O que é um recibo de hotel?
Um recibo de hotel é um documento emitido pelos hotéis aos hóspedes, que oferece prova de que a fatura da sua estadia no hotel foi paga.
Um recibo de hotel é o mesmo que uma fatura?
Não, um recibo de hotel não é o mesmo que uma fatura. Uma fatura detalha todos os encargos que um hóspede acumulou durante a sua estadia. Depois da fatura ser paga, é produzido um recibo como prova desse pagamento.
Neste artigo vamos analisar mais detalhadamente os recibos de hotel: como são, porque são importantes e como criar e geri-los.
Nota: o termo ‘recibo de hotel’ pode ser usado para descrever recibos emitidos por fornecedores aos hotéis, mas neste artigo vamos focar-nos nos recibos que os hotéis dão aos hóspedes.
Conteúdo
Qual é o formato de um recibo de hotel?
Embora os formatos de recibo de hotel sejam mais ou menos decididos pelos hotéis, o recibo deve apresentar as seguintes informações:
- Detalhes do hotel
- Detalhes do hóspede
- Detalhes da estadia e encargos detalhados
- Taxas, impostos e totais
- Método de pagamento
Se o pagamento foi feito pessoalmente com cartão, o recibo do hotel pode ser emparelhado com o recibo gerado pela máquina de ponto de venda (POS) do hotel.
Porquê personalizar recibos de reserva de hotel?
Os recibos de hotel oferecem uma excelente oportunidade para mostrar a sua marca. Ao adicionar logótipos, cores e uma mensagem personalizada de agradecimento, pode lembrar os hóspedes anteriores do tempo divertido que tiveram na sua propriedade no futuro, quando estiverem a fazer os seus impostos ou a organizar a sua papelada.
Os recibos de hotel também podem ser personalizados por razões funcionais, como formatar recibos de uma forma que se alinha com as necessidades de clientes corporativos.
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Papel dos recibos de hotel nos processos financeiros
O processo tradicional de faturação para um hotel é composto por quatro etapas:
- Conta corrente: Um documento ao vivo que regista os encargos dos hóspedes à medida que são feitos.
- Conta: Um resumo de encargos para o hóspede rever no check-out.
- Fatura: O documento fiscal oficial que detalha os encargos finalizados.
- Recibo: A prova de pagamento da fatura.
Como último passo, um recibo finaliza o processo de faturação para cada hóspede e dá ao hóspede a documentação de que precisa para cumprir as leis fiscais.
Como escrever um recibo de hotel detalhado
Hoje em dia, a maioria dos recibos são criados automaticamente por um gerador ou ferramenta de recibos de hotel desenvolvida para esse propósito. Mas é bom entender como escrever um recibo de hotel à moda antiga, como opção de backup que pode usar se a energia ou os sistemas falharem.
Como mencionado acima, um modelo tradicional de recibo de hotel apresentará os detalhes do hotel, do hóspede e da estadia, detalhará todos os encargos acumulados ao longo dessa estadia (incluindo subtotais e impostos), e delineará o método de pagamento usado.
Como criar e gerir recibos de hotel eficientemente
Está a pensar como fazer um recibo de hotel? A boa notícia é que é fácil criar recibos de hotel porque as ferramentas modernas podem automatizar quase todo o processo.
Automatizar a geração e armazenamento de recibos
Escolha uma ferramenta que gere automaticamente um recibo assim que uma fatura é paga, e que coloque uma cópia desse recibo na pasta apropriada.
Gerir condições de pagamento complexas
As melhores ferramentas de faturação e recibos também serão capazes de lidar com pagamentos divididos, reservas de grupo, estadias prolongadas, reembolsos e pedidos duplicados. (Também precisará de implementar processos operacionais para garantir que estas tarefas complexas são tratadas corretamente.)
Aproveitar os dados de recibos de estadia no hotel
Os dados dos recibos podem revelar como os seus hóspedes preferem pagar pelas suas estadias, para que possa garantir que suporta os métodos de pagamento mais populares. Em conjunto com as faturas, os recibos também podem ajudá-lo a acompanhar tendências de receita, otimizar os seus preços e identificar novas oportunidades que pode capitalizar.
Francisco Campos,
Diretor Geral
Golden Lisbon Hotel
Como usar tecnologia para simplificar recibos de hotel
Embora muitas ferramentas automatizem o processo de gerar recibos de hotel, as melhores conectar-se-ão perfeitamente aos seus sistemas de gestão de propriedade e contabilidade.
A integração permite que todas as suas soluções comuniquem entre si e que os dados viajem perfeitamente pelo seu conjunto tecnológico. Isto abre um mundo de automatização, onde tarefas repetitivas, laboriosas e demoradas são feitas automaticamente. A automatização pode poupar a um hotel enormes quantidades de tempo, ao mesmo tempo que minimiza a oportunidade de erro humano.
E na SiteMinder, a plataforma líder mundial de comércio hoteleiro aberto, tem uma ferramenta de receita e distribuição que pode abrir este mundo de automatização, conectando-se perfeitamente com qualquer que seja a sua ferramenta de recibos escolhida.
