Guía definitiva de la gestión de inventarios hoteleros

¿Qué es la gestión del inventario de un hotel?

Una gestión eficaz del inventario de los hoteles implica tanto crear y gestionar la demanda como maximizar los beneficios. La inversión que respalda a un hotel está ligada a sus habitaciones, y los beneficios sólo pueden obtenerse vendiendo esas habitaciones de forma óptima. Los principales puntos que debes tener en cuenta para la gestión del inventario de un hotel son el precio, la distribución y la segmentación del mercado.

En un día normal, es posible que tengas que ocuparte de las últimas promociones y acciones de marketing de tu hotel; del análisis de las cifras de ventas y las tasas de ocupación; de la gestión de las expectativas de los huéspedes y las reseñas en Internet; de la supervisión de las obras de mantenimiento y las reformas; y eso sin mencionar siquiera la gestión del personal de tu hotel.

Todo esto depende de cómo gestiones tu inventario y, con el aumento de la competencia y la transparencia en el panorama actual de las reservas, el trabajo se está convirtiendo en una tarea de mayor dificultad.

Inventario y distribución en la industria hotelera

La gestión del inventario es un concepto general que implica comprender, supervisar y controlar el inventario de habitaciones de tu hotel.

Analizando periódicamente el inventario y las tarifas, puedes hacer ajustes en previsión de los picos y caídas de la demanda, lo que te permite seleccionar las reservas de mayor valor en las horas punta, así como aplicar descuentos y otros incentivos a los clientes para aumentar la demanda y la ocupación en los periodos más tranquilos. Esta estrategia es lo que se denomina precios dinámicos, y entre sus ventajas están la simplificación de los procesos de ingresos, el aumento de la velocidad y agilidad de las respuestas del hotel a los clientes, así como una mayor integridad de las tarifas. La gestión del inventario también te permite fijar tus precios en relación con los de la competencia, lo que es esencial dado que las OTAs están igualando las condiciones para los hoteleros mediante una mayor transparencia de precios.

Los operadores hoteleros necesitan crear una estrategia de distribución eficiente y eficaz para prosperar en un sector global tan competitivo.

A continuación te contamos cómo optimizar la estrategia de distribución de tu hotel:

Recopila datos y utilízalos eficazmente

Por muy buena que sea tu estrategia de distribución, tienes que reconocer que siempre se puede mejorar. La mejor forma de potenciar y mejorar tu estrategia de distribución es recopilar datos y tener un mejor conocimiento de tus huéspedes y partners de distribución.

Mediante la recopilación de datos, podrás comprender qué canales generan más ingresos y cuándo. Asegúrate de realizar informes periódicos para poder hacer ajustes frecuentes basados en los datos más relevantes, precisos y recientes de los que dispongas.

Ten en cuenta tu segmento de mercado objetivo al añadir agentes a tu red de distribución

Ciertos agentes de distribución atraerán más a distintos segmentos de mercado, por lo que es importante asociarse con los partners adecuados para tu hotel. Por ejemplo, si tu hotel atrae a viajeros internacionales de China que buscan experiencias de lujo, te interesa encontrar OTAs que atraigan a esas personas en concreto.

Aumentar las oportunidades de reservas directas

Muchos viajeros utilizan los grandes agentes de distribución, como las OTAs, como punto de partida para su investigación relacionada con los viajes. Es probable que descubran tu hotel en los resultados de búsqueda de las OTAs, pero también puede que se dirijan a tu web o empiecen a seguir tus redes sociales para saber más sobre tu marca. En estos momentos clave, asegúrate de que tus huéspedes potenciales sepan que pueden reservar directamente contigo.

Haz que la reserva online sea sencilla en tu web, y muestra de forma destacada tu botón de reserva. Incluye la posibilidad de reservar desde tus redes sociales, como Facebook o Instagram.

Utiliza las estrategias de marketing de las OTAs en tu beneficio

Lo cierto es que las OTAs tienen más dinero que tú para gastar en marketing. Utiliza esto a tu favor y deja que promocionen tu hotel por ti. Aprovecha su gasto en marketing para aumentar las reservas en tu marca, sin aumentar tu propio presupuesto de marketing.

Optimizar el inventario de habitaciones

Aquí tienes la razón por la que tu hotel necesita una estrategia integral de inventario de habitaciones:

Te permite mejorar tu estrategia de distribución

Tu estrategia de inventario de habitaciones debe identificar los distintos canales que hay que utilizar para maximizar las reservas durante un periodo de tiempo concreto, y también minimizar los costes asociados a conseguir esas reservas.

Por ejemplo, tu estrategia de inventario de habitaciones debe identificar las mejores épocas del año para emplear las OTAs para vender un número elevado de habitaciones. Aunque estas reservas son más caras que las directas, pueden ser necesarias para vender el mayor número posible de habitaciones durante una época concreta del año. Con una estrategia eficaz de inventario de habitaciones, podrás identificar mejor qué partners y canales de distribución incluir en tu estrategia global de distribución.

Te permite hacer previsiones precisas

Una estrategia integral de inventario de habitaciones te permitirá predecir cuándo habrá más demanda de tus habitaciones y determinar cómo deben fluctuar los precios de las habitaciones en esos momentos pico.

Más allá de la simple previsión de cuándo subirá y bajará la demanda a lo largo de la temporada de viajes, las mejores estrategias de inventario hotelero también explican el porqué de esas tendencias utilizando datos precisos y relevantes. Debes dar prioridad a recopilar datos para crear una estrategia pulida de inventario de habitaciones que pronostique la demanda futura con precisión.

En última instancia, la previsión tiene un impacto directo en tu capacidad para equilibrar tus niveles de inventario de habitaciones con sus niveles de ingresos, ya que da la oportunidad de obtener los máximos ingresos posibles con cada reserva.

Te permite segmentar tus mercados objetivo

Sabiendo que no todas las habitaciones son adecuadas para todos los viajeros, es importante que utilices una estrategia de inventario de habitaciones para desarrollar mejor la segmentación. Por ejemplo, la suite de lujo del nivel más alto de tu hotel no estará al alcance de todos los segmentos de mercado a los que vendas.

Es fundamental que tu estrategia de inventario de habitaciones tenga en cuenta los distintos tipos de personas que reservan en tu hotel, incluidos sus intereses, grupos de edad, demografía y presupuesto, y los empareje en consecuencia con las habitaciones adecuadas para satisfacer sus necesidades. Utilizando estrategias de segmentación, podrás vender el mayor número posible de habitaciones en los diferentes niveles de precios en un momento dado.

Consejos para hoteleros sobre el inventario de habitaciones

El inventario de tu hotel es el mayor activo y representa una parte importante de tu inversión.

Esa inversión está inmovilizada hasta que se venden las habitaciones, por lo que la gestión eficaz del inventario es una tarea clave. Y no solo sobre el papel; los hoteles que han dominado el arte de la gestión del inventario están viendo grandes beneficios en su cuenta de resultados. Se calcula que los Hoteles Marriott aumentaron sus ingresos anuales hasta en 200 millones de dólares cuando introdujeron por primera vez su estrategia de gestión del inventario.

Crear una estrategia equilibrada

Almacenar, seguir y promocionar el inventario en múltiples canales de reserva cuesta tiempo y dinero. Dado que una mala gestión del inventario puede causar importantes problemas financieros, los hoteles deben estar atentos al seguimiento de sus datos y a la aplicación periódica de las conclusiones, con el foco puesta en el control de los costes asociados al inventario. La tecnología te ayudará a sacar el máximo partido de tus datos y a crear una estrategia equilibrada de gestión del inventario, lo que incluye:

• Tiempo necesario

Para maximizar las ventas, tienes que saber cuánto se tarda en vender habitaciones del hotel a través de cada uno de tus canales clave. Con la reducción de los plazos de reserva, que crea más incertidumbre en las previsiones, los hoteles deben conocer mejor los comportamientos y tendencias de los consumidores que determinan los plazos desde la ventana de búsqueda hasta la de reserva.

• Distribución

¿Cuál es el número mínimo de habitaciones que tienes que vender a través de cada tipo de canal de reserva para mantener unos niveles de ventas efectivos? Si conoces el número mínimo de habitaciones que hay que vender (por día, semana y mes) y a través de canales específicos (directos e indirectos), podrás reasignar las cancelaciones y, lo que es más importante, decidir cómo y dónde utilizar las habitaciones sobrantes para ofertas promocionales y tarifas ajustadas estacionalmente. Para lograr la máxima eficacia, tu estrategia de gestión del inventario debe ir de la mano de tu estrategia de ventas y marketing.

• Gestión de la demanda

Supervisar la demanda y las tendencias de ventas a través de tu gestor de canales o de un sistema interno de elaboración de informes permite gestionar el inventario, promocionar y reasignar habitaciones de forma eficaz y en tiempo real, de forma que conozcas tu inventario disponible en cada momento. Para ello, es esencial centralizar todos los recursos del personal del hotel, de modo que todo el mundo esté al tanto del inventario actual, de los precios que deben cotizar y de los descuentos o promociones que pueden ofrecer. Esta centralización es especialmente importante para los hoteles que reciben grandes volúmenes de reservas telefónicas y huéspedes sin cita previa, o que tienen centros de llamadas o sistemas centrales de reservas.

Un enfoque holístico

Tienes que pensar en la gestión del inventario de forma holística: no se produce de forma aislada del resto de tus estrategias de gestión, ventas y marketing. Con la tecnología adecuada que te ayude a integrar las distintas funciones, podrás no sólo recopilar los datos adecuados y analizarlos de forma significativa, sino también utilizarlos para impulsar tus campañas de marketing a través de tus distintos canales de venta y maximizar el rendimiento de tu inventario.

Comprender el inventario difícil

El inventario difícil son las habitaciones del hotel que no se espera que se vendan a precio completo. El inventario puede convertirse en «difícil» por varias razones, pero la más común son las cancelaciones próximas a la fecha de llegada.

Para estas habitaciones, los hoteles suelen reducir significativamente los precios para animar a los consumidores a reservar en el último minuto y evitar que sus habitaciones queden vacías. Al fin y al cabo, ¿qué valor tiene una habitación de hotel si está vacía?

Además, un hotel lleno hasta los topes es bueno para el negocio de otras maneras. Da la impresión de que siempre hay una gran demanda de habitaciones, lo que mejora la reputación del hotel.

Además, cuando la gente se aloja en un hotel, no sólo paga la habitación. Se pueden generar otros ingresos con los servicios de comida, las actividades recreativas y otros servicios internos. A veces, la cantidad de dinero descontada en una habitación de precio reducido puede compensarse con el gasto extra de los huéspedes que llegan en el último momento.

Por qué tu hotel necesita un inventario común

Un modelo de inventario agrupado significa que puedes vender todas tus habitaciones en todos los canales al mismo tiempo, en lugar de dividir tu inventario y asignar un número determinado de habitaciones a cada canal al que te conectas.

El inventario agrupado puede conseguirse utilizando un gestor de canales y garantizará que tu hotel evite las reservas dobles y el overbooking.

Si un hotel no utiliza un gestor de canales, tendrá que dividir su inventario entre todos los canales de reserva online que utilice. Por ejemplo, si un hotel tiene 100 habitaciones y trabaja con 10 agencias de viajes online (OTAs), deberá dar 10 habitaciones a cada OTA. Eso en teoría. Lo que ocurre en realidad, sin embargo, es que el hotel proporcionará a sus mejores proveedores más habitaciones, lo que significa que los más pequeños reciben mucho menos que la media de 10.

Entonces, el hotel tiene que controlar y barajar constantemente su inventario, con el riesgo real de perder reservas, al quedarse sin inventario en las OTA más pequeñas -pero aun así valiosas-.

Al dar a todas las OTAs todo tu inventario a la vez -que es lo que permite el inventario agrupado-, la mayoría de las OTAs te recompensarán con una mejor visibilidad en su algoritmo de clasificación.

Al utilizar el inventario agrupado, no existe ninguna barrera del número de canales de reserva online con los que puedes trabajar; al ampliar tu distribución, aumentan tus oportunidades y puedes dirigirte a mercados y segmentos individuales. Esto aumentará tus reservas y luego, mediante estrategias de fidelización, los vendedores pueden convertir a estos clientes de reservas en clientes directos.

Software de gestión del inventario hotelero

La tecnología está cambiando la forma en que la gente planifica, reserva y disfruta de los viajes, y también puede utilizarse para combatir estos cambios desde la perspectiva de un hotel. Del mismo modo que la tecnología permite a los viajeros y huéspedes explorar sus opciones online y reservar cómodamente el alojamiento que elijan, la tecnología intuitiva puede eliminar los procesos manuales de la rutina diaria en tu hotel.

Un gran ejemplo de cómo puedes utilizar la tecnología para influir positivamente en las operaciones de tu hotel son las reservas de última hora.

Sabemos que los dispositivos móviles lo están cambiando todo. Más de la mitad de la población mundial tiene ahora un dispositivo móvil. A su vez, esto significa que cada vez más clientes reservan en tu hotel a través de smartphones y tablets y, lo que es más importante, lo hacen cada vez más en el último minuto.

Esta tendencia representa una enorme oportunidad para que los hoteles vendan sus últimas habitaciones, hasta el último segundo. Pero sólo los hoteles que dispongan de la tecnología de gestión de canales adecuada podrán aprovecharla.

En última instancia, tu hotel necesita una única conexión que pueda protegerte de la locura; una conexión bidireccional sin fisuras con las distintas páginas de reservas de tu hotel es clave para garantizar que el flujo constante de información sea fiable.

Esto te permite aumentar tus ingresos y reducir el despilfarro, al garantizar que todo tu inventario está disponible en todos los canales, y puedes mantener todas las habitaciones disponibles listadas hasta el último minuto. Cuando se reserva una habitación, un gestor de canales la actualiza automáticamente en todos los canales. Puedes cambiar las tarifas de las habitaciones en todos los canales sin tener que entrar en varios sitios para hacer actualizaciones, y mantener o aumentar tus tarifas.

Hay muchos sistemas que ayudan a gestionar el inventario:

• Sistema de gestión de propiedades (PMS)
• Sistema de punto de venta (TPV)
• Sistema de gestión de ingresos (RMS)
• Sistema de gestión de canales (CMS)
• Sistema central de reservas (CRS) y sistema de reservas hoteleras (HRS)
• Sistema de distribución global (GDS)
• Motor de reservas por Internet (IBE)

Elegir el software de inventario hotelero adecuado

Dado que un gestor de canales es el activo más potente, es importante elegir bien, ya que no todos incluyen las mismas funciones.

Elegir el gestor de canales adecuado también te permitirá:

• Reservar tu hotel más rápidamente.
• Eliminar la entrada manual con una automatización completa en tiempo real.
• Tener todas tus habitaciones online a la vez para aumentar los ingresos.
• Comprender los informes en profundidad para ayudar a analizar tendencias como las reservas de última hora.

He aquí algunas preguntas que debes hacer a los posibles proveedores de gestores de canales, sea cual sea el tamaño de tu hotel:

• ¿Ofrecen una integración total con tu sistema de gestión de propiedades?
• ¿Admiten conexiones de canal globales, integradas con una conexión XML fiable?
• ¿Es fácil de usar la interfaz de usuario?
• ¿Ofrecen apoyo y formación adecuados, especialmente en tu lengua materna?
• ¿Utilizan un modelo de inventario agrupado?
• ¿Forman parte del sistema los informes completos?
• ¿Se integran con tu motor de reservas online?
• ¿Automatizan y actualizan en tiempo real?
• ¿Cuánto se tarda en implantar la tecnología?
• ¿Cumple la norma PCI DSS?
• ¿Existen vías de retroalimentación sobre el producto?
• ¿El producto admite varios usuarios?
• ¿Hay un periodo de prueba gratuito?
• ¿El modelo de precios es por canal, por reserva o tarifa plana?

Sistema de gestión del inventario del hotel

Un sistema de gestión de ingresos es otra pieza vital de la tecnología que puede ayudar significativamente a tu estrategia de gestión de inventario.

Qué puede hacer un RMS

Vivimos en la era del Big Data. Para crear previsiones precisas de la demanda y actualizar los precios de las habitaciones en tiempo real, vas a depender de soluciones tecnológicas. En el nivel más básico, un RMS puede minar tus datos de reserva y producir previsiones de generación de demanda para cada tipo de habitación y para cada día del año. Podrás ver los canales de reserva históricos, la duración de las estancias, los precios pagados y el rendimiento generado en cada habitación, así como cualquier patrón en las cancelaciones.

Estas previsiones funcionan junto con los programas de optimización para establecer controles de inventario, lo que te permite fijar automáticamente tarifas diferentes para cada tipo de habitación y la duración de la estancia hasta los niveles de sobreventa especificados. Este enfoque te permite seleccionar las reservas de mayor valor (que, dadas las diferencias en los costes subyacentes, no son necesariamente las que tienen la tarifa por habitación más alta), y optimizar así el rendimiento de tu inventario.

La precisión y la optimización de los precios son las dos partes más importantes de tu estrategia de gestión del inventario y son factores clave de tus ingresos por habitación disponible y de tu rentabilidad. Incluso una reducción de 1 euro en la ADR (tarifa media diaria) de un hotel de 500 habitaciones con un 70% de ocupación le costaría a ese hotel más de 100.000 euros en ingresos perdidos al año.

Para aprovechar los precios dinámicos, necesitas un sistema que pueda responder a la información en tiempo real y permitirte estar al tanto de cualquier tendencia emergente o cambio en el comportamiento de los clientes.

Integrar tu RMS con tu gestor de canales

Integrando tu sistema de gestión de ingresos con tu gestor de canales, puedes distribuir rápidamente recomendaciones de tarifas en tiempo real desde tu RMS y asegurarte de que tus habitaciones se venden al precio adecuado. Esto es una pieza importante del puzzle de la gestión del inventario, puesto que tu gestor de canales garantiza que las tarifas y la disponibilidad se ajusten automáticamente en tiempo real en todos los canales de reserva para reducir el tiempo que se tarda en actualizar los precios de las habitaciones y aumentar los ingresos. Supervisando la demanda y las tendencias de ventas a través de tu RMS, el gestor de canales y los informes internos, puedes gestionar, promocionar y reasignar tus habitaciones con eficacia.

Aprovecha la tecnología para una gestión del inventario más potente

La tecnología no sólo puede ayudar a tomar mejores decisiones, sino también mostrar el impacto de esas decisiones en tiempo real al permitirte racionalizar tus estrategias de marketing y capitalizar las tendencias emergentes. Y al juntar tus recursos tecnológicos y humanos, puedes ayudar a maximizar el rendimiento de tu inventario mediante oportunidades de marketing más específicas.

La teoría detrás de un buen sistema de inventario hotelero

Cada principio y estrategia tiene sus buenas prácticas que te permiten conseguir los mejores resultados posibles. La gestión del inventario no es una excepción.

Aquí tienes cuatro formas de optimizar la gestión del inventario para maximizar las oportunidades de ingresos:

1. Integra tu gestor de canales

En la actualidad, los sistemas integrados son necesarios para mejorar el rendimiento general de tu hotel. Un gestor de canales debe interactuar, conectarse a la perfección y compartir datos, en tiempo real, tanto con el PMS como con los sistemas de gestión de ingresos. Con un sistema integrado se consigue una gestión del inventario en tiempo real, lo que facilita a los hoteles la gestión de las reservas de habitaciones, las tarifas y la distribución del inventario en diferentes canales y hoteles con un solo clic. Los canales que no se actualizan correctamente dan lugar a errores de reserva, overbooking y pérdida de oportunidades de reserva. La integración garantiza que las tarifas de las habitaciones y la disponibilidad del inventario se actualicen simultáneamente y con precisión en todos los canales de reserva, y proporciona a los operadores la flexibilidad necesaria para optimizar el inventario con el fin de obtener la máxima ocupación e ingresos.

2. Tomar decisiones basadas en datos

Cuando se trata de fijar tarifas y tomar decisiones sobre la asignación de inventarios, son los datos, y no el instinto, los que deben impulsar las acciones de marketing. Con una integración perfecta, los hoteleros pueden controlar los KPI hoteleros, como RevPAR, ADR, ocupación, fuente de reserva, etc., y no sólo determinar los canales y precios que mejor funcionan y mejor se adaptan a su mercado objetivo, sino también calibrar el impacto de sus decisiones. Del mismo modo, los hoteleros pueden combinar y analizar simultáneamente varios conjuntos de datos, como la segmentación de clientes, la estacionalidad, los eventos especiales, las tendencias de las reservas, la fijación de tarifas de la competencia, etc., lo que les permite prever la demanda y crear estrategias adecuadas de precios y promociones dirigidas a distintos segmentos de clientes. Contando con todos estos datos y utilizándolos eficazmente, los propietarios y gestores pueden entonces tomar decisiones sobre tarifas y distribución más oportunas, informadas y sofisticadas, y maximizar las oportunidades de ingresos y el rendimiento del hotel.

3. Aprovechar la tecnología móvil

La visibilidad en tiempo real es importante para tomar decisiones informadas a tiempo. Con un PMS móvil basado en la nube, los gestores pueden ver el rendimiento en directo, supervisar las operaciones, acceder a informes clave, etc., a distancia, sobre la marcha, en cualquier momento y lugar, aunque no estén físicamente en las instalaciones. Del mismo modo, los gestores de ingresos pueden acceder al PMS y tomar decisiones estratégicas sobre tarifas e inventario, y pueden reaccionar a las condiciones del hotel y del mercado en tiempo real y hacer ajustes de inventario. La información a la que se puede acceder instantáneamente desde casi cualquier lugar ayuda a agilizar aún más la gestión del inventario; los empleados están mejor informados, pueden tomar decisiones más precisas y rápidas, entregar el inventario adecuado a las personas adecuadas en el momento adecuado, y así maximizar las oportunidades de generar más ingresos.

4. Promover tus canales directos de reservas

Todos sabemos que es mucho más barato conseguir una visita recurrente que encontrar un nuevo cliente. Y aunque eso está muy bien, ya que en los últimos años nos hemos atado a nuestros dispositivos digitales, nuestros hábitos de reserva se han trasladado a Internet y, en consecuencia, ha crecido la lucha por las reservas online entre hoteleros y terceros. El problema se ve agravado por una serie de factores, como los contratos inquebrantables que existen entre las OTAs y los hoteleros, las comisiones que pagan los hoteleros -entre el 15 y el 25% de los ingresos en comisiones (¡qué dolor!)-, la fuerte presencia online de las OTAs (respaldada por presupuestos de marketing increíbles) y la creencia de los consumidores, a los que se ha enseñado a pensar que los mejores precios se pueden encontrar en webs de terceros.

Con la tecnología adecuada, maximizar el rendimiento de tu inventario y aumentar los ingresos del hotel es mucho más factible.