes por su fidelidad.

Características de los sistemas de gestión de reservas hoteleras

Un sistema de reservas de hotel hace mucho más que permitirte aceptar y gestionar reservas a través del sitio web de tu hotel. Los sistemas de reservas ofrecen una variedad de funciones que te permiten agilizar tus tareas y automatizar tus procesos. Hay una serie de características básicas que todo sistema de gestión de reservas hoteleras en línea debe tener, tales como:

Características funcionales de un sistema de reservas hoteleras

• Asociar cada reserva en línea a una cuenta
• Limitar cada cuenta a un único usuario
• Permitir a los usuarios buscar y encontrar las opciones de reserva más relevantes
• Aceptar fecha y hora para comprobar las habitaciones disponibles para ese momento concreto
• La confirmación de la reserva debe enviarse a los datos de contacto especificados
• Calcular y mostrar los gastos de alojamiento y otras utilidades
• Cancelar reservas
• Mostrar y modificar los registros de los huéspedes
• Cambiar de habitación

Características no funcionales de un sistema de reservas hoteleras

• Utiliza el cifrado para evitar que bots realicen reservas
• Los resultados de la búsqueda deben aparecer en un plazo aceptable
• Ayudar a los usuarios a rellenar los campos obligatorios en caso de que no sean válidos.
• El sistema debe aceptar pagos a través de varios métodos de pago
• Fácil de usar, eficiente y accesible
• Seguimiento de la documentación, las actividades y las respuestas

Lo principal es recordar que esta tecnología permite a los huéspedes elegir y reservar sus habitaciones en línea a través de un portal seguro. Debe ser sencillo y confiable, pero también debe ofrecerte a ti la misma comodidad y variedad de uso que a tus huéspedes. De este modo, no sólo se te hará la vida más fácil, sino que podrás utilizar los datos que te proporcionan para obtener más ingresos y beneficios para tu hotel.

Cómo funciona un sistema de reservas hoteleras

A modo de resumen, los sistemas de reservas hoteleras suelen funcionar permitiendo a los huéspedes reservar las fechas de su estancia basándose en la visualización en tiempo real de sus tarifas e inventario en todos los canales de reserva y finalizar su reserva a través de un portal de pago en línea.

Una vez completada la transacción, se actualiza automáticamente el sistema de gestión de la propiedad (PMS) y, con la ayuda de un channel manager, se actualizan también todos los listados del hotel en los sitios web de reservas. A continuación se explica paso a paso cómo suele funcionar un sistema de reservas hoteleras:

1. Un huésped potencial introduce un número concreto de personas y sus fechas previstas de entrada y salida en el calendario del sistema.
2. El sistema valida la disponibilidad de los distintos tipos de habitación del hotel y sus fechas de viaje indicadas, y a continuación muestra las tarifas disponibles en el momento de la búsqueda.
3. El huésped reserva su habitación deseada a través del sistema facilitando sus datos personales, como nombre, número de contacto y detalles de pago. También puede añadir peticiones especiales, como una habitación con vistas o una ubicación específica, y el sistema notificará estas peticiones al hotel.
4. El sistema confirma la reserva y actualiza automáticamente el inventario de habitaciones en el PMS del hotel. También genera un número de confirmación que puede enviarse automáticamente al huésped por correo electrónico.

El mejor sistema de reservas hoteleras en 2023

No es una novedad que, si quieres gestionar un hotel con éxito, necesitas huéspedes. El uso de un sistema de reservas es crucial para captarlos y mantenerlos. Se trata de una práctica esencial en cualquier establecimiento, independientemente de su tamaño o ubicación.

Contar con el sistema de reservas adecuado puede aumentar tanto la eficacia de la oficina como los beneficios de la empresa. Hemos enumerado 3 de los mejores sistemas de reservas hoteleras para ayudarle a empezar, o a probarlos gratis:

SiteMinder

Votado número 1 por los hoteleros de todo el mundo, SiteMinder es la mejor opción para la gestión de reservas hoteleras. Nuestro sistema de reservas online se conecta fácilmente con muchos otros programas y sistemas hoteleros, lo que facilita la gestión de todos los aspectos de tu negocio, desde las operaciones diarias hasta la distribución online. Comience hoy mismo su prueba gratuita de 30 días.

Little Hotelier

Diseñado específicamente para pequeños proveedores de alojamiento, Little Hotelier es la mejor elección para un sistema sencillo de reservas hoteleras. Gestiona fácilmente tus reservas de bed and breakfast u hoteles boutique y mucho más, todo desde una única plataforma. Su sistema de reservas para pequeños hoteles cuenta con una interfaz fácil de usar, lo que facilita su utilización por parte de personal sin conocimientos técnicos.

Hotel App Store

Si buscas más opciones para satisfacer tus necesidades de reserva de hoteles, el principal mercado hotelero del mundo es el lugar al que debes acudir. Hotel App Store es una colección seleccionada de las aplicaciones móviles más útiles para los hoteleros. Busca entre casi un centenar de aplicaciones o filtra por lo que buscas, por ejemplo, ganar más dinero por reserva, conseguir que más huéspedes reserven directamente, etc.

Elegir SiteMinder como sistema de reservas hoteleras

A medida que aumenta la tendencia de las reservas en línea, es imprescindible que los hoteles mantengan un registro centralizado y preciso de las reservas de habitaciones para evitar daños a la reputación por exceso de reservas.

Con SiteMinder, todo lo que necesitas es un ordenador con conexión a internet y dispondrás de un único panel de control para gestionar el inventario de habitaciones de hotel en todos los canales de reserva online. Con nuestra plataforma de comercio hotelero, los hoteleros pueden conseguir:

• Alcance mundial: Gestión de canales sin fisuras con 450 conexiones globales bidireccionales con agencias de viajes online (OTA) y sistemas de distribución global (GDS) para ampliar tu alcance.
• Menor coste de adquisición: Integración instantánea con las principales plataformas tecnológicas hoteleras del mundo.
• Más ingresos: Un modelo de inventario agrupado para poner más de tus habitaciones en línea y reducir el exceso de reservas.
• Mayores márgenes de beneficio: Experiencia de reserva directa en tu sitio web, en el móvil y en las redes sociales.