Che cos’è un channel manager? La guida completa per la gestione dei canali di distribuzione alberghiera

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Channel manager: cos’è?

Il channel manager è la risposta tecnologica a un problema che affligge molti albergatori nel mercato digitale del settore turistico odierno: la distribuzione online.

La promozione delle camere di una hotel su svariati canali digitali, quali ad esempio le agenzie di viaggio online (OTA) e il sito web della struttura stessa, comporta una certa mole di lavoro manuale per aggiornare e modificare la disponibilità e le tariffe. Un channel manager è la soluzione più adatta a risolvere questo problema.

Definizione

            Un channel manager è uno strumento che consente di mettere in vendita contemporaneamente ciascuna camera di una struttura ricettiva su tutti i canali con cui la struttura è connessa. La disponibilità viene aggiornata in tempo reale ogniqualvolta viene effettuata una prenotazione su uno dei canali. Tramite un channel manager è possibile bloccare la vendita di una camera specifica su un determinato canale, o apportare delle modifiche collettive da applicare all’inventario delle camere.

A seguito della digitalizzazione dell’industria del turismo e della crescente popolarità di agenzie di viaggio online come Booking.com ed Expedia, i channel manager sono stati progettati per aiutare gli albergatori a penetrare nuovi mercati senza il rischio di perdere potenziali ospiti e ridurre i margini di profitto. In sostanza, un channel manager può offrire un contributo importante all’espansione di una struttura ricettiva.

In questo articolo esploreremo le diverse funzionalità dei channel manager e i vantaggi che derivano dall’utilizzo di tali strumenti.

Channel manager hotel: cosa è la gestione dei canali di distribuzione alberghiera?

Nello specifico, quando si parla di gestione dei canali di distribuzione nel settore alberghiero, ci si riferisce all’uso di un channel manager per coordinare l’inventario delle camere su svariati canali di distribuzione.

In senso lato, per gestione dei canali si intende la strategia di distribuzione online di un hotel, puntando l’attenzione su aspetti quali l’analisi dei canali più redditizi e l’ottimizzazione delle connessioni per incrementare il fatturato.

Di conseguenza, la gestione dei canali delinea il processo di vendita dell’inventario sui canali di distribuzione prescelti. Quest’ultimi includono le OTA, agenti di viaggio al dettaglio, motori di metaricerca (ad esempio Google), sistemi di distribuzione globale (GDS), e canali di distribuzione diretta (il sito web ufficiale di un hotel o le pagine social).

I channel manager facilitano la gestione dei canali tramite una coordinazione centralizzata dell’inventario, annullando la necessità di effettuare l’accesso in ciascun canale per aggiornare disponibilità e tariffe. Nel complesso, la gestione dei canali con il supporto di un channel manager è una procedura volta a semplificare e velocizzare la vendita delle camere e dei servizi aggiuntivi di una struttura ricettiva.

Strategia per la gestione dei canali: channel management

La gestione dei canali offre anche l’opportunità di attuare efficacemente le strategie di vendita e marketing. Uno degli obiettivi principali della maggior parte degli albergatori è l’incremento delle prenotazioni e delle entrate e, a sua volta, il profitto totale. Nel panorama odierno, questo obiettivo è raggiungibile soltanto tramite una rete di canali di distribuzione che permettano di attrarre ospiti internazionali.

I channel manager consentono a ogni hotel di tessere questa rete. La gestione manuale limita il numero di canali da poter selezione poiché richiede parecchio tempo. Aggiornare costantemente dieci canali, ad esempio, è un’attività dispendiosa, a meno che non si faccia ricorso alla tecnologa. Con l’aiuto di un channel manager, è possibile gestire automaticamente tantissimi canali senza alcuno sforzo.

Ampliare la cerchia di canali per aumentare le prenotazioni è una strategia valida, ma prima occorre comprendere quali sono le piattaforme giuste da selezionare. Ci sono determinati aspetti da tenere in considerazione: ad esempio, alcuni canali potrebbero generare un buon numero di prenotazioni, però dall’altro lato registrano una media più elevata di cancellazioni o i soggiorni sono più brevi.

La raccolta e l’analisi di questo tipo di dati sono molto importanti, dal momento che forniscono le basi su cui prendere decisioni in merito a quali canali risultano più redditizi.

Tuttavia, accedere a queste informazioni non è così semplice come si possa pensare. I channel manager consentono di raccogliere e archiviare dati relativi alle prenotazioni sotto forma di resoconti mensili. Con l’allargamento progressivo della rete di distribuzione, questa funzionalità diventa una parte integrante della gestione di una struttura.

Fornitori di channel manager

La tecnologia, specialmente nel settore dell’ospitalità, si sviluppa sempre più rapidamente e, a oggi, sono disponibili tantissime opzioni per la gestione dei canali.

Tuttavia, queste aziende e i loro prodotti non sono tutti uguali. Le dimensioni e le caratteristiche specifiche del tuo hotel sono i fattori decisionali principali per la scelta del channel manager più adatto alle tue esigenze.

Ecco le caratteristiche da tenere in considerazione:

  • numero di camere;
  • tipologie di camera;
  • numero di canali con cui desideri connetterti;
  • la fetta di mercato su cui puntare;
  • altri strumenti utilizzati, come ad esempio il motore di prenotazione o il sistema gestionale;
  • il budget a disposizione.

SiteMinder è un leader indiscusso della tecnologia alberghiera, con un channel manager adatto alle esigenze di diverse strutture, dagli hotel indipendenti con più di 20 camere alle grandi catene.

Il channel manager di SiteMinder consente la gestione della connessione a oltre 400 canali di prenotazione ed è in grado di integrare 300 sistemi di gestione della proprietà, imponendosi come lo strumento più potente del settore.

Per le piccole proprietà con un budget tecnologico inferiore, ci sono molteplici candidati in grado di soddisfare le esigenze di bed & breakfast, boutique hotel, agriturismo, locande o esercizi a conduzione familiare. Si tratta per lo più di soluzioni integrate con diverse componenti, tra cui un channel manager e un sistema gestionale, come nel caso di Little Hotelier.

In generale, le aziende più rinomate sono le più affidabili e ci sono probabilità maggiori che riescano a rispondere alle tue aspettative. Sono in ballo da parecchio tempo e utilizzano tecnologia sofisticata e sicura, con assistenza globale.

La gestione dei canali distributivi

La distribuzione online è diventata una necessità per tutte le strutture ricettive. Le agenzie di viaggio online (OTA), quali Booking.com o Expedia, sono un nemico/amico per gli albergatori, in uno scenario in cui è difficile, se non impossibile, sopravvivere senza le prenotazioni su nternet.

 Le agenzie di viaggio online (online travel agent, OTA) sono il principale esempio di canale di distribuzione online   per gli hotel. Si tratta di una catena di intermediari che connette una camera d’albergo agli ospiti. Anche il sito web del ufficiale di una struttura è un canale, anche se in questo caso la catena è breve perché implica una vendita diretta al viaggiatore da parte dell’esercizio stesso. Canali che si basano su catene più lunghe possono anche coinvolgere grossisti, metaricerca o agenti di viaggio al dettaglio che utilizzano un sistema di distribuzione globale (global distribution system, GDS).

Vediamo alcuni di questi intermediari nel dettaglio:

  • Agenzie di viaggio online

Le OTA sono una vetrina ineguagliabile per gli hotel e consentono a ciascuna struttura di incrementare considerevolmente la visibilità online e di attrarre ospiti da ogni angolo del mondo. L’unico lato negativo sono i costi di commissione associati all’utilizzo di questa tipologia di canale, i quali si aggirano intorno al 15-25% in media.

  • Grossisti

I grossisti stipulano contratti con gli alberghi per acquistare le loro camere, per poi rivenderle alle agenzie di viaggio.

  • Metaricerca

Un motore o sito di metaricerca consente ai viaggiatori di confrontare le tariffe delle camere d’albergo, provenienti da varie OTA e da altri siti di prenotazione, tramite un’unica interfaccia. Alcuni tra i motori di metaricerca più popolari sono Google Hotel Ads, TripAdvisor, Kayak e Trivago.

  • Sistemi di distribuzione globale

Un sistema di distribuzione globale (GDS) è un intermediario che comunica in tempo reale disponibilità e tariffe delle camere agli agenti di viaggio al dettaglio e ai motori di prenotazione, permettendo di effettuare transazioni automatizzate. I GDS sono molto utili per penetrare il mercato dei viaggi d’affari in quanto raggruppano hotel, voli e noleggio delle auto. Molte aziende che organizzano viaggi per il proprio personale si affidano ai GDS per prenotare.

L’utilizzo di questi intermediari per incrementare le prenotazioni e conquistare nuovi mercati comporta la necessità di una strategia ottimale.

Occorre considerare:

  • l’insieme di canali con cui connettersi;
  • il numero di canali;
  • il profilo della struttura;
  • la frequenza di aggiornamento delle tariffe;
  • le promozioni e offerte;
  • i servizi extra da offrire;
  • come competere con la concorrenza.

Non c’e una formula magica per elaborare la strategia vincente, in quanto ogni struttura ha le sue peculiarità. Per questo la tecnologia può essere di grande aiuto, grazie all’automazione di processi manuali.

I channel manager sono diventati uno strumento fondamentale per il successo della distribuzione online. Ad esempio, l’implementazione di un nuovo piano tariffario su svariati canali è un processo molto dispendioso se effettuato manualmente, ma con l’aiuto di un channel manager bastano un paio di click.

6 fattori essenziali per la gestione dei canali nel settore alberghiero

Come abbiamo visto, è importante personalizzare la strategia di gestione dei canali per ottenere i risultati desiderati.

Ecco alcuni fattori chiave da ricordare:

  1. Un channel manager è uno strumento che consente di mettere in vendita contemporaneamente ciascuna camera di una struttura ricettiva su tutti i canali con cui la struttura è connessa.
  2. Si tratta di uno strumento che può aiutare un hotel ad aumentare notevolmente le prenotazioni e massimizzare i profitti.
  3. Tra le diverse tipologie di canali di distribuzione abbiamo le OTA (ad esempio Expedia), le agenzie di viaggio al dettaglio, i motori di metaricerca (ad esempio Google), i sistemi di distribuzione globale, e infine i canali di distribuzione diretta (ad esempio il sito web ufficiale di un hotel o le pagine sui social media).
  4. La tecnologia dei channel manager consente di tessere una rete fitta a supporto della vendita delle camere.
  5. Sono disponibili tantissime opzioni per la gestione dei canali. Tuttavia, i prodotti sul mercato non sono tutti uguali e la scelta del channel manager più adatto è dettata dalle caratteristiche specifiche dell’hotel.
  6. I channel manager sono diventati uno strumento fondamentale per il successo della distribuzione online di ogni struttura ricettiva.

Come sfruttare i vantaggi di un channel manager per hotel

I channel manager hanno diverse funzioni e non si limitano soltanto all’aggiornamento delle tariffe e della disponibilità.

I vantaggi che derivano dall’uso di un channel manager possono contribuire ad aumentare le prenotazioni ricevute e i ricavi ottenuti.

Vediamo nello specifico quali sono i vantaggi di un channel manager.

  1. Incremento delle prenotazioni online

In un mondo sempre più digitalizzato, un channel manager è l’alleato ideale per favorire la crescita di un albergo e adeguarsi alle abitudini dei viaggiatori moderni.

  1. Aumento dei ricavi

Grazie all’aggiornamento in tempo reale su tutti i canali connessi, i channel manager contribuiscono a ridurre il rischio di overbooking. Inoltre, questi strumenti forniscono statistiche utilissime per ottimizzare le tariffe e puntare sui canali più redditizi.

  1. Riduzione del rischio di overbooking

Grazie all’inventario raggruppato, gli errori legati agli aggiornamenti manuali vengono annullati del tutto, evitando le fastidiosissime prenotazioni doppie.

  1. Rafforzamento del brand

Consentendo l’automazione della gestione di canali innumerevoli, la visibilità di un struttura aumenta esponenzialmente con il minimo sforzo.

  1. Incremento delle prenotazioni dirette

Sembra una contraddizione in termini, ma non lo è. Come può uno strumento volto alla gestione della distribuzione indiretta beneficiare la distribuzione diretta? I viaggiatori utilizzano spesso le OTA per trovare in modo semplice e immediato diverse strutture nella stessa zona. Prima di effettuare una prenotazione, generalmente visitano il sito ufficiale della struttura, per poi procedere alla scelta e prenotare direttamente sul sito dell’hotel, piuttosto che tornare indietro e prenotare tramite l’agenzia di viaggio online. Si tratta del cosiddetto “effetto billboard”.

  1. Riduzione delle procedure manuali

L’immissione manuale dei dati richiede tempo e impegno. L’obiettivo dei channel manager è ridurre il lavoro manuale per velocizzare le procedure di gestione dei canali ed eliminare il rischio di errore umano.

  1. Integrazione con altri strumenti tecnologici

I channel manager sono in grado di trasmettere e ricevere informazioni da sistemi di gestione della proprietà (PMS), sistemi centrali di prenotazione (CRS), sistemi di gestione dei ricavi e motori di prenotazione.

Alcuni channel manager, nello specifico quello di SiteMinder, offrono la possibilità di gestire la connessione con Airbnb. Si tratta di un vantaggio non indifferente, reso possibile dalla collaborazione tra SiteMinder e Airbnb.

  1. Sviluppo di una strategia di crescita

L’utilizzo di un channel manager consente di raccogliere dati sulla performance di ciascun canale, permettendo di analizzare queste informazioni preziose per ottimizzare la strategia di crescita della tua struttura.

  1. Espansione della rete di canali

L’automazione della gestione dei canali è una porta verso territori inesplorati:  i metodi tradizionali, quali telefono e prenotazioni di persona, diventano sempre più obsoleti di fronte a una miriade di canali online dove è possibile attrarre ospiti da ogni angolo del mondo.

  1. Gestione multi-utente semplice ed efficace

Un channel manager di ottima qualità consente di semplificare la gestione condivisa dell’inventario, semplificando la comunicazione tra i diversi impiegati di un hotel. Ad esempio, è possibile evidenziare delle date chiave per l’aggiornamento delle tariffe, in modo che tutti gli utenti siano al corrente della strategia.

Altri strumenti da integrare

I channel manager sono una parte fondamentale di un sistema tecnologico per la gestione completa delle strutture recettive.

L’integrazione di un channel manager con altri strumenti per la gestione di un hotel rafforza notevolmente il sistema nel complesso. e costituisce una mossa necessaria per mantenere l’accuratezza e garantire il buon funzionamento di ciascuno strumento.

Ecco alcuni strumenti da integrare con un channel manager:

  • Sistema di gestione della proprietà (PMS)

Un sistema di gestione della proprietà si occupa della parte amministrativa di una struttura, come ad esempio la gestione delle prenotazioni, il check-in/check-out, i dati degli ospiti, le pulizie, la manutenzione, la disponibilità ecc. Integrare un sistema gestionale con un channel manager permette di inviare informazioni ai canali direttamente dal PMS, tramite il channel manager, e vice versa. La mancanza di questa integrazione comporta l’inserimento manuale delle stesse informazioni in posti diversi.

Un motore di prenotazione online è uno strumento essenziale per ricevere prenotazioni tramite il sito web della tua struttura o tramite i social media. Nel channel manager, il motore di prenotazione viene considerato come uno dei tanti canali di distribuzione, in modo da poter raccogliere dati sui risultati ottenuti con la distribuzione diretta, nonché aggiornare la disponibilità in tempo reale.

Uno strumento di intelligenza competitiva consente di ottimizzare le tariffe e massimizzare le entrate. Viene utilizzato per tracciare il profilo della concorrenza e monitorare i cambiamenti nel mercato in base alla domanda e all’offerta. È possibile impostare notifiche per non perdere l’occasione di regolare le tariffe al momento giusto. Si tratta di uno strumento dal valore notevole, in quanto consente di adeguare le tariffe alla concorrenza ed evitare di svendere o impostare prezzi troppo alti.

La connettività e l’integrazione sono fattori chiave per l’utilizzo di diversi strumenti tecnologici alberghieri. Quando i sistemi utilizzati non sono in grado di comunicare, la mole di lavoro aumenta, il che si delinea come una mossa controproducente.

Quali sono i risultati dell’investimento in un channel manager? 

Tra le commissioni da pagare alle OTA e i costi di acquisizione relativi alla distribuzione diretta, qual è il valore di un investimento nella tecnologia per la gestione dei canali? È stato dimostrato che un aumento, anche minimo, del tasso di occupazione o dei ricavi, compensa i costi relativi all’uso di un channel manager.

Quando si tratta di decidere se la tua struttura necessita di un channel manager e se vale la pena di fare questo investimento, chiediti se questi risultati sono preziosi per la tua attività:

● non perdere tempo per l’aggiornamento di molteplici extranet;
● inserimento veloce di dati nell’inventario;
● nessun errore umano durante l’aggiornamento di tariffe e disponibilità;
● maggiore visibilità globale;
● aumento del tasso di occupazione e dei ricavi;
● trasparenza dei risultati ottenuti tramite ciascun canale;
● aggiornamenti dei canali automatici e in tempo reale;
● integrazione bidirezionale con altri strumenti;
● piattaforma di distribuzione completa e affidabile.

Il channel manager migliore per le tue esigenze

Come abbiamo visto, ci sono svariati channel manager sul mercato. Alcuni sono adatti a piccole proprietà mentre altri sono stati progettati per hotel più grandi e catene.

Vi sono tuttavia alcune caratteristiche basilari che ogni channel manager deve possedere.

Ecco alcune domande da porre ai fornitori di channel manager prima dell’acquisto, indipendentemente dalle dimensioni della struttura:

● Lo strumento offre piena integrazione con il sistema gestionale?
● Lo strumento consente connessioni con canali globali, integrati con una connessione XML affidabile?
● L’interfaccia utente è intuitiva?
● L’azienda fornisce l’assistenza e formazione necessaria per l’utilizzo dello strumento?
● Lo strumento utilizza un modello di inventario raggruppato?
● Sono disponibili resoconti sulla performance dei canali?
● Lo strumento può integrarsi con il motore di prenotazione online che utilizzi?
● L’inventario viene aggiornato in in tempo reale?
● Quanto tempo occorre per l’installazione?
● Il software è conforme allo standard PCI DSS?
● È possibile fornire feedback sul prodotto?
● Lo strumento può essere utilizzato da più utenti?
● Esiste un periodo di prova gratuito?
● Come funziona il costo? È legato al numero di canali , alle prenotazioni ricevute, o si tratta di un costo fisso?

Prezzi, installazione, formazione e assistenza

Oltre alle caratteristiche basilari, ci sono un altro paio di considerazioni da fare riguardo ad aspetti quali prezzo e assistenza. Vediamole nel dettaglio.

Prezzo

Se sei un albergatore indipendente, il tuo budget ovviamente guiderà gran parte del tuo processo decisionale. Nella maggior parte dei casi, l’investimento nella tecnologia si ripagherà da solo tramite i risultati ottenuti, ma è comunque importante sapere cosa aspettarsi.

I modelli di prezzo variano da fornitore a fornitore. Alcuni sono basati su commissione, scenario simile alle OTA, mentre altri potrebbero addebitare un costo per ciascun canale connesso. Un altro modello si basa su abbonamento mensile per l’uso del sistema. Quest’ultimo è un modello efficiente, in quanto consente di preventivare il budget ogni mese poiché il prezzo non cambia. Puoi connetterti con molteplici canali e ricevere qualsiasi numero di prenotazioni, senza pagare alcun costo aggiuntivo.

Idealmente, una commissione mensile sarà libera da un contratto, in modo da poter interrompere l’utilizzo di un channel manager in qualsiasi momento e quindi interrompere la fatturazione. Se non ti dispiace firmare un contratto, dovresti farlo

Installazione e formazione

La maggior parte dei fornitori di channel manager offrono un periodo di prova gratuito, durante il quale avvengono l’installazione del prodotto e il processo di formazione. Di conseguenza, questi aspetti tendono a essere già stati verificati prima di iniziare a pagare per il servizio.

Il processo di formazione può essere condotto in gruppo o su base individuale, a seconda della situazione specifica. In genere, bastano pochi giorni per essere operativi.

Assistenza

È molto importante assicurarsi che l’assistenza fornita dall’azienda sia celere ed efficace. La disponibilità di centri assistenza operativi 24 ore su 24 è un ottimo segno, così come la presenza di personale che parli italiano (nel caso di fornitori su scala globale).

Riassumendo

Un channel manager è lo strumento migliore per la gestione dei canali di distribuzione.
Le diverse tipologie di canali comprendono agenzie di viaggio online, motori di metaricerca, il sito web ufficiale dell’hotel e le pagine sui social media.
Una gestione efficace dei canali richiede tecnologia affidabile e una strategia vincente.
Esistono molti fornitori di channel manager per strutture di tutte le dimensioni.
I channel manager devono essere in grado di connettersi con altri strumenti di tecnologia alberghiera.
I risultati dell’uso di un channel manager sono l’aumento delle prenotazioni e del tasso di occupazione, e l’incremento delle entrate.
Ricorda di porre domande al tuo potenziale fornitore in merito a caratteristiche e funzionalità chiave.
Assicurati che l’azienda prescelta soddisfi le tue esigenze in termini di prezzo, installazione e assistenza.

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