ระบบชำระเงินออนไลน์สำหรับโรงแรม: วิธีการ ตัวเลือก และระบบยอดนิยมในไทย

ระบบชำระเงินออนไลน์สำหรับโรงแรมคืออะไร?

ระบบชำระเงินออนไลน์สำหรับโรงแรม เป็นวิธีที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถจ่ายค่าจองห้องพักและบริการต่างๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้อย่างสะดวกสบาย

วิธีการทำธุรกรรมแบบดิจิทัลนี้กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในวงการโรงแรม เนื่องจากมอบความสะดวกและความปลอดภัยให้ทั้งผู้ประกอบการโรงแรมและแขกที่เข้าพัก

ปัจจุบัน มีโซลูชันการชำระเงินออนไลน์ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับธุรกิจโรงแรม ซึ่งพัฒนาโดยบริษัทชั้นนำด้านเทคโนโลยีสำหรับอุตสาหกรรมโรงแรมโดยเฉพาะ ช่วยให้การรับชำระเงินจากลูกค้าทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับทุกสิ่งที่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีรับชำระเงินออนไลน์สำหรับโรงแรม ตั้งแต่ขั้นตอนการติดตั้งระบบ ไปจนถึงตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็ก รีสอร์ท หรือเซอร์วิสอพาร์ทเมนท์

ทำไมโรงแรมต้องมีระบบชำระเงินออนไลน์?

ในยุคที่เทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนแปลงทุกแง่มุมของชีวิตประจำวัน การก้าวสู่สังคมไร้เงินสด (Cashless Society) อาจไม่ไกลเกินเอื้อมอีกต่อไป

โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวและโรงแรม ระบบชำระเงินออนไลน์ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้กับแขกอย่างมาก

ลองนึกถึงบริการเรียกรถอย่าง Grab หรือ Bolt ที่ผู้ใช้สามารถเดินทางถึงที่หมายโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการชำระเงิน เพราะทุกอย่างจัดการผ่านระบบดิจิทัลหลังถึงที่หมาย หากโรงแรมสามารถนำเสนอบริการในลักษณะเดียวกันนี้ได้ นอกจากจะช่วยลดความยุ่งยากให้กับแขกแล้ว ยังอาจช่วยเพิ่มรายได้จากการจองห้องพักและบริการเสริมต่างๆ ได้อีกด้วย

ปัจจุบัน หลายประเทศเป็นผู้นำในการใช้ระบบชำระเงินออนไลน์ โดย 5 อันดับแรกที่มีสัดส่วนการชำระเงินแบบไร้เงินสดสูงสุด ได้แก่ เบลเยียม (93%), ฝรั่งเศส (92%), แคนาดา (90%), สหราชอาณาจักร (89%) และสวีเดน (89%)

สำหรับในเอเชีย ประเทศที่กำลังก้าวสู่สังคมไร้เงินสดอย่างรวดเร็ว อย่าง เกาหลีใต้ ติดอันดับ 1 ใน 10 ประเทศที่มีการใช้จ่ายแบบไร้เงินสดมากที่สุดในโลก และกำลังก้าวสู่การเป็นสังคมไร้เงินสดอย่างเต็มรูปแบบ

ประเทศจีนก็กำลังเปลี่ยนผ่านจาก “mobile-first” (ให้ความสำคัญกับมือถือเป็นอันดับแรก) ไปสู่ “mobile-only” (ใช้มือถือในการชำระเงินเพียงอย่างเดียว)

ด้วยแนวโน้มนี้ โรงแรมจำเป็นต้องเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลง โดยเริ่มจากการนำระบบชำระเงินออนไลน์อัตโนมัติมาใช้

7 วิธีการชำระเงินยอดนิยมสำหรับโรงแรม

การนำเสนอวิธีการชำระเงินที่หลากหลายในโรงแรมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการเพิ่มความสะดวกสบายให้กับแขกและรับประกันการทำธุรกรรมที่ราบรื่น ตั้งแต่บัตรเครดิตและเดบิตแบบดั้งเดิม ไปจนถึงโซลูชันการชำระเงินดิจิทัลสมัยใหม่ ตัวเลือกที่หลากหลายนี้ช่วยตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันของนักท่องเที่ยวจากทั่วโลก

ต่อไปนี้คือภาพรวมของ 7 วิธีการชำระเงินยอดนิยมสำหรับโรงแรม:

1. บัตรเครดิตหรือเดบิต : วิธีการชำระเงินยอดนิยมที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย สะดวกสำหรับการทำธุรกรรมทั่วไป ทั้งการจองห้องพักล่วงหน้าและการชำระเงินเมื่อเช็คเอาท์ เป็นตัวเลือกที่คุ้นเคยสำหรับนักท่องเที่ยวส่วนใหญ่
2. การโอนเงินผ่านธนาคาร : วิธีที่ปลอดภัยสำหรับการชำระเงินโดยตรง นิยมใช้สำหรับการทำธุรกรรมขนาดใหญ่หรือการจองเป็นกลุ่ม ช่วยลดความเสี่ยงจากการใช้บัตร ทำให้ทั้งโรงแรมและแขกมั่นใจในความปลอดภัย
3. ระบบชำระเงินออนไลน์ : แพลตฟอร์มที่เชื่อมต่อระบบการจองของโรงแรมกับวิธีการชำระเงินต่างๆ เช่น ระบบที่ใช้งานร่วมกับ SiteMinder ช่วยให้การทำธุรกรรมราบรื่น ปลอดภัยด้วยการเข้ารหัส เพิ่มความมั่นใจให้กับแขก
4. แอปพลิเคชันชำระเงินบนมือถือ : เช่น TrueMoney Wallet หรือ Rabbit LINE Pay ตอบโจทย์นักท่องเที่ยวรุ่นใหม่ที่ชื่นชอบเทคโนโลยี ให้บริการแบบไร้สัมผัส ปลอดภัย และรวดเร็วผ่านสมาร์ทโฟน สอดคล้องกับเทรนด์การใช้งานมือถือเป็นหลัก
5. ดิจิทัลวอลเล็ท : อย่าง PayPal ช่วยให้ชำระเงินออนไลน์ได้โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลบัตรทุกครั้ง สะดวกและปลอดภัย กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ด้วยความง่ายในการใช้งานและระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี
6. การชำระเงินผ่าน QR Code : วิธีที่กำลังได้รับความนิยมในประเทศไทย ด้วยความง่ายและไม่ต้องสัมผัส แขกเพียงสแกน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนก็สามารถชำระเงินได้ทันที เป็นตัวเลือกที่รวดเร็วและปลอดภัย ลดการสัมผัสเงินสด
7. บัตรของขวัญหรือบัตรกำนัล : ทางเลือกที่ยืดหยุ่น ให้แขกใช้เครดิตที่ซื้อไว้ล่วงหน้าสำหรับการเข้าพักหรือบริการต่างๆ เหมาะสำหรับการมอบเป็นของขวัญหรือใช้เป็นส่วนหนึ่งของโปรโมชัน ช่วยเพิ่มความประทับใจและสร้างประสบการณ์ส่วนตัวให้กับแขก

วิธีการชำระเงินที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจองห้องพักโรงแรมคืออะไร?

วิธีการชำระเงินที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจองห้องพักโรงแรมนั้นขึ้นอยู่กับความสะดวกของแขกและบริบทเฉพาะของการจอง อย่างไรก็ตาม บัตรเครดิตหรือเดบิตถือเป็นตัวเลือกที่ได้รับการยอมรับและนิยมใช้มากที่สุด เนื่องจากเป็นวิธีที่แพร่หลาย สะดวก และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี บัตรเหล่านี้ช่วยให้ได้รับการยืนยันการจองทันที และเหมาะสำหรับการทำธุรกรรมระหว่างประเทศ ทำให้เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ สำหรับการจองโรงแรมส่วนใหญ่

นอกจากนี้ ระบบชำระเงินออนไลน์ที่เชื่อมต่อกับวิธีการชำระเงินหลากหลายรูปแบบ รวมถึงบัตรเครดิต ก็ได้รับความนิยมสูงเช่นกัน ด้วยความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการประมวลผลธุรกรรมโดยตรงผ่านแพลตฟอร์มบริหารจัดการโรงแรม เช่น SiteMinder

การชำระเงินแบบพรีออโทไรซ์ (Pre-authorised) ในโรงแรมคืออะไร?

การชำระเงินแบบพรีออโทไรซ์ในโรงแรม คือการกันวงเงินชั่วคราวจำนวนหนึ่งในบัตรเครดิตหรือเดบิตของแขก เพื่อให้แน่ใจว่ามีเงินเพียงพอสำหรับการจองหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้น การกันวงเงินนี้ไม่ใช่การเรียกเก็บเงินจริง แต่เป็นการสำรองเงินไว้จนกว่าจะเช็คเอาท์ ซึ่งจะมีการคิดเงินจริงหรือปลดล็อควงเงินหากไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

เทรนด์การชำระเงินออนไลน์และโซลูชันการชำระเงินสำหรับโรงแรม

นักท่องเที่ยวกำลังพึ่งพาอุปกรณ์มือถือมากขึ้นเรื่อยๆ และชื่นชอบความสะดวกสบายในการชำระเงินค่าสินค้าและบริการออนไลน์

สำคัญมากที่ผู้ประกอบการโรงแรมต้องจับตาดูเทรนด์ที่กำลังมาแรงในอุตสาหกรรมการชำระเงินสำหรับโรงแรม เพราะการรู้ว่าแขกชอบจ่ายค่าห้องพักด้วยวิธีใดนั้นสำคัญอย่างยิ่งต่อการเพิ่มยอดจองให้กับโรงแรมของเรา

นี่คือ 6 เทรนด์หลักในอุตสาหกรรมการชำระเงินสำหรับโรงแรมในขณะนี้:

1. สหภาพยุโรปเข้มงวดกับการชำระเงินออนไลน์ด้วย SCA

จะเห็นได้ว่ายุโรปกำลังเป็นผู้นำในการปฏิวัติสู่สังคมไร้เงินสด ซึ่งสำคัญมากสำหรับผู้ประกอบการโรงแรมในสหภาพยุโรป เนื่องจากมีการออกกฎหมายควบคุมอุตสาหกรรมการชำระเงินที่เรียกว่า Strong Customer Authentication (SCA) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Payment Services Directive ฉบับที่สอง (PSD2)

SCA เป็นชุดข้อกำหนดที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการชำระเงินออนไลน์ และลดการฉ้อโกงในการชำระเงิน

SCA เพิ่มชั้นความปลอดภัยเมื่อลูกค้าชำระเงินออนไลน์ และนี่หมายความว่าเจ้าของโรงแรมในสหภาพยุโรปจำเป็นต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับกฎนี้ มิฉะนั้นอาจเสี่ยงต่อการไม่สามารถรับชำระเงินออนไลน์ได้

2. แขกต้องการการทำธุรกรรมออนไลน์ที่ราบรื่น

แทนที่จะต้องเช็คเอาต์ที่เคาน์เตอร์และยื่นบัตรเครดิตให้พนักงาน แขกของคุณเริ่มคาดหวังประสบการณ์การชำระเงินที่ง่ายและสะดวกสบายมากขึ้น โดยไม่ต้องยุ่งยาก

จะดีที่สุดถ้าเราสามารถเก็บข้อมูลบัตรเครดิตของแขก แสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายก่อนเช็คเอาท์ และหักเงินจากบัตรโดยอัตโนมัติในวันสุดท้ายของการเข้าพัก แต่ต้องอาศัยเทคโนโลยีเฉพาะของทางโรงแรม

วิธีนี้ช่วยลดเวลาที่แขกต้องจัดการเรื่องชำระเงินในวันสุดท้าย ทำให้ประสบการณ์การเข้าพักที่โรงแรมของคุณดียิ่งขึ้น

3. การผสานการชำระเงินเข้ากับระบบการจองเป็นเรื่องปกติแล้ว

โซลูชันการชำระเงินออนไลน์สำหรับผู้ประกอบการโรงแรมในปัจจุบัน ช่วยกำจัดความยุ่งยากของอุปกรณ์และฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมที่เคยใช้ในการทำธุรกรรม

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ระบบชำระเงินถูกรวมเข้ากับเว็บจองห้องพักโดยตรง ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อแขกเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานโรงแรมทำงานได้สะดวกขึ้นด้วย

เว็บจองห้องพักสมัยใหม่ใช้งานง่ายและเข้าใจความต้องการด้านการชำระเงินในธุรกิจโรงแรมได้ดีกว่า

4. ระบบไร้กระดาษ มาตรฐานใหม่ของโรงแรมยุคดิจิทัล

แขกโรงแรมไม่เพียงชื่นชอบความสะดวกของระบบยืนยันการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์

แทนที่จะพิมพ์ใบแจ้งรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดระหว่างเข้าพัก แขกส่วนใหญ่พอใจกับการรับข้อมูลเดียวกันผ่านอีเมลหรือ SMS ซึ่งสะดวกและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากกว่า

5. แขกพร้อมให้ข้อมูลบัตรเครดิตออนไลน์มากขึ้น

ปัจจุบัน ผู้บริโภคพร้อมและเต็มใจที่จะซื้อสินค้าหรือบริการเกือบทุกอย่างทางออนไลน์มากขึ้น พวกเขาไว้วางใจช่องทางนี้และชื่นชอบความสะดวกสบายที่การช้อปปิ้งออนไลน์มอบให้ ซึ่งหมายความว่า ลูกค้ายินดีให้ข้อมูลบัตรเครดิตหรือข้อมูลการชำระเงินทางออนไลน์มากขึ้นด้วย

ความสะดวกและความเชื่อมั่นของผู้บริโภคที่เพิ่มขึ้นนี้ ส่งผลโดยตรงให้การจองโรงแรมออนไลน์ทั่วโลกเติบโตอย่างต่อเนื่อง

6. กระเป๋าเงินดิจิทัลและบัตรเครดิตเสมือนกำลังเป็นที่นิยม

บัตรเครดิตยังคงเป็นวิธีการชำระเงินที่ได้รับความนิยม แต่กระเป๋าเงินดิจิทัล (หรือ e-wallet) เช่น Apple Pay, Samsung Pay หรือ Google Pay ถือว่าปลอดภัยและสะดวกกว่า

แม้จะไม่ใช่วิธีการชำระเงินหลักของนักท่องเที่ยวส่วนใหญ่ แต่จำนวนคนที่ใช้กระเป๋าเงินดิจิทัลเพิ่มขึ้นทุกปี

หากคุณขายห้องพักผ่าน Booking.com หรือ Agoda คุณอาจคุ้นเคยกับบัตรเครดิตเสมือน (VCC) บัตรเหล่านี้คือ MasterCard ดิจิทัลที่ช่วยให้ชำระเงินออนไลน์ได้ง่ายและปลอดภัย โดยปกติจะจัดการผ่านกระเป๋าเงินดิจิทัล

VCC แต่ละใบมีหมายเลขบัตร วันหมดอายุ และ CVC ที่ไม่ซ้ำกัน และใช้ได้เพียงครั้งเดียว สำหรับทุกการจองที่คุณได้รับ OTA จะส่ง VCC ใหม่ให้คุณ ดังนั้นหากมีใครเจาะระบบโรงแรมและขโมยข้อมูลบัตรเครดิต จะไม่สามารถใช้ VCC ได้เพราะเป็นบัตรที่ใช้ได้ครั้งเดียว

วิธีติดตั้งระบบชำระเงินและซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับโรงแรม

ตั้งแต่ยุคดิจิทัลเริ่มต้นขึ้น ระบบการชำระเงินของโรงแรมกลายเป็นหนึ่งในด้านที่ซับซ้อนที่สุดสำหรับผู้ประกอบการโรงแรม

สาเหตุหลักเป็นเพราะกระบวนการชำระเงินของโรงแรมมีความซับซ้อนและมีกฎระเบียบมากมาย โดยเกี่ยวข้องกับทุกขั้นตอนในการจำหน่ายห้องพัก ตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง ซึ่งมักประกอบด้วย:

1. เว็บไซต์จองห้องพักออนไลน์ (OTA) เช่น Agoda หรือ Booking.com
2. ระบบการจองบนเว็บไซต์ของโรงแรมเอง (booking engine)
3. ระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel Manager)
4. ระบบจัดการโรงแรม (PMS)
5. ระบบชำระเงินออนไลน์ (payment gateway)

และแน่นอนว่ารวมถึงตัวโรงแรมเอง ทุกฝ่ายมีบทบาทสำคัญในการรับและส่งต่อข้อมูลบัตรเครดิต ก่อนที่จะมีการชำระเงินจริง

ในขณะที่เทคโนโลยีขับเคลื่อนการปฏิวัติดิจิทัลไปข้างหน้า เทคโนโลยีเหล่านี้ก็จะช่วยให้โรงแรมเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงด้วย มี 3 วิธีหลักที่จะช่วยให้โรงแรมของคุณพร้อมรับมือกับการประมวลผลการชำระเงินออนไลน์:

1. ระบบจองห้องพักออนไลน์

เมื่อแขกจองห้องพักผ่านช่องทางตรงของโรงแรม เช่น เว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดีย จำเป็นต้องมีระบบชำระเงินออนไลน์ นั่นหมายถึงโรงแรมต้องมีระบบการจองที่เชื่อมต่อกับระบบชำระเงิน (payment gateway) เช่น Stripe หรือ PayPal ซึ่งเป็นเครื่องมือชำระเงินออนไลน์จากบุคคลที่สาม

ระบบชำระเงินออนไลน์จะตรวจสอบข้อมูลบัตรเครดิตของลูกค้าที่ต้องการจองทันทีผ่านเว็บไซต์ของโรงแรม เปรียบเสมือนเครื่องรูดบัตรออนไลน์ ที่ช่วยให้โรงแรมสามารถตั้งค่าและเรียกเก็บเงินเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดจองหรือค่าธรรมเนียมคงที่ ณ เวลาที่ทำการจอง

โรงแรมยังสามารถเลือกที่จะอนุมัติยอดเงินทั้งหมดหรือบันทึกข้อมูลบัตรเครดิตไว้เพื่อประมวลผลในวันเช็คเอาท์ หรือกรณีที่แขกไม่มาเข้าพักตามกำหนด (No-show)

ผู้ให้บริการระบบจองบางรายยังมีโซลูชันการชำระเงินในตัว ซึ่งช่วยให้การจัดการง่ายขึ้นสำหรับโรงแรม นอกจากนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการจองสามารถรองรับหลายสกุลเงิน เพื่อให้กระบวนการชำระเงินง่ายขึ้นสำหรับแขกและเพิ่มโอกาสในการจองมากขึ้น

ที่สำคัญ ระบบการจองต้องเชื่อมต่อกับ Channel Manager เพื่อให้การทำงานทั้งหมดในโรงแรมเป็นไปอย่างราบรื่นและไร้รอยต่อ

2. ระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel Manager)

Channel Manager เป็นเครื่องมือสำคัญในการอำนวยความสะดวกด้านการจองและการชำระเงินออนไลน์ บริษัทนำเที่ยวออนไลน์ (OTA) อย่าง Agoda และ Booking.com มีโครงสร้างการชำระเงินที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าใช้โมเดลแบบพ่อค้าคนกลาง (merchant model) หรือโมเดลตัวแทน (agency model)

แขกที่จองผ่าน OTA จะต้องชำระเงินเมื่อทำการจอง (merchant model) หรือเมื่อเช็คอิน (agency model) สำหรับ merchant model บัตรเครดิตเสมือน (virtual credit cards) เป็นวิธีการชำระเงินที่พบบ่อย

อย่างไรก็ตาม ในโลกของ OTA ไม่ได้ง่ายเพียงแค่นั้น เมื่อพิจารณาถึงธุรกิจต่างๆ ในอุตสาหกรรมและรูปแบบรายได้ที่หลากหลาย

สิ่งนี้นำไปสู่กระบวนการชำระเงินและข้อตกลงที่ซับซ้อนระหว่างโรงแรมและ OTA เกี่ยวกับเรื่องเวลา กฎระเบียบ PCI (การบันทึกและจัดเก็บข้อมูลบัตรเครดิต) กฎ PSD2/SCA (ระเบียบการชำระเงินออนไลน์ในยุโรป) และอื่นๆ

ยกตัวอย่างเช่น Expedia Traveler Preference รวมทั้งโมเดลแบบตัวแทนและพ่อค้าคนกลาง เมื่อใช้โมเดลแบบพ่อค้าคนกลาง การเรียกเก็บเงินจะทำล่วงหน้า: เมื่อแขกเลือกชำระเงินตอนจอง เงินจะถูกเก็บผ่านระบบ Expedia Collect

Expedia จะเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของลูกค้าและจ่ายเงินให้กับโรงแรมตามจำนวนที่ตกลงกันเมื่อการเข้าพักเสร็จสิ้น กำไรอาจสูงถึง 30% ขึ้นอยู่กับตลาดการท่องเที่ยว ความพร้อมของห้องพัก และความผันผวนตามฤดูกาล

หากลูกค้าเลือกชำระเงินที่โรงแรม Expedia จะใช้โมเดล Hotel Collect แบบตัวแทน โดยอาจมีหรือไม่มีข้อกำหนดเรื่องเงินมัดจำ ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ที่ 20-25% จะถูกจ่ายให้ Expedia โดยโรงแรมหลังจากได้รับเงินจากลูกค้า

ไม่ว่าจะรับชำระเงินจาก OTA แบบใด ข้อมูลการชำระเงินและข้อมูลแขกจำเป็นต้องถูกส่งอย่างปลอดภัยและราบรื่นจากเว็บไซต์จองไปยังแผนกต้อนรับของโรงแรม (และในทางกลับกันสำหรับกรณียกเลิกและคืนเงิน) Channel Manager ช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติ

3. ระบบจัดการโรงแรมแบบสองทาง (Two-way PMS integration)

ระบบจัดการโรงแรม (Property Management System หรือ PMS) เป็นกุญแจสำคัญในการประมวลผลการชำระเงินออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ PMS ช่วยอำนวยความสะดวกในการรวบรวม จัดเก็บ และสื่อสารข้อมูลของแขกโดยอัตโนมัติ

หากยังไม่มี PMS ควรมองหาระบบที่มีเครื่องมือจองออนไลน์ Channel Manager และโซลูชันการชำระเงินในตัว (แนะนำโซลูชันแบบครบวงจรอย่าง Little Hotelier สำหรับที่พักที่มีห้องน้อยกว่า 30 ห้อง)

หากไม่มี ควรตรวจสอบว่า PMS สามารถเชื่อมต่อกับระบบเหล่านี้ได้หรือไม่ วิธีนี้จะช่วยให้ข้อมูลการจองและการชำระเงินถูกส่งตรงจากแหล่งที่จอง (ไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์ของโรงแรมหรือ OTA) ไปยังแผนกต้อนรับของโรงแรมโดยตรง

วิธีป้องกันปัญหาในการชำระเงินออนไลน์สำหรับโรงแรม

ปัจจุบันการจองที่พักส่วนใหญ่ทำผ่านช่องทางออนไลน์ ซึ่งเปิดโอกาสให้โรงแรมเพิ่มยอดขายได้มากขึ้น แต่ก็สร้างความท้าทายในการปกป้องข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าจากแฮกเกอร์หรือมิจฉาชีพ

ปัญหาด้านความปลอดภัยส่วนใหญ่เกิดขึ้นที่ระบบจุดขาย (POS) และมักเป็นการฉ้อโกงแบบไม่มีบัตร (Card Not Present หรือ CNP)

เนื่องจากธุรกรรมแบบ CNP พบบ่อยในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว และมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโรงแรมกับลูกค้าจำนวนมาก จึงสำคัญที่ต้องรู้ว่าเมื่อไหร่ที่อาจเสี่ยงและจะป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้อย่างไร

แขกคาดหวังว่าโรงแรมจะเป็นสถานที่ปลอดภัย แม้แต่ความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวในการปกป้องข้อมูลลูกค้าก็อาจส่งผลร้ายแรงต่อชื่อเสียงและการเงินของโรงแรม

สิ่งที่ควรระวัง:

การซื้อแบบเร่งรีบ

มิจฉาชีพมักติดต่อโรงแรมด้วยความตื่นตระหนก ต้องการจองที่พักอย่างเร่งด่วน อย่าตื่นตระหนกไปด้วย ใช้เวลาตรวจสอบบัตรเครดิต รายละเอียดหนังสือเดินทาง และเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ให้แน่ใจว่าพวกเขาเป็นตัวจริง

แขกที่มาครั้งแรก

ควรระมัดระวังเป็นพิเศษกับคนที่ไม่เคยจองกับโรงแรมมาก่อน สำหรับลูกค้าประจำ โรงแรมสามารถสร้างความสัมพันธ์และเรียนรู้พฤติกรรมการซื้อของพวกเขาได้ ควรระวังลูกค้าใหม่ที่ติดต่อทางออนไลน์เพื่อจองห้องพักจำนวนมากหรือจองในราคาสูง ควรเก็บข้อมูลยืนยันตัวตนที่จำเป็นทั้งหมด

เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น ใช้ระบบชำระเงินที่ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลธุรกรรมอย่างชาญฉลาด

ตำแหน่งของผู้ซื้อ

ปัจจุบันมิจฉาชีพหลายรายเชี่ยวชาญในการซ่อนตำแหน่งที่แท้จริงและหยุดการถูกติดตาม หากสงสัยเกี่ยวกับลูกค้า ให้ทำทุกวิถีทางเพื่อยืนยันความถูกต้อง รวมถึงโทรศัพท์และส่งอีเมลเพื่อรวบรวมข้อมูลและยืนยันตัวตน

ที่อยู่ที่ไม่สอดคล้องกัน

สัญญาณเตือนใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งคือเมื่อมีคนต้องการใช้ที่อยู่ต่างกันสำหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่ง แม้จะไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับโรงแรมโดยตรง แต่สำคัญมากสำหรับอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวโดยรวม

5 วิธีรักษาความปลอดภัยระบบชำระเงินสำหรับการจองโรงแรมของคุณ

ความปลอดภัยในการชำระเงินเป็นเรื่องสำคัญมาก แต่หลายคนอาจไม่รู้ว่าผู้ประกอบการโรงแรมสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อลดความเสี่ยง มาดูกันว่ามีอะไรบ้างที่คุณควรเริ่มทำ:

1. ใช้ระบบที่ปกป้องข้อมูลบัตรของลูกค้า

ควรใช้ระบบชำระเงินสำหรับโรงแรมที่เชื่อมต่อกับระบบจัดการโรงแรม (PMS) หรือระบบจองห้องพัก ที่สามารถส่งและรับการอนุมัติบัตรแบบดิจิทัล และเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้อย่างปลอดภัยในที่เดียว

2. แจ้งนโยบายให้พนักงานทุกคนทราบ

พนักงานทุกคนควรทราบนโยบายของโรงแรมเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการจัดการข้อมูลลูกค้าอย่างปลอดภัย ทุกคนควรได้รับการอบรมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่ใช้และมีกระบวนการที่สอดคล้องกันในการทำธุรกรรมแต่ละครั้ง

3. ใช้ระบบ POS ที่ปลอดภัย เชื่อถือได้

ลงทุนในเครื่องมือรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ล่าสุด รวมถึงการเข้ารหัส ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส และไฟร์วอลล์ เพื่อป้องกันการโจมตีระบบ POS และมัลแวร์อื่นๆ ที่แฮกเกอร์อาจใช้เป็นเป้าหมาย

4. ปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัย PCI

าตรฐาน PCI ช่วยป้องกันการโกงบัตรเครดิตในธุรกิจโรงแรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโรงแรมของคุณปฏิบัติตามมาตรฐานนี้อย่างเคร่งครัด

5. ตรวจสอบคู่ค้าอย่างรอบคอบ

โรงแรมมักทำงานร่วมกับหลายฝ่าย เช่น สายการบิน บริษัทรถเช่า หรือผู้ให้บริการเทคโนโลยี ต้องแน่ใจว่าทุกฝ่ายให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลเช่นเดียวกับคุณ