O que é uma fatura de hotel?
Uma fatura de hotel é um documento emitido pelos hotéis aos hóspedes, que fornece um registo detalhado dos encargos incorridos durante a sua estadia.
Qual é a diferença entre uma fatura de hotel e um recibo?
As faturas de hotel e os recibos de hotel são documentos ligeiramente diferentes. Depois da fatura ser paga pelo hóspede, é gerado um recibo como comprovativo desse pagamento.
Neste guia vamos revelar tudo o que as empresas hoteleiras precisam de saber sobre faturas: porque são importantes, como e quando são criadas, e como um hotel pode geri-las melhor.
Conteúdo
Qual é o objetivo de uma fatura de hotel?
O objetivo de uma fatura de hotel é fornecer aos seus hóspedes um registo detalhado dos encargos que incorreram durante a sua estadia. Oferece transparência aos hóspedes e mostra que o seu negócio é confiável.
E se a viagem for dedutível nos impostos, a fatura do hotel também serve como registo oficial da transação caso as autoridades fiscais locais realizem uma auditoria ao hóspede ou ao hotel.
Porque é importante a faturação hoteleira simplificada?
A faturação é uma parte inevitável das operações de qualquer negócio (sem mencionar a parte que garante que é pago), por isso deve trabalhar para tornar o processo de faturação o mais eficiente e eficaz possível.
Ao simplificar a faturação e garantir que é rápida e precisa, pode:
- Reduzir o tempo que a sua equipa gasta em tarefas administrativas laboriosas e aumentar o tempo que dedicam a tarefas de alto valor como melhorar a experiência do hóspede.
- Minimizar erros humanos através da automatização, para melhorar tanto a precisão como a conformidade.
- Reduzir tempos de espera para os hóspedes e deixá-los com uma boa impressão no check-out.
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Compreender o ciclo de vida de uma fatura de hotel
As faturas de hotel formam o terceiro de quatro passos no processo de pagamento hoteleiro, que segue: conta corrente > conta > fatura > recibo.
Uma fatura de hotel é gerada a partir de uma conta de hotel que o hóspede geralmente revê no check-out. A conta é criada a partir de uma conta corrente do hotel – o registo dos encargos que um hóspede acumula durante a sua estadia. Depois da fatura ser paga, é gerado um recibo como comprovativo de pagamento.
Como verificar uma fatura de reserva de hotel
Quando gera uma fatura de hotel, deve verificá-la antes de a entregar ao seu hóspede. Deve verificar os detalhes do hóspede perguntando o seu nome ou verificando a sua identificação, depois rever brevemente os encargos para qualquer coisa que pareça estranha ou fora do lugar.
Quem paga uma fatura de hotel?
A maioria das faturas de hotel são pagas pelo hóspede no check-out. Mas se um hóspede pré-pagou o quarto e não acumulou encargos extras ou pagou tudo à medida que foi consumindo, pode não haver nenhum pagamento a completar no check-out.
Existe também a faturação direta, onde uma empresa ou organização paga pela estadia de um hóspede. Esta é uma opção de pagamento comum com viajantes corporativos e grupos turísticos.
Como pagar uma fatura de quarto de hotel
Em termos de como um hóspede paga a sua fatura, os hotéis têm controlo total sobre quais métodos oferecem. Hotéis bem-sucedidos tentam sempre oferecer todas as opções de pagamento que os seus hóspedes-alvo preferem.
Como fazer uma fatura de hotel: Fundamentos do formato
Como faço uma fatura de hotel? Hoje em dia, a maioria dos documentos são criados automaticamente por geradores de faturas de hotel ou ferramentas de faturação, mas é bom saber como criar uma você mesmo, caso a energia ou os sistemas falhem. Aqui estão os fundamentos.
O que incluir numa fatura de alojamento
As faturas de hotel devem incluir as seguintes informações:
- Detalhes do hotel
- Detalhes do hóspede
- Detalhes da estadia
- Lista detalhada de encargos
- Pagamentos e ajustes
- Subtotal, imposto e total bruto
- Termos de pagamento
Personalizar faturas para identidade de marca
As faturas oferecem uma excelente oportunidade para exibir a marca do seu hotel. Adicione logótipos e detalhes de contacto, vista o documento com as cores da sua marca e coloque uma mensagem personalizada de agradecimento no final.
Garantir conformidade fiscal e precisão
Trabalhe com um profissional de contabilidade para garantir que as suas faturas e sistemas de faturação cumprem todos os códigos e requisitos fiscais relevantes.
Gerir cenários complexos de faturação de quartos
Escolha uma ferramenta de faturação que possa lidar com situações como estadias de grupo, estadias prolongadas, cancelamentos, pagamentos divididos e serviços agrupados como pacotes ou eventos.
João Tavares,
Diretor de Vendas e Marketing
The Beautique Hotels
Simplificar a faturação hoteleira com tecnologia
As melhores ferramentas de faturação não são soluções isoladas. Têm a capacidade de se integrar com o resto do seu software hoteleiro, o que abre a opção de automatizar e simplificar todo o processo de faturação, reduzindo erros no processo: uma conta do bar que é automaticamente adicionada à conta corrente de um hóspede no final da noite, por exemplo.
Estratégias de dados de faturas de hotel
Quando os dados fluem livremente entre o seu software hoteleiro, também lhe concede a capacidade de analisar as informações geradas pelo seu software de faturação. Os insights resultantes podem ajudá-lo a acompanhar a sua ocupação, refinar as suas estratégias de preços, prever receitas e identificar lacunas e oportunidades de serviço.
E se procura uma ferramenta de receita e distribuição hoteleira que possa maximizar o seu uso de dados, conectando-se perfeitamente a qualquer que seja a sua solução de faturação escolhida, não há melhor opção que a SiteMinder.
