Fatura de hotel: Exemplo e formato

O que é uma fatura de hotel?

Uma fatura de hotel é um documento que resume os encargos incorridos por um hóspede do hotel e forma um registo de despesas para o hóspede rever no final da sua estadia.

Uma fatura é gerada a partir de uma conta corrente do hotel, que acompanha os encargos que um hóspede incorre ao longo da sua estadia. No check-out, a conta corrente é convertida numa fatura que é entregue ao hóspede para revisão. Se o hóspede concordar com todos os encargos descritos na fatura, esta é então convertida num documento para pagamento. Após o pagamento ser efetuado, é gerado um recibo como comprovativo.

Quem prepara a fatura do hóspede? Normalmente é feito durante o check-out pelo pessoal da receção, para garantir que os encargos podem ser adicionados à conta corrente até ao final da estadia do hóspede.

Uma fatura de hotel é uma nota fiscal?

Não, uma fatura de hotel não é uma nota fiscal — mas é o documento a partir do qual a nota fiscal do hóspede é gerada. Qual é a diferença entre uma fatura de hotel e uma nota fiscal? A fatura é o que o hóspede revê, e se tudo estiver bem, a nota fiscal é o que o hóspede paga.

O que é faturação direta em hotéis?

A faturação direta é quando uma empresa ou organização é faturada diretamente pela estadia de um hóspede, em vez de faturar o hóspede no check-out. É uma opção popular nos setores de viagens corporativas e operadores turísticos.

Neste guia, vamos analisar mais detalhadamente as faturas de hotel, desde como funcionam com os seus outros sistemas e processos, até como o seu hotel pode lidar melhor com a faturação dos hóspedes.

Conteúdo

A importância das faturas de hotel na prevenção de disputas

A prevenção é melhor que a cura para disputas de faturação com hóspedes. Alguns passos simples podem ajudá-lo a evitar problemas no checkout, incluindo:

Implementar sistemas integrados que garantam que os dados da conta corrente vão automaticamente para onde precisam.
Garantir que a sua equipa está treinada para atualizar eficiente e precisamente as contas correntes durante a estadia de um hóspede.
Fornecer faturas claras, detalhadas e fáceis de ler no check-out, e explicar aos hóspedes todos os encargos.
Oferecer aos hóspedes múltiplas opções de pagamento para que possam pagar da forma preferida.

Pode-se dividir uma fatura de hotel?

Alguns hotéis permitem que os hóspedes dividam faturas, outros não. A escolha é sua: é uma opção que muitos hóspedes apreciam, mas pode significar mais trabalho para si e para a sua equipa.

Pode-se ir para a prisão por não pagar faturas de hotel?

Na maioria dos casos, não, dívidas não levam a tempo de prisão, mas depende do histórico criminal do hóspede e das leis locais numa determinada parte do mundo.

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Com mais de 1350 integrações, pode ter a certeza de que a SiteMinder se conectará perfeitamente com sistemas ou aplicações populares de gestão de receitas hoteleiras.

Saiba mais

Formato de fatura de hotel: Como fazer uma fatura de quarto de hotel

Como escreve uma fatura de hotel? Geralmente, estes documentos são gerados automaticamente por software, mas é útil saber como fazer uma fatura de hotel caso a energia ou os sistemas falhem.

Quer estejamos a falar de uma fatura de hotel Hyatt ou de uma fatura de um pequeno hotel independente, o documento deve apresentar:

Detalhes do hotel: Nome da empresa, morada, detalhes de contacto.
Detalhes do hóspede: Nome, detalhes pessoais.
Lista detalhada de encargos: Incluindo tarifa do quarto, alimentação e bebidas, serviços adicionais, impostos, taxas, pagamentos e ajustes.
Notas: Oferecendo contexto relevante e explicações para qualquer informação listada na fatura.
Totais: Subtotal, imposto e total bruto.

O que é uma taxa de destino numa fatura de hotel?

Uma taxa de destino, também chamada taxa de resort, comodidade ou instalação, é um tipo de encargo hoteleiro destinado a cobrir o custo de fornecer uma ampla gama de comodidades extras. Um hotel deve pensar cuidadosamente sobre cobrar tal taxa, devido às questões que pode gerar dos hóspedes.

Exemplo de fatura de hotel

Como é uma fatura de hóspede? O modelo de fatura de hotel abaixo dá-lhe uma ideia, embora a aparência do seu documento será determinada pelo seu gerador ou ferramenta de fatura de hotel.

Princípios-chave da gestão de faturação hoteleira

Ao seguir estes princípios estabelecidos de faturação hoteleira, pode minimizar problemas de faturação, proteger a reputação do seu hotel e garantir que cada hóspede deixa a sua propriedade com um sorriso no rosto.

1. Garantir conformidade e segurança de dados na faturação hoteleira

É absolutamente essencial seguir todas as regras e regulamentos relevantes para salvaguardar os dados pessoais e financeiros dos seus hóspedes e trabalhar para prevenir fraude e problemas de privacidade.

2. Melhorar a satisfação do hóspede com faturação transparente

Ao criar uma fatura clara e detalhada, reduz a confusão do hóspede e mostra-se como um negócio confiável.

3. Abordar cenários de faturação complexos

Precisa de estabelecer procedimentos precisos mas fáceis de seguir para gerir eficazmente situações de faturação complexas como faturas divididas, faturação a terceiros e uso de múltiplos métodos de pagamento.

4. Formar funcionários sobre excelência operacional na gestão de faturação

Forme a sua equipa sobre como criar faturas, explicar faturas e lidar eficazmente com objeções de faturação.

5. Lidar com faturas de hotel para reservas de grupo ou contas corporativas

Procedimentos especiais de faturação precisarão de ser estabelecidos, e software de faturação especializado pode precisar de ser implementado, para grupos e clientes corporativos que querem pagar por múltiplos hóspedes.

6. Gerir encargos recorrentes para estadias de longo prazo ou prolongadas

Implemente faturação periódica, digamos uma vez por semana ou mês, para garantir que hóspedes de longo prazo não acumulam muitos encargos não pagos.

7. Aproveitar a tecnologia para otimizar processos de faturação

Implementar sistemas automatizados otimiza os seus processos de faturação, reduz o erro humano e liberta a sua equipa para passar mais tempo a melhorar a experiência do hóspede.

8. Usar dados de faturação para crescimento de receita e personalização do hóspede

A faturação é uma mina de ouro de dados do hóspede. Ao analisá-la, identifica tendências, otimiza os seus preços e gera insights sobre o que os seus hóspedes querem da sua estadia.

Benefícios de um sistema de faturação hoteleira interconectado

O que é um sistema de faturação hoteleira? É a ferramenta através da qual gere a sua faturação (e geralmente as suas contas correntes, faturação e recibos também). Um sistema de faturação hoteleira interconectado, por sua vez, é aquele que se conecta perfeitamente com as outras ferramentas no seu conjunto tecnológico hoteleiro. Isto permite que os dados fluam livremente entre a sua ferramenta de faturação e todas as suas outras soluções, gerando uma riqueza de benefícios, incluindo:

Precisão melhorada: Reduz erros manuais ao atualizar automaticamente encargos e pagamentos de hóspedes em todo o seu hotel à medida que acontecem.
Processamento mais rápido: Acelera seriamente o check-in e check-out tanto para hóspedes como para funcionários.
Experiência do hóspede melhorada: Reduz erros, confusão e tempos de espera.
Melhor relatório financeiro: Facilita o rastreamento e relatório de receitas mais precisos e abrangentes ao gerar uma riqueza de dados detalhados.
Operações otimizadas: Reúne múltiplos serviços em múltiplos departamentos (quarto, restaurante, spa) num sistema único e unificado.

E se procura o máximo em conectividade de ferramentas de faturação, não há ferramenta hoteleira como a SiteMinder.